浅析如何提高人事信息管理岗位的工作效率

叶小琴 钟 铃 刘墨涵

（四川工程职业技术学院，四川德阳 618000）

0.引言

高职院校人事管理是管理全校教职员工的部门，不仅决定学校师资水平和师资队伍建设情况，对学校稳定发展也极具重要影响[1]。我校人事工作较为复杂，涉及人才招聘、岗位管理、薪酬管理、人员考核管理、五险一金管理等多项内容。随着2022 年5 月1 日《中华人民共和国职业教育法》的施行，我校为适应新职教法，正努力修正学院各项管理制度。作为人事管理部门，要以学院发展方向为基本导向，应不断完善人事制度综合改革，为学院全面深化产教融合、校企合作、扩容提质、落实“双师型”教师队伍建设等方面，提供强有力的人事制度保障[2]。

1.我校人事管理工作现状

我校建于1959 年，建校初期是一所中职院校，经历了几代人的共同努力，在国家大力发展职业技术教育和四川装备制造业蓬勃发展的战略机遇下，我校是全国首批（28 所）国家示范性高职院校，也是中国特色高水平高职学校建设单位。在此过程中，人事管理部门也在不断改进并跟随学院一起发展，目前学院在校教职员工人数接近1400 人，在人事管理工作上，还存在以下问题。

1.1 办事流程有待优化

人事部门的主要工作就是人事管理，涉及“人”事，就必须按制度和流程办理，我校虽然已开发人事信息管理系统，但很多工作还需要教职工线下配合完成，比如职称评审、探亲家审批、工伤产假办理、退休审批等，教职工不仅需要准备各种纸质材料，还要按流程对接线下多个部门。除此外对待一些特殊人，特殊事务，还需“一人一议”或“一事一议”。学院在制定一些制度和办事流程上应更加科学化，合理化和人性化。

1.2 考核机制有待优化

人事考核是人事管理中非常有效的一种管理手段，教师考核是高校按照一定的标准对教师的教学、科研等工作进行评判的活动，可真实反映工作人员的工作表现，为高校做出加薪、升迁等人事决策提供重要参考依据。高校教师考核机制是高校人事管理工作的基础[3]，考核机制的内容主要包括行为考核与业绩考核。我院教职工的考核包括师德师风考核、育人工作考核、教学质量考核、科研成果考核、教师继续教育考核、出勤考核等。考核机制的主要目的是能客观、准确、全面地对教职工工作的肯定，对激励和提升教职工的工作绩效，促进学院整体教学质量的提高有着重要意义。考核机制如果不健全，会使教职员工的考核流于形式，达不到公平公正的效果，考核的结果也不会对教职工起到鞭策激励的作用，相反还会产生较大的副作用。同时，新的考核机制应多采集教职员工的意见，最好有一个过渡期，不能一推出就立马执行。

1.3 工作人员办公软件技术有待提升

人事部门经常会全校范围内收集一些数据，基于我院教职工人数庞大，人员类型复杂。对接人员如果对办公软件操作不熟，填写的数据格式杂乱无章，导致人事部门工作人员整理数据时间远超统计数据时间。

2.我校人事信息管理岗位现状

我校人事信息管理岗位目前的主要工作是统计并分析各类数据，维护各类人事信息管理系统，为学院其他部门提供数据依据和数据支持。此岗位工作繁重，究其原因，主要由以下几个因素造成。

2.1 相关系统未关联

工作人员需要维护的几个系统数据库之间并未打通，导致很多工作需要重复进行。如一位教师退休，在做人员信息减少时需要在多个系统中分别进行编辑，人员增加亦是如此。

2.2 数据统计口径不一致

因统计数据归口部门不一致，经常对同一字段的解释也不同，如“双师”，有的解释是具有“双师素质”的教师，即这类教师须同时具有教师资格证书和职业技能证书，另一种是“双师型”教师，这类教师既具有教师资格证，同时还有至少半年企业工作经历。作为统计人员，需要在每次统计数据前，认真解读字段含义，再做统计。

2.3 统计工作需其他部门配合

为维护学院日常工作需求，学院规定其他部门需要人员类信息都要求从人事部门出具，这也要求信息岗位工作人员要及时准确地更新花名册，使手上的动态花名册信息始终处于最新状态。很多时候，其他部门要数据非常急，需要在最快的时间给出最准确的数据，此时其他部门一定要清晰地给出需要统计数据的条件。

另外，在向上级部门填写报表时，还需要学院其他部门的配合。这项工作需要统计人员认真解读和理解相关资料，并提前做好表格模板，尽量减少工作人员工作量。有必要还需要和相关工作人员反复沟通，保证收集到的数据是有效的，尽量减少重复无效的工作。

3.如何提高人事信息管理岗位工作效率

通过多年在人事信息管理岗位的工作经验，我在此提出以下5 点。

3.1 做好工作日志

用Excel 创建一个“工作日志”工作簿，“日志”工作表中包含序号、日期、事务分类、明细、经办人、完成情况等字段。

电子版工作日志有以下作用：（1）记录每天工作内容，以便备查；（2）表中设置“经办人”，可以方便回查何人何时来办理何事；（3）表中设置“完成情况”，可以帮助干事对当前处理事务数量比较多，或当前事务办理周期较长，把当前事件标注为“未完成”。工作人员可以时不时地检查一下“未完成”事项，以防事务遗漏；（4）方便同期同类型事务办理查询，对于经常性事件、学年年度或自然年度办理的事件，可以通过日志查看。比如公招、全国高校状态数据库、高职院校基础数据报表等；（5）年终总结工作时，可以按类查询并分析工作人员年度工作量。

3.2 记录好常规工作时间节点

（1）每月10 日前人员上下编变动或职称、岗位等级的变动需要在“四川省事业单位岗位设置管理系统”中做好调整，需要工作人员在月初务必准备好相关资料；（2）每月月初做好上月全校教师的收入明细统计；（3）每年3 月初要向省厅上报上一年事业单位人员信息统计年报，该年报是统计自然年度的人员信息，截止日期为12 月31 日，需要工作人员在1 月初做好年报统计工作相关资料；（4）每年9～10 月学校要完成“高等教育事业基层统计报表”和“全国高校教学基本状态数据库”，这两个系统的数据都是按学年来统计，统计数据的截止日期为8 月31 日。

3.3 事务分类

3.3.1 根据事务重要性进行分类

分类原则是紧急的事情安排在前，重要的事情其次，常规的事情先标注为“未完成”，然后再根据自己的情况有序进行办理。

3.3.2 根据事务类型分类

在日志中专门有一项“事务分类”，这里根据信息岗位日常处理的事务进行归类。

（1）给其他部门统计数据。当其他部门需要学校人员一些信息时，我们应及时准确地给出数据。在给其他部门数据时，务必要做到“数据有据可依”。

（2）软件维护。因我校是一所公办全日制高职院校，按国家和四川省的要求，学校日常需要维护的软件系统有 “四川省事业单位岗位设置管理系统”“四川省机构编制管理系统”“全国教师管理系统”“学院人员花名册”。凡是涉及学校教师以下变动，就需要在系统中更改，其中岗位设置系统和编制管理系统省上要求每月10 日前完成信息更新，其他两个要求实时更新。涉及人员的相关变化主要有以下几种情况：①人员增加或减少；②专业技术岗位等级、管理岗位等级或工勤技能岗位等级发生变化；③职称变动；④职务变动；⑤工作岗位变动。⑥花名册的维护：为让数据变动体现动态性，我们会有很多张花名册，每张花名册名字后面都会有一个日期，表示修改的日期。如果制作报表需要截至哪一月的数据，就可以快速找到与之最接近的花名册。

3.4 掌握常用Excel 函数

3.4.1 Countif（）函数

函数可以统计满足某一个条件的单元格个数，如按性别统计男女人数，按编制统计编内、编外人员数，按部门统计各部门人数等。具体参数设置如下。

Countif（条件区域，条件）

如统计女性教师人数，函数编辑为

=Countif（性别所在列，“女”）

3.4.2 Countifs（）函数

功能类似countif（）函数，统计满足多个条件的单元格个数，经常用于统计某个年龄段的人数，或是统计出某个部门的某一类职称的人数等。具体参数设置如下。

Countifs（条件区域1，条件1，条件区域2，条件2，……）

如统计电气信息工程系的教授人数，函数编辑为：

=Countifs（部门所在列，“电气信息工程系”，职称所在列，“教授”）

3.4.3 VLOOKUP（）函数

这是查询函数。如某部门提供一些教职员工的姓名或工号，需要人事部门提供这些人员的其他信息，如身份证号码或是职称、学历等信息，就可以通过此函数进行查询。具体参数设置如下。

VLOOKUP（已知值，待查找数据区域，相对列数，查找模式）

如通过已有的工号查询人员的身份证号码，函数编辑为：

=vlookup（工号，待查询区域，相对列数，0）

在待查询区域中，工号必须位于首列，且区域中包含身份证号码所在列；如区域中共3 列，其中工号在第一列，身份证号码在第三列，那相对列数值为3；最后一个参数是0，表示精确匹配。

3.4.4 Match（）函数

查询函数。返回指定数值在指定数组区域中的位置。具体参数设置如下。

match（已知值，待查找数据列，查找模式）

如已知工号033333，查询该员工是否在年度考核数据表中。函数编辑为

=match（“033333”，待查询表职工号所在列，0）

函数返回结果如果是一个数值，则代表该员工在此表中的某一行，若返回非法值，则说明表中无此人。最后一个参数是0，表示精确匹配。

3.4.5 If（）函数

逻辑判断函数。主要根据表格字段中的值是否满足某些条件，来返回一些结果。

具体参数设置如下。

if（条件，条件为真的结果，条件为假的结果）

经常用于判断教师是否满足双师素质条件，如当教师同时拥有教师资格证书和职业技能证书的，“是否双师”字段值为“是”，否则为“否”。函数编辑为

=if（and（教师资格证书所在单元格=“是”，职业技能证书所在单元格=“是”），“是”“否”）

3.5 Excel 常用数据分析工具

3.5.1 条件格式设置

选中需要设置不同条件的单元格，适合对年龄字段中处于不同年龄段的值进行不同颜色的设置，这样在筛选年龄段时就可以按颜色来进行。

3.5.2 重复值的突出显示

在条件格式设置中还有一项“突出显示单元格规则”→“重复值”，可以快速把某一列中的重复值用不同的格式显示出来，方便用户查找重复值。

3.5.3 重复值的快速删除

选中需要删除重复值的列，选择数据选项卡→数据工具→删除重复值。

3.5.4 透视表的运用

Excel 数据透视表是集合了筛选、排序、分类汇总等多项功能的一种交互式表格。选中数据清单后，单击插入选项卡下的数据透视表，即可以开始创建。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。

4.结语

人事信息管理岗位工作在人事部门非常重要，各类数据不仅仅是对外使用，更多的是供部门内部参考，促进人事管理工作更好开展。如对专业技术岗位等级的分析，让职称管理岗位干事可以很好地了解学院专业技术岗位的分布，为开展职称评审工作提供依据；又如对人员按性别和年龄进行分析，可以快速分析出近3 年即将退休的人员信息，对全院未来几年发展提供人员补给数据支持。为让工作更高效，数据统计工作应做在平时，当需要时能随时提供准确有效的数据。