大数据时代电子档案管理与利用服务路径分析

摘 要：近年来，随着我国科技水平的不断提升，信息化技术逐渐应用到各行各业中，社会进入大数据时代，给人们的思想、工作、生活带来了翻天覆地的变化。在档案行业，电子档案的普及，在一定程度上推动了档案管理和利用工作的快速发展，但是也滋生出一系列问题。在此背景下，本文围绕大数据时代电子档案管理与利用服务优势、当前面临问题、未来优化路径展开分析研究，并提出相关对策措施，旨在助力各档案部门实现事业转型高质量发展。

关键词：大数据时代；档案管理；信息化技术

在大数据背景下，档案行业由传统的纸质文件为主的管理模式转化为以电子信息化档案管理，虽然存在着提高管理效率、保证数据安全、促进共建共享等优势，但是总体来看仍有着管理体系不健全、人员结构较分散、管理技术能力较差、软硬件设施不足、系统功能优势不明显、社会服务不到位等问题[1]。面对新形势新任务，如何发挥电子档案优势，拓展事业发展新空间，进一步加快电子信息化步伐，是各档案部门亟待解决的问题。

1 大数据时代电子档案管理与利用服务优势

1.1 查阅存储更加便利

电子档案相对于传统纸质档案，在查询利用方面具有明显优势。在过去的档案管理利用工作中，大多采用人工方式查询利用的模式，管理规范性差，信息检索的速度和精准率低，利用效果不明显，费时间费人力。而电子档案可借助计算机网络和操作系统等相关技术，以在极短的时间内完成查询信息定位，实现档案查询检索自动化[2]。在存储方面，电子档案以数字化的形式记录到光盘、硬盘、磁带等档案数据存储介质中，不仅节约管理成本，提高空间资源利用率，而且大大提升电子档案数据的管理便捷性。

1.2 管理利用更加安全

在过去纸质档案管理利用过程中，受自然因素与人为因素影响，极易导致纸质文件受到风化、腐蚀、损坏、丢失、泄露等不可逆伤害。而将电子档案存储在光碟、硬盘、云数据库等各种类型的电子存储设备上，对外界环境要求低，具有环保性的特点，可干扰的外界影响因素相对少。在查询利用方面，以关键词为依据对数据库进行针对性筛选，提取较为精准的局部信息，查档用户无法访问到无关字节的档案信息内容，浏览与检索档案保密性更强，从而使档案资料的利用流程更加安全。

2 大数据时代电子档案管理与利用服务存在问题

2.1 人员综合能力仍需加强

在新时代，人才是各项事业发展的重要支撑。由于档案工作受关注程度较小，整体人才引进和业务人员培养工作推动较为缓慢，导致行业内精通现代档案管理技术、信息化理论知识、系统实操能力的复合型人才严重不足。同时，各档案部门人员结构不合理，年龄普遍较大，文化水平低，缺少信息化管理意识，大多仍然采用传统的管理模式“人工化”开展各项征集、归档、查询、利用工作，不能够熟练应用数据挖掘、人工智能、云存储等先进技术，严重制约档案管理利用工作的高效开展[3]。

2.2 管理体系水平仍需提升

在档案数字化、信息化高速发展的背景下，部门档案行业尚未制定完善的档案管理利用制度。在开展工作中缺乏规范性、可行性标准体系，使得档案信息收集不全、资源利用流程不完善、数据丢失损坏的现象问题频频发生，档案的科学性、完整性、真实性较差，极大地增加档案管理的风险，无法真正将国家有关电子文件归档和电子档案管理制度落在实处。

2.3 安全防护手段仍需升级

虽然大数据的应用为电子档案的管理与利用提供极大便利，但是由于计算机网络的开放性、复杂性，使电子档案的安全难以得到有效保障。大多档案主管部门针对电子档案的防护停留在人工排查、局部监督层面，对于系统漏洞、内外部攻击、恶意代码侵入、网络环境威胁等问题缺乏行之有效的安全防护。在硬件方面尚未配备漏洞扫描、安全审计等兼容性较强的安全设备；在软件方面杀毒软件、防火墙、病毒库没有实时更新；在管理利用方面对于系统访问人员没有经过管理员审核、TCP/IP协议的过滤，没有定期检查系统操作日志，监督力度不够，数据丢失和信息泄露事件频频发生，构成严重的威胁。

2.4 “信息孤岛”问题仍需解决

共建共享是大数据时代电子档案管理利用的主要特点之一，在档案主管部门，档案行业内领导者与管理人员传统管理理念根深蒂固，管理模式难以转变，共享意识不够。行业内尚未制定统一规划方案，缺少尚未配套的管理制度与规范的共享流程。受系统功能制约，在网络安全背景下，档案数据利用、信息管理、价值彰显方面存在巨大的安全风险，使得档案信息无法实现快速传输、集中收集，即使通过技术手段获取，也仅仅是简单的“物理堆砌”，深度融合水平较低，无法为数据挖掘、云计算等新兴技术的应用提供有效基础，这就导致“信息孤岛”问题不断加重。

2.5 档案服务意识仍需强化

随着科技网络日益发达，电子档案的利用范围与服务群体不断扩大，优化利用流程、提高服务质量、强化服务意识势在必行。但是，档案部门长时间处于被动服务状态，重“藏”轻“用”现象随处可见。一是档案管理者与从业人员受传统档案思想的影响，将大多时间、精力、成本投放在档案的收集整理、保管存放上，主动服务社会发展与丰富人民群众精神生活方面的工作开展较少。二是档案利用方式落后，利用手段比较有限，服务范围固定狭窄，宣传技术设备比较落后，没有充分利用大数据时代新媒体优势，电子档案无法通过计算机网络的方式实现快速传播，严重制约了档案信息服务效率。

3 大数据时代电子档案管理与利用服务优化路径

3.1 加强专业人才队伍建设

为推动档案事业又好又快发展，各档案主管部门要不断深化人才体制机制改革，优化人才存量，做好人才增量，提升人才素质，大力引进行业内紧缺人才，建设一支结构优化、素质优良、富有创新活力的高水平人才队伍，为档案事业高质量发展提供坚强人才保障和智力支撑[4]。一是健全人才工作的领导机制和落实机制，以提升人才培养质量为导向，全面加强人才队伍建设的顶层设计和规划，不断强化服务意识、转变服务职能、创新服务方式，加大对人才的服务力度，进一步建立和完善有利于人才成长的体制机制，努力营造人才“引得进、留得住、用得好、流得动”的良好制度环境和氛围。二要积极拓宽招才引才途径，主要负责同志要积极与上级部门沟通，争取相关政策支持和职数保障，并通过市场化选聘、社会化招聘、校园招聘等方式，多角度、多渠道、多方式选拔人才，不断为本单位干部队伍注入新活力。三是坚持人才引进和培养并重，要快速提升干部队伍的综合能力水平，加快人才梯队结构的合理调整、促进行业内人员之间的良性流动和动态发展。可通过邀请专家教授举办线上线下相结合的专题培训、短期集训，针对行业内政策标准进行深入讲解，确保全体人员对标准吃准吃透、对发展方向判断不偏、对工作节奏掌控不乱，实现信息化基础知识的有效提升，为大数据时代档案事业转型升级打下良好的理论基础。四是各档案主管部门要树立良好用人理念，立足本單位工作实际，用好各类人才，着力完善人员晋升、奖励保障、选贤任能制度，树立正确用人导向，建立健全素质培养、选拔任用、正向激励等体系，进一步加强人才队伍管理教育，增强广大人才的责任感和使命感，充分发挥好干部队伍作用，最大限度发挥工作效能，坚决纠正选人用人上的不正之风，大力发掘和培养优秀年轻干部，推动干部队伍建设迈上新台阶。

3.2 建立健全档案管理体系

一是结合实际，制定“电子档案管理利用工作实施方案”“涉密文件管理制度”“档案保密制度”“信息系统安全管理制度”等标准文件，明确工作总体目标、工作方法步骤和工作要求，落实各相关部门责任分工，推动形成职责边界清晰、层层负责的工作责任机制。同时要建立归档、档案接收、档案查询与利用、档案库房保管、档案统计、档案保密、档案销毁等流程制度体系和档案灾害应急预案，并成立档案管理及突发事件应急工作领导小组，设立领导小组办公室，确保档案管理有组织保障，制度体系有效落实，应急处置有预案，科学管理水平有提升[5]。二是建立精细化、科学化工作机制，及时掌握工作进度，明确工作措施，强化问题导向，紧盯薄弱环节，清单式罗列存在的具体问题，及时明确问题化解方法、责任人和时限要求。三是领导者要高度重视调查研究，勤于深入实际，在思想上适应大数据时代信息化相关技术的应用，树立正确的价值导向，深入调研档案管理新模式、新理念、新思路、新方法，并结合工作实际在制度设置、流程分工、数据管理、社会服务等方面匹配新时期发展模式，要善于用发展的眼光看问题，用创新的办法解决问题，以自信、开放、包容的心态，创新理念贯穿档案工作全过程、各方面更好地呼应档案事业高质量发展的新要求。

3.3 持续优化管理系统功能

一是在管理系统建设初期，领导者和具体负责同志应紧紧围绕国家档案局关于信息化建设的有关部署，遵循“统一规划、统一标准、分级建设、逐步实施、资源共享、确保安全”的指导方针，以档案信息资源共享和开发利用为目的，以档案网络和数据库建设为基础，从档案信息化应用系统建设、档案信息资源库建设、档案安全保障功能建设等方面，促进各类档案信息资源科学、规范、有序管理，形成多形式多层次共享平台，从而进一步提升档案信息资源管理利用水平[6]。二是优化系统信息整合功能。在共建共享实际数据汇总过程中，要将数据安全管理贯穿整个流程，建立数据资源归集共享审批流程，由各单位相关业务部门提出申请，技术保障部门提出数据挂接意见，分管领导审核同意后交由数据系统管理员上传至档案数据共享中心，确保数据归集工作分工明确、职责清晰、流程规范、安全有序。同时在共建过程中要加强数据归集审核过程中的介质管理，增添专用移动存储介质，实行专项登记，专人专用，明确责任人及其使用的保密管理责任，确保数据在流转过程中的安全可靠。三是加强数据保密水平，建立严格的访问机制，对电子档案的管理利用进行权限限制，同时充分利用数据分析技术，提升对未知威胁的检测和预防能力，实现身份精确认定和高效鉴别，降低认证攻击安全隐患，更好地在信息化工作中发现网络异常行为、找出风险点，觉察网络攻击行为的蛛丝马迹、找到攻击源，识别网络钓鱼攻击、防止欺诈入侵。作为具体管理人员，要严格管控涉密区域，确保涉密区与非涉密区物理隔离，严禁联网移动设备入内；互联网计算机要粘贴非密标签，实行标签化管理；不定期对计算机系统、安全设备和软件进行升级及病毒查杀，保障涉密网络环境和数据安全。

3.4 提升档案服务社会水平

档案利用是档案工作发挥价值的集中体现，在大数据时代，电子档案服务主要是指在计算机网络环境下的一种开放式、多元化、广泛化服务，各档案主管部门在规范电子档案收集、管理、存储的基础上，应大力开发档案信息，促进档案服务利用走向多元化、多样化，充分彰显档案价值。一是领导者和档案管理人员要转变服务理念，在思想上从被动服务到主动服务、从单一服务到综合服务的行动转变，从社会需求出发，针对不同行业、不同事项、不同用户制定行之有效、精确匹配的个性化档案利用服务计划，进而为社会各界利用者提供优质电子档案信息服务。二是发挥电子档案资源共建共享优势，充分利用数据挖掘、主动推动等先进技术，完成电子档案信息的整合、加工、检索、共享，同时广泛收集社会广大受众群体的档案利用方式和需求，对其进一步分析、追踪，为用户推送有价值的信息，进而实现电子档案服务不受时空限制。三是提供远程服务，借助通信技术、云技术等积极构建远程档案服务利用平台，以异地人工实时服务方式将档案信息进行交互，在更加广泛的范围内为社会各行各业提供远程电子档案查询、利用、共享等功能操作[7]，使服务突破地域限制、节约成本，更好地发挥电子档案的利用价值。四是大力推行微服务、云服务，以微信、微博、视频号作为载体进行电子档案信息即时传播，实行线上查档，为公众提供更加直接的电子档案利用渠道，降低电子档案与公众的距离感，提高电子档案利用率，达到信息共享、互动交流、强化协作的目的，更好地为公众提供电子档案信息服务。

参考文献

[1]许舟洋.大数据时代电子信息档案管理存在问题与改进建议[J].办公自动化，2023，28（01）：40-43+61.

[2]孙轶群.电子文件归档和电子档案管理研究[J].黑龙江档案，2022（05）：92-94.

[3]任桐阅.事业单位档案管理中的电子档案管理探析[J].活力，2022（18）：172-174.

[4]陈令杰.电子文件归档和电子档案管理模式优化探讨[J].黑龙江档案，2023（01）：92-94.

[5]赖永聪.电子文件和电子档案管理中的信息安全问题探讨[J].兰台内外，2022（31）：49-51.

[6]张桂.浅析电子档案管理信息安全现状及对策[J].四川劳动保障，2023（03）：49-50.

[7]張颖.区块链技术在电子档案管理中的应用研究[J].秘书之友，2023（03）：37-39.

作者简介：刘妍（1989— ），大学学历，中国邮政文史中心（中国邮政邮票博物馆）馆员，研究方向：企业档案管理、大数据与档案管理。