探析信息化时代残联会计档案工作的创新

摘要：随着我国全面进入信息化时代，信息技术为各行业带来了全新的发展与变革。残联的会计档案工作在信息技术辅助下也发生了全新的改变，力求实现会计档案管理信息化转型。但在实际信息化转型过程中仍旧存在着不足，需充分进行会计档案工作的创新，方能构建现代化的残联会计档案管理体系，推动残疾人事业的高质量发展。本文将基于信息化时代背景，对残联会计档案工作进行深入研究，阐述当前残联会计档案工作的新变化，并结合其发展现状，进行创新举措的研究。

关键词：信息化时代；残联；会计档案；信息技术

DOI：10.12433/zgkjtz.20243525

会计档案管理主要是对会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料和证据进行管理，为组织机构节约运营成本，保证各项活动经费的规范化使用。因此，作为重要的财务工作内容，要不断加强残联会计档案工作的创新，建立完善有效的会计档案管理制度，并强化会计档案信息化管理机制，进一步提升残联的会计档案管理水平和效率，帮助残联会计档案资料的高效利用，发挥档案数据的共享价值。

一、信息化时代残联会计档案工作的转变

（一）全面应用电子发票

电子发票作为信息化时代的产物，已经凭借其统一发放的编码形式，在全国范围内形成了推广。因此，针对新时期的残联会计档案管理工作，可与税务机关电子发票平台形成对接，让税务局根据单位的实际情况分配发票号段，残联能够具备随时开具电子发票的资格，并形成对电子发票的系统自动化存储，促进我国电子发票的普及和应用。例如，漳州市残疾人康复教育中心在进行信息化转型过程中，已经逐渐用电子发票取代了纸质发票，可通过网络远程提供电子发票凭证，有效消除了纸质发票应用中易丢失、缺乏便捷性等方面的不足。同时，电子发票的应用能够增加会计管理中票据管理的便捷性，极大地降低财务任务的工作量，实现实时入账，是有效响应新时期下科学发展观的重要佐证。

（二）纸质档案资料电子化

随着我国新《会计档案管理办法》的出台，对会计档案进行了全新的定义，即单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。由此看出现阶段电子会计档案已经成为会计档案的主要存储方式，强调了电子会计档案的重要性。残联以往的会计档案多受到传统工作条件约束，以纸质档案的形成存在，不仅具有风化、损耗的存放风险，还会随着档案数据的增加，逐渐加大存放和管理难度，造成大量资源的浪费。而信息化时代形成的电子会计档案，能够借助信息技术，对纸质档案进行电子化转变，不仅可以实现无纸化绿色办公，还能够对会计档案信息进行全生命周期的管理，从分类、关联、保存、查阅等方面，保证会计档案工作的高效性，切实提升会计档案资料管理水平。

（三）信息化会计档案系统

信息时代背景下会计档案管理工作需进行信息化变革，并逐渐加强信息技术在会计管理中的应用。笔者单位建立的信息化会计档案管理系统，功能优势能够全面颠覆传统的会计档案管理模式，可充分满足现阶段残联会计档案管理的现实需求。其中，系统的电算化能够有效拓展会计档案的存储范围，形成对会计档案信息更加全面化的管理。系统中提供的各项智能化功能，如数据采集、资料查询、多终端服务等，均可帮助会计档案工作提升管理效率，并借助人工智能及大数据技术的应用，让会计档案系统在预决算、经济分析、效益评估等方面展现前所未有的应用效果。另外，系统针对会计档案中的各种数据核对资料，能够形成自动化的纠错，帮助相关人员更加精准地开展会计档案管理[1]。

二、信息化时代会计档案工作的不足

（一）会计档案管理信息化水平有待提升

针对现阶段的会计档案管理信息化，能够切实提升档案管理质量和效率，更好地为残联提供财务会计档案管理服务。但结合会计档案工作中的现状，可发现各地区的会计档案信息化程度存在着会计档案管理信息化水平不均衡的情况。部分单位对于会计档案管理信息化缺乏认知，未能认识到其重要性，惯于沿用传统的管理方法开展会计档案工作。还有部分地区未能建立专门的制度机制保证会计档案管理的信息化建设，导致基础设施建设不足，软件缺乏更新，难以真正彰显电子会计档案的优点。

（二）电子会计档案信息建设缺乏系统性

信息化背景下，不断加强对会计档案的信息化建设，能够为会计档案工作提供更加标准化、规范化、具体化的管理效果，建立信息化会计档案管理系统，并提供电子检索的服务功能，提高单位的办事效率。然而对比全国范围内电子会计档案工作情况，可发现部分单位的会计档案缺乏顶层设计，未能形成统一的会计档案标准，各单位的会计档案各自为政，未能设立统一的格式和标准，导致与其他机构合作或资源共享过程中，难以发挥会计档案的价值。

（三）会计档案管理人员综合素质不足

在会计档案工作信息化转型过程中，需要相关人员合理运用信息化手段进行科学的管控，进一步提升会计档案的利用效率，亦可避免会计档案的丢失。但实际工作中，部分人员的工作水平有待提升，主要体现为缺乏与时俱进的工作创新性，对于会计档案的信息化建设能力不足，相关人员只具备专业知识，但未能掌握信息化技术，导致会计档案管理信息化受阻。还有部分人员缺乏主动进行信息化转型的意识，仍旧在工作中沿用传统的管理手段，严重影响会计档案管理效率。另外，在转型的过程中，势必会造成部分管理人员配置及工作职能上的变化，这也让部分会计档案管理人员存在抵触情绪。

（四）缺乏会计档案管理制度及安全防护

新时期进行的会计档案工作，需根据国家的法律法规及社会需求进行管理信息化转型，过程中需制定相对完备的会计档案工作管理制度，促进单位会计档案工作的顺利开展。但部分单位未能结合自身的实际情况，进行系统化、差异化的会计档案信息化管理制度体系建设，且设定的管理制度缺乏科学、合理的依据，极大地影响着会计档案工作的有序开展。另外，部分单位的会计档案信息还缺乏安全性。信息化时代的开放性网络环境，增加了会计档案信息化建设中的安全风险，加之部分管理人员缺乏数据收集、储存和整理过程中的安全防护意识，将留下不同程度的安全隐患，影响会计档案工作的顺利开展。其中，由于某些单位会计档案资料的特殊性和保密性，会成为黑客或病毒攻击的对象；计算机系统故障或断电事故等突发事件，亦会引发安全问题，造成会计档案数据的丢失。

三、信息时代残联会计档案工作的创新举措

（一）加强会计档案工作的信息化程度

残联会计档案工作的创新，需不断提升会计档案管理的信息化水平，全面提高残联的会计档案工作信息化程度。其中，要形成自上而下的信息化管理理念，让残联的管理者和全体职工都能认识到会计档案管理信息化建设的重要性和必要性，并结合现阶段残联会计档案工作的实际需求，进行信息化建设。可制定会计档案信息化建设机制，保证残联会计档案工作的信息化转型与推进。机制中要包含内控制度的建设，借助定人定岗、权责一致的设计，保证会计档案管理工作的顺利开展。同时，要组织其他相关部门，辅助会计档案工作信息化的开展，并在实际应用中及时地发现和反馈问题。另外，残联还要加大对会计档案信息化建设的投入，加强财力和人力的投入，切实保障会计档案系统的先进性，并增强相关仪器设备的投入和引进，为会计档案管理信息化建设提供有效助力[2]。

此外，机制建设要保证残联会计档案管理理念的创新性，用以加强会计档案工作的信息化程度。一方面，残联的会计档案管理理念要发生本质上的转变，由于以往的会计档案多重视保管而轻视开发，现阶段的管理要保证档案资料的保管和开发利用同等重要，充分挖掘残联会计档案信息的价值，让其在各种决策中充分发挥作用；另一方面，残联会计档案管理要充分借助信息技术的优势特点，形成简便化、简约化的转变。要保证会计档案资料能够满足现阶段工作的实际需求，实现会计档案的现代化开发利用。同时，要保证会计档案管理的开放性，增强会计档案信息共享。

（二）规范会计档案信息化管理流程

新时代信息技术的不断成熟化发展，为残联的会计档案工作提供了较大的发展机遇。残联要积极地开展会计档案的信息化转型，并利用信息技术进行管理创新，进一步提升会计档案管理信息化水平。其中，要规范会计档案信息化管理流程，将其作为现阶段的创新工作要点，更好地满足会计档案管理诉求。具体的流程规范要点如下：

一是根据残联会计档案特征，完善会计档案信息收集规范，要保证档案信息收集的完整性和准确性，并设立相对明确的收集范围及步骤，利用会计档案管理系统，进行会计档案数据的收集，便于后续会计档案资料数据的利用。

二是设定规范化的会计档案信息化管理工作内容，要针对会计档案各工作环节进行细致设定，并注重细节的管控。确保各工作流程均按照规范化的制度要求，保证工作的有序进行[3]。

三是要设定明确的残联会计档案资料的格式，针对会计档案中的会计业务原始凭证、会计记账、会计账簿、会计报表等资料，要进行电子化的保存，便于后续进行综合性的对比和分析，发挥出会计档案的实用性价值。

（三）提高会计档案信息化管理安全性

信息化时代，残联需将会计档案管理信息化建设的安全性作为重点，切实避免信息化建设中存在的各种安全问题，充分发挥会计档案信息化的优势作用。其中，提高会计档案信息化管理安全性的举措如下：

一是加强对计算机网络安全及信息化转型建设安全的重视，由于现阶段网络环境相对开放，在各种信息技术的运用中，常会造成一系列不必要的资料安全问题。若缺乏对会计档案管理信息化中安全性的重视，将极有可能造成残联会计档案数据信息的泄露或丢失，严重影响工作的顺利开展，或造成残联财产或名誉上的损失。因此，要保证残联对会计档案管理信息化的重视，确保会计档案资料数据的完整性。

二是积极引入先进的保障措施，保证残联会计档案的安全。计算机设备是会计档案的主要载体，需提升计算机硬件设备的性能，并优化计算机的软件系统，进行有效的更新和升级，方能为会计档案管理信息化提供良好的系统环境，杜绝各种系统安全风险的产生。为增加残联会计档案管理的保密性，可对设备进行多层加密，提升存储设备的安全等级，并对残联内部系统设备进行访问权限设置，避免造成会计档案信息安全问题。

三是要加强会计档案管理工作环境的管理，保证会计档案服务器存放在温湿适宜、干净整洁的环境中，避免环境对会计档案设备产生不良影响。要着重加强对会计档案的储存和备份，可采用磁盘备份和云备份的双重备份方式，避免由于设备问题造成档案数据遗失。

四是要建立良好的安全工作意识，严格落实残联制定的会计档案信息安全管理相关条例，并保证人员操作的规范性和合规性，避免出现由于人为因素引发的安全问题。

五是加强对残联内部计算机系统的病毒查杀工作。可在结构组织内部计算机上进行防火墙和杀毒软件的安装，切实提升会计档案系统访问、查阅、存储等设备的安全性，避免病毒或木马等对会计档案信息的盗取或篡改[4]。

（四）提升会计档案工作人员的综合素质

信息时代残联的会计档案工作需要进行信息化转型，需不断提升会计档案工作人员的综合素质，让其能够利用信息技术，提升会计档案工作效率，强化档案管理质量，构建高质量的会计档案管理体系。其中，对会计档案工作人员的管理要求如下：

一是全面加强会计档案人员的信息化认知。让其能够了解现阶段残联会计档案的需求，并能够积极地响应国家关于《会计档案管理办法》中的相关规范要求，进行针对性的创新管理。

二是要加强工作人员的思想建设，对人员进行思政教育引导，全面开展参观学习和警示教育等，有效提升会计档案工作人员的职业素养，让其能够在会计档案管理岗位上尽职尽责、廉洁奉公。

三是加强工作人员的信息技能培训。让其能够具备专业化的从业水平，学习和掌握与时俱进的信息化技能。例如，可开展电算化、会计信息化、财务知识等方面的专业知识培养，强化会计档案及财务数据等方面知识掌握的同时，还能够提升其信息技术水平，在实际工作中科学的使用信息技术，熟练地运用会计档案管理系统[5]。

四是为企业不断引进高质量的复合型人才，使其能够运用自身专业技能，推动会计档案信息化建设。

四、结语

综上所述，新时代背景下残联会计档案工作创新，要依赖于会计档案信息化管理系统的建立，用以提升现阶段的会计档案工作效率和质量。要充分借助信息技术进行会计档案转型，转换会计档案工作模式，发挥会计档案的最大效能。其中，要不断加强信息化机制的建设，加强人才的培育和引进，规范电子会计档案的管理流程，提升会计档案的安全性，进一步推动残联会计档案现代化发展进程。

参考文献：

[1]顾小雨.新形势下事业单位会计档案管理发展探究[J].办公室业务，2024（14）：83-85.

[2]王敏.信息化背景下行政事业单位会计档案管理探析[J].黑龙江档案，2023（04）：78-80.

[3]屠淑颖.行政事业单位会计档案管理电子化思考[J].行政事业资产与财务，2023（13）：84-86.

[4]皮晓宇.新时期事业单位会计档案管理现状与改进探讨[J].齐鲁珠坛，2023（02）：9-11.

[5]段卫.事业单位会计档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外，2022（21）：51-53.

（作者单位：漳州市残疾人康复教育中心 ）