基于精细化管理的感控档案“单套制”模式分析

李红艳 张丽沙 邹文爽 姚清华

摘  要：本文从感控档案“单套制”管理模式的构建及责任主体档案分类指引目录入手，研究精细化管理在感染防控档案中的有效运用，阐述“单套制”档案在推进过程中发挥的作用、产生的社会效益及经济价值，提出强化落实档案精细化“单套制”管理的措施，旨在为实现电子文件“单套制”管理提供解决思路。

关键词：感染防控；档案；单套制管理

基金项目：山东省档案科技项目：疫情背景下医院感染防控档案“单套制”管理研究（编号：2021-30）。

引言

近年来，为顺应电子大数据发展，医院对感染防控档案（以下简称“感控档案”）进行信息化建设升级。借鉴烟台市疾控中心档案管理信息系统经验，滨州医学院烟台附属医院通过医院信息系统对感控档案信息进行收集、登记、录入、归档“单套制”电子化管理，从而有效整合数据，快速调取信息，开创了感控工作数据应用的新局面。

1 感控电子档案体系构建模式与责任主体档案目录

感控档案单套制管理模式主要以信息化软件为依托，需要明确归档范围和分类，从源头上加强对各门类、各种载体档案资料的收集和管理，做到应归尽归、应收尽收，确保档案资源的齐全、完整、准确、系统。建立档案目录框架，搭建感控档案单套制档案管理平台，不断整合完善信息化软件。规范感控电子化文件的归档接收，逐步实现电子化文档取代纸质版文档，并确保电子档案实现完整性、准确性、安全性、真实性的精细化管理要求，最终实现感控文档资源优化、整合。

1.1 按医院评审标准分类

依据《三级医院评审标准》（2020年版）“医院感染管理与持续质量改进”部分的相关条款（共7条18款59目），每一目均建立对应支撑材料，储存电子化档案，以目为单位，建立搜索路径。该分类方式能够最快速的查阅到等级医院评审条款相对应的支撑材料，便于等级医院评审工作的开展。

1.2 按组织层级分类

《医疗机构感染预防与控制基本制度（试行）》规定感控分级管理组织体系的各层级主体包括医院感染管理委员、感染管理职能部门、临床与医技科室感控管理小组。按上述组织层级的职责与任务分工，对感控档案进行分类建档，内容如图1所示。该分类方式便于各感控层级明确职责分工及对应档案管理，进而建立层级合理、分工明确、运转高效的感控分级管理组织体系，有效、规范开展感控工作。

1.3 按工作内容分类

感控工作包含组织管理、感控监测、措施落实、风险评估、感控培训、职业暴露、传染病管理、保洁与医废监管等相关工作。按照内容对感控档案进行电子化分类归档目录如图2所示。该分类方式可清晰掌握感控工作内容及各项工作推进制度，便于日常感控工作推进。

2 感控档案单套制模式的精细化使用过程及有效应用

通过将医院感染实时监控管理平台、医院感染现场监测与改进移动应用、医院质量与安全管理平台协同运用于档案前期管控、文件运行流程监控、归档时系统衔接等环节，对感控工作各项数据、资料进行收集，整合，分类与排列，编号与编目（如图3所示），将感控档案由“双套制”过渡到“单套制”档案管理。

2.1 医院感染实时监控管理平台

实现感染监测层面的电子化管理，其对应的档案管理模块包括：综合性监测、目标性监测、预警信息及上报管理、消毒灭菌效果监测、职业暴露监测以及相关统计分析；基于患者全过程诊疗数据提供更为全面的预警，包括暴发预警、感染预警、风险预警；目标监测相关数据90%完成自动加载生成，监测对应的统计分析直接在监测模块中生成统计。电子目录生成如图4所示。

2.2 医院感染现场监测与改进移动应用

可实现感控培训与管理层面的档案优化整合电子化管理，包括院内培训与考核、竞赛、现场操作考核、职业防护、医疗废物、环境卫生监管、重点部位及感染高风险科室质控管理、全院督导等电子化办公，实时过程管理，实时数据监控，自動生成分析数据，与历史数据进行比较分析等。电子目录生成如图5所示。

2.3 医院自主研发电子化档案管理系统“医院质量与安全管理平台”

平台包含智慧评审、智慧质管、智慧品安、智慧学习等八大板块（如图6所示），通过智慧管理平台，各科室感控档案可全部实现线上查阅、修改、质控；临床科室质控检查、不良事件处置反馈等均可进行线上提交、跟进、持续改进等。为深入研究“单套制”理念下电子文件的归档及管理，做好电子文件归档、管理工作提供理论参考。

上述感控软件的使用，使得感染防控重点工作能够通过电子化获取，可监测数据、培训成绩、质控反馈等均能够按照时间节点自动生成分析报告，节省人力物力，提高工作效率[1]。通过软件提取并运用医院内网系统进行相关资料整理存档，可同时按照组织架构、感控工作内容、评审条款三种归类方式存档，并做好分类目录编辑。做到第一时间可检索，改善纸质版档案按照一种方法归类存档则查找困难，按照三种方法归类存档则极大浪费，且占用空间大等弊端[2]。

3 单套制感控档案的有效应用

3.1 “单套制”档案管理模式推进感控档案基础建设

医院通过系统可提取感染预警病例、暴发预警次数等数据，按月自动生成医院感染发生率、漏报率、现患率、器械相关感染发生率、手术部位感染发生率、抗菌药物治疗前病原学送检率等报表。实现环境卫生学监测线上信息录入，可自动弹窗提醒超标情况，便于专职人员及时送检复查。实现医务人员职业暴露线上信息录入，可自动生成随访时间，避免人工计算出现误差。

医院自主研发的医院质量与安全管理平台，可完成感控相关评审数据填报及原始数据上传工作，并可随时调阅，永久性保存。智慧质管模块中组织体系板块，用于构建三级管理体系，实现院级、科室组织架构、职责、日常工作、内部管理等相关电子版材料的收集与录入，便于查阅。

3.2 “单套制”档案推行对感染防控的作用

3.2.1“单套制”档案的推行，为线上办公、无纸化办公提供支持。在疫情期间，隔离和居家办公时有发生，国务院聯防联控也多次发文要求尽量减少密闭场所的聚集性活动。而通过信息化软件的使用，可助力网上培训、实行档案材料远程归档等，降低居家办公、突发隔离情况等对工作的影响[3]。

3.2.2信息化软件的有效应用，为做好辖区内医联体医院的建设发挥重大作用。医院以区质控中心为平台，依托信息化软件支撑，重点发挥信息化及人才优势，逐步实现全区感染防控“一体化、统筹化、信息化”管理。运用信息化的多院区、多科室同步管理、资源共享及消息互通功能，为辖区内基层医疗机构提供免费平台，实现“全员知识培训与测评”，统筹开展区域内督导与专项防控核查，对职业暴露、医疗废物、环境清洁与消毒等专项工作及手术室、产房、中医科、口腔科等感染高风险科室实现专项、专科防控管理。

通过感控资源与信息共享，实现防控措施核查、质控标准、感控监测等同质化、同步化管理。第一时间做到上传下达，与基层医疗机构做好信息共享及应急处置，实现基层医护人员从“被动接受”到“主动学习”，从依靠“传帮带”到“主动监测”的思想转变。形成区域内统一指挥、统一协调、统一调度的“三统一模式”，提高辖区内应对突发公共卫生事件的应急处置和防控能力，提升医院周边影响力。

3.3 产生的社会效益及经济价值

3.3.1按照医院评审标准和院感防控基本制度的要求，结合医院实际工作，逐步健全了感控分级管理组织体系及电子化档案目录，工作流规范有序，信息数据来源可靠。

3.3.2充分运用医院现有信息管理平台，与科室业务系统、办公自动化系统相互衔接，实现有效技术支撑，院感相关院级、科级层面工作均有收录，便于查询利用。

3.3.3“单套制档案”的推进，减少纸质材料的使用和资源的浪费，据保守估算，疫情期间我院感控档案共可产生纸质材料约12万张，约合重量0.6吨，目前我国每生成1吨纸要耗费20棵大树和300吨水[4]。单套制档案的推进有利于低碳环保、厉行节约。同时，因为实现了无纸化办公，减轻了对存储空间的要求，增加了办公空间。

3.3.4有效发挥了院感工作人员的积极性、主动性、创新性。在单套制管理模式下，所有文件档案均需通过检索键快速搜索，减少了文件在物理空间传达过程中的烦琐环节和时间浪费，解放了人力，提高了办事效率，节约了人力和时间成本，减轻了最基层办公人员工作压力[5]。

4 强化感控档案单套制管理的具体措施

4.1 提高认识，加强专业技术人才培养

首先，要学习掌握国家档案法规标准，熟知电子档案管理规范，合理合规开展感控档案单套制管理；其次，为做好感控电子化档案管理，在选择感控专职人员时一要其精通临床专业，二要其有责任心与耐心，三要其有归纳总结能力及文案水平；最后，是对专职感控人员的培养是持续且全面的，除对其感控专业技术的培训外，还应重视其各类电子化办公软件的应用能力、专业化收集能力的培养。

4.2 加大投入，建立信息化平台支撑

增加信息化建设资金投入，切实推进感控档案存储数字化和利用网络化，为实现感控档案单套制管理提供技术支撑。感控电子化档案建立与维护，除必须的电子化办公软件外，大量感控资料的提取需要多种信息平台的支撑，如医院感染实时监测平台、线上培训学习、质控管理APP、扫描转换软件、光盘、复印复刻等信息化软件。加强信息数据存储平台建设，扩大信息储备容量，配置专用感控计算机供感控人员日常使用，用于感控电子化档案的计算机，应具备大内存量以满足海量感控信息数据的储存。

4.3 合理分工，将标准予以日常工作

在实际工作中，按照科室、部门工作情况，根据感控电子化档案目录按类收集感控档案材料。对于医院等级评审中牵头条款较少的科室，可按照条款目录对档案进行分类、归档；对于牵头条款较多，涉及工作面较广的科室，建议按照工作内容进行分类、归档。以期以点带面，将感控档案信息化应用到日常工作中，进一步规范常规工作，档案资料管理，为感控档案单套制管理拓展更广空间，带动其他专业档案实行单套制管理。

4.4 加强管理，注重信息安全防范

完善档案管理制度及保密制度，设专人管理，明确各岗位职责；加强互联网信息安全，建设坚固的网络防火墙及内部访问控制机制，保障电子档案信息的真实性；加强感控档案信息的备份工作，保证信息存储安全，积极开展传统载体感控档案数字化转换，及时以单套制档案管理代替原件提供利用，最大限度发挥电子档案信息化利用率。

结语

将精细化管理应用于感控档案“单套制”模式建设，可有效提升档案管理工作效率，降低档案管理成本，在实现长久保存、提高档案使用率、保证感控档案管理工作更科学化、规范化方面有着十分重要的意义。从长远看，电子化档案与纸质版档案在未来一段时间仍会处于共存状态[6]，由“双套”向“单套”过渡的过程中，各级各部门一定要高度重视，强化交流与学习，加大人力物力投入，建立并完善档案管理制度流程，更好地发挥单套制档案管理的优势，同时建立电子档案安全和风险防控系统，保障信息安全。

参考文献

[1]谭兰芳.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究[J].科学管理，2022（5）：28-30.

[2]潘为年，赵删，田甜.基于“文档一体化”模式的档案系统单套制建设研究[J].四川档案，2022（3）：22-25.

[3]朱杰.关于做好疫情防控工作中档案工作的建议[J].传媒论坛，2020，3（20）：114.

[4]田雨.无纸化办公环境下的电子文件“单套制”归档探索研究[J].公文处理，2022（397）：9-11.

[5]贾心洁.基于SWOT视角下高校电子文书“单套制”归档管理的可行性思考[J].信息化建设，2020（5）：101-103.

[6]李姝凝.电子文件单套制管理问题探究[J].江苏科技信息，2022（33）：60-62.

作者简介：李红艳，研究生学历，滨州医学院烟台附属医院副研究馆员，从事医院档案管理工作。姚清华，大学学历，烟台市疾控中心副研究馆员，从事档案管理工作。