论高中学生档案管理信息化平台的建设

郝庆华

摘要：高中学生的档案管理工作是教学、管理工作得以有效落实的重要基础条件，同时也是高校管理工作体系的核心内容。随着我国教育领域信息化的逐步推进，高中学生的档案管理工作也需要逐渐向着信息化方向发展。本文通过分析高中学生档案管理信息化平台建设的意义，探讨当下高中学生档案管理信息化平台建设中存在的不足之处，并针对高中学生档案管理信息化平台的建设提出了相应的优化措施。

关键词：高中学生  档案管理  信息化平台  建设

一、高中学生档案管理信息化平台建设的意义

在之前的高中学生档案管理工作中，通常都是由班主任或者是学生本人将对应的纸质资料上交到各个科室，分别完成各自职责下的表格，并实施档案信息的全面归档处理。但实际上，这些档案通常都是以纸质为主，在保存方面存在不足，再加之部分教师的档案管理意识相对较为薄弱，通常会造成学生获奖类的信息归档不及时，导致学生档案管理工作出现一定的疏漏。借助高中学生档案管理信息化平台的建设，学生的各项信息都能够在电脑端进行全面录入，也可以在学籍系统中完成新生录取工作，相应科室可以直接从系统中调取学生的学籍档案，其他的基本信息不需要二次进行录入，并且各个科室也可以凭借登录档案管理信息化平台完成各种表格的制作，这对于高中学生档案管理的信息收集和管理工作而言提供了极大的便利。同时，高中学生档案的信息化管理能够在帮助相关人员自动填充各种信息的同时，针对诸如阶段测试等方面的数据进行直观化的图表呈现，帮助教师能够以客观的数据，针对接下来的教学计划做出科学合理的调整。同时，教师可以凭借学生档案中的家庭地址、成员和电话等进一步强化家校合作的力度，这对于高中学生信息档案的利用和整合强化有着重要作用。[1]

二、现阶段高中学生档案管理信息化平台建设中存在的不足

以目前我国高中学生档案管理的信息化平台建设状况看来，存在着如下几个方面的不足：（一）有关档案管理信息化方面的硬件设施配套不够齐全。高中阶段作为学生学习生涯中一个较为关键的阶段，校方也将管理工作的重心放在教学管理工作上，有关档案管理方面的工作依旧延续着传统的管理模式。即便高校引入了有关档案信息化管理的理念以及设备等，但学校因为受到发展资金等诸多因素的限制，与档案管理信息化相关的各种终端硬件设备更新不够及时，再加之未能得到定时维护和保养工作，导致硬件设施完全无法满足档案信息化管理工作的具体需求。[2]（二）软件层面与档案管理信息化不匹配。部分高中学校在实施档案信息化管理工作的过程中，使用了单机版电子档案管理软件。虽然这种软件在成本投入方面有着巨大的优势，能够缓解档案管理工作资金不足的问题，但实际上这种软件使用的范围相对狭窄，无法满足发展成熟的网络环境下的档案管理信息化管理功能需求。同时，各部门之间也无法实现档案信息的相互共享，致使档案管理的信息化发展程度水平相对较低。[3]（三）档案管理工作人员自身的专业素质有待提高。档案管理工作始终未能得到相关人士的高度重视，导致相关的管理工作人员在专业知识和操作技巧等方面没有跟随时代的发展及时更新。部分档案管理工作人员在传统档案管理意识的影响下，会从内心深处抗拒各种档案信息化管理软件和硬件的引入，缺乏足够的工作责任心，会出现档案管理工作主观疏忽的问题，影响档案管理信息化的建设发展。

三、高中学生档案管理信息化平台建设的措施

（一）软硬件的及时更新

高中学生档案管理信息化发展，要求高中学校在建设相关管理平台的过程中，优先从软件和硬件方面建立起完善的档案管理信息化环境。学校可以在教育领域信息化发展这一趋势的时代背景下，将学校的办学资金纳出一部分用于档案信息化管理软硬件方面的购置。在硬件设施方面，校方需要结合目前学生档案的实际规模和发展状况，选择在处理、存储能力等方面具备一定优势的硬件设施。学校在购置信息化管理必须的硬件设施之后，需要邀请厂商的相关技术人员，向档案管理人员讲解设备的具体操作以及常见的维护技术，确保硬件设施能够在高中学生档案管理信息化发展中发挥重要的价值。从软件层面来看，之前高中学校惯用的单机版电子档案管理软件不满足成熟网络环境下高中学生档案管理信息化发展的具体要求。高中学校更加需要关注教学工作方面质量的提高，可以与国内较为知名的软件开发企业进行合作，在提交学生档案信息化管理方面具体需求的前提下，由其开发专属的学生档案信息化管理软件系统，最终建立一个软件和硬件时代化发展的档案管理信息化平台。

（二）信息化档案管理制度的健全

在高中學生档案管理信息化平台得到软件、硬件方面的支持之后，高中学校领导层需要关注档案信息化管理工作制度的建设以及完善，结合学校的实际档案管理工作状况，将信息的录入、整理、交接等多个环节全部囊括其中。在落实学生档案信息化管理工作的过程中，需要结合之前档案管理工作的具体内容，考虑目前信息化社会中对档案管理工作提出的全新要求，针对工作人员的各项工作职责以及内容以制度形式给出明确的规定。同时，在管理制度制定的环节中，也需要将学生信息档案的录入标准，具体包括录入的内容、时间以及阶段测试数据和在校期间获奖情况等信息给出全方面的规定，要求档案管理工作人员在第一时间内完成信息的录入及修改，通过责任问责制度的实施，问责在档案管理工作中出现重大问题的工作人员。高中学校通过学生档案管理信息化工作制度的全方位建立，能够帮助档案管理人员在接纳信息化档案管理工作的前提下，明确自身的工作职责和内容，自觉在工作中落实各项本职工作，以此保障高中学生档案管理工作的信息化、规范化发展。

（三）信息化档案管理团队的建立

高中学校在完成学生档案信息化平台和相关制度建设之后，为了保障这一信息化档案管理平台发挥应有的作用，高中需要建立一支人员结构组成合理的档案管理信息化团队。针对高中学校目前缺乏专业人才的现状，高中学校完全可以通过薪资和工作环境的优化，从社会外界吸纳在信息化档案管理等方面具备一定优势的专业人才进入到档案管理工作队伍中，配合以点带面的工作形式，逐步提高高中学校内部原有档案管理工作团队的信息化水平。高中也可以定期邀请其他学校档案信息化管理方面具备一定经验的优秀教师担任讲师角色，定期组织相关的档案管理工作人员落实信息化档案管理培训工作，确保档案管理工作人员能够在档案管理理念和操作技巧等方面不断得以丰富和发展。

四、总结

高中学生档案管理的信息化发展对于高中教学以及其他管理工作的落实有着十分重要的作用。针对目前高中学生档案信息化管理平台建设过程中出现的软硬件搭配不合理、管理工作人员专业素养有待提高等问题，高中学校领导需要在关注学生档案信息化管理平台建设的前提下，在资金方面给予硬件和软件购置方面的支持，配合信息化管理工作制度以及专业团队的建立，从技术、制度、人员三个层面提升信息化管理水平，发挥学生档案信息化管理平台的作用和价值。

参考文献：

[1]万雅丽.普通高中学生档案管理的问题分析与对策研究[J].兰台内外，2020（27）：67-68.

[2]缪芳.浅谈高中学籍档案信息化建设[J].办公室业务，2020（06）：83-84.

[3]张鸿.信息时代高中学生档案管理信息化对策[J].办公室业务，2019（05）：41.