新形势下档案数字化战略转型发展的探析

施瑞璇

（中铁十局集团有限公司，山东济南 250010）

0.引言

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，新时期档案信息化战略转型的方向是档案数字化、档案平台系统化、档案管理智能化和档案利用网络化。当下，信息社会的快速发展给档案数字化战略转型带来诸多挑战，企业在系统规划与设计上需要从完善机制、统筹协调、强化技术应用、优化人员素质及加强经费保障多方面进行入手。

1.档案数字化战略转型的内涵及方向

1.1 档案数字化战略转型的内涵

“十四五”时期是实现2035 年远景目标任务的重要开端。档案事业发展质量的好坏与党和国家各项事业的建设密不可分，在新的战略机遇期，同样面临着实现高质量发展的现实要求。在此背景下，《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布，将档案数字化战略转型作为一项重要任务进行推介，同时将其纳入“十四五”时期档案事业发展战略，从管理方式变革和数字化转型等方面丰富了档案数字化战略转型的内涵[1]。

1.2 企业档案数字化战略转型的方向

《“十四五”全国档案事业发展规划》从7 个角度对新时期档案事业发展的目标进行了阐述，包括档案治理效能、档案资源建设、档案利用服务、档案安全防线、档案数字化建设、档案科技创新、档案人才队伍建设等。在档案数字化建设方面，强调到2035 年“档案工作基本实现数字转型”的发展目标。目前转型的方向主要在档案资源数字化、档案利用系统化和档案管理智能化。

1.2.1 档案资源数字化

新时期档案数字化战略转型的一项重要内容，也是提升档案数字治理效能的关键一环，即档案资源数字化转型，这是在新科技环境下进行档案智慧化开发利用的必然渠道，更是创造档案服务效能、创新档案利用模式的重要路径。为了实现这项任务目标，《“十四五”全国档案事业发展规划》以政策制定、标准建设为导向，以“增量电子化”“存量数字化”为落脚点，提出了明确且具体的要求。同时，从内容管理、技术应用、知识服务等方面对推进档案数字化转型做了要求。山东省在扎实推进档案采集、扩容数据库方面已经取得显著成效，一是连续五年大范围开展馆藏档案的数字化，贴合信息时代的发展需要，将数字化和智能化融入到馆藏目录数据库以及全文、音视频数据库、照片。二是推进“增量电子化”，将档案移交转到线上，在云端架起传播桥梁，通过《山东省省直机关电子档案进馆办法》，明确电子档案的数据要求、搜集领域、交接与接收方式，规范电子档案移交进馆工作。为各行各业档案资源数字化工程发挥了领头雁作用[2]。

1.2.2 档案利用系统化

推进档案平台系统化升级转型，对于建设完善档案资源利用体系、使档案利用服务走向网络化起着前提性作用。在主管部门的带领下，档案管理部门认真抓好数字档案馆（室）的兴办，建立收、管、存、用等于一体的互联互通平台，在软件建设方面做好数字化和系统化的平台支持。在实现档案平台系统化转型方面，《“十四五”全国档案事业发展规划》的要求包括“推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。各省（自治区、直辖市）综合档案馆加强本区域档案信息资源共享平台建设，实现本区域各级综合档案馆互联互通”。山东省数字档案馆在科学设计系统架构上，建立了基于“一岛”—档案数据离线进馆的安全岛，集局域网、互联网、政务外网、政务内网“四网”于一体的数字档案馆应用平台，构建了包含了全部馆藏档案信息资源—“一库”，即数字资源总库，“四网一岛一库”的设计理念是山东省数字档案馆在档案数字化转型领域率先垂范并持续精进的创新探索应用[3]。

1.2.3 档案管理智能化

以档案管理智能化为聚焦点，在探索数字化成果在档案智能化管理中的应用，紧跟我国数字产业化、产业数字化的宏大趋势，紧跟档案工作智慧化的前沿脉络，对于丰富档案工作管控手段、强化档案数据治理、促进档案工作转型升级，实现档案管理从数据到智慧的智能革新，具有极大的实践意义。这与《“十四五”全国档案事业发展规划》中提到的“健全‘互联网+监管’手段，提升档案治理网络化、智能化、精细化水平，加强大数据、人工智能等技术的应用”不谋而合[4]。

2.当前推进档案数字化战略转型存在的问题

档案工作面临的数据量庞大，档案类型复杂，人员配置不足，种种原因导致档案数字化战略转型面临着较大困难，结合档案管理现有资源要素，对推进档案数字化战略转型进行综合研判、总结分析，当前存在以下5 个方面显著问题。

（1）标准化建设角度（制度缺陷）:档案数字化标准缺乏统一性。当前，档案数字化建设缺乏统一的制度标准，档案数字化管理系统尚未形成规范、完善的体系。电子文档归档和移交接收存在不完整性，缺乏健全的制度作为支撑，导致档案信息检索数据缺乏完整性、统一性、系统性。

（2）统筹协调角度：档案数字化战略转型缺乏同步性。档案数字化战略转型过程中，涉及档案资源建设领域、档案安全领域、档案信息监管领域、档案资源开发利用等各个领域，从全局角度来看，现阶段可能会存在各个领域由于缺乏统筹协调配合而出现的不能同步推进转型升级的问题。

（3）基础设施建设角度（技术瓶颈）:档案数字化战略转型升级设备基础薄弱。在转型升级大潮中，先进的科技手段是支撑，先进的科技必然要以前端的设备为依托。目前多数档案系统在信息资源采集过程中使用的设备设施存在比较传统、老旧的情况，设备设施功能单一、操作复杂、效率低下，不能做到及时进行设备的更新换代，造成档案数字化管理缺乏准确性、高效性及智能化等问题，进而导致资源利用率低，从而阻碍了档案数字化转型升级的步伐[5]。

（4）安全防控角度:档案信息资源备份、保密等安全防控措施有待加强。首先，电子文档相对于纸质文档，较容易被恶意篡改；其次，如果没有完善的安全防护系统做保障，档案库数据非常容易被病毒或黑客侵袭，造成泄密，从而给企业、社会甚至国家带来意想不到的损失。

（5）人员素质方面（人才短板）:档案人员队伍综合素质及专业化水平有待提高。人才培养是为档案数字化转型升级提供智力支撑。传统的档案管理理念导致档案管理人员思想停留在档案的“收集型”“保管型”管理模式，对档案数字化专业知识涉猎较少，更是缺乏具有高水平操作技能以及具有开发应用能力的档案专业人员，在适应新的工作模式以及转变管理理念上存在较大障碍，一定程度上给档案数字化战略转型升级造成阻碍[6]。

3.新时期我国档案数字化战略转型的路径

从宏观看，新一轮科技革命深入发展，新一代信息技术渗透性强，对于档案工作来说，要求我们要从数字化的角度重新思考档案工作的理念、方法、模式；从行业发展看，我们要适应新时期发展步伐，突出创新引领，要以改革头脑推动档案理论、制度、实践的全面革新，使档案事业与新一代信息技术融合发展，为档案数字化战略转型升级提供不竭动力。考虑档案数字化战略转型任务的复杂性、艰巨性，着重在以下“四个着力”方面很下功夫、出成效。

3.1 着力档案数字化战略转型工作的思维的转变

随着大数据技术应用的日渐下沉，档案工作的应用场景已经向数字空间进行转移。大数据时代及数据科学的出现为人们提供了一种全新的研究思路，从档案行业数字化转型升级的视角出发，审视档案行业如何顺应时代大潮，用大数据思维，从传统的档案“收集型”“保管型”管理模式，转变为“数据化档案”，在档案管理所涉及的各个领域来解决现实问题，力求打造“大数据档案格局”，在科技飞速发展时代更好地生存、适应和提升[7]。

3.2 着力档案数字化战略转型工作的统筹协调

将档案数字化战略转型与《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》融会贯通，建立以档案主管部门为核心的组织机构，统筹档案资源建设、档案安全、档案信息监管、档案资源开发利用等各个领域，有效发挥制度、资源、技术等要素在档案数字化战略转型中的作用，提高档案数字化战略转型升级工程的紧迫感，提升行业变革的忧患意识，围绕中心工作、结合实际开展工作[8]。

3.3 着力档案数字化战略转型的技术创新

档案数字化战略转型得以快速推进的关键，是需要强化现代信息技术的应用。在硬件方面，在配齐优化服务器、终端、高拍仪、扫描仪、硬盘等主要设施设备，满足数字化档案海量存储管理要求的同时，积极探索档案云存储平台的使用。在软件方面，在完善制度建设的基础上，使用、探索或研发模块齐全完备的档案管理系统，满足在线收集、智慧查询、智能检索、开发利用等各项需求，且能够实现与其他应用平台之间的互联互通，确保具备较高的稳定性、精确性和安全性。从硬件、软件两方面同时着手，全力推进智慧云档案建设，为档案数字化战略转型提供必要的技术保障[9]。

3.4 着力档案数字化战略转型的人才队伍优化

档案数字化战略转型对档案人才队伍提出了新的更高要求，要通过干学结合的实战培训手段，推进档案人员素质提升与互联网融合发展，增强档案在职人员的技术能力和信息素养；重点培养使用具有信息技术特长的档案专业化人才，完善档案专业兼备信息化专业特长的人才培养机制，培育和打造集技术型、管理型档案技能于一体的复合型档案人才队伍[10]。

4.结语

档案数字化战略转型的巨大跨越，是互联网时代档案行业数字化发展的题中之义，档案管理数字化战略转型也是在大数据时代档案行业面向未来，大数据引领档案管理思维及模式转变重要发展战略转型。伴随大数据的迅速发展，档案数字化战略转型终将会是档案行业发展的大势所趋，在建立“大数据思维”的前提下，从档案管理数据中洞察规律、洞察趋势、洞见未来、挖掘档案价值，在档案数字化战略转型发展新时期迈上新台阶[11]。