水利档案规范化管理存在的问题及优化路径分析

刘琳 王启国

摘 要：在党和国家事业发展进程中，水利事业取得了历史性成就、发生了历史性变革。水利档案作为各项水利业务活动中形成的数据、信息、图表等各种形式的原始记录，是反映水利事业发展的重要凭证。在新时代，相关部门应高度关注水利档案的规范化管理，进而在推动水利事业前行的过程中提供更好的档案服务。本文从新形势下水利档案规范化管理的意义及必要性、存在的问题与挑战、未来优化路径展开深入分析，为水利部门实现高质量发展提供决策参考。

关键词：水利档案；规范化管理；优化路径

水是万物之母、生存之本、文明之源，是经济社会发展的重要支撑和基础保障。在新时代，随着中国社会经济的快速发展，水利档案管理工作作为水利工作的重要组成部分，对水利事业的发展起着至关重要的作用。这就需要部门领导者和管理人员充分认识到水利档案工作的重要性，增强档案意识，强化档案管理规范化、标准化、智能化发展，实现档案事业提质增效[1]。

1 水利档案规范化管理必要性及意义

1.1 节约档案资源管理成本

在新时代各项水利工程及相关工作的复杂度变强、涉及范围变广、数量增多、规模变大，随时随地都在生成大量的水利文件，并包含图表、文书、声像、实物等结构化与非结构化数据。在传统档案管理模式中，需要以人工的方式对其进行收集、归档、保存、管理、利用，要耗费大量的人力物力财力，且实际工作大多是重复低价值的人力劳动，不只耗费经济成本，也耗费时间成本。现在依托数字扫描信息化技术和智慧库房，使得绝大多数水利档案转变为电子数据，在管理过程中实现数据采集、自动整理、快速编目、智能分类等一系列标准化、自动化流程，避免人为疏漏，提升工作效率。大大节约了单位的财务成本、库房成本和管理成本，实现人尽其能、物尽其用。

1.2 实现庞大信息高效管理

目前各项水利工作对实现数据快速传递、及时获取信息、便捷高效利用档案的需求不断增大，然而水利档案内容复杂、数量偏大，管理工作繁重，利用效率较低，沿用传统的管理利用模式难以满足水利事业发展需要。在新形势下，依托信息化、现代化技术及智能化平台，可提升数据收集效率及归档质量，解决以往档案无法自动关联、无法覆盖工作全过程的问题，更减少了对纸质档案、照片档案的频繁翻阅，降低破损率和丢失率，提升安全性。

1.3 促进档案开发利用共享

水利档案价值在于为水利工程建设等各项工作提供真实可靠信息。新形势下实现对档案的精准统计和深度挖掘，优化借阅流程，创新服务机制，定向主动提供信息，增强为重大项目提供档案信息的针对性、精准性和及时性。利用信息化技术，在档案开发利用过程中通过关键词、单位信息、工程类型等进行高速检索，大大节约了档案查询和调用时间。同时水利行业各部门之间通过大数据平台实现共建共享，统一管理，形成档案开放合力，推动健全并不断完善全过程、全链条的档案开放工作机制，促进档案公共服务均等化、合理化，整体呈现良好的开发利用局面，彰显了档案的潜在价值[2]。

2 水利档案规范化管理存在问题与挑战

2.1 基础软硬件设施薄弱

目前，大多水利部门单位受办公条件、财政资金、领导重视等因素，档案基础设施建设滞后。档案库房、查档室、办公室、数字化加工室没有做到空间独立，一些库房存在面积小、装具老旧、缺少消防设备、恒温恒湿不达标等问题，满足不了新形势下档案多元化、多样化、多载体管理。同时，一些水利部门档案信息化建设较为落后，没有专业性较强的配套软硬件设施。硬件仅限于日常办公和计算机终端，软件系统平台功能单一，仅限于档案录入、存储，甚至停留在单机管理层面，不能形成开放式档案数据库。对水利工作提供的数据分析、案例参考、综合统计等信息严重不足，无法充分发挥档案潜在价值，使得管理问题不断增多，水利事业发展难以有重大突破。

2.2 信息资源收集不齐全

水利档案分类纷繁复杂、内容多种多样、保存介质各异。不仅包括文书档案，还包括照片档案、录像档案、音频档案、实物档案等，档案工作开展较为困难。在行业内存在收集不齐全、归档不及时、管理不规范等问题[3]。一是由于对档案工作重要性宣传不够。内设业务科室没有主动对日常工作信息进行汇总；水利工程开展与档案工作建设不同步，在最终验收时忽视档案资料完整性，导致很多文件无章可循、无人知晓，对于后期水利项目运营管理造成较大影响，不仅严重耽误工作进展，而且浪费大量人力物力。二是行业内部尚未形成自上而下、分级管理的归档网络体系，缺乏档案生成、收集、管理、利用相关流程标准；档案的开放鉴定、保管期限划分等制度不完善，给后续档案整理、利用等工作带来较大影响，严重制约了档案管理质量效果的提升。三是由于档案硬件设施不健全、管理人员技术水平较低等因素，档案数字化开展力度不够。在线归档模式尚未全面推行，收集方式仍停留在人工通知、分散接收层面，整合水平仍然较低，大大降低了征集效率。

2.3 档案管理体系不完善

现阶段，我国水利行业对档案管理工作的重要性认识不足。“重发展、轻管理”思想较为严重，尚未形成完善的档案管理体系。职责划分不明确，没有制定档案工作专班与专职人员，组织架构不清晰，分工混乱，岗位职责不明确，效率低下，执行力度大打折扣。一旦出现问題，容易产生流程混乱、互不担责、推诿扯皮的现象。同时水利档案的规范管理、高效运作，离不开完善和可持续优化的制度建设机制。部分水利单位普遍缺乏规范的管理制度进行指导或规范行为，档案管理人员无法按照科学合理的章程开展具体工作，导致工作流程不细致，随意性强，漏洞百出。由此导致档案信息可信性受到影响，不利于从整体上提高水利档案管理工作的规范化水平，也降低了后续相关工作开展的效率，档案价值大大下降。

2.4 人员业务能力不专业

档案工作具有较强的实用性、专业性，尤其在新时代，对档案管理工作人员的综合能力要求较高。在水利部门，相关人员业务素质较差，人员变动较为频繁，导致工作难以实现平稳开展。一是由于大多人员长期在传统档案管理模式下工作，已形成固定思维定式，工作内容仅局限在档案分类、归档、存储，无法在短时间内熟悉大数据信息化等先进技术，计算机终端操作水平难以得到提升。二是档案部门在水利行业内处于边缘地带，单位及领导者档案意识薄弱，简单认为档案工作仅仅是将分散的文件汇总即可，对档案队伍的职业发展规划和定期培训开展力度不够，使得整体业务水平停滞不前。三是档案队伍业务理念陈旧、主动服务意识不强，安全化、规范化管理意识不够，水利部门单位对日常档案管理工作监督不力，尚未制定考核机制，使得档案管理人员工作积极性不高、主观能动性不强，容易出现档案不齐全、案卷混乱、开展不及时等问题，无法满足快节奏、高水准水利工作对档案利用的需求。

3 水利档案规范化管理优化路径

3.1 优化资源配置，提升设施水平

随着时代的发展，先进科学技术不断融入各行各业中，大数据信息化管理模式已成为主流方向。新形势下水利工程建设任务繁重，档案管理工作日趋复杂，管理成本不断提升，需要部门领导紧跟时代发展潮流，将部分工作重点转移至档案事业发展中，补齐短板，全面优化软硬件设施。一是部门领导者要深刻学习领会政策方针，加大跑项争资力度，定期与主要领导汇报工作难题，提高向上争取资金的针对性、实效性，全面推动加大档案管理工作资金落实力度。二是结合自身发展实际，扎实开展市场调研，寻求适合水利工作发展的档案库房、业务技术用房等软硬件配套设施，彻底解决档案保管场地不够、设施设备简陋等问题，进一步保证档案安全保障能力和公共服务能力的有效提升。同时要积极转变思想观念，注重现代信息技术的应用，及时引进大数据、人工智能、区块链等现代信息技术，构建功能齐全、高效运转的档案管理系统平台，使其更好地服务于互联网时代的水利工作。三是做好档案库房建设日常管理，完善项目法人责任制，规范招投标行为，理顺监理管理体制，加强设施质量监管，采取“统一管理，分级负责”的建设管理体制，切实抓好项目审批、技术指导、质量监督和竣工验收等环节，全面更新档案工作软硬件设施，从而满足档案管理的日常和升级需求，改善档案管理工作的整体环境。四是争取专项基金，按照“存量数字化、增量电子化”要求，扎实开展档案数字化扫描工作，提高水利档案数字化率，从而进一步加快档案资源数字转型，提升档案数字管理水平，实现水利档案管理的现代化、规范化[4]。

3.2 加强文件征集，丰富档案资源

一是在水利行业内要大力宣传档案工作，强化档案知识宣传，提升全体人员档案意识、归档意识，加强信息采编、数据获取环节，将档案工作纳入水利部门整体规划、工作计划、考核体系，与各项业务工作同部署、同实施、同发展，及时为归档工作提供有效指引，不断丰富完善水利档案数据库。二是积极探索编制本地区“电子档案管理规范”，建立数据集中归档规范化标准，明确档案预归档、立卷、整理、借阅、催还等一系列工作流程。推行在线归档方式，同时全面把控安全性能，及时控制数字档案资源的访问与获取，防范数字档案被篡改，杜绝涉密档案信息高密低传，有效保障档案管理的安全，降低安全保密管理的风险。三是推动水利档案管理数字化转型，提高数据治理能力。着力加强数字化工作，促进水利档案数字化转型，并利用信息化手段以及智能化管理利用系统，为电子档案数据的线上管理赋能，明确电子档案的归档范围、时间、程序和格式要求，统一全市档案管理准则，保证电子档案整合机制的规范化运行，为加强水利部门的数据治理能力提供基础支撑。四是缓解档案存储压力，将各类档案数据以电子档案的形式保存至存储器、光盘柜、硬盘库等介质中，并及时开展异地备份工作，建立科学、合理、高效的数字档案存储机制[5]。

3.3 健全管理体系，强化职能使命

档案工作属于系统性工作，且具备一定的复杂性，需依赖高效的管理体系。一要成立档案工作领导小组与档案业务科室。统筹规划、明确职责，细化具体的责任分工，进一步压实工作责任，强化系统内各方面的档案管理责任意识，要求部门内各业务科室要配备专职或兼职档案管理人员，形成“主管领导亲自抓、部门领导主要抓、主管科室具体抓”的良好档案管理工作配合体系，促进档案管理工作科学规范、有序高效、与时俱进、依法管档、依规治档的水平得到进一步提升。二要严格制定工作制度。结合自身发展情况制定“档案保管制度”“档案保密制度”“档案借阅制度”“档案信息化管理制度”等管理制度，对文书档案、财务档案、工程档案的归档中各项环节的规范化管理作出明确的规定和要求，创新适合自身发展的档案管理流程，促进水利档案科学、规范管理，充分发挥档案在贯彻落实水利改革发展总基调中的作用，推进水利治理体系和治理能力现代化[6]。

3.4 提高业务水准，打造精英团队

一是要求档案管理者要牢固树立安全第一的意识。以高度政治责任感和强烈的历史使命感确保档案及时归档、安全保管、安全转递、安全利用。二是要求档案管理者必须牢固树立规范管理的意识。严格落实水利部办公厅向全国水利系统印发的《关于加强和改进新形势下水利档案工作的实施意见》，从提高认识，完善体制机制，强化规范化管理，加强“三个体系”建设，提高保障力度等方面出发，对每一卷档案进行科学整理，从严落实档案接收、保管、利用、信息化、统计和保密等各方面制度，按时间节点和具体要求做好档案收集、鉴别、整理和归档工作，确保档案完整齐全。三是水利部门要以多种类、多渠道、多类型、多方式的活动增强档案管理人员业务水平，以教授讲学、内部交流、外出调研、联合培养等方式提升档案管理人才的数量和质量，努力为其搭建好学习平台和培养环境，为水利事业应对新形势下档案工作出现的新情况新问题打好人才基础。四是着力构建全面性、科學性、权威性的平时考核工作机制，部门领导层要结合当前工作重点，明确考核对象和考核内容，制定考核对象随机、材料上报时间限定、考核结果及时反馈等特点的监督方案条例，全面掌握本地区各级水利档案管理水平，促进各项工作扎实稳定开展，发挥平时考核激励约束作用，切实调动干部职工干事创业精气神，为书写水利事业高质量发展新篇章贡献档案力量。

参考文献

[1]位铁强.为全面建成小康社会提供坚实的水利支撑[J].河北水利，2021（12）：6-7.

[2]张新.奋进“十四五”：体现人民立场，走向更加开放的档案利用体系建设[J].中国档案，2021（12）：32-33.

[3]汪福学，王凡.水利档案工作规范化管理综合评估现状分析与思考[J].中国水利，2019（21）：63-64.

[4]李演科.新时代背景下水利档案管理工作研究[J].城建档案，2020（07）：63-64.

[5]宋婷婷.电子政务环境下数字档案管理策略研究[J].文化产业，2022（23）：4-6.

[6]汪福学，王凡.水利档案工作规范化管理综合评估现状分析与思考[J].中国水利，2019（21）：63-64.

（作者单位：陕西省引汉济渭工程建设有限公司）