从人力资源管理角度浅谈住院医师规范化培训档案管理

宁丽晖　王晓红

［摘 要］规范化培训对住院医师的职业发展非常重要。本文从人力资源管理的角度，对住院医师规范化培训过程中的档案管理的必要性进行阐述，分析档案管理的特点以及存在的问题，并提出对策。住院医师规范化培训档案管理对提高培训质量具有重要作用，具体从对档案管理中的普遍偏差误区展开分析，进而在这些原理之上指出几点高效的改善策略，希望对相关管理工作的开展提供有价值的参考。

［关键词］人力资源；住院医师；规范化培训；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.030

［中图分类号］G271；C975 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）13-0105-04

0     引 言

在现阶段，伴随着社会经济的发展以及人们物质生活水平的提高，人们的健康需求不断增加。在这样的背景下，培养医疗卫生人才是社会所關注和需要的。而在医疗卫生人才培养的过程当中，住院医师规范化培训是非常重要的一项内容。在培训中应做好档案管理方面的工作，实现更好的培训效果。

1     住院医师规范化培训档案管理的必要性

在对医疗卫生人才进行培养的过程当中，档案管理这项工作非常重要。在住院医师规范化培训过程当中对诸多数据进行记录、收集和整理，是培训活动在开展过程当中非常重要的参考材料和依据［1］。通过档案管理这项工作的良好开展，能够更好地展现出数据的价值，无论是对培训管理的改进，还是对培训质量的提高都有着非常重要的价值和作用［2］。特别是在现阶段，应该从人力资源管理的角度对该项工作进行审视，借助这样的方式更好地展现培训过程中档案管理这项工作的价值和作用，为培训的规范开展提供助力。

2     住院医师规范化培训档案管理的特点

2.1   存档内容方面

区别于一般的人事档案，规范化培训档案会对住院医师近三年或者更短时间内参与培训的情况进行记录。在此过程中，会根据住院医师规范化培训中关于轮转要求的相关规定来生成不同方面的记录。通过这样的方式对培训过程中的各类表现进行记录，能够为后续规范化培训相关工作的开展、人力资源规划和优化提供良好的依据和保障。

在规范化培训工作开展的过程中，档案记录的侧重点往往是不同的，主要包含培训招收、入院教育、入科教育、轮转培训、参加教学活动及业务学习次数、考核数据等内容。最终对各类信息和数据进行统计，生成记录手册。通过这样的方式能够更好地展现出档案的价值和作用，能够为各项工作的开展提供良好的助力。

2.2   存档目的方面

开展住院医师规范化培训时，档案记录中会更加侧重对于培训整个过程的存档和记录，存档文件会长期保存在机构当中，不会随着培训结束而使档案出现转移的情况。

2.3   保存地点方面

在档案存档的过程当中，储存地点方面存在较大的差异。当前，许多人事档案在一般情况下，都是通过人力资源管理职能部门进行存档，并且后续放置到专业档案室中。而对于住院医师来说，在对档案管理这项工作开展的过程当中，会由职能管理部门及各专业基地（科室）对各类档案信息进行搜集、归档、整理和保存，并在后续存储的过程当中将其放置在专业基地和职能管理部门进行留存。

3     住院医师规范化培训档案管理存在的问题

3.1   管理概念缺失

从当前的状况来看，在针对规范化培训医疗卫生专业工作者档案管理任务工作中，管理概念的缺失是一个十分严重的问题。无论是医疗机构管理经验还是国家的管理要求，都是规定在培训期间只要对档案进行生成和记录即可，没有明确的归档范围和标准内容；而对于内容（比如工作量以及考查审核）缺少有关规定［3］。这使得档案管理任务工作在开展的过程中存在管理理念陈旧的问题，同时对档案进行记录和管理的过程当中也存在形式主义，缺乏细致性和全面性，致使在平常工作中没有办法展示档案管理的主要作用。

3.2   规划意识不强

规划意识不强也是当前规范化培训档案管理这项工作存在的非常重要的一个问题。对于住院医师来说，规范化培训往往是其职业生涯当中非常重要的一个组成部分。虽然时间相对较短，但是对于其技能和经验的提高和积累将会产生非常重要的推动作用。然而，从当前的真实发展情况来看，许多培训职能部门无法充分体现档案管理的价值，无法借助档案管理来实现更好的人力资源管理，同时很难对医疗卫生专业工作者职业生涯进行策划辅导，无法满足用人单位对规范化培训学员培训期间德、能、绩、勤的全面了解［4］。这样就会使得档案管理这项工作的作用不能被充分发挥，难以达到理想中的管理效果。

3.3   信息化建设不完善

规范化培训工作的开展与推进，逐步转向内涵建设，随之而来的是规范化培训档案数量的急剧增加，档案管理工作的规范性开展面临极大的挑战，如信息化建设不能同步发展，将面临档案杂乱无章、追溯困难、保存空间严重不足的问题，容易出现档案遗失或不全的情况，不利于档案的长期保管，同时不便于寻找档案，无法使档案的价值得到充分体现，失去了档案管理的意义。

4     住院医师规范化培训档案管理对策

4.1   实行一人一档

在日常管理工作中，应该对档案管理这项工作进行强化，积极推动一人一档模式，使得档案在建立、搜寻、归档时变得更加科学和规范，最终达成管理目标。例如，从档案管理和人力资源管理方面的角度出发，住院医师在规范化培训过程当中，应该真正地做到独立建档，并且应该重视档案记录的完善，在档案内容方面也应该尽可能丰富。档案内容应该包括基础资料、培训资料等内容；在基础资料方面，应包含培训招收、入院教育、结业考核等内容；在培训资料方面，应该包含入科、出科、考核、工作量、年度考核等内容；在其他方面，也可以包含奖惩情况等。通过这样的方式将档案管理工作的价值充分展现出来，使得档案管理这项工作在开展的过程当中记录更加全面，趋向于全面化和综合化；更加全面地实现对诸多材料的收集和保存，让档案管理的价值得到最大化的体现。

4.2   派遣专人管理

在开展档案管理工作的过程当中，应积极推动专人管理模式，避免因人员的频繁更换出现档案缺失、遗漏和不规范的现象，保证档案的真实性、完整性和准确性［5］。在此过程当中，应该不断地增强规范意识，实行规范管理，力求将档案管理的价值和作用最大化地展现出来，以便对住院医师的职业发展起到良好的助力。

例如，应该将培训过程当中的资料与重要资料等同。档案归档过程中，应该大力推行专人管理这样的模式。可以派遣专人以专职的方式对规范化培训档案进行管理。在日常管理工作开展的过程当中做好收集、存储、管理等多项工作。在档案管理相关规定的要求和标准指导下，建设规范性的存储柜和档案室，实现纸质档案的有效管理。对于电子档案，应该进行加密技术、防火墙等设置，并做好备份，防止档案丢失。通过这样的方式，更好地展现出档案管理工作的价值，使档案成为反映住院医师在培训期间各类表现的记录。

4.3   轉变管理观念

从人力资源管理的角度看，应当在规范化培训档案管理工作开展的过程中，将规范化培训档案管理作为人力资源管理非常关键的组成部分。应该追求管理理念的转变，借助人力资源的管理理念对规范化培训档案管理行为进行指导。

首先，应该对培训档案中的内容进行大幅度、大范围的管理、收集，通过档案管理可以使住院医师对职业生涯中的自我规划和认知变得更加明确。在对档案进行整理、收集的过程当中，应该进行具体引导。其次，应该积极发挥档案的作用，鼓励住院医师在培训过程中发表论文，进行课题申报等，或者对这一过程中的表现评估进行相关信息的整理、收集。此外，应当将档案管理作为医疗卫生专业工作者在后续提升自身胜任力非常重要的评估依据。通过这样的方式能够使档案的作用得到充分的发挥，将档案在住院医师职业生涯当中的作用充分地展现出来，使其能够结合自身情况，制定更好的职业生涯规划，从而置身在医疗卫生事业当中，使得自身力量得到最大化的发挥。

4.4   加强制度构建

要想促使档案管理这项工作能够顺利进行，管理制度的构建也是非常重要的。这样才可以保障各项工作在开展过程中有据可依，让档案管理的诸多行为得到进一步的约束和规范。

在住院医师规范培训这项工作开展的过程当中，应明确实际情况，卫生健康相关主管部门应该发挥自身作用，可以针对档案管理这项工作制定有效的规章制度。在制度构建过程中，应该明确归档范围、方法和程序。这样可以保障档案管理这项工作真正地做到有章可依。同时，还应该保证各个单位在制度方面具有统一标准，这样才能够更好地实现信息的流通和共享，促使管理运营体制在打造和实施中更加具有规范化、体制化的特征，以便为各类工作的开展提供重要的保障和依据，确保能够实现最优目标。

4.5   开展管理培训

要想使档案管理工作顺利进行，单单凭借单一的力量是远远不够的。因此，在现阶段，应该更加重视档案管理这项工作，应该使全员都具有档案意识，这样才能够为档案管理这项工作的开展保驾护航，达到最佳的管理效果［6］。

在住院医师规范化培训工作中，档案管理往往是非常重要的一个组成部分。对于质量提高、方法改进以及管理加强都有着非常重要的作用。因此，在当前的背景下，各单位都应该重视档案管理工作，加深对档案本身所具备的重要价值的认识。在这一过程当中，特别应该要求培训对象以及各级人员不断明确归档范围，真正做到全员都能够提高档案意识。通过这样的方式就能够为档案管理工作的开展扫清障碍，突破桎梏，便于归类、收集、归档工作的顺利开展，达到预期的管理效果［7］。

4.6   适当投入经费

在档案管理工作开展过程中，应当增强基本设备设施投资，不断增加资源和经费投入。在此过程当中，应该对各类设备进行有效的引入和运用。通过这样的方式才能够为工作的开展提供充分保障，以便高效完成任务。

进行档案管理工作时，应适当加大资源和经费投入，对软硬件方面的设施进行投资，将原有的纸质化管理模式转变成信息化管理模式。可以引入声像技术、计算机相关技术、网络技术等，确保技术手段更加趋向于现代化。针对纸质文档，也应该积极增加网络、计算机等多元化储存方式。通过这样的方式使得日常的管理量得到减少，让管理人员的工作负担得到减轻，这样能够大幅度提高管理的质量和效率［8］，使规范化培训档案管理工作得以优化，从而保障档案管理的作用得到充分发挥，真正为日常培训工作提供助力，让培训的质量也能够得到进一步的提高。

5     结 论

综上所述，在对住院医师进行培养的过程当中，在开展住院医师规范化培训工作时，档案管理工作十分关键。规范化档案管理可以规避传统类型的档案管理中的误区，具体可以通过实施一人一档、派遣专职工作人员管理、转化管理理念、进行管理培训、充分保障档案完整、适当投入经费、重视队伍建设、实现开发利用等措施，使得档案管理这项工作得到进一步的完善和优化。

主要参考文献

［1］姚兰兰，吴辉. 浅议住院医师规范化培训工作中的档案管理［J］. 中国卫生产业，2021（12）：40-43.

［2］张威. 浅议住院医师规范化培训档案管理［J］. 中国继续医学教育，2016，8（25）：27-29.

［3］范阳东，朱艳玲，张青，等. 广州市住院医师规范化培训存在的问题及对策建议［J］. 中国卫生事业管理，2020，37（1）： 58-61.

［4］黄玉娟. 强流动性人事档案材料收集的困境与对策：以住院医师规范化培训学员档案为例［J］. 办公室业务，2019（3）： 157-158.

［5］梁洁. 住院医师规范化培训过程档案管理工作的思考［J］.中国继续医学教育，2019，11（13）：61-64.

［6］解俊杰. 住院医师规范化培训经费投入的调查与分析［J］.中国卫生标准管理，2019，10（4）：23-25.

［7］程茜. 精神科住培学员档案管理优化的思考［J］. 办公室业务，2022（1）：133-135.

［8］陈丽芬，王亚军，贾建国. 住院医师规范化培训档案管理体会［J］. 中国毕业后医学教育，2018，2（2）：110-113，125.