RPA在企业财务数字化转型中的应用研究

黄宏志

［摘 要］在“大智移云物”时代背景下，数字经济和信息技术迅速发展，对各行各业产生了深远的影响。近年来，企业依托信息技术进行财务数字化转型也掀起一大热潮。机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）作为企业财务数字化转型的工具之一，通过模拟人工操作业务流程，解放了大批量基层财务人员，使他们不再从事烦琐、低附加值的工作，且大幅提高了企业的信息质量和管理效率。文章从RPA的概念和特点出发，介绍RPA对企业财务数字化转型的价值，并分析RPA在财务数字化转型中的典型应用场景，旨在帮助更多的企业了解RPA在财务数字化转型中的价值，以更好地实现企业数字化转型。

［关键词］RPA；企业；财务数字化转型；财务信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.020

［中图分类号］F275［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）14-0061-03

0     引 言

大数据、人工智能、云计算等信息技术快速发展，推动了企业管理模式的变革。同时，伴随着激烈的市场竞争，企业提高管理效率、降低运营成本、提高竞争优势的诉求愈发强烈。在此背景下，很多企业开启了财务数字化转型征程，利用信息技术对财务管理进行流程再造、组织架构优化，以提高财务工作效率和质量。本文基于RPA的内涵与特点，阐述RPA在企业财务数字化转型中的应用价值，并介绍RPA在财务数字化转型中的具体应用。

1     相关概念阐述

1.1   财务数字化转型的概念

财务数字化转型是指企业在财务管理中采用数字化技术和工具来提高工作效率，以降低成本，提高决策质量，降低风险。财务数字化转型过程中常用的数字化技术包括人工智能、数据可视化等，并借此完成财务系统和流程的改进，从而实现财务端到端的流程、信息流数据化，并最终实现财务部门的价值创造，辅助企业管理层提高决策水平。

1.2   RPA的概念

RPA是指使用特定的技术，模仿人工的方式进行业务操作，自动执行相应的流程任务，代替或协助人工完成相关的工作。RPA能够实现自动化、不间断地执行过去只有人工才能完成的工作，因此也可以作为大量基础工作的劳动力有机补充。正因如此，RPA也被形象地称作虚拟劳动力［1］。与人类相比，机器人可以持续全天候地工作，因此面对大量单一、重复、烦琐的工作任务时，其有着巨大的能力优势，能极为显著地提升这类工作的处理准确度和效率。

2     RPA在企业财务数字化转型中的应用价值

随着信息技术的发展，企业也开始进行财务数字化转型。RPA在财务领域的运用和渗透，也是财务数字化转型的一部分。具体来看，RPA在财务数字化转型中的价值体现在加快企业财务数字化转型部署，提高传统财务工作的效率和质量，推动财务组织结构演变，赋能财务人员转型升级。RPA通过这4个层面的影响和渗透，以点带面，持续推动财务部门进行数字化转型和升级，帮助财务部门实现从企业的记分员到参谋员的职能转变，从传统会计领域解放出来，转而向战略管理会计转变。

2.1   RPA能加快企业财务数字化转型部署

一般情况下，在企业财务数字化转型推进过程中，由于内部同时存在大量的信息系统，如企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统、人力资源管理（Human Resource Management，HRM）系统、客户管理系统等，为了提高管理灵活性，企业需要打通各业务系统，进行系统改造和接口开发。然而，系统打通和接口开发过程相当耗时耗力，企业财务部门往往需要付出巨大的开发代价，并容易止步不前。

RPA在对接各类系统时具有强大的先天优势，因为RPA软件机器人在进行操作时不用改造原有的系统，而是直接模仿人类行为进行操作，所以可以轻松、快速推进数字化转型，一般流程在1个月内就能上线，短的流程甚至在1～2周即可上线，能够快速开始实施数字化转型。

同时，由于是轻量上线，RPA的开发成本和基础财务人员成本或者开发完整的信息化系统成本相比低很多。一台机器人的授权费和综合部署成本大约是每年4万～6万元，为一般人工成本的50%，这对企业来说成本相对较低，更适合中小企业的财务部门快速实现部分业务数字化转型。

2.2   RPA能提高传统财务工作的效率和质量

傳统的财务工作包含了大量人工操作，不仅重复性高，而且容易出错。RPA技术的特点便是适用于规则清晰、重复性高、量大易错的工作，由此奠定了RPA在财务领域的应用基础［2］。RPA通过模拟会计人员的操作自动处理重复、易出错、耗时的财务工作，能够打破地域限制，大幅提高会计工作的实效性，减少人工操作的失误，并且能实现信息自动化传输。

第一，RPA能够7×24 h不间断地、随时提供服务，提高了财务工作的实效性，让财务数字处理工作不再大量集中于月末，同时也不再受到业务量峰值和谷值的影响。

第二，RPA非接触式的工作模式能够灵活扩大或者缩小服务范围，无须人员面对面沟通，打破了地域的限制，因此被大量应用于财务共享服务中心。财务共享服务中心作为财务的“工厂”，能够实现采购到付款、订单到收款、总账到报表、费用报销、资金管理等全流程管理，使财务工作按照“流水线”业务流程进行分工。因此，RPA可以在财务共享服务中心的节点上得到应用并产生规模效应，使得财务流程高效运转。

第三，RPA可以处理大量繁重的基础工作，代替人力劳动，实现流程节点的业务处理自动化，减少人工操作的失误。人工操作时，工作人员会受到疲倦、外界干扰、心情等因素影响，容易产生一些操作失误和误判，但改用RPA软件机器人来执行既定的流程之后，能够确保结果的准确性和统一性，有效降低操作失误的风险。

第四，利用RPA，能从交易到发票、凭证、明细账、总账、报表等各层面实现信息电子化和无纸化，减少对纸质凭证的依赖，同时减少为了制备纸质凭证而消耗的人力工时、劳动力成本和储存纸制凭证而造成的办公费用，降低公司运营成本，同时实现数据的电子化归档，提高数据的时效性、准确性和完整性。

2.3   RPA能推动财务组织结构的演变

随着RPA的广泛应用，企业财务组织架构的升级和演变也开始推进。传统的会计核算组需要进一步区分为新的技术团队和财务团队：RPA维护团队和特殊情况处理团队［3］。RPA带来财务团队大量人力解放，同时也会促使更多的财务人员从传统会计核算向管理会计转型。

RPA维护团队主要负责日常的运营、管理和维护RPA，该团队不仅需要懂得会计知识，还需要懂得信息技术知识，属于数字化专业人才。该团队保证RPA的良好运行与及时更新规则，通过运用RPA完成有明确规则的、量大的、能够自动化操作的财务工作。如果在工作中遇到特殊情况，则交由特殊情况处理团队来解决。

特殊情况处理团队注重解决一些特殊情况，如临时的变更处理、特殊的事项处理，同时审查、分析、复核RPA出具的报告，针对报告进行一些解释和说明。

同时，大量基层财务人员由于被RPA解放，会向管理会计团队转型。管理会计团队主要解读财务报表，发现问题，并辅助业务人员解决问题，参与战略制定，站在财务角度为企业创造价值，是财务部门的价值创造团队。

2.4   RPA能赋能财务人员的升级转型

财务人员从过往传统的记分员，需要进一步升级为企业的参谋员。未来，财务人员职能转型，主要体现在财务人员能够基于数据提供决策支持，提供基于价值链的业务支持，进行更有效的风险控制［4］。财务人员通过RPA能够更多地参与企业经营活动和决策，提供更及时的信息、更深刻的报告、更高水平的决策建议给管理层，从而真正实现业务和财务的融合，成为业务运营的伙伴和管理层的决策支持者。

3     RPA在企业财务数字化转型中的具体应用

3.1   费用报销

RPA在费用报销中的应用如图1所示。费用报销是企业日常中常见的财务工作，同时也是RPA使用较多的领域。RPA在费用报销中的应用主要包括单据的收集和识别、费用报销的审核、付款，以及账务处理和生成财务报告4个环节。在单据的收集和识别环节，RPA可以对各类发票和单据进行光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR），并且根据发票和单据上的相关信息生成报销单；费用报销校验审核环节中，RPA可以对发票的真伪进行检验，同时审核是否为二次报销，审核通过后进入付款流程；付款环节中，RPA依据付款计划执行付款操作；最后，根据记账规则生成凭证，完成费用报销的账务处理。

3.2   采购付款

RPA在采购付款中的应用如图2所示，主要包括请款单的识别，ERP系统中的审核校验、采购付款、账务处理以及供应商对账。首先，RPA通过OCR识别请款单中的相关信息，随后将信息传入ERP财务系统，根据内嵌审核规则、合同台账、采购合同条款针对订单、发票、收货信息进行校验检查；审核完成后，RPA完成付款，并自动进行付款账务处理，并生成财务凭证和报告；最后，基于预先设定好的时间，RPA还可以导出供应商相关信息，向供应商发送邮件进行

对账。

3.3   总账到报表

RPA还可以协助完成总账到报表中的关账和标准记账分录处理、关联交易处理、对账、财务报表等工作。在期末，RPA可以自动开展各类关账工作，如现金盘点、银行对账、销售收入确认等，如果发现异常，则发送预警信息交由相关负责人调查；如对账无误，则自动进行账务处理，同时完成标准记账分录［5］。RPA同时还能根据公司的交易信息，实现关联方交易自动处理。最后，RPA可以自动完成数据汇总、抵消分录、出具模板化的单体报表和合并报表等工作。

3.4   资金管理

资金管理的全过程都可以应用RPA，以提升资金处理效率。首先，RPA可以根据订单的相关付款信息，对满足付款条件的订单，自动完成付款排期，在符合付款策略时，按计划完成付款操作，并相应回传付款信息至企业的业务系统，同时通知付款对象。其次，RPA可以自动开展每月的银企对账、核对未达账项、编制银行余额调节表，同时深度整合银行流水信息，将凌乱无序的银行流水记录，按照交易发生的先后顺序，以及应收管理、应付管理、资本支出等主要财务共享流程的相关单据号，建立一一匹配关系，并自动归类与留档。最后，RPA还可以根据公司资金池的管理要求，在满足授权与风险管理要求的前提下，完成资金的上划、下拨、留存、购买理财产品等一系列日常操作，既提升资金的管理水平，又能及时获得理想的投资收益。

3.5   税务管理

RPA在企业税务管理中也在不断发挥积极的作用，适用于许多场景。首先，RPA适用于发票管理的诸多环节，如电子发票的自动化开具、增值税专用发票验真以及发票查重等，帮助企業在业务流程的第一线防范税务风险，提升运营效率。其次，随着企业财务数字化转型的不断推进，越来越多的结构化信息得到有效存储，RPA也逐渐应用在涉税业务办理上，包括纳税申报资料的准备、涉税账务的检查与审核、常规纳税调节项的编制、进销项税差的风险预警等，税务管理人员可以从简单重复的工作中解放出来，将更多的精力投入税务政策研究与税务筹划等高阶税务管理工作中。

4     结束语

随着信息技术的发展，越来越多的企业开始注重财务数字化转型和升级，重塑财务工作流程，利用信息技术赋能员工的工作，实现更好的人机协作。企业利用RPA，将大幅提高财务管理效率和质量，顺利实现财务数字化转型，从而在激烈的市场竞争中脱颖而出。

主要参考文献

［1］季周慧，沈佳璐，吴晓涵.RPA在企业财务数字化转型中的应用研究［J］.财务管理研究，2022（10）：73-78.

［2］陈虎，孙彦丛，郭奕，等.财务机器人：RPA的财务应用

［J］.财务与会计，2019（16）：57-62.

［3］钱倩.财务机器人在企业财务活动中的应用［J］.财会通讯，2021（14）：117-120.

［4］王厚明.RPA助力企业财务数字化转型［J］.中国注册会计师，2021（5）：93-95.

［5］陈虎，孙彦丛，赵旖旎，等.财务机器人：RPA的财务应用［M］.北京：中国财政经济出版社，2019：98-100.