信息化背景下基层退役军人档案数字化管理模式探究

摘 要：社会进步和时代发展给退役军人的档案管理带来了更多挑战，在信息化背景下，基层退役军人档案管理应符合时代发展要求，创新基层退役军人档案管理，探索信息化管理模式不但有利于提高管理效率，而且可以保障退役军人的权益，对于退役军人和社会发展均具有重要意义。文章主要研究信息化背景下基层退役军人档案数字化管理模式，为基层退役军人的档案信息化管理提供参考。

关键词：退役军人；档案；管理；信息化；数字化

中图分类号：D630.3 文献标识码：A

退伍军人的档案与其享受到的福利待遇、经济补贴和安置就业有直接关系，对其档案开展管理是非常重要的。国家高度重视退伍军人的档案管理工作，对退伍军人档案的科学管理提出了明确要求。同时，科学技术的发展和信息化进程的加快为退伍军人档案管理提供了更多的基础服务。目前，我国退伍军人档案管理依旧存在较多问题，包括档案的移交、管理和利用等各方面。科学管理基层退伍军人档案、改进传统档案管理模式，对于提高退伍军人档案管理水平和保证基层退伍军人的权益具有重要意义。

一、我国现阶段基层退伍军人档案管理存在的问题

1.档案管理主体混乱，职责分工不明确

国家对退伍军人档案管理的职责分工、档案交接、日常服务等重要任务均作出了明确要求，同时，也强调了档案管理主体权责明确的重要性，指出做好退伍军人档案管理对于推动档案管理高效运行、更好地维护退伍军人合法权益以及推动社会经济发展均具有重要意义。在退伍军人档案管理工作实际开展过程中，檔案分类不明确的问题普遍存在，档案的移交和审核缺乏规范化流程，未明确划分管理部门各自职责分工，退伍军人的接收、保管和转调等工作大多由多个部门同时负责，导致档案丢失、资料不准确和重复性移交等问题频繁出现。还存在档案存放在组织部门、退役安置单位甚至是存放在个人手中的情况，这也是导致档案信息不全、档案查阅和管理困难的主要原因之一。另外，在提取退伍军人档案的过程中，转调工作由多个部门开展，不但不能有效解决档案管理中存在的问题，而且影响了退伍军人的办事进度，造成延误。因此，在创新退伍军人档案管理模式之前，要明确划分相关部门的职责，细化管理主体的各项职责，严格遵守属地部门管理原则，以不同安置情况和分类方式确定相应的管理单位，提高档案查询、提取、移交等流程效率，提高档案管理水平，确保基层退役军人档案管理高效、有序和规范。

2.档案管理不善，信息变更方式传统

国家非常重视退伍军人档案管理工作，档案信息与退伍军人的个人发展有直接关系，档案管理不善所导致的损伤与国家部署退役军人档案管理方针政策相悖。基层退伍军人的自身发展与其档案管理密切相关，与其经济补贴服务和各项福利政策也有直接关系。另外，还涉及退伍军人工作的安置和保障政策的实施。目前，我国相关政策规定，退役军人个人档案信息的更改需要实名携带有效证件跨地区更改，档案信息更改难度较大，也增加了信息处理的难度，不但影响了退役军人信息的完善，而且对下一步工作的正常开展也造成较大影响。如果未妥善保管档案资料，信息较难更改，就难以有效保障退役军人的利益。因此，需进一步完善基层退伍军人的档案资料管理工作，除了对档案资料妥善保管之外，还要确定档案移交过程中的各种细节问题，同步信息化档案数据库，从而更好地管理基层退役军人的档案。

3.忽视了档案管理的重要性，工作人员综合素养不高

对工作的重视程度是积极有效开展工作的重要条件。作为退役军人服役期间的有效证明，对退役军人的档案信息管理工作要高度重视。因为基层退役军人退役后，大多自主就业或者务农，对于档案的利用率较低，档案利用率低导致管理人员对于档案保存管理不重视，未意识到档案管理的重要性。档案管理人员认识不足、档案管理工作重要性宣传不够等原因，导致档案管理人员对退役军人档案管理工作不够重视，对于及时转告档案信息的重要性也没有深刻的认识，有的置业单位未及时接收相关档案资料，多种原因导致退役军人未能享受到国家的经济补贴和优惠福利。另外，档案管理人员缺乏较高的综合素养，对于档案资料、退伍军人享受国家福利政策以及转业安置证明的关系没有深刻的认识，在开展档案管理工作时，对军人个人信息和敏感档案文件保密性不足，导致信息被泄露。对于档案管理工作中存在的问题，上级管理人员没能及时发现，导致退役军人的合法权益受到了严重影响，国家利益也因此受到损害。因此，要加强对退役军人档案宣传，通过多种方式提高相关人员的综合素质，从而保障退役军人的各项权益，使其在社会中能够得到更好的发展。

二、建设基层退役军人档案管理信息化系统的意义

1.提高档案管理的综合效率

成立退役军人服务管理机构，并严格管理退役军人的档案信息，以保障其各项利益，推进档案管理系统向信息化发展。信息化管理模式的建立可以为退役军人档案管理工作提供更加便捷的服务，提供的服务也更加及时和精准，信息化档案管理模式的建立还可提供自动化的办公流程，提高档案管理人员的管理综合效率。在信息化管理平台可以实施各项工作，包括档案查询、接收、保管和移交等。此外，还可对档案分类管理，使基层退役军人在相关手续办理时获取信息资料更加及时，档案递交也可通过互联网技术快速实现，有效提高了档案管理工作效率，并在筛查退役军人相关信息时也更加准确、快速，有利于发现优秀人才，对于退役军人的高质量发展具有重要意义。

2.提高档案信息的安全性

个人信息安全随着互联网时代的推进得到了国家相关制度的保障，退役军人档案信息与部队事业和国防安全有直接关系，档案毁损、档案信息被泄露等问题的出现均会对档案信息安全造成威胁，影响军人事业发展的同时，也会影响其合法权益。在传统档案管理中，档案交接主要是人工交接，人为导致的档案资料丢失、档案信息错误以及信息更改不及时等问题无法避免，还容易出现人员和职位不匹配的情况，这些问题都是无法避免的。信息化系统的建立可以备份退役军人档案信息，加密处理不同分类系统的档案，利用互联网后台实名信息保护功能可以保证信息的安全以及避免出现资料失效的情况。退役军人也可在保密安全的环境下实现个人信息更改和档案移交。在信息化管理模式下，退役军人档案管理确保了档案管理工作安全可靠的同时，还实现了档案管理工作统一规范开展。

3.是提供战时召回和储备力量的依据

如有战争爆发或国家面临紧急情况时，通常需要动员退役军人和将其召回，以此来增加国防力量。完善的退役军人档案管理系统可准确记录和管理退役军人的信息，在有需要的时候可快速查找和调动适合的人选。退役军人档案中不但记录相关专业知识，同时，也记录了军事背景，同时可通过查阅档案对退役军人的专长、经验、军事技能以及在部队的岗位和表现等展开了解，因此，可通过档案查询对人选的可用性和合适性。军方退役军人召回是可通过退役军人档案查阅了解相关信息，从而做出合理选择和明智决策，进而确保军人战斗力和最佳战略配备。另外，在和平时期，利用退役军人档案还可管理和调度储备力量。

4.构建完善的数字化信息服务体系

实施退役军人档案管理工作旨在为退役军人生活和发展提供良好服务。为实现退役军人档案管理标准化，国家强调了对相关部门档案库房的基础性建设。建立数字档案，构建完善规范的信息档案管理服务体系，从而实现人性化的信息化管理模式。另外，利用信息化管理模式也可有效解决退役军人异地管理出现的问题，档案信息可通过互联网系统实现资源共享，退役军人的基本信息和工作情况也在各项分类数据中被详细记录，通过大数据分析和筛选条件的建立可对跨区域军人的资料快速定位，不但使得数据检索和信息同步更加快速，而且管理服务机制更加高效，服务标准也更加人性化。

三、退役军人档案管理信息化模式的创新策略

1.重视系统筛查工作和优化数字化流程

首先，加强对档案管理人员的管理，明确划分管理人员的各项工作职责，对管理人员开展培训教育，使其对学习和档案管理的重要性有深刻认识，提高其专业水平和综合素质，充分掌握档案管理各项条例。不但要熟练掌握《档案学习法》《退役士兵安置条例》等相关法律和管理规定，还要会灵活运用，通过开展相关条例和法规学习增强其法律意识，认真履行自身职责，对退役军人档案管理的意义和重要性有全面认识，深刻了解国家对退役军人档案管理实施的政策方针；其次，要做好档案信息数据库同步工作。信息变更进程要健全完善，人才数据库也要及时更新。退役军人在跨地区业务办理时，数据同步后可在系统内及时检索信息，工作人员也可更加方便、高效地审查对接的信息，不仅减少了不必要的工作，还有效提高了工作效率。更新人才数据库和挖掘退役军人中的各类人才，也有利于进一步优化部队的管理办法。加强档案管理信息化建设不但有利于信息准确化和分类具体化，而且可以实现管理工作的细节统一化和高效标准化；最后，在退役军人档案管理中，人性化分析和自动匹配两项高智能服务更有利于对信息开展识别、筛查和匹配。加强档案信息筛查，重视人性化分析机制，准确、高效地对退役军人的军种、职级分类识别，根据不同类型的档案开展分类和排序，用人单位在招揽人才时也可根据分类排序的信息综合考量人才标准，进而招揽到符合自身需求的人才。退役军人档案信息综合筛查因为大数据的准确性变得更加高效，还可以为用人单位提供更多有效信息，有利于退役军人的职业发展道路更加规范。

2.提高档案管理人员的综合能力和基础素养

首先，国家重视退役军人各项保障政策的开展和实施，退役军人档案非常重要，因此，在开展退役军人档案管理时要严格遵守管理办法，档案管理人员也要具备合格的基础素养。虽然信息化管理系统可以解决因人为因素所导致的大部分失误，但档案管理人员素质高和责任心较强可以减少和避免问题的发生，还能进一步提高档案管理的工作效率。退役军人档案管理较为复杂，需要做好保密工作，要求档案管理人员要坚持自身职业操守，尽职尽责且恪守本分，遵守国家保密规章条例；其次，档案管理人员不但要具备合格的学历，而且要有相关经验，需要详细了解智能化检索体系和对其有自我判断，对于关键词背后的逻辑意义也要有深挖检索的能力，可高效解决系统相关处理意见，并对意见能提出独到的见解。档案管理人员应具备相应的管理经验，能够更加深刻的认识和理解退役军人档案管理工作的重要性及其对退役军人的重要意义。同时，还要具备档案资料保密性常识；最后，熟练操作程序也是档案管理人员需要具备的能力。档案管理人员需要熟练核对信息处理前端的各项档案的时效性和准确性，及时处理服务器故障等问题，具备应对突发情况的能力。

3.加强信息化档案管理系统的基础设施

信息化管理平台是退役军人档案数字化的基础，确保平台正常运营和做好其维护才能保证档案管理工作正常开展，不但要规范化整理平台数据，而且要完善硬件设施，实现标准化管理。还要定期检测和维护机房设备设施，对管理系统软硬件设施正常工作状态开展分析和做好复核记录，加强细节管理，做好每个环节的工作，对于可能引发数据库问题的环节要做好处理，加强机房管理，消除退役军人档案信息安全隐患。为了保证档案管理工作正常开展和进一步提高管理水平，数字化检索系统在运行过程中会优化服务，必须升级管理系统的功能。档案管理系统会因为时代进步、人工智能技术的进步以及人为习惯的改变不可避免地出现问题，因此，需要不断完善和审计系统更新服务和各项功能操作，并简化数据分析模型，更高级的功能设定通过最简单的方式完成，从而建立更好的信息化服务体系。为保证数据安全，也要提高系统对信息更新的时效性和准确性。此外，后台智能系统对各类数据开展批量处理时，为保证档案信息的安全有效，需强化木马防盗识别功能。

四、结语

开展基层退役军人档案管理信息化建设不仅符合时代进步要求，还提高了档案信息的安全性，提供了更加精细化的社会服务。基层退役军人档案信息化管理有效提高了档案管理工作效率，使退役军人更好地享受国家的政策支持，不但有利于退役军人更好的发展，而且有利于其更好地实现自我社会价值。时代和科技的进步也为退役军人档案管理信息化带来了挑战，基层退役军人档案管理工作开展过程中依旧面临较多问题，需要探索新的管理方式，不断优化创新管理模式，提高档案管理水平，保障退役军人的各项权益。

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（作者單位：曹县曹城街道办事处便民服务中心 ）

作者简介：安美娥（1978—），女，汉族，山东曹县人，本科，馆员，研究方向：民政优抚、退伍军人档案及事务管理。