国有施工企业数字档案管理现状与优化对策研究

摘 要：伴随着信息技术不断进步，数字档案管理在国有企业施工领域得到广泛应用。文章深入剖析了当前我国国有施工单位数字档案管理现状，针对其中存在的问题展开探讨，并提出了相应优化策略。研究结果显示，提升数字化管理意识、健全数字化管理体系以及提高数字化技术能力是改善国有施工单位数字档案管理的关键。通过落实这些优化措施，有助于推动企业档案管理实现数字化转型，提高管理效率及资源应用价值，为企业的可持续发展提供坚实保障。

关键词：国企；施工企业；数字档案管理；优化对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的飞速发展，数字档案管理已逐渐成为企业现代化管理的核心环节。在国有企业施工领域，数字档案管理不仅关乎企业日常运营，还对发展战略具有深远影响。在施工过程中，各类工程文档、合同、财务报表等数据的整理和归档工作量巨大，通过实施数字档案管理，可以实现对这些数据的快速整理、查询和分析，从而为企业决策提供有力支持，提高企业运营效率。同时，数字档案系统可以对企业各类文档统一管理，确保文档的完整性、准确性和及时性，这也有助于防范风险，提高企业管理水平，促进企业内部协同。虽然通过加强数字档案管理，国有企业可以进一步提升管理水平，然而，当前我国国有施工企业在数字档案管理方面仍面临诸多挑战，如数字化管理意识薄弱、管理制度不健全、技术水平有待提高等。这些因素制约了数字档案管理效能的发挥，对企业的发展产生了不利影响。因此，研究国有施工企业数字档案管理的现状及优化策略，具有极其重要的现实意义。

一、国有施工企业数字档案管理的现状分析

国有施工企业的众多施工项目遍布国内外，积累了大量的档案资料，项目档案资料的积累也呈现海量态势。然而，在数字档案管理方面，许多企业面临诸多挑战。由于对数字档案管理的重视程度不足，尽管近年来国有施工企业逐渐认识到数字化转型的重要性，但在实际操作中，部分传统的管理思维和习惯仍然存在，导致数字档案管理的推进力度不够，例如，某国有施工企业在国内外拥有多个大型项目，每个项目都涉及大量的施工文档、合同、图纸等资料，然而，由于企业高层对数字档案管理的重视程度不够，导致项目团队在档案数字化过程中缺乏统一的指导和标准，使得数字档案管理混乱，难以有效利用。同时，数字档案管理制度不完善，国有施工企业在施工项目中的档案管理流程不够规范，权责不明确，在一定程度上影响档案管理的效率和质量。例如，某国有施工企业在推进数字档案管理时，仍然沿用传统的档案管理模式，如纸质档案的分类、存储和检索方式，这种传统的管理思维导致数字档案管理的效率低下，不能满足企业快速发展的需求。在技术方面，国有施工企业数字档案管理手段相对落后。虽然部分企业已经采用数字化设备设施和管理软件，但整体技术水平仍有待提高。例如，在数据存储、备份、恢复等方面，国有施工企业需加强技术投入，提高数字档案管理的安全性和可靠性。此外，随着信息技术的快速发展，档案信息安全问题日益凸显，病毒、网络攻击等安全威胁不仅可能导致国有施工企业重要信息被泄露，还可能对企业的正常运营造成严重影响。

二、国有施工企业数字档案管理的问题探讨

1.数字化管理意识滞后

在当前信息化浪潮中，数字档案管理正逐渐成为企业发展的重要支柱，不仅有助于提高企业内部管理的效率和质量，还能为企业创造更多的商业价值。然而，在我国部分国有施工企业中，数字化管理的意识却并未得到充分普及和重视，尤其在管理层和员工，这个问题显得尤为突出。以某大型国有施工企业为例，尽管该企业已引进先进的数字档案管理系统，但对新技术的接受程度较低，导致系统的实际使用率远低于预期，在日常工作中，企业员工仍然习惯于使用传统的纸质档案，对于数字档案的录入、检索和维护等操作则显得陌生和不适应，不仅造成企业资源的浪费，还严重影响了企业档案管理的效率和准确性。尤其是在项目合作和资料共享的过程中，由于数字档案管理的不完善，信息传递出现延误，资料完整性也无法得到保障，制约了企业的业务拓展和合作伙伴关系的建立。

2.数字化管理制度不完善

在我国国有企业施工领域，数字档案管理制度的完善性问题显得尤为突出。以某国有施工企业为例，其数字档案管理制度存在诸多不足，如档案存储方式分散，缺乏统一的管理标准和规范，各部门根据自身需求与习惯开展数字档案管理，导致档案格式、分类及存储方式各异；再如，工程部门采用电子文档存储在本地电脑，而财务部门则将档案存放于服务器，从而使档案检索变得困难，且丢失风险增大。此外，管理体制不健全以及权责划分模糊，出现问题后各部门容易相互推诿，导致问题无法及时解决，进一步加剧了档案管理的混乱局面，这种状况不仅给档案整理与检索带来极大困难，还大幅提高了档案丢失和损坏的风险。由于档案管理体制不健全以及权责划分模糊，在档案管理过程中出现问题之时，各部门之间往往容易出现互相推诿的现象，使問题得不到及时解决，从而加剧了国有施工企业档案管理的混乱局面。因此，这种混乱的管理状况不仅影响企业档案管理的效率和质量，还可能对企业的正常运营和长期发展产生不利影响。

3.数字化管理技术应用不到位

在我国国有施工企业的数字档案管理中，落后的技术手段已逐渐成为一个显著问题，以某大型国有施工企业为例，虽然已引入数字档案管理系统，但系统功能的不足导致实际应用中无法有效满足各项需求，不仅限制数字档案的存储、备份、检索和利用，还使员工在利用档案资源时面临诸多困扰。更为严重的是，企业缺乏专业的技术人才，导致在面对日益复杂的网络安全威胁时，无法及时采取应对措施，在网络攻击日益猖獗的背景下，如果企业的数字档案系统遭受黑客攻击，将不可避免地导致档案信息被泄露，不仅会给企业声誉造成重创，还会影响企业的业务开展，甚至可能对企业的发展产生深远影响。这些问题充分暴露了我国国有施工企业在数字档案管理技术方面的短板，技术手段的落后和专业技术人才的匮乏，已成为制约国有施工企业数字化档案管理工作开展的瓶颈。

三、国有施工企业数字化档案管理的优化对策

1.增强数字化管理意识

随着数字化管理观念深入人心，其独特的优势给国有施工企业带来前所未有的变革。然而，在我国国有施工企业中，数字化管理的认知和实践仍显滞后，这是一个亟待解决的问题。为了适应时代的发展，国有施工企业需要认识到提高数字化管理能力已成为企业发展的迫切需求。

首先，在强化数字化管理意识的培训方面，企业应将其作为一项长期且持续的工作来抓。这包括但不限于定期为管理层和员工提供相关课程，课程应涵盖数字化管理的各方面，以提升他们对数字化管理的理解和适应。

其次，国有施工企业在开展数字化管理流程的优化时，应充分考虑自身的业务特点。具体来说，就是根据业务需求，利用数字化技术对管理流程展开重构和优化，使之更加高效。在此基础上，企业还需制定完善的规章制度，以规范数字化管理的实施。同时，加强对流程的监督与检查，确保各项措施得以有效执行。

最后，强化数字化管理团队建设是国有施工企业数字化管理的关键。企业应选拔具备数字化管理意识和能力的优秀人才，组建专业团队，负责实施和推广数字化管理。在团队建设过程中，企业还需注重团队成员之间的协作与沟通，提高团队执行力。

针对国有施工企业数字化管理意识滞后的问题，企業应积极采取措施，加强培训，优化管理流程，强化团队建设，通过提高数字化管理水平，提高企业的管理效率，降低成本，增强核心竞争力，为国有施工企业长远发展奠定坚实基础。同时，政府部门也应加大对数字化管理的宣传力度，鼓励企业积极探索和实践，为我国施工企业的转型升级提供有力支持。

2.完善数字化管理制度

数字化管理制度的完善是国有施工企业发展的必然趋势，不仅能够提高企业的运营效率，还可以降低成本，优化资源配置，推动国有施工企业实现高质量发展。在我国，随着数字技术的迅速发展和政策的积极推动，国有施工企业数字化管理取得显著成果，但同时也面临着一些挑战。为了进一步推动国有施工企业数字化管理制度的完善，需要从以下几方面入手。

首先，应建立统一的数字档案管理标准和规范，国有施工企业应高度重视数字化管理制度的建设和完善，将其纳入企业发展战略和总体规划，明确目标和任务，强化组织领导和责任落实，确保各部门在数字档案管理过程中有据可依。这需要国家相关部门出台明确的数字档案管理规范，指导企业开展档案存储、分类、检索等工作，以实现档案管理的标准化和规范化。

其次，加强数字档案管理的体系建设，明确国有施工企业各部门的权责划分。在数字档案管理过程中，各部门应明确自己的职责和权限，确保档案管理工作顺利开展。当出现问题时，能够迅速找到责任人，推动问题的解决，降低档案丢失和损坏的风险。同时，利用先进的信息技术，如大数据、云计算等，集中存储、管理和检索企业数字档案，提高档案利用效率。

最后，建立健全数字档案管理的监督与评价机制。国有施工企业应制定完善的监督与评价体系，监控数字档案管理工作的全过程，确保各项工作落到实处。同时，通过定期评估档案管理工作，及时发现和解决问题，调整和完善数字化管理策略，推动数字档案管理工作的持续改进，以提高企业的核心竞争力。

完善国有企业施工领域的数字档案管理制度，需要从标准规范、信息化体系建设和监督评价等多方面入手，全面提高数字档案管理水平。只有这样，才能确保国有施工企业档案的安全、完整和高效利用，为企业的发展提供有力保障。

3.提高数字化技术水平

国有施工企业在数字档案管理方面存在诸多亟待解决的问题，为提升数字档案管理工作的水平，国有施工企业需要从以下几方面展开改进和优化。

首先，对于优化现有的数字档案管理系统，国有施工企业需要从以下几方面深入研究和改进。一是提升系统功能，以满足不断变化的业务需求。包括增强数字档案的存储、备份、检索和利用效率，减轻员工在利用档案资源时的负担；二是注重用户体验，简化操作流程，让员工在使用系统时能感受到便捷性；三是强化系统安全性，防止未经授权的访问，保护国有施工企业的重要信息。

其次，在加强网络安全防护方面，国有施工企业需要做好以下几点。一是定期安全检查和更新数字档案系统，确保在面对网络攻击时能有效防御；二是建立健全网络安全管理制度，规范员工操作，降低因人为因素导致的网络安全风险；三是开展网络安全培训，增强员工的安全意识，使他们能在日常工作中自觉遵守网络安全规定。

最后，国有施工企业在积极探索新的数字档案管理技术和方法时，应关注以下几方面。一是紧跟时代发展趋势，引入大数据、云计算、人工智能等先进技术，实现数字档案的智能化管理，提高工作效率；二是积极借鉴国内外先进的管理经验，不断优化数字档案管理流程，提升服务质量；三是注重技术创新与实际业务的结合，确保新技术的落地应用能够真正为国有施工企业带来效益。国有施工企业应抓住机遇，加大投入，提高技术水平，积极探索新的管理技术和方法，优化数字档案管理流程。通过这些措施，有望突破瓶颈，实现数字档案管理工作的转型升级，为我国国有施工企业的持续发展奠定坚实基础。同时，也有助于提升国有施工企业核心竞争力，适应新时代的发展需求。

四、结束语

通过深入分析国有施工企业数字档案管理现状和存在的问题，提出一系列优化对策。针对数字化管理意识滞后的问题，强调了增强数字化管理意识的重要性，通过加强培训和宣传，提高员工对数字档案管理的重视程度。针对数字化管理制度不完善的问题，建议完善相关管理制度和规范，确保数字档案管理的规范性和有效性。针对数字化管理技术不到位的问题，提出加强技术投入和人才培养的措施，提高数字化管理技术水平。通过本文的研究，认识到数字档案管理对国有施工企业的重要性，也意识到存在的问题和挑战。只有通过增强数字化管理意识、健全数字化管理体系以及提高数字化技术能力，国有施工单位才能更好地实现数字档案管理的转型，提高管理效率和资源应用价值，为企业的可持续发展提供坚实保障。

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（作者单位：中交第四航务工程局有限公司）

作者简介：钟小梅（1983—），女，汉族，广东广州人，本科，馆员，研究方向：企业档案管理、施工企业数字档案管理。