共建共享视域下档案数字化管理现状及优化路径分析

摘 要：随着信息技术的不断发展，各行各业进入大数据时代，共建共享理念逐渐深入人心，档案工作从传统以纸质文件为主的实体管理模式转变为以电子档案为主的数字管理模式，档案数据量呈几何级增长。在此背景下，档案主管部门紧跟时代潮流，充分结合数字化信息技术优势，尽快实现“存量数字化，增量电子化”，是当今面临的重要挑战。本文围绕共建共享视域下档案数字化管理存在问题及优化路径展开分析，对体系建设、安全建设、人才建设、设施建设提出改进方法，以期为加快档案数字化步伐提供决策参考。

关键词：共建共享；信息技术；档案数字化

在当下，档案数字化加工工作在各行各业正如火如荼地开展。虽然整体数字化率不断提升，但硬件设备缺乏、技术力量不足、人员水平较差、安全性能较低等问题仍频频出现。如何高效完成大量纸质档案数字化转型，提高数字化成果质量，有效规避外包流程中的风险，为实现广大地域内档案资源共建共享提供数据基础，是今后档案事业发展的重中之重。

1 共建共享视域下档案数字化管理优势

1.1 满足海量数据存储需求

在共建共享视域下，档案数据呈几何级速度增长，并涵盖大量结构化与非结构化信息内容，数据高效整合、科学规范管理、共建共享利用需求不断增长。传统档案管理模式以纸质形态存储、人工查档服务为特征，效率低下，安全风险高，难以全面发揮档案利用价值。随着大数据、云计算、计算机网络等现代新兴技术的普遍应用，档案馆藏存量实现数字化、增量文件实现电子化，在一定程度上缓解了档案数据信息膨胀的问题，进一步拓宽了资源利用新路径，进而实现高质量创新性发展。

1.2 强化抵抗多方风险能力

传统档案多为纸质实体，极易导致纸张风化、腐蚀、损坏、丢失，一旦遇到火灾、洪涝、地震等灾害，造成不可逆伤害。档案实现数字化存储，通过机房管理及异地、异质备份，不仅节约管理成本，而且在一定程度上提升档案数据安全性与管理便捷性，使其不会因为外界因素造成大范围损毁和丢失，进而为档案事业的稳步发展奠定了安全基础。

1.3 提升资源共建共享水平

数字化档案管理是发挥档案利用价值，更好满足全社会档案需求的重要技术手段。通过新时代云技术与计算机网络，在优化档案数字化资源管理模式的同时，促进档案数据有序整合、检索模式更加灵活、管理范围不断扩大、利用工作更加高效，在一定程度上满足用户的个性化需求，为社会提供优质档案服务空间，为实现资源共享奠定了基础。

2 共建共享视域下档案数字化管理工作的现状

2.1 档案管理体系仍需优化

一是认识程度不够。档案主管单位或者上级部门未意识到档案数字化的重要性，思想上仍停留在传统档案管理层面。认为档案工作仅仅是将纸质文件整理好、保管好即可，没有将数字化工作放在重点位置、主要任务去抓，使得在资金、人员、政策资源配置上没有给予合理支持，导致数字化工作难以开展。二是管理制度落后。部分档案主管单位受传统模式禁锢较深，档案管理理念相对陈旧[1]，过于重视档案的基础管理工作，缺乏以数字技术提高管理效率的意识。数字化加工工作在档案整理、加工流程、安全防护、信息流转、数据录入、资源利用等方面缺少严谨规范的制度，严重影响了档案管理数字化改革。三是缺少统筹规划。大多数字化工作由档案部门的管理科或者信息科负责，没有设置数字化管理领导机构，职责界定不清晰、任务细化不精确、任务落实不到位的现象较为明显。同时对理解和把握行业顶层设计层面档案数字化工作的新要求和重点注意事项不够，导致数字化工作的实效性处于较低状态，整体尚未建立科学合理、行之有效的运行机制[2]。

2.2 档案信息安全难以保障

一是外包公司选择不到位。大多单位在决定数字化加工外包公司之前，并未对其进行充分的市场调研，对该公司加工能力、保密资质、人员配置、市场口碑了解不够。导致在数字化过程中著录错误、关联错误、遗漏扫描、元数据丢失、拼接缺损等错误出现率较高，甚至会由于人为因素造成信息泄露、文件损毁、数据丢失等不可逆伤害，在修改流程中需在时间和人工成本上付出巨大代价。二是安全防护工作不到位。大多档案主管单位均已建成档案管理利用平台，但是没有配套的网络审计、漏洞扫描、安全网关等硬件设备与防火墙、杀毒软件、访问限制、人员管理等安全防护措施。同时，在安全保障、机房巡检、应急演练、“八防”标准执行等方面的检查工作不规范、不到位，极易造成档案数据损坏、丢失、被窃等风险。三是档案数据备份不到位。馆藏档案资源总体数量与日俱增且只增不减，档案信息备份没有做到与时俱进，异地备份、异质备份工作开展周期较长，在一定程度上增大了由于突发性自然灾害、不可逆人为损害等因素造成数据丢失、损坏的风险。

2.3 专业档案人才严重缺乏

一是工作人员年龄普遍较大，学历较低，理论基础底子薄，且在部分企事业单位档案员往往是身兼数职，流动性较大，对于数字化技术了解甚少，相关工作无法有效开展。二是相关人员受传统模式影响较大，思维较为固化，创新意识淡薄，在实际业务开展过程中依然采用落后的工作方法，无法满足大数据背景下档案管理及共建共享实际需求。三是部门单位缺乏对档案管理人员的技术培训，未能高度重视人才培养工作，拓展培养路径方式较为单一，不能够对数字档案进行有效加工、管理和创新，影响了档案数字化工作的有效开展。

2.4 加工技术设备较为落后

目前，数字档案馆建设仍处于初级阶段。技术不够全面，缺少配套的硬件设备，上级部门对档案数字化建设、信息化管理工作的财政资金支持不够，专业化、高端化设备投入较少，使用率较低。管理系统平台的优化升级力度不够，导致兼容性不强，管理系统无法发挥科学性、高效性、合理性优势，无法与其他部门单位系统实现互联互通，共建共享工作难以开展，在一定程度上影响了档案数字化建设的进程。部分单位在系统研发初期，没有进行深度调研，相关系统功能开发与本单位实际数字化业务需求不匹配，采购的基础设施不配套、不合理、衔接难，无法发挥先进信息化技术优势，所以虽然建成了较为完善的数字化管理系统，但是管理模式仍然停留在较为传统的水平，造成资源浪费。

3 共建共享视域下档案数字化管理工作优化路径分析

3.1 不断完善档案配套管理协作机制

3.1.1强化数字化意识。部门领导及档案管理人员要牢固树立信息化发展建设理念，充分意识到数字化管理是必然发展趋势，积极转变传统理念，深入学习剖析数字化管理相关标准及内容，不断创新与完善新发展理念，加大现代科学技术实践力度，保障其与档案管理工作有效融合，进而推进全要素、全流程档案管理信息化体系[3]。

3.1.2制定数字化制度。要不断强化档案数字化履职工作，全面提升责任意识，进一步明确本地域本行业档案数字化相关法规制度，出台具有行业特征、符合单位发展规划、可指导具体业务的标准文件，例如“涉密数据管理制度”“档案保密制度”“数字化安全管理制度”“电子档案管理标准”等，明确基本要求，形成强有力的指导体系，推动数字化全流程工作有法可依、有章可循。

3.1.3加强建设领导。要成立档案数字化建设工作领导小组，可由部门主要领导担任组长，分管领导担任副组长，信息技术科或者管理利用科的人员作为组员。同时可邀请上级分管领导、档案行业数字化专家、高校教授作为专委顾问，负责统一领导档案数字化工作，进一步明确行业工作总目标、方法步骤和工作要求，落实责任分工，形成“主管领导亲自抓、部门领导主要抓、主管科室具体抓”的档案数字化加工协同配合体系。进一步提升促进档案数字化工作系统完备、科学规范、依法管档、依规治档的水平。

3.2 不断增强档案数据信息安全水平

3.2.1监管外包公司。在委托第三方开展数字化工作之前，要深入市场，广泛调研，针对社会中有档案数字化加工资质、保密资质的企业进行分析，至少选择三家公司进行综合实力评价，尽量确定管理规范、经验丰富、口碑较好的外包人员开展工作[4]。同时要加大对外包公司的监管力度，严格签订保密协议，提高档案数字化建设人员的保密意识，把监督抽查作为重要监督手段，全程紧盯数字化加工工作，对全部已完成数字化成果进行多次质检，对于加工质量差、错误率较高的情况进行返工惩罚，在工作开展过程中不断优化工作方式，改进工作方法，加快档案数字化进程，从源头上保证档案数据的真实性、完整性、准确性[5]。

3.2.2健全网络信息系统。定期开展档案数字化信息和网络安全检查、日志审计系统巡检、UPS不间断电源充放电测试等维保工作，及时清理备份系统存储空间，对服务器机房精密空调、电气线路相关风险隐患及时进行整改，并定期组织开展网络普查、网络安全自查等工作，及时安装杀毒软件、更新病毒库、修补网络系统漏洞，保障网络运行稳定，为数字化工作顺利开展提供保障。

3.2.3完善应急预案。针对实际情况，定期开展应急演练，对数字化加工过程中可能存在的风险隐患进行精准识别和实际处理，做好前期预防控制，让损失尽可能降低，避免因不可逆因素造成的安全威胁，保障数字化工作的科学性、规范性、安全性，最大程度降低损失。

3.2.4建立双机热备机制。使档案系统能够实时监控数据库所有档案信息，确保其在共建共享过程中做到安全传输，提高同步性，同时要保证在出现应急事件时备用系统能够及时替换源系统并提供应急服务，切实保障数字化数据不丢失、安全服务不间断。

3.3 不断提高档案管理人员整体素质

作为档案主管部门，要始终贯彻落实“人才是第一资源”的理念，大力实施人才培养和创新驱动发展战略，不断优化干部队伍结构，多角度、多层次、多方面开展业务培训活动，助力档案数字化管理干部同志打好理论基础，提高管理水平。

3.3.1坚持档案数字化管理需求导向，进一步加强高层次信息化人才引进力度，积极向上级争取人才引进政策倾斜。通过高校培养、社会招聘、定向选拔等方式，把具有现代科技理论知识和较强专业实操技术能力的人才吸纳进来，为档案数字化加工业务工作注入新的活力[5]。

3.3.2领导小组要定期开展业务培训专题会议。邀请档案行业专家、高校理论教授、先进地区档案系统业务骨干讲解数字化、信息化工作政策内涵、操作技巧、实践经验、发展趋势，促进档案管理同志厘清工作思路，转变工作思维，有意识地培养适应新时代科技創新型社会必须具备的素养和能力，熟悉掌握各种现代化数字应用手段，不断推动本单位档案电子资源信息化、数据化、智能化管理。

3.3.3将“引进来”与“走出去”相结合。要组织领导小组成员前往青岛、南京、杭州、深圳等省内外先进地区档案部门参观学习，及时了解前沿数字化技术、先进典型做法，进一步解放思想、开阔视野、寻找差距和不足，从而激励员工工作主动性和创新热忱，并使其充分认识到数字化建设和提高自身专业管理水平的重要性，为今后更快速地实现档案数字化管理利用工作的科学性、有序性提供人才支撑和技术保证。

3.3.4健全考核机制，确保考核的信度与效度清晰。在日常工作中将加强档案管理人员作风建设与数字化加工工作同研究、同部署、同落实、同检查、同考核，真正做到落实工作到位、指导工作到位、监督检查到位、落实责任到位、责任追究到位。

3.4 不断加大技术设备财政资金投入

3.4.1强化规划设计，争取领导支持。根据自身实际工作需求，制定馆藏档案数字化长期规划，争取将此重点工作纳入本地党委政府“十四五”规划中。同时向上级部门积极寻求专项资金，加大数字化基础设施建设力度，寻找专业外包公司对现有馆藏室藏档案进行全面数字化加工，进而加快馆藏档案数字化进程[6]。

3.4.2强化平台设计，拓展数据服务。对信息化系统平台进行全面研发，增强新旧硬件设备与软件系统的兼容，整体提升档案数字化管理软硬件水平。有目的地应用计算机网络、数据库、数字签名等技术手段优化平台功能，使其在数据信息爆炸式增长的背景下，能够从多种渠道采集识别、精准获取数字档案信息资源，进而在档案信息查阅、筛选、检索、利用过程中为社会各界用户提供便捷服务，让“数据多跑路、群众少跑腿”。充分利用互联网平台将档案部门与社会实现互联互通、共建共享。最大限度发挥档案数字化工作价值，为书写新时代档案事业华丽篇章贡献“数据力量”。

参考文献

[1]李凤荣.关于事业单位档案数字化建设的几点思考[J].黑龙江档案，2023（02）：248-250.

[2]周同.新时代事业单位档案数字化建设研究[J].黑龙江档案，2023（02）：146-148.

[3]张爱华.云时代背景下档案数字化管理的应用策略[J].黑龙江档案，2022（04）：134-136.

[4]苏小丽.档案数字化工作方法的实践研究[J].兰台世界，2023（04）：105-107.

[5]刘慧.事业单位档案数字化建设策略探析[J].信息记录材料，2023，24（03）：80-82.

[6]王仕凤.档案数字化管理现状及优化路径研究[J].办公室业务，2022（16）：125-126+138.

作者简介：陈樱（1984— ），研究生学历，广东电网有限责任公司梅州供电局馆员、经济师，研究方向：档案管理。