数字化时代机关档案管理信息化建设

牛丽

摘 要：数字化时代在提升档案信息化效能的同时，对档案信息化管理能力建设提出了更高的要求。对于机关事业单位来说，档案管理面临着管理对象、管理能力、管理职能转型不够的问题和困境。面对新的技术变革大潮，本文认为要在建设符合实际的信息化管理系统、构建完善的信息化管理体系、严把档案数字化建设质量关上下功夫，推动档案治理能力的提升，以职能和手段的转型推动机关档案管理信息化高质量发展。

关键词：大数据；机关档案；信息化建设

近年来，以互联网+、区块链等为代表的数字化技术兴起，使社会管理的方式发生了变革，也改变了人民的生产生活方式，推动了社会进步。数字化技术提升了机关档案信息化建设的水平和层次，2023年2月27日，中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》，为档案数字化建设指明了方向。面对新的发展业态和形势，机关事业单位应着眼于档案事业发展的前沿，积极适应数字化的时代潮流，推动机关档案信息化提档升级，以档案的高质量发展带动业务提升。

1 数字化时代档案信息化的新特征

1.1 工作效率大幅度提升

以人工为主要模式的传统档案管理体制，工作效率低、出错率高、工作人员压力大，已不适应现代社会的发展。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。数字化时代首先带来了管理模式的转变，档案管理的面向由物理空间转向数字空间、虚拟空间转变，管理的对象由纸质形式转变了数字载体，从根本上改变了档案管理的静态空间，倒逼管理者向现代化的管理模式转型。其次，数字化使档案管理的空间无线放大、突破了传统档案室的限制，档案存量得到提升，档案管理的外延扩大，使得海量的档案数据得以安全保管。通过信息管理系统，档案管理的流程实现了一键式操作，从档案的收集、归档到查询利用都得到了简化，档案管理工作效率大幅提升，安全性得到有效保障，减轻了档案工作者的负担，提升了档案管理的准确性和精准性。

1.2 资源共享大幅度提升

传统档案管理中档案的查询利用流程化较多，需要纸质的同意授权书，工作人员要逐一进行查找翻阅，工作内容复杂且效率不高，许多信息由于查找困难而未能发挥作用，影响了整体工作成效。数字化技术使不同的档案类型分门别类存储在系统中，实现了档案管理的系统化、规范化和科学化。在查询上，管理者在数据管理系统中对查询人员给予权限授权，只要得到授权的账户，就能够在海量的数据库中查询所需要的内容，数据查询变得简单快捷准确。同时，数字化突破了时空和存储限制，云计算等技术使得档案数据湖成为可能，只要经过授权，不同单位的人员可以实时查询所需海量信息，突破了时空壁垒，实现资源的互联和共享利用，档案的价值得到彰显。

1.3 档案安全大幅度提升

传统档案管理是以纸质档案的库房管理为主，档案库房的温湿度条件、安全条件决定了档案保管程度，许多档案资源由于保管不当造成了损害。同时，传统的档案传递依靠人工或者邮政系统，耗时长，容易受突发事件影响，引起各种事故，比如档案的丢失、损坏或者泄密，造成不可挽回的损失。《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）对档案信息安全提出了明确要求，数字化技术的应用给档案信息安全带来了新的技术保障，提升了档案保管的安全性。区块链技术的应用，能够使档案存储在固定空间中，而且解决了档案数据被篡改的难题，一旦档案资料进入区块链条中，数据将无法更改，确保了档案数据的真实性。

2 数字化时代机关档案信息化建设的不足

2.1 管理对象转型不够

在服务型政府和建设数字中国的引领下，经过十多年的发展，机关档案信息化建设已经迈出了坚实步伐。存量档案已基本实现数字化，档案管理的数字空间已成形，但是对于管理者来说，数据管理的思维依然缺失，提起档案管理首先想到的是建设档案实体库房，忽略电子文件构成的数字空间是数字时代最显著的特征，档案管理的主体已从纸质档案转为数字档案。《机关档案管理规定》中指出：机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。实现这一目标，需要依靠人们对档案理念的深化和认识，逐步加深对档案转型升级的认同，以新的思想理念更新推动档案保管对象的转移。

2.2 管理能力转型不够

数字化技术带来档案应用场景的转变，运用AR技术，通过计算机系统提供的信息增加用户对现实世界感知技术，将虚拟的信息应用到真实世界[1]，使得档案内容能够以更加丰富的手段展现出来。技术赋能带给了档案管理工作更多思考和问题，需要更多的思路、方式、能力去理解档案工作。传统的环境下档案管理重点在于对文本的研究、分析、阐释，而当前数据类型发生根本性转变。有的机关单位图纸档案出现了三维类型，如果依靠原来的管理模式，无法对这些新模式进行有效利用，需要同步提升档案治理能力。因而，未来档案管理的趋势向着模拟业态、三维模块转变，需要同步提升档案管理的能力，更好地适应时代发展要求。

2.3 管理职能转型不够

新形势下机关单位如何利用大数据进行资源的有效整合和利用，進而更好地服务于数字中国建设，这方面机关档案管理仍处于摸索阶段。同时，数字化环境下档案管理的方式、档案手段的更新、档案人员的整体素质都提出了更高的要求，只有完备的支撑要素才能更好适应管理对象的转变。但是，目前数字化管理不论是从档案的录入、系统建设，还是数据库维护、技术支撑等方面，机关事业单位大多都采用外包的方式，本单位缺乏自主开发和维护的能力。这需要对档案数据管理加强顶层的设计和规划，更新档案管理体制建设，形成一整套的数据化建设思路和措施，更好地释放数据化管理的潜能。

3 数字化时代机关档案信息化建设的创新路径

3.1 系统建设：建设符合实际的信息化管理系统

3.1.1打造安全使用的数据化管理系统。目前市场上的档案管理软件纷繁复杂，档案信息管理系统要按照《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）进行选择，还要确保单位其他业务系统，如OA系统、人事管理系统等在应用系统中能够实现兼容。通过构建独立的信息系统建构模式，档案管理系统在电子数据和文件归档时，能够按照档案分类、归档范围、整理要求和保管期限以固定的模式嵌入到其他业务系统管理中，电子档案信息按固定模式规范化地自动收集存储，也为信息系统建设提供了路径选择。

3.1.2实现系统内档案信息的有限度共享。数字化环境下，机关单位推动信息化建设的初衷是实现档案信息的高效利用，充分发挥档案的独特价值。这就需要以信息技术搭建档案信息共享平台，通过内部分配权限账号，确定成员能够有限度查询系统内档案资源。对于有二级单位的机关来说，档案信息化建设应着眼于内部信息的互联互通，进行统一的顶层设计，通过局域网或者加密通道对已归档文件开展查询、利用，实现档案系统的互联互通，更好地提升工作效率。

3.1.3加强档案信息化安全。随着新技术的不断涌现，传统防护技术面临着巨大的压力。安全是档案管理的红线。针对机关事业单位档案信息网络安全问题，主要防护模式有：一是加强局域网共享安全机制建设。档案信息管理网络与互联网隔离，用户实行实名制授权，从档案产生到移交、查询、利用等环节，实行信息化操作，系统自动记录用户访问痕迹、借阅记录，确保有据可查。二是打造网络云平台。此种方式主要通过互联网实现共享的模式，以云计算技术为依托，通过“对称加密”“嵌入式非标准编码解码器”等技术，实现档案数据的點对点传递。同时，也需要对云平台加装加密软件、防水墙、防火墙等。安全软件要应用最新的数据技术并及时更新升级，确保存储过程的信息安全。

3.2 要素建设：构建完善的信息化管理体系

3.2.1完善档案信息制度体系建设。以制度建设为引领推动信息建设提档升级是新时代机关档案工作的必然要求。《机关档案管理规定》中明确：机关应当建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。因此，要建立以主要负责同志为组长的领导小组，统筹推进机关档案数据化建设。结合实际建立信息化建设的长远规划，主要包括目标、路径、保障等，做到任务明确、措施有力，使信息化工作有章可循、有法可依。要按照“科学规划，持续投入，分步实施”的工作思路，统一思想、提高认识，增强档案工作人员抓好档案信息化工作的责任感和紧迫感。将档案数字化工作列为每年重点工作来抓，形成责任明确、分工协作、齐抓共管的良好格局。制定“推进数字档案室建设的规划”“档案信息化操作指南”等配套的规章制度，对档案信息化建设标准规范、数字档案的验收流程和安全管理做出统一部署和要求。

3.2.2完善信息化档案管理过程优化。强化过程管理是推动信息化高效推进的必要手段。信息化建设涉及档案的调取、录入、查阅、保密等方面，完善信息化管理的业务流程和标准技术，对电子档案管理的环节和步骤进行流程管控，实现档案的安全性与完整性。通过制度建设对文件材料的收集、整理、立卷、归档等重要环节作出严格规定，切实加强对归档文件材料收集和鉴定工作的监督、检查和管理。同时，定期对档案信息进行核查对标，及时补充新的档案文件和信息资源，提升档案信息化建设准确度和有效性。要及时掌握信息化建设过程中出现的问题，明确产生的原因，加强人员之间的协调配合，提高档案信息化管理工作的精准度。

3.2.3加强考核机制建设。要将档案工作纳入全年单位重点工作，与机关其他工作同部署、同组织、同考核。要定期采取集中培训、会议座谈等方式和手段，学习信息化前沿理论，教育引导干部职工充分认识档案工作的重要性，明晰档案工作发展方向，提高档案管理能力。要将年度信息化建设的推进情况作为个人考核的重要内容，以考核促进能力和工作提升，推动机关档案信息化有序推进。

3.3 质量建设：严把档案数字化建设“质量关”

3.3.1以数据质量为根本，坚持严格质检。按照《档案保管外包服务管理规范》（DA/T 67-2017）规定，落实档案数据务必精准的工作要求。实行数字化加工公司自检、第三方质检公司全检、单位抽检的“三检”流程。目前，有的单位已经引入“质检单机”终验智能模式，将数据质检功能植入单机电脑，数据经单机电脑自动检测后予以接收，在全面“人防”的前提下创造性解决了“技防”问题，为数据质检提供了新的路径。要制定抽检合格率，对抽检合格率不达标的要求进行返工整改，提升规范化水平。要对机关单位涉及的重大决策、重大活动、重大项目、民生事项等档案实行重点检查，检查面尽可能达到全覆盖。

3.3.2建立健全档案数字化标准规范。一是按照《“十四五”全国档案事业发展规划》有关加强电子文件归档和电子档案移交接收的要求，全面规范档案出入库、分件、著录、扫描、装订等数字化加工等工作。研究制定各门类档案数字化技术标准及要求，制定移交介质内档案数据组织规则、全文及目录数据存储详细规则等数据标准，真正做到抓标准促业务，以标准化带动档案数据规范化。二是严格归档流程。档案管理者要遵守档案归档流程、数字化准入规则，推动每个环节都符合质量标准化建设要求，提升归档科学化水平。三是落实安全巡检机制。结合档案信息建设的实际情况，每季度定期对单位的信息安全进行巡检，重点检查以往未达标内容及当季专项信息安全工作。根据检查情况，对每个部门的档案信息安全情况进行分类管理，对于重点安全问题要求单位及时查明原因并整改，对于长期复杂性的安全问题要求制定切实可行的整改方案。四是加强结果运用。通过优化管理、增加相应的软硬件设备，管控过程风险。加强各环节的监督检查，对发现的问题及时退回修改，工作人员要对档案管理审核工作负全责，确保归档数据质量。

3.3.3加强信息化人才培养力度。加快信息化建设，人才是关键。当前，各级机关普遍存在人少事多，专业信息化人才短缺的矛盾，因此必须充分认清信息化人才培养的重要性、紧迫性、长期性，不断优化人才队伍结构、改善人才培养制度[2]。注重招才引智，努力引入水平高、能力强的信息化人才；搞好现有信息化人才资源的优化重组和整合，把“好钢用在刀刃上”，做到“用其长、避其短”；加强与高校的交流合作，建立信息化人才培养的大方向、大框架，做到“引入一批、培养一批、成才一批”，防止人才流失。大力开展计算机应用培训，注重“以点带面、形成一片”，发挥好传帮带的作用，为信息化建设不断发展提供强大的人力智力支撑[3]。

参考文献

[1]陈耀华，陈琳.新一代信息技术促进更高层次教育公平研究[J].《现代教育技术》，2013（11）：15.

[2][3]李冯坤，等.提升审计项目审计组织方式“两统筹”管理水平[J].《审计月刊》，2022（11）：15.

作者简介：牛丽（1973— ），山东省德州生态环境监测中心综合室主任、副研究馆员，研究方向：档案管理。