医院档案管理现状及档案信息自动化管理对策探析

摘 要：档案管理是医院管理的重要组成部分，旨在有效管理医疗信息和推动医院信息化发展。随着医疗技术的进步和医疗服务水平的提高，医院档案管理面临着日益严峻的挑战。同时，信息技术的快速发展也为医院档案管理带来了新的机遇。文章将探讨医院档案管理的现状及档案信息自动化的有效管理对策，旨在为医院档案管理工作的改进和创新提供有益参考。

关键词：医院档案管理；档案信息自动化；管理对策；现代化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

医院档案作为重要的业务信息和历史资料，对医院的管理、服务和发展具有不可替代的作用。因此，本文旨在探讨医院档案管理的现状问题及其档案信息自动化管理对策，以提高医疗档案管理水平，为医院的发展提供有力支撑。

一、医院档案管理的现状

1.医院档案管理的重要性

医院档案是医疗服务的重要组成部分，记录了患者的信息、诊疗过程等关键数据。这些档案承载着医院提供的医疗服务的重要依据，是医生诊断、治疗及后续复诊的基础。它们记录了患者的病史、诊断结果、医嘱和用药建议等信息，起到了保障患者安全、协助医疗决策和促进医疗质量提升的作用。

同时，档案管理对于医院的日常运营、医疗质量控制、研究与教学都具有重要意义。医院档案能够帮助医院开展资源的科学配置，合理规划医疗服务。对于医疗质量控制来说，通过对档案数据的分析，可以及时发现问题和风险，从而提升医疗服务的质量。此外，医院档案还是医学研究和教学的重要基础，为医学科研和人才培养提供数据支持。

2.医院档案管理的现状分析

（1）档案管理工作人员的业务水平

医院档案管理工作人员在业务水平上存在一些不足之处。一方面，一些档案管理工作人员的专业知识和技能水平相对较低，缺乏系统的培训和学习机会，导致其对档案管理的理论和实践知识了解不够全面，在具体操作中可能存在一些错误或不规范的做法；另一方面，一些工作人员对档案管理的重要性和价值意识还不够强烈，缺乏积极主动的工作态度，导致档案管理的质量和效率受到一定程度的影响。

（2） 档案管理硬件设备设施投入不足

医院档案管理硬件设备设施的投入相对不足，限制了档案管理工作的质量和效率。例如，部分医院仍在使用传统的纸质档案存储方式，导致档案信息的检索和管理過程烦琐、耗时，并且容易出现档案遗失或损坏的情况。此外，档案管理系统的更新和升级方面也存在投入不足的问题，导致一些医院的档案管理系统功能不够完善，无法满足医院不断增长的档案管理需求，影响了档案管理工作的现代化水平。

（3）档案现代化管理水平不高

部分医院档案现代化管理水平相对较低，缺乏科学、规范的管理模式和方法。首先，一些医院的档案管理机构设置和人员编制问题尚未得到有效解决，导致档案管理的职责和权限不明确，工作任务分配不合理，给档案管理工作带来了困难和阻碍。其次，一些医院对档案管理的管理机制和流程不够重视，缺乏规范化的工作流程和标准操作规范，容易导致档案管理过程中出现混乱和纰漏。最后，医院档案管理的信息化程度也相对较低，缺乏高效的信息共享和交流机制，无法充分利用信息技术手段提升档案管理工作的效率和质量。

二、档案信息自动化管理的优势

1.提高医院的工作效率和管理水平

自动化档案管理系统通过将档案信息数字化并录入系统，大大减少了人工检索和查询的时间。工作人员只需在系统中输入相关关键词便可快速找到所需的档案信息，不仅节省了人力资源，还提高了工作效率，使医务人员能够更加专注于医疗工作，提供更精准和高效的医疗服务。另外，传统的手动档案管理方式需要耗费大量的时间和物力，容易导致档案遗失和错误。而自动化档案管理系统能够提供便捷的操作界面和功能模块，使医务人员能够快速创建、编辑和存储档案信息，有助于减少人为的错误，提高医务人员的工作效率和管理水平。

2.促进医院信息共享与协同工作

在医院中，各个部门之间需要频繁共享档案信息，协同工作。传统的档案管理方式往往需要传递纸质档案或手动整理多个部门的信息，效率较低且容易出现错误。然而，自动化档案管理系统能够实现无缝的信息共享，不同部门之间通过系统即可获取所需的档案信息，提高了工作效率和准确性。此外，医院涉及患者的各个环节，包括诊断、治疗、护理等都需要及时获取患者的档案信息。自动化档案管理系统能够将患者的档案信息与不同岗位的工作人员实行关联，使其能够在需要时方便地查看和更新患者档案信息，不仅提高了工作效率，还能减少信息传递过程中的错误和遗漏，提高了工作的准确性。

3.为医院的整体规划及建设提供指导

在数据驱动的时代，医院的整体规划和建设必然离不开有效、准确、高效的信息管理。档案信息自动化管理能为医院决策层提供精准、直观的数据支持。通过大数据、云计算、人工智能等先进技术的应用，使得医院的档案信息管理从过去的人工、纸质化形式变为现在的电子、数字化方式。医院的整体规划和建设涉及诸多方面，如设备采购、人员配置、科室设置、业务发展等，这些都需要基于大量的数据分析和决策。而档案信息自动化管理就能将这些数据系统化、结构化的处理生成可视化的报表，帮助决策层全面、科学的决策。

三、采用档案信息自动化管理提升医院档案管理质量的对策

1.档案信息系统的建设与应用

为了提升医院档案管理质量，可以采用档案信息自动化管理为医院的规范化管理和优质医疗服务提供支持和保障。档案信息系统的建设是提升医院档案管理质量的基础。首先，医院可以引入专业的档案信息系统，实现档案电子化管理。通过电子化管理，可以将大量的纸质档案数字化，并建立统一的数据库，可以提高档案检索和利用效率，避免了传统纸质档案容易丢失、受损等问题。医院工作人员可以通过系统快速地查找患者的病历资料，提高医疗决策的准确性和效率；其次，档案信息系统建设还可以实现档案信息的共享和交流。通过网络技术，不同科室之间可以共享病历资料和医疗信息，避免了信息孤岛和重复录入的问题。医生可以及时获取患者的完整病历信息，展开全面的诊疗，提高医疗质量和安全性。同时，医院还可以与其他医疗机构或卫生部门建立数据连接，实现跨机构、跨区域的信息共享，为患者提供连续、有效的医疗服务。档案信息系统的应用是提升医院档案管理质量的关键。系统的应用过程中，医院需要建立相应的规章制度和操作流程，明确各岗位人员的责任和权限。医院工作人员要按照规定的操作流程展开档案管理工作，包括病历的录入、审核、存储和销毁等环节。同时，医院还要定期培训，增强工作人员的操作技能和意识，确保系统正常运行和数据的准确性。此外，档案信息系统还可以与其他管理系统集成，实现医院内部各项业务的全面管理。比如，可以与医院的门诊系统、住院系统、药房系统等集成，实现患者信息的一体化管理，避免了信息冗余和重复操作。还可以与医保系统、卫生健康部门的监管系统连接，方便统计分析和政府监管。

2.制定档案信息自动化管理方案

首先，在制定档案信息自动化管理方案时，需要对医院现有的档案管理需求和问题展开分析，包括对档案的数量、种类、存储方式和检索需求等方面展开全面调查和评估。同时，还要了解医院已有的信息系统架构，以确保自动化档案管理系统与现有系统相互兼容。在选择合适的自动化档案管理系统时，需要考虑系统的功能、性能、安全性等方面。系統必须能够满足医院的档案管理需求，包括高效的档案录入、整理、存储和检索功能；其次，系统还要能够保证档案信息的安全性，防止未经授权的访问和篡改。在选择系统供应商的过程中，需要充分比较和评估，选择那些具有良好信誉、经验丰富且能够提供及时技术支持的公司。一旦选择了合适的自动化档案管理系统，就需要系统定制和集成。定制是指根据医院的实际需求，对系统个性化设置和功能调整，可以使系统更好地适应医院的工作流程和管理要求。集成则是将自动化档案管理系统与医院的其他信息系统实行无缝连接，实现数据的共享和交换。通过集成，不仅可以减少人工介入和数据冗余，还可以提高工作效率和信息的准确性。

3.优化档案信息采集和录入流程

为了提升医院档案管理质量，实现档案信息自动化管理，可以通过优化档案信息采集和录入流程来达到预期目标。针对档案信息的采集和录入流程，可以采取以下对策优化。首先，确定统一的档案信息采集标准，以确保不同环节的数据录入和整理符合一致的要求，包括规定档案信息的格式、内容和标签等，使医务人员在录入档案信息时能够按照标准操作，减少录入错误和信息不完整的情况。另外，还应规范各环节对档案信息的审核和校对工作，确保数据的准确性和一致性；其次，引入智能化技术，如自动化识别和分类，以提高数据录入的准确性和效率。通过利用先进的图像识别和语义分析技术，可以实现对纸质档案的自动化数字化处理。医院可以投入相应的设备设施和软件，将纸质档案快速转换为电子数据，减少传统人工录入的时间和错误率。同时，智能化技术还可以实现对档案信息的分类和索引，方便医务人员快速检索和查询，将大幅提高工作效率，减少人为的误操作和信息遗漏。

4.加强系统培训和监督管理

为了提升医院档案管理的质量，应该重视医务人员的培训，使他们能够熟练掌握自动化档案管理系统，并掌握相关的技能和操作规范。通过系统培训，医务人员将能够了解自动化档案管理系统的功能和特点，学会如何利用系统档案管理、查询和维护等操作。同时，可以针对各个岗位的需求，提供差异化的培训方案，确保医务人员能够灵活应用自动化档案管理系统。为了确保医院档案管理系统的稳定运行，应该设立专门的机构或岗位，负责系统的日常维护和监督。该机构或岗位应有专业的技术人员，具备相关的技术知识和经验，定期对系统展开检查、维护和升级，确保系统的安全性和稳定性。此外，还应监督医务人员的操作，及时发现和纠正操作不规范的行为。该机构或岗位还可以负责对档案管理系统的性能展开评估和优化，提出改进方案来满足不断变化的档案管理需求。同时，应制定相关的制度和流程，指导医务人员如何正确使用系统，遵守操作规范和信息安全要求。通过加强系统培训和监督管理，可以提高医务人员使用自动化档案管理系统的能力和水平，从而提升医院档案管理的质量。

5.加大档案管理硬件设备设施的投入力度

为了加强对医院档案管理硬件设备设施的投入力度，医院需要投资和更新现有的档案管理系统，以适应医院日益增长的档案数量和多样化的档案类型。更新的档案管理系统应具备先进的信息技术能力，包括文档扫描、分类、检索和存储等功能，能够提高档案管理的效率和准确性。同时，购买高质量的档案存储设备，如大容量的硬盘阵列、网络存储设备和备份系统等。这些设备设施能够提供可靠、安全和高效的档案存储环境，保护医院档案免受损坏、丢失或未经授权访问的风险。此外，为了快速完成档案数字化，医院可以投资购买高速、高精度的档案扫描设备，将纸质档案转换为电子文档，并保持原始档案的质量和完整性。数字化的档案不仅方便了存储和检索，还能够减少纸质档案的占用空间，降低档案管理的成本。同时，在医院各相关科室设置档案检索终端设备，为医务人员提供方便、快捷的档案检索服务。这些终端设备可以连接到档案管理系统，并提供多种搜索和检索功能，使医务人员能够在短时间内找到所需的档案信息，提高工作效率和医疗服务质量。另外，医院需要购买安全防护设备设施，以保护医院档案信息的安全，包括防火墙、入侵检测系统、访问控制系统和数据备份设备等。通过建立完善的安全防护系统，可以有效防止未经授权的访问、恶意软件攻击和硬件损坏等安全风险。

四、结束语

在医院档案管理中通过引入自动化档案管理系统，能够提高工作效率、促进信息共享和协同工作，加强隐私保护和信息安全。同时，医院应制定详细的对策，包括档案信息系统的建设与应用、制定管理方案、优化数据采集流程以及加强系统培训和监督管理等措施。这样的管理对策，既符合现代化医院信息化建设的需求，又能保障医院的日常运营和患者信息的安全。总之，医院档案信息自动化的管理需要不断地探索和实践，以提高医院档案管理的现代化水平和服务质量，推动医院的可持续发展。

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（作者单位：菏泽市立医院）

作者简介：李静（1978—），女，汉族，山东高密人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。