数字化赋能高职院校档案建设策略研究

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.037

［摘 要］高职院校档案系统作为助推整个院校信息建设与服务运行的重要载体，要及时完善和升级档案管理的信息化建设工作，提高对人才培养和科研项目推动的效果。文章围绕数字赋能档案管理的逻辑主线，论述数字化赋能高职院校档案建设的现实意义，分析数字化赋能高职院校档案建设的现实困境，提出数字化赋能高职院校档案建设策略。

［关键词］数字化；高职院校；档案建设

［中图分类号］G27文献标志码：A

高职院校是培养人才和各类高端技术的汇集地，承担着人力资源档案和各类信息技术档案管理工作^［1］。

在传统的档案管理模式下，由于设备、理念、技术、人员等现实因素的影响，高职院校档案管理存在着服务效率低下、信息安全性得不到充分保障等问题。以数字化赋能高职院校档案建设，能够提高高职院校档案工作效率，创新服务模式，增加社会效益，提高安全系数，充分发挥数字档案资源的效能，促使高职院校档案在信息共享、服务全局、服务社会、服务师生等方面发挥更大的作用。

1 数字化赋能高职院校档案建设的现实意义

1.1 创新档案服务模式，提高档案质量

时代和技术的发展推动了高职院校档案管理对象由重实物向重电子的转变，以及档案的被动式服务向主动式的服务转变^［2］。依托大数据和人工智能等技术，现阶段高职院校档案数字化建设，能够将OCR识别、全文检索、在线预览、批量导入、电子签章、人脸识别、遮盖打印、档案建设等功能引入高职院校档案管理模式，聚合离散档案数据源，在线上提供跨省通办、省内通办远程查档、智能语音电话等服务，为更好地满足高职院校教职工、高职院校学生多元化档案服务需求搭建更快捷的平台；并能够在系统中建立专题，发掘档案深度价值，实现“文档—档案—知识”的闭环。比如，可以围绕文档、档案资源，将档案资源的显性知识结构化，加强对知识的利用。再如，可通过系统对科研档案、学生档案等档案资源进行批量高清处理，包括字迹加深、印章重描、污迹处理、衬托背景色等，提高电子档案的质量。

1.2 有效解决档案工作现实问题，助力高校档案管理现代化发展

高职院校在日常公文、会议、科研、各类教学活动、人才培养、学生管理等场景中会产生大量的档案，这些档案种类众多、分散各院系，尤其是教学、科研等资料，使用频率高，靠人工服务难满足其需求^［3］。而随着业务量逐年递增，高职院校档案的数量也会大幅增加，存放空间捉襟见肘，有效的实体空间难以承载海量的档案资源。数字化档案建设则为解决以上问题提供了有效路径，其中，诸如智慧档案管理系统、档案数字化加工系统等数字化系统，提供了多种系统集成方式，能够打通不同学院之间的档案系统，统一收集不同职能部门、不同院系、不同系统的档案，支持档案在线、离线收集，档案自由流通，通过扫描仪、文档系统等多种载体，解决单据扫描速度慢、卡纸、图像不清晰等问题，批量清晰导入各部门档案系统，全面、实时收集高校档案；提供电子文件单轨制、电子档案单套制和双套制的全生命周期管理系统，实现档案收集、档案编目、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案统计、档案编研和档案利用等九大基础业务，支持模糊检索、条件检索、全文检索、智能检索、智能推荐和知识图谱等一站式检索，灵活定义档案门类，促使档案的搜索、浏览、借用更便捷；同时还能够按照预先设置好处理规则，对档案案卷利用卷次、利用人次、档案利用率（卷次/总卷数）、档案复印（打印）页数等情况进行统计，自动生成统计报表，提前对远程预约、学位网和邮箱中的核查任务进行梳理、记录，自动通过流程驱动流转，支持图形化工作报表。比如，高职院校档案系统能够对零乱和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列、编号、目录编制等，组成有序体系的过程；还能够将纸质档案转化为电子档案，实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理，形成自动归档、防篡改、查询快、权限严密、不受时间空间的限制等优势，节省占地空间，减少打印、归档管理以及人力成本。

2 数字化赋能高职院校档案建设的现实困境

2.1 目标不明确，缺乏顶层设计

数字化赋能，其重点在于数字工具与具体业务的同频共振^［4］。这就意味着数字化转型不再是数字技术与工具的简单叠加，将手动流程替换为数字化流程，而是用数字技术和设备驱动高职院校档案业务成长与变革，应对来自内外部的各种威胁、风险，实现高职院校档案业务效率提升、服务模式优化、资源优化配置的变革。场景是综合描述特定时间、空间、人物和事件等所構成的统一体。场景模糊和场景泛化是数字化赋能高职院校档案建设的常见问题。从数字化转型情况来看，有的高职院校档案建设的数字化转型缺乏顶层设计，转型价值目标不清晰，缺乏清晰的战略目标，没有具体明确的业务场景，忽视了高职院校档案建设的实际需求与业务范围；且创新性不够强，跟风现象较为严重，不考虑实际需求而盲目地引入先进信息系统，一些配套机制、设备等要素难以适应高职院校档案数字化转型的一系列深刻变革。有的高职院校档案数字化转型还存在不平衡不充分问题，具体表现为孤立活动、单点软件解决方案居多，建而未连、连而不通、通而不畅，导致出现投入大于产生、数据工具与实际业务不相匹配等现象。

2.2 多主体协同创新合力不足

传统管理理念下的高职院校档案建设工作，具有“规定性、稳定性、内敛性”特征，在高职院校档案人才建设中体现为人才结构固定但不流动、人才素质专业但不全能。不可否认的是，这种人员管理机制能够依托高职院校档案人才在工作经历上的丰富经验，在一定程度上促进高职院校档案管理朝着更为专业的方向发展。但是也容易限制高职院校档案管理人员的流动，促使高职院校档案建设丧失应有的活力，这并不符合数字赋能的条件。因为，无论是智能化解决方案的生成，还是数字化运营体系的形成，都依赖高职院校档案建设决策者和其他利益相关方的协同。所以，如果高职院校档案建设工作不注重人员能力建设，存在多主体协同创新合力不足的问题，就难以推动高职院校档案建设工作的深化开展。

2.3 数字化基础设施建设进程缓慢

当前，高职院校档案建设呈现业务需求变化快、专业特性愈加明显、功能要素品类多的特点，传统按部门、按业务搭建的“表象式”“烟囱式”数字化管理模式难以匹配当下繁杂的高职院校档案业务，必须构建灵活联通和协作高效的基础设施体系。实际情况是，部分高职院校档案业务数字化基础设施建设进程缓慢，硬件设备不足或设备落后过时未及时更新、升级，在文件收集、档案管理、档案利用、档案统计等业务需求上适应能力弱，且自身的维护能力明显滞后，无法形成内部的“数据生态”。这就为数字技术和设备应有功能的发挥埋下了隐患，容易因为数据壁垒、流程壁垒等现实问题，产生一系列强大阻力。

2.4 数字化服务相对保守

一些高职院校档案的信息技术服务起步较晚，为尽可能减少试错成本，其数字化建设相对保守，具体表现为以下两个方面。一是前瞻布局缺失。由于缺乏成熟方法论指导、成功案例参考，再加上专业化分工发展模式的影响，部分高职院校档案数字化建设往往借助数字工具提升档案管理业务的规范性和效率，欠缺对档案管理数字化业务数量和质量的考量，较少聚焦加速高职院校档案模式重构和服务创新，难以响应新时代高职院校档案服务的发展要求。二是价值效益不明显。部分高职院校档案建设虽然进行了数字化转型，但是在整体规模和发展质量上差强人意，仅有较少的部分达到标准化水平，难以获得良好的技术赋能效果。

3 数字化赋能高职院校档案建设的实践策略

3.1 明确思路，推进顶层设计

面对数字工具的迭代更新与数字管理模式的蓬勃发展，高职院校既要以生态思维重新思考档案的数字化转型，运用生态学思维和方法综合考虑高职院校档案数字化转型的整体规划，追求人、技术、设备、业务的协同进化、和谐发展，全面创新高职院校档案建设工作的发展理念、配套设施、运营模式、人才结构、组织结构等全生态体系，尤其是要强调制度和机制的适配，推进数字化工具向高职院校档案建设的前后端各环节拓展，提升全要素配置率。同时，也要加强数字化转型的顶层设计，遵从需求分析、架构设计、具体实施、机制保障层次性发展的数字化转型思路，即探索高职院校档案建设的创新红利与后发优势，挖掘需求与定义场景、规划实践路径，在形成统一的方法路径的基础上，对高职院校档案数字化建设的流程、范式等要素作出适应性调整，突出领域特点、形成特色。

3.2 汇聚多元辅助性主体，努力提升“数治”能力

高职院校档案建设的数字化转型，离不开数据资源与技术设备的支撑，而人才正是创造和应用数据资源、技术设备的应然主体^［5］。只有高职院校档案人才具有适应新时代数字档案工作需求的数字素养，科创企业、高校师生、档案管理人员等主体形成自发协同的主体自觉，才有可能实现整体建设与局部建设功能的一致性，推进实现数字赋能。因此，既要促进各主体平等协作，发挥科技社群在高职院校档案技术建设、设备建设、思维建设、模式建设等方面的技术优势，为高职院校档案建设提供案例参考、设备支撑以及数据、算法和算力支持；发挥高职院校档案管理机构、高校师生在高职院校档案数字治理中的人才资源，合理有效使用各种数字化档案管理设备，积极为高职院校档案建设出谋划策，促使高职院校档案建设持久创新活力。另外，还要围绕“体验性—常识性—理论性—探究性”的学习规律，循序渐进地设计开发高职院校档案人才实践性知识培养的教育培养内容，围绕高职院校档案数字化建设所需的知识、技能，有计划地安排其参加社会实践和挂职锻炼。采取跟班学习、轮流讲学、以干代学等方式，加强数字课程开发，建立档案数字素养实训基地，开设各类线上培训班，开展档案数字化管理技能培训，拓宽档案人才知识面。

3.3 加强基础设施建设，夯实发展基础

首先，积极推动高职院校档案数字化平台转型升级。充分依托高职院校档案领域数字化发展优势，围绕高职院校档案数字化转型全生命周期，以高赋能、全覆盖为要求，聚焦高职院校档案信息系统、安防系统、录入系统、应急系统等各个业务节点，为高职院校档案建设提供数据应用、联动支持。比如，可建构跨部门信息共享平台，有效地统一文书档案和专业档案管理，实现文书档案和专业档案在收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、库房管理等方面的高效管理。围绕数据、场景、系统，以数字空间、实体空间为发力点，完善智能安防、资料录入、信息反馈、公共服务等设备，引入物体全域标识、大数据、时空AI等技术，开展运行感知、态势推演等数字活动，实现高职院校档案的主动服务、减负增效。

3.4 开辟数字化新领域，释放数字化赋能效能

组合式的数字化技术和设备能助力高职院校档案建设创新发展，孕育着重大技术和功能突破，为高职院校档案建设提升适应性、实现高质量发展提供了更加丰富的手段。显然，数字赋能高职院校档案建设不仅在于推进其现有管理模式转型升级，更重要的是利用具有万物互联、虚实映射、智能协同、开放共享等特征的数字化工具，开拓高职院校档案建设新场景，驱动高职院校档案建设工作科技进步和服务发展。因此，面向各类人群个性化、多层次的后勤服务需求，要有超前思维，以满足实际需求为导向，主动研究事关高职院校档案建设的前瞻性、关键性问题，找出高职院校档案建设的核心业务、一般业务的痛点难点，学习其他院校档案管理部门在数字化转型上的先进经验，密切关注高职院校档案数字化发展领域趋势。在此基础上，坚持场景牵引、急用先行的原则，利用知识图谱、智能算法、数据分析、AI模型、云服务等技术，重新定义高职院校档案建设工作，探索推行智慧决策、“一站式”办理、数据驱动、移动监管等灵活管理模式，加快形成需求精准响应、态势全面感知、要素精准表达、服务均衡惠及的数字高职院校档案管理新模式，形成高职院校档案工作的技术优势。

4 结语

利用数字化技术与工具推进高职院校档案建设，能够创新档案服务模式、提高档案利用便捷性，为更好满足高职院校教职工、高职院校学生多元化档案服务需求搭建更快捷的平台；还可以有效解决高职院校档案工作中各种现实问题，以新技术、新思维和新设备助力高校档案管理现代化发展。现阶段，针对数字化赋能高职院校档案建设的现实困境，应当通过明确思路、推进顶层设计，汇聚多元辅助性主体、努力提升“数治”能力，加强基础设施建设、夯实发展基础，开辟数字化新领域、释放数字化赋能效能等措施，助力数字化赋能高职院校档案建设。

参考文献

［1］张阿敏. “双高建设”背景下高职院校档案数字化安全管理问题及其对策研究［J］. 兰台内外，2023（4）：10-12.

［2］周海澎，陈业佳，马成. 基于大数据的高职院校档案信息化建设路径选择［J］. 河北软件职业技术学院学报，2022，24（3）：74-76.

［3］丁靖. 顺应媒体融合发展 构建档案数字化建设新格局——论全媒體时代高职院校档案工作的挑战和机遇［J］. 办公室业务，2022（4）：57-58.

［4］颜丽琼. 浅论科研档案在高职院校学科建设发展中的作用——以湖南财经工业职业技术学院为例［J］. 兰台内外，2022（3）：14-16.

［5］王琴. “互联网+”视域下高职院校档案信息化建设路径探析［J］. 甘肃科技，2021，37（20）：101-103.

［作者简介］徐姗姗，女，河南新乡人，新乡职业技术学院，馆员，本科，研究方向：档案。