学校文书档案“三合一”制度实施路径分析

摘 要：随着现代教育体系的不断完善，学校的教学模式与教学内容也在不断更新，每天都在产生大量的文书档案，进一步优化档案资源结构，全面加强档案资源质量管控，将是学校未来优化档案管理的主要路径。“三合一”制度作为较专业的文书档案管理制度，具有较强指导性和可操作性，为文书档案管理指明了方向，本文围绕学校文书档案“三合一”制度实施路径，针对制度实施的必要性及意义，当前面临的困难，未来优化策略进行深入分析，同时提出可行性方案，为学校领导者及管理者提供决策参考。

关键词：学校；文书档案；“三合一”制度

所谓“三合一”制度，是围绕档案的形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的档案管理制度。2022年，国家档案局在全国正式推行“三合一”制度。学校领导者与管理者充分意识到档案工作的重要性，依托管理制度规范，根据自身发展实际情况，科学推进文书档案“三合一”管理制度，推动高校文书档案走向规范化、标准化、合理化[1]。

1 学校文书档案“三合一”制度实施的必要性及意义

1.1 进一步提升文书档案管理水平

在学校传统文书档案管理模式下，档案管理部门需要根据国家档案局及地方档案主管部门颁布的法律、规范，结合自身档案实际情况，分别制定档案归档范围、分类方案、保管期限三张表格，然后按照此标准去分别判断具体文件材料是否需要归档，归档划分类别，可保存多久。在一定程度上存在工作重复，业务质量、工作效率大打折扣。通过“三合一”管理制度，把档案分类、归档范围、保管期限等信息合并，将三张表格整合为一套标准，让工作场景统一，通过明确档案分类方案、确定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限、科学排列档案条目顺序，进一步提高档案整理的精准度、规范性。与此同时，“三合一”管理制度降低了工作门槛，摆脱了实际工作对档案管理人员主观判断、经验水平的过分依赖，使得即使非档案管理人员，也可按照标准准确无误地完成相关工作。

1.2 进一步契合数字文书档案管理

学校文书档案大多以纸质等传统载体保存，以手动征集、人工管理、翻阅查询的方式开展相关工作。随着科学技术水平的不断发展和现代教育模式的不断优化，学校档案管理步入信息化、数字化时代，面对海量的文书档案整理工作，仅仅依靠人力，难以达到规范化、高质量标准。“三合一”管理制度的出台与普及，更加推动文书档案的信息化进程。与之前三表分离制度不同的是，学校可通过电子档案管理系统或者业务系统的档案管理项，将“三合一”制度作为固定管理功能模块，使系统能够在文件材料形成的同时，自动判断是否归档，并将其进行分类与确定保管年限，使得工作全流程更加具有逻辑性、条理性，也充分发挥了现代信息技术的优势。

1.3 进一步优化档案开发利用模式

学校档案记录着学校从建立伊始至今的历史沿革，包括各项教育教学、科学研究、人事财务、学生信息等关键信息，是极为重要的历史凭证，具有较强参考作用。通过“三合一”档案管理制度，使纸质文书档案与电子档案得到全方位深入管理，为后期开发利用工作奠定了良好基础。一是学校可利用档案帮助学生规划学习方向，制定个性化辅导方案与考试对策，同时也能够进一步促进师生交流，帮助老师调整教学方式及内容，促进其快速成长。二是学校可利用“三合一”制度精细化划分档案资源，根据种类、质量、保管年限、实际需求，在图书馆、网站、微信公众平台等开展文化传承与教育展示活动，充分发挥学校文书档案资政育人作用。三是学校老师可利用档案资源开展案例研究、科研探索、学术交流，激发教学改革、科技创新能力，从而实现新时代学校高质量发展。

2 学校文书档案“三合一”制度实施面临的问题

2.1 管理体系不完善

一是“三合一”制度重视程度不够，受档案工作性质影响，部分学校领导及管理者尚未认识到档案管理工作的重要性，认为档案工作仅仅是将散落在学校各处的档案收集存放即可，利用价值较低，没有必要采取“三合一”制度对其进行完善，“重建设、轻管理”思想较为严重。二是制度建设不够完善，虽然国家档案局层面制定了相关政策条例，但是对于学校实际管理而言，可应用度与可操作性有待提高，学校制定的文书档案管理制度还没有紧跟国家的相关制度及时修订。三是整体推行不广泛，学校的档案管理人员素质参差不齐，缺乏整体规划指导，没有及时了解到行业内前沿先进的政策制度方向，“三合一”制度在学校内部实行较为困难，推广不畅[2]。

2.2 人员水平不专业

一是管理人员较少，大多仅设一到两名档案人员，且大多由办公室人员兼职或由其他岗位转岗而来，其年龄结构、文化水平、工作能力参差不齐，高学历、高水平、高职称人员占比低。并长期受困于其他繁杂琐碎的工作，普遍缺乏现代档案管理技术能力，难以在短时间内快速应用“三合一”制度[3]。二是部分学校重视教师教学能力的培训，忽视了档案人员的继续教育，缺乏有效的人才培训机制。在日常工作中开展文书档案管理业务培训活动较少，即使开展也仅仅是观看视频、发放文件等流于形式的活动。使得档案管理人员业务知识更新慢，缺乏实践性经验，对于档案信息化、文件归档、信息保存等基础知识的缺口越来越大，创新能力较差，严重制约了“三合一”制度的快速推进。

2.3 監督力度不到位

在学校文书档案“三合一”管理制度推行过程中，对于日常工作开展的监督力度不够大，使得相关工作进展缓慢，甚至停滞不前，主要原因体现在学校本身与档案机构两方面。一是学校关于档案的收集范围、分类方式、保管年限等规则体系建立完成之后，后期工作进行中与验收过程中缺乏统一、严格的质量把关，考核制度缺失，在职责分工、档案整理、技术应用、质量考核等方面缺少正式的制度标准，使得档案管理人员容易出现懈怠、积极性不强的问题，使得文书档案整理水平参差不齐，无法充分彰显“三合一”制度优势。二是对于社会中档案主管部门而言，在学校的档案工作中缺少指导和监管，对学校文书档案管理日常调度反馈、考核检查机制不够完善，使得本地域各类学校的“三合一”制度运转模式缺少合理性、科学性，无法满足新时代高标准档案管理工作需求。

2.4 管理模式不先进

一是学校领导层与管理人员缺少对现代化科学技术的重视，长期受传统思维方式禁锢，使“信息孤岛”问题逐渐加重。同时由于财政资金投入不足，学校尚未向上级部门申请信息化专项资金，管理人员即使存在信息化意识，也因经费不足搁浅，一定程度上影响了文书档案现代化管理的整体推进。二是平台力度开发不够。部分学校虽然建立了自己的数字档案管理系统，但大多仅是将纸质文件转变为电子资源，对于其快速检索、自动分类、快捷管理、开发利用等功能应用较少。“三合一”制度标准尚未与系统平台相结合，无法发挥新兴技术优势，使得学校在信息爆炸的时代无法利用“三合一”制度体系紧跟潮流发展。

3 学校文书档案“三合一”制度未来实施路径

3.1 建立健全文书档案管理制度体系

在新时代新形势新背景下，需要学校领导者与档案管理人员转变工作思路，优化工作模式，提高工作质量。结合自身发展实际情况将“三合一”档案管理制度应用到实际文书档案收集整理、分类存放、开发利用过程中，真正意义上发挥档案存史资政育人作用。

一是高度重视，积极谋划。学校领导要明确文书档案管理工作总体要求、主要任务、具体安排、保障措施等内容，使全体教职员工充分认识推行“三合一”制度的重要意义。二是优化管理制度。要组织相关人员深入学习《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》文件精神，吃透文件內涵。同时安排工作专班，深入梳理本学校业务职能特点及未来发展方向，依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）、《档号编制规则》（DA/T13）、《档案著录规则》（DA/T18）、《归档文件整理规则》（DA/T22）等政策文件，重新修订档案收集范围实施细则、制定档案开放管理工作方案，制定审批表，严格审核程序化、规范化，督促各部门按时完成编制工作，确保“三合一”制度真正执行、落实到位。三是定期召开档案专题会议。针对国家与当地“三合一”相关文件精神和最新档案工作相关规范，逐一对档案分类、归档范围和保管期限进行认真研读和交流讨论，及时提出难点疑点并当场解决，务求管理人员弄懂学精。四是加强重点推进。在规范管理文书档案的基础上，重点做好教学课件、活动照片、录音录像等门类文件材料归档范围和档案保管期限表的研究编制工作，促进不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应，确保纳入归档范围的文件材料全面、系统反映学校关键教学活动，充分发挥文书档案的利用价值、凭证价值、查考价值，为学校未来重大事项作决策参考。

3.2 持续提升干部职工综合管理水平

在现代教育背景下，加强文书档案管理工作，规划业务流程，人才是第一动力，需要学校高度重视档案管理人才培养。一是学校领导者要定期向上级主管部门汇报档案工作当前存在的问题，积极争取人才政策支持，面向社会、企业、人才中心、高等院校公开引进与招聘档案管理专业人才，不断为档案队伍注入新的活力。二是要根据学校自身情况，制定切实可行的人才队伍建设培养计划，将理论与实践相结合，开展专家授课、业务培训、外出研学、技能比武等多元化继续教育活动，根据当前学校文书档案管理面临的重点难点，进行针对性、精确性的培训指导，将机关档案“三合一”制度作为重要学习内容，弥补知识弱项和能力短板，深入学习前沿新兴技术，为全面推行学校文书档案管理“三合一”制度的落实奠定良好基础。三是优化人员结构，学校可规定专（兼）职档案员工作达到一定年限而未取得初级或者中级证书者，需调离档案岗位，从根本上提升档案干部队伍业务水平。同时可建议有关部门更新职称考试方式，将档案理论素养与实际操作水平相融合，制定选拔人才方案，双管齐下提高职称证书含金量。

3.3 不断加强档案管理工作监督力度

一是从工作出发，文书档案的归档管理工作在执行过程中离不开周密严格的检查，进一步加强档案工作的检查力度。学校有关部门要紧密联系当地档案局、档案馆和上级单位，定期开展实地查看核实、座谈交流等工作，将推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度、档案数字化工作等重点工作纳入检查清单，对档案工作责任制落实、  档案整理不规范、归档不及时、部分单位存在档案安全管理隐患等问题，仔细分析研判，形成书面整改清单，并保持后续常态化跟踪，提升问题整改成效，实现问题整改闭环管理[4]。二是从个人出发，制定干部考核制度与奖惩机制。细化量化文书档案管理目标，将评优评先、职级晋升与文书档案管理各项工作相结合，激励干部同志担当作为，履职尽责的使命感和责任感，减少在“三合一”制度推行过程中出现推诿扯皮等作风问题，真正做到落实工作到位。

3.4 全面优化文书档案先进管理模式

随着科学技术的不断发展与档案行业转型升级速度的不断加快，大数据、云计算、人工智能、区块链等相关技术趋于成熟，已成为“三合一”制度下文书档案信息化管理的主流方向。为此各类学校需要充分利用先进技术为“三合一”制度的推行与实施赋能加力。一是领导者要及时转变传统观念，牢固树立信息化管理意识，全面把握学校电子档案管理情况，确定文书档案“三合一”制度实施的必要性和当前信息化工作存在的问题与挑战，申请专项财政资金为后期新技术、新模式、新设备的引进和应用打好基础。二是深度应用关键技术，强化系统平台开发力度，进一步优化“三合一”制度具体实施流程，例如人工智能技术，通过开发“三合一”制度模板，在系统平台集中录入电子档案数据时，系统根据单位属性、信息特点进行文件分类、保管期限判定，推动实现电子档案数字化、自动化、智慧化管理[5]。

今后，希望学校有关部门通过厘清文书档案“三合一”制度的具体实施，全面建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，不断提升档案管理水平，促进学校事业健康长远发展，在新时代奋力书写现代教育高质量发展新篇章。

参考文献

[1]林小红，应好仁，楼冬仙.科学推进档案“三合一”制度[J].浙江档案，2023（05）：54-56.

[2]钱卓群.浅谈新形势下如何创新“三合一”制度[J].湖北档案，2011（06）：29-30.

[3]戴星星，王峰.高校文书档案“三合一”制度实施路径研究[J].办公室业务，2023（13）：132-134.

[4]舒欣.科学合理编制机关档案“三合一”制度[J].档案记忆，2022（09）：56-57.

[5]黄新荣，刘亚宁.推进档案整理“三合一”工作[J].档案与建设，2022（10）：56-59.

作者简介：魏文君（1984— ），硕士研究生学历，北京市工贸技师学院馆员，研究方向：技工院校（技师学院）文书档案管理。