浅谈加强不动产登记档案管理的作用及措施

摘 要：随着我国社会主义市场经济的快速发展，不动产的需求及买卖有了更广阔的市场，尤其是房产交易已是常态。国家为了切实保障物权人的利益，保持社会稳定，规避不动产市场的交易风险，加强了对不动产的管理，积极推进不动产登记工作。作为不动产登记档案管理者，要加强不动产登记档案的管理，紧随时代发展，创新管理模式，不断优化管理流程，以此提高不动产登记档案的管理效率和质量，充分发挥不动产登记档案的作用和价值。文章通过对不动产登记档案管理的作用描述，分析了优化不动产登记档案管理工作的措施和方法。

关键词：不动产登记；档案管理；作用；管理措施

中图分类号：G271；F299.23 文献标识码：A

不动产登记档案是记录各类不动产登记、建设、交易等活动的资料和信息。国家出台了相关的不动产登记管理制度，以规范不动产市场的秩序与安全。档案内容涉及范围广、数据量大是不动产登记档案的特点，容易出现收集、保存数据错误或者遗失等情况，会对社会产生恶劣影响。不动产登记档案管理工作只有科学、规范地建立完善的管理制度，才能保障此项工作的顺利开展。

新时期，由于我国不动产登记档案的管理内容日益增多，流程较为复杂，并具有唯一性、实时性、公开性和法定性等诸多特点。因此，在不动产登记档案管理工作过程中，工作人员要充分结合以上特点，合理、合法、合规地开展工作。

一、不动产登记档案管理的特点

1.复杂性

首先，不动产包括了房屋、土地、山林以及矿产等，具有复杂性。其次，不动产内容中涉及的海量群体导致了登记的不动产档案数量庞大。不管是土地信息、房屋买卖还是常住人口的调查登记，都会产生海量的档案资料。可见不动产登记档案管理有着复杂性的特点。

2.独特性

与其他档案相较而言，不动产档案有其独特性。不动产档案详细记录不动产物权归属及自然存在状况等，是证明不动产物权的重要资料。不动产产权权属和特定区域的独特性，决定不动产档案管理工作的独特性。

3.真实性和实时性

随着我国房地产行业的兴起和快速发展，房产交易已成为不动产市场的主要交易内容。频繁的房屋产权交易、变更在无形中加大了不动产登记档案管理的工作量。只有真实记录并实时更新不动产产权变更情况，才能有效保障产权人的权益。

4.规范性

不动产登记档案的复杂性及独特性，决定了管理工作必须具备规范性，才能确保不动产档案内容的真实性和完整性。尤其是档案格式，必须遵循严格的规范标准，避免出现登记混乱的现象。

5.公开性与唯一性

不动产登记档案的公开性，指的是在对某地特定不动产的所属权及保存的自然状态展开真实、客观的记录，并以证明的形式公示物权。而不动产登记档案的唯一性是对不动产产权所属的唯一指定，具有唯一排他性。不动产登记档案由国家专属部门展开保管、应用，是为了保证不动产档案的公开性和唯一性，从全方位保证产权所有人的正当权益，避免市场买卖的风险。

6.法定性

国家授权机关部门以法律为依据，管理与制作不动产登记档案，我国的《物权法》也在进一步出台完善中，专门针对不动产档案管理的相关法律也在进一步完善中。由此可见，国家机关是不动产登记档案的管理者，从法律角度赋予了不动产档案从形成到制作过程中的法律效应，具有法定性，在更好地发挥不动产档案的社会价值和经济价值的同时，维护国家法律的严肃性。

二、不动产登记档案的重要价值

1.不动产档案具有历史价值

对不动产档案开展管理与整合，可以充分利用不动产档案的历史价值。尤其是在房地产行业中，多年的不动产登记档案管理，可以为国家制定相关的房产制度提供信息依据，在对历史不动产登记档案的分析过程中，吸取其中先进的管理理念，并整改不合理的方案和措施，避免在以后工作中出现类似的错误。长期积累的不动产档案管理资料，具有很高的借鉴作用。

2.不动产档案具有经济价值

不动产档案的现实价值主要是为不动产所有人提供不动产产权证明，为个人不动产的归属权提供资料证明，从而避免出现产权纠纷等问题，进一步保证了物权所有人的合法权益。注重对不动产登记档案管理与分析工作，是目前房地产开展统计和整合资料的重要目标。通过对不动产登记档案的分析与整合，能够让国家直观、清晰地了解到目前人民居住状况以及购房状况，推断人民生活水平，并对房地产行业展开合理调控等。因此，不动产登记档案具有很高的经济价值。

三、不动产登记档案管理的重要作用

1.有力保障了不动产交易安全

我国经济快速发展，促进了不动产交易市场的繁荣，随之而来的是各类不动产产权的交易与变更，由此也出现了在交易过程中的诸多不合法、不合规的交易行为，损害了产权所有人的利益，扰乱了不动产交易市场的正常秩序，甚至影响社会的稳定。不动产登记档案具有法定性，通过其具有的法律效力，以档案的形式明确了不动产产权的归属，加上具有的公示性和唯一性，确保了不动产交易市场的有序交易，规避了行业风险，减少了在交易中的经济纠纷，有力保障了产权人的切身权益。

2.构建健康的不动产市场交易环境

不动产登记和管理工作由国家专业部门负责，有着较强的稳定性，可以有效监督不动产交易过程，约束违法、违规不动产交易行为的发生，降低不动产交易风险，为不动产交易市场构建健康的交易环境。

3.记录了城市的发展和兴衰

不动产登记档案的历史价值在于让我们可以看到每座城市的规划、建设、发展中土地、建筑的变化，体现了城市的发展与变迁。

4.有利于实现不动产物权的公示原则，规避不动产交易风险

对不动产展开登记的目的就是要实现不动产物权的公示原则。通过不动产的登记档案管理，可以对某个地区内的不动产，其归属权利和交易变更的情况通过公开、公正、透明的方式展示，客观、准确地反映不动产的详细情况，并为不动产所有人、相关机构、单位等利益相关人的查询提供了便利。可见不动产登记档案的公示原则，在提高社会公信力方面起到重要作用。而作为公示载体的不动产登记档案，只有经过公示，方能真正發挥其真实作用。经过公示后的不动产登记档案，是不动产产权所有人避免交易风险的重要依据。

四、不动产登记档案信息化建设中存在的问题

1.缺乏统一的档案管理体系

不动产登记档案的复杂性特点是由管理内容的多样性造成的。在不动产档案中记录了不同地域、不同存在形式的不动产资源信息，包括水域、陆地、森林、山丘、农田、城市住宅以及商业用地等。这些不动产资源由国家规定不同的管理部门实施管理，导致在管理方式和内容记录形式都有着各自的特点，区别明显，造成不动产登记档案的复杂性，不利于档案的统一管理，在无形中提高了不动产档案的收集、归类、保存的难度。进入信息化时代，档案管理信息化建设是不可逆转的时代潮流，不动产登记档案的复杂性为信息化建设增加了难度，缺乏统一的档案管理，就无法建立完善、标准化的档案管理体系，难以实现不动产档案信息的及时梳理和汇总。

2.难以实现实时共享，档案数据与业务系统无法展开有效对接

在信息化时代，实现信息资源实时共享是时代特征之一。在不动产登记档案管理中，信息技术已经逐步取代传统的人工操作，本应可以为档案使用者提供方便、快捷的查询、使用、共享资料服务，但因档案信息管理平台没有共享功能或没有启动共享程序，导致服务质量和效率大幅下降。

在不动产登记档案信息化建设过程中，还有一个较为突出的问题，就是不动产登记档案数据库和实际不动产交易业务系统无法实现有效对接，导致不动产登记的档案资料与具体业务之间无法实时同步，未形成统一性，甚至造成二者信息出现了一定的时间差，导致在不动产交易过程中出现利用时间差、信息差、非法买卖、徇私舞弊等严重问题，危害了不动产产权所有人的根本利益，扰乱了市场正常交易秩序。

3.档案信息化管理缺乏有效的法律保障

不动产登记档案管理信息化是满足时代发展需求的必由之路，也是大势所趋。尽管近年来我国不动产登记档案信息化进程不断推进，但缺乏相应的法律法规也是事实。没有明文法律法规的保障，档案信息化建设就缺乏规范、统一的基础，容易出现钻法律漏洞、通过网络技术盗取不动产登记档案资料、信息，操控市场价格等恶性事件。

4.缺乏专业的管理人员

各项信息技术在不动产登记档案管理工作中的应用，进一步提高了对档案管理工作者的要求。档案管理工作者在新时代面临着新的机遇和挑战，尤其是和传统工作模式相比，信息技术有着无可比拟的优势。新技术的应用，会让不动产登记档案管理人员在学习应用过程中产生的不适应，尤其是年纪较长的老员工，无法改变传统工作方式，对信息技术接受和运用能力较差，由此产生了排斥思想，在工作中继续沿用旧式方式，导致无法完全展示信息技术在档案管理工作中的高效性、便捷性。由此可见，在不动产登记档案管理工作中，需要一批既具备档案管理能力又精通互联网等信息技术的专业管理人才。

五、加强不动产登记档案管理的策略

1.建立不动产档案管理的信息化平台，完善信息化管理系统

不动产登记档案管理工作内容繁杂，如果采用纸质档案，将给管理工作增添许多难度，为适当减少工作量，提高档案管理效率，相关部门必须将先进的信息技术引入不动产登记档案管理中，在现行不动产登记档案管理模式的基础上，利用计算机信息技术建立信息化管理系统，为不动产产权信息登记配置专门独立的数据库，将传统管理形式与电子文件管理形式有机结合，确保各项不动产产权信息能得到合理储存、妥善管理，不会出现信息遗失或信息失真等情况。

2.建立完善、规范的管理制度

完善、规范的不动产登记档案管理制度是保证不动产交易合理合规、顺利开展的基础和前提。通过制定合理、科学的档案管理制度，规范不动产档案资料信息的收集、整理、归类和保管等工作环节，可以有效确保不动产档案的真实性、完整性。建立统一的管理模式，设立统一格式标准，有利于用户方便、快捷查找和使用，提高不动产登记档案的使用率，充分发挥不动产档案的社会价值和经济价值。

3.加强档案管理人员主动服务意识

在社会主义市场经济繁荣发展的同时，不动产交易日渐兴盛，越来越多的人对不动产档案的使用和查询有了更多的需求。但不可否认的是，其中相当一部分人群，尤其是老年用户对不动产档案的查询和运用还不能熟练操作，需要不动产登记档案管理人员主动为其提供服务。除了在办公现场提供服务外，还应通过广播、数字电视、电话咨询和小区宣传栏等不同方式，加强对不动产登记档案重要性和重要价值的宣传，让人们充分了解相应的法律法规及各环节流程，避免在不动产交易中遭受经济损失，有效保障不动产产权所有人的切身利益不受侵犯。

4.树立保密意识，确保不动产登记档案的安全

在不动产登记档案中记载了大量的不动产情况信息和产权人信息，具有一定的私密性和保密性。不动产登记档案管理人员要树立安全保密意识，认真尽责地保管档案资料，防止因人为原因造成档案的破损、遗失等情况。此外，在信息技术盛行的今天，作为不动产登记档案管理部门的机关单位，在建立信息化数据库的同时，应注意网络安全工作，要通过设立访问权限、设置防火墙，运用安全网关软件等行为，防范不法分子或网络黑客盗取、挪用、被篡改不动产登记档案资料的不法行为，确保档案数据安全。

5.加强档案管理人员培训，提升管理人员专业素养

不动产登记档案所具有的复杂性、真实性、实效性、规范性以及法定性等特点，决定了档案管理人员要具有严谨的工作态度、扎实的档案管理专业知识、熟悉《档案法》《保密法》等法律法规。在信息化时代，档案管理人员还要熟练掌握互联网、计算机等信息技术，对管理人员的综合素质有着较高的要求。不动产登记档案管理部门，要重视工作人员综合素质的培养，不仅要提高档案管理人员的专业素质，还要加强其对信息技术的熟练掌握程度。不动产登记档案管理部门要对档案管理人员信息技术能力定期开展相关培训，可以从外部聘请档案、保密、互联网等不同专业的专家开展培训，全方位提升工作人员的综合素养，满足不动产登记档案管理信息化建设的要求。

六、结束语

我国社会主义市场经济的快速发展，带动了不动产市场的繁荣，各类不动产产权变更日益频繁，对当代不动产登记档案管理工作提出了全新的要求。进入信息化时代，不动产登记档案管理部门要充分认识不动产档案管理工作的重要性以及档案的重要价值，通过建立完善、科学、规范的管理制度，搭建信息化管理平台，提高管理人员综合素质和服务意识，加强对不动产登记档案的保密防范措施，保障不动产档案管理工作的效率和质量，从而有效维护不动产交易市场秩序，确保不动产产权人的合法权益，为社会的繁荣稳定发展做出贡献。

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（作者单位：滨州市不动产交易登记中心）

作者簡介：蔺江勇（1978—），男，汉族，山东滨州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。