“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设路径探析

摘 要：进入互联网时代，网络信息技术逐步融入各个行业领域，推动了管理工作的创新发展。行政事业单位作为我国重要的公共服务机构，需要重视互联网时代带来的改变，应在档案管理这一重要管理工作中有机融入网络信息技术，积极推动档案管理信息化建设，从而满足新时代对档案管理工作提出的新要求。基于此，文章分析了档案管理信息化建设对行政事业单位的积极影响，梳理了“互联网+”时代行政事业单位档案管理信息化建设面临的困境，并围绕总结出的问题提出了档案管理信息化建设可行性路径，旨在提升档案管理工作与互联网时代的适应性，创建行政事业单位档案管理新格局。

关键词：“互联网+”；行政事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案管理是行政事业单位极为重要的管理工作之一。在互联网时代背景下，档案管理模式有了创新改革的技术支撑，逐步呈现出信息化、现代化发展趋势。实现档案管理信息化，可以拓宽行政事业单位档案管理的范畴，提升部门之间档案信息交换的及时性与顺畅性，能够实现内部信息有效共享，可以为档案管理工作高效开展提供目标指引，并能立足整体层面统筹规划、科学分析档案资源，并在大数据等先进分析技术的支持下，找准档案管理方向，从而充分展現出档案资源的可利用价值，为行政事业单位可持续性、高效性发展添砖加瓦。

一、档案管理信息化建设对行政事业单位的积极影响

1.强化档案管理便捷性，提高档案利用效率

行政事业单位工作中会产生大量具有较高应用价值的信息资源，尤其是构建服务型政府的新时代，行政事业单位担负着更为繁重的公共服务任务。然而，在互联网时代背景下，信息数量的暴涨、信息种类的增加加大了行政事业单位识别、查找档案信息资源的难度，可能会由于无法及时、准确查找到某项重要档案信息资源而导致其价值无法实现最大化。在互联网时代背景下，行政事业单位利用现代信息技术打造的信息化档案管理平台，能够更加便捷、高效地开展档案数据管理工作，信息录入、档案检索以及档案资料利用等各个环节均能高效衔接，可以满足新时代高效开展档案管理工作的需求。例如，行政事业单位履行高速公路管理职能时，可运用信息技术手段将档案信息化系统中存储的高速公路发展相关信息数据全部调取出来，并能采用图表、视频等可视化方式展示数据内容，使高速公路全貌一目了然，能够充分展现档案资源的利用价值，为高速公路执法工作科学开展提供翔实、可靠的数据依据。

2.优化档案管理模式，节约档案管理成本

在传统档案管理模式下，档案管理的流程烦琐、档案录入、整理和查找的工作量均较大，并且需要消耗较高的人力成本。在信息时代背景下，行政事业单位依托现代信息技术推进档案管理信息化建设，能够改变传统档案管理模式，可以利用档案管理信息化系统便捷、高效地完成档案管理的每一个环节，可删减与合并部分重复性、非必要性程序，并能依托现代信息技术保障各项流程的高效运转，能够降低档案管理人员的工作压力，同时也可削减档案资料查找、整合所耗费的时间与人力成本，可以驱动行政事业单位档案管理经济化开展。行政事业单位可利用互联网、大数据等先进技术，增强档案管理工作的自动化与科学性，可以依托计算机、档案信息化管理系统等设备设施，快速完成档案录入、检索及提取工作，在此种新型档案管理模式下，行政事业单位的档案管理成本将会大幅降低。

3.创新档案管理方式，保障档案信息安全性

在传统档案管理模式下，是以纸张为载体，容易受到存储环境的影响，纸质档案极易出现受潮变质、虫蛀损毁等问题，并且纸质档案一旦借出，还存在丢失、损坏的可能，导致行政事业单位原始资料的完整性受到影响。在互联网时代背景下，行政事业单位可在保留原始纸质档案的基础上，依托现代信息技术手段生成电子档案，在工作开展中，直接利用电子档案展开信息整合、分析与利用，可以降低纸质档案的翻动、查找及外借概率，最大化de保障原始资料的完整性。与此同时，行政事业单位可以利用图表、音频和视频等多种形式存储档案，这些形式受外界环境因素的影响较小。此外，行政事业单位在档案管理信息化过程中，还可以设置防火墙或安装病毒查杀软件或是采用数据备份系统、外接硬盘、云盘等方式定期备份数据，也可以采用先进的用户身份识别技术辨识系统登录人员，能够有效降低黑客攻击、病毒感染对档案信息系统产生的破坏，可以保障档案信息存储、管理和利用过程的安全。

二、“互联网+”时代行政事业单位档案管理信息化建设面临的困境

1.档案管理信息化建设认知基础薄弱

认知是行动的重要指引，如果未能正确认识档案管理信息化的作用，将可能对档案管理信息化建设产生阻碍。在互联网时代背景下，虽然行政事业单位已将信息技术手段融合于日常办公环节，但却未能深入理解档案管理信息化建设的本质内涵，因而开展档案管理信息化建设的主动性不强。部分工作人员认为利用互联网、计算机存储和传送档案信息就是实现了档案管理信息化，对档案管理信息化建设不够深入，未能充分展现档案信息化管理系统的价值和效能。同时，一些基层行政事业单位的人员结构过于简单，由于未能深入认识档案管理信息化建设的内涵、价值及作用，档案资料未能得到集中存储、深入挖掘，从而阻碍了档案管理信息化建设步伐，削弱了行政事业单位的档案信息服务质量及效率。

2.档案信息化建设能力不足

从档案管理人员的层面来看，行政事业单位负责档案管理信息化的工作人员具有专业信息技术学习培训经验的较少，其信息技术应用水平不高。档案管理工作内容烦琐、工作量大，档案管理人员没有充足的时间提升自身的信息技术应用能力。与此同时，行政事业单位档案管理团队的年龄结构不合理，部分年龄偏大的档案管理人员虽然档案处理经验丰富，但受到认知能力、工作观念的限制，对新兴技术的接受能力不强，未能主动提升自身的信息技术能力，只能完成简单的文本编辑、图表建制以及图像处理等工作，并不具备应用数字挖掘分析技术的能力，一体化平台应用能力也欠佳，从而无法为行政事业单位档案管理信息化建设提供有效的技术支持。

3.档案资源数据库建设速度滞缓

档案管理信息化的实现基础是构建多种类型、内容完善的数据库。然而，行政事业单位档案管理信息化建设中存在全文数据库建设滞后的问题。一方面，行政事业单位未能完成所有纸质档案的电子化转换，没有实现纸质档案、电子档案同步存储，无法为档案信息全文数据库的建立提供充足的数据源；另一方面，部分基层行政事业单位档案信息化建设资金不足，未能完善配备档案信息化管理所需的扫描、打印等辅助设备设施以及专业性软件系统，限制了纸质档案向数字档案的有效转化。此外，行政事业单位未制定规范化的档案资料数据库建设标准，可能会出现目录数据库或文件数据库构建不够规范的问题，会影响纸质档案及电子档案的匹配率，致使电子资料无法有序分类与管理。

4.电子档案安全防护力度不够

行政事业单位是具有公共服务职能的机构，其在公共服务开展中会产生多种多样的公共服务信息数据，还需要存储经济建设数据或社会发展数据，这些数据资料当中存在一些重要性、机密性信息。然而，在互联网时代背景下，网络的开放性会增大档案信息化管理过程的安全防护难度，部分基层行政事业单位若是信息安全防护意识不强、安全防护技术手段不先进，可能会遭到黑客攻击或是感染病毒，从而导致涉密档案信息资源被窃取或篡改，会对行政事业单位运行带来不利影响。例如，部分行政事业单位未根据档案管理信息化建设需求及时更新优化档案管理制度，可能没有定时升级病毒查杀软件、未能及时更新加密技术，会降低档案信息化管理系统的安全防护能力，从而引发机密性档案被盗取问题。

三、基于“互联网+”背景的行政事业单位档案管理信息化建设可行性路径

1.转变思想观念，正确认识档案管理信息化建设

在互联网时代背景下，行政事业单位需要与时俱进，调整档案管理工作理念，应引导档案管理人员树立良好的档案管理信息化意识，主动、科学地选用现代信息技术手段实施档案管理。第一，行政事业单位应立足整体，统筹部署档案管理信息化建设工作，合理优化现有组织框架，根据档案管理信息化建设要求，综合考虑当前档案管理现状，组建一支以单位领导为主、各部门骨干成员及专业档案管理人员为辅的档案管理信息化建设团队，此团队可以从宏观层面出发，以信息化建设为核心，整合相关要素，找准建设方向，以此推动档案管理信息化建设有序、规范开展。第二，行政事业单位应加强内部宣传，将档案信息化建设内涵、价值、重要性作为主要宣传内容，打造一个全员积极参与的良性工作氛围，以此引导员工理解与认同档案管理信息化建设工作。第三，行政事业单位要为员工参与档案信息化建设创造机会，重视收集员工提出的可行性建议，围绕员工实际需求科学优化档案信息服务，从而增强档案管理信息化建设的科学性。

2.提高工作人员信息化素养以及档案管理信息化建设水平

档案管理信息化建设给档案管理人员的专业能力带来了挑战，为提高档案信息化建设水平，行政事业单位需要迎合互联网时代的新趋势，考虑到档案管理工作的新变化，有针对性地提高档案管理人员的信息化素养，从而为档案管理信息化建设奠定良好的技术基础。一方面，行政事业单位应定期组织信息技能培训课程，提高现有档案管理人员的信息化水平，并根据本单位档案管理信息化建设的需求，科学拟定短、中、长期的信息技术提升方案，构建相匹配的培训管理机制及绩效考核机制。在一个阶段的培训结束之后，针对所有参培人员开展学习成果考核与评价，合理评判档案管理人员的业务水平、学习能力和信息化技能。通过科学培训、严格考评，调动档案管理人员参加培训的主动性，并引导其树立自主学习的意识；另一方面，行政事业单位还应活化培训形式，除了内部培训之外，还可以聘请行业专家到行政事业单位召开档案管理信息化建设主题讲座，为信息化建设人员提供指导，使网络数据开发、数字化档案转换以及电子档案维管等各项能力均得到大幅提升。此外，行政事业单位应与其他单位、高校展开深度合作，拓展档案管理人员能力提升的路径，可以通过外出进修、实地考察等方式，接触与了解更加先进的档案管理理念及技术。

3.协调好档案管理及信息技术的关系，完善档案资料数据库

为构建完善的档案数据库，为档案资料快捷查找、利用提供便利，行政事业单位要协调好档案管理及信息技术的关系，为全文档案数据库建设提供充足的资金、设备设施和技术支持。首先，为档案管理信息化建设提供充足的资金支持，应按照国家有关政策，科学设立档案管理信息化建设专用基金，用于引进与更新档案管理信息化建设所需的计算机、打印机和扫描仪等相关设备设施，购买或研发性能优越、功能完善的档案信息化管理系统，并根据档案管理信息化发展需求及时更新与升级各类软件及硬件设备设施，为全文档案数據库建设奠定基础；其次，行政事业单位要充分利用电子技术，将纸质档案全部转化成为电子档案，以推动档案信息化管理模式的有效落实。例如，高速公路执法工作开展期间，除了利用纸质档案外，还可在智能终端设备设施现代信息技术支持下，于任意地点随时上传电子版执法文件，既能保障执法工作快捷开展，也能及时录入执法信息，降低档案管理人员工作压力，保障纸质档案、电子档案存储内容的一致性。此外，行政事业单位可利用档案信息化管理系统、电子硬盘存储电子档案，并分类建设各种数据库，如文件级目标数据库、机读目录数据库等，从而推动档案信息检索、利用的便捷、高效开展。

4.发挥信息技术优势，优化档案信息安全防护措施

互联网技术的应用，推动了行政事业单位档案信息化建设步伐，但也提高了泄露、丢失档案信息的风险，为此，行政事业单位需要善于利用互联网信息技术的优势，逐步强化档案信息安全防护力度，从而降低重要性、机密性档案资料被恶意篡改或盗取的概率。行政事业单位应将档案管理人员的信息安全意识建设作为重点，并加强本单位档案管理信息化建设进度及成效分析，有针对性地制定严格、规范的安全防护管理制度，出台档案资料信息化处理标准及规范，从而减少电子档案信息资源被盗取与删改的概率。例如，应禁止档案管理人员随意点击不明链接，不得利用私人U盘连接单位计算机，加大系统登录密匙管理力度，还应合理设置档案管理人员登录系统的权限，采用指纹识别、面部识别等智能化识别方式，验证登录者身份合法性。行政事业单位也可以设置电子档案读取利用申请审核制度，申请人权限等级与申请读取利用的电子档案保密级别相符的情况下方可通过审核，以防止机密性资料外泄。除此之外，行政事业单位应在内部设置防火墙、安全杀毒软件，以增强隔离防护力度，并合理设置外部远程访问权限，以确保档案信息化管理系统安全运行。

四、结语

互联网的诞生与普及，推动了行政事业单位档案管理模式及方法的改变，为档案管理信息化、智能化发展创造了条件。行政事业单位应认清互联网时代档案管理信息化建设的形势，牢牢抓住时代机遇，借助互联网及信息技术的优势，摆脱信息化建设困境，从而加快档案管理工作向信息化方向转变的步伐。在此过程中，行政事业单位应从工作观念调整、信息化素养提升、档案数据库建设以及档案信息安全防护四个方面发力，保障档案管理信息化建设顺畅、高效推进，从而最大化地展现档案管理信息化价值效能，优化行政事业单位公共服务质量，以此推动行政事业单位稳健、长效发展。

参考文献：

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（作者单位：陕西省高速公路路政执法总队第二支队）

作者简介：杨林（1974—），女，汉族，陕西咸阳人，本科，助理馆员，研究方向：行政事业单位档案管理。