新形势下档案保密工作策略探究

张道正

摘要：随着港澳地区与祖国内地关系的持续发展，做好新形势下档案保密工作变得至关重要。本文结合县级港澳办的实际工作，从标准规范、成果运用、保密管理、档案利用、保密机制和档案管理制度等方面进行探讨，提出了一些具体的措施和建议，以期为完善档案保密工作提供参考和借鉴。

关键词：县级港澳办；标准规范；保密机制；成果运用

随着港澳地区与祖国内地经济、文化领域交流合作快速发展，港澳地区与内地的关系越来越紧密。做好新形势下档案保密工作不仅是稳定的需要，也是维护国家利益和档案资料安全的必要措施。只有通过加强规范、创新机制和完善制度等措施，才能更好地保护档案的安全和秘密性，促进健康稳定发展。然而，档案的保密工作面临着许多挑战和困难，需要采取一系列措施来保障档案资料的安全和秘密性。

一、档案保密工作的重要性

做好档案保密工作，维护港澳地区与祖国内地关系的稳定和发展，保护相关涉密档案的安全和秘密性，成为我们当前面临的一项重大任务，主要体现在政治任务的需要、社会责任的需要、职业操守的需要等方面。

政治任务的需要。随着祖国内地与香港、澳门经贸关系的深化，各领域交流合作的复杂性和敏感性增大，档案保密工作形势更加复杂，保密工作意义更加重大。如保密意识不到位，对档案保密工作质量关注不够，很容易造成资料不齐全，涉密资料信息失密。因此，应当切实增强政治责任感、历史使命感和履职荣誉感，把做好新形势下档案保密工作作为必须履行的重要政治责任，忠实履行好职责。[1]

社会责任的需要。涉港澳档案主要涉及内地与港澳地区在政治、经贸、文化等领域交流交往的情况，具有服务社会经济发展的功能。切实履行 “为党管档，为国守史，为民服务”职责，认真做好新形势下档案的保密工作是义不容辞的社会责任，从促进港澳地区良性发展的维度，担当档案工作要求的社会责任，严格落实档案保密工作要求，不断推进保密工作规范化、制度化、科学化，确保涉密信息安全。[2]

职业操守的需要。学习贯彻落实总体国家安全观，本着维护国家利益和档案资料安全的原则，清醒认识新形势下保密工作面临的严峻形势，强化保密观念，严防失密泄密、居安思危，尤其对涉港澳文件、资料整理归档后资料必须严格落实档案安全和保密工作要求，做到科学管理，认真保护档案，坚决防止泄密。保卫国家机密是每个档案人员应尽的义务，也是港澳办工作人员的神圣职责，只有强化档案保密工作机制，才能更好地维护关系的稳定和发展，促进档案的可靠使用和保护。因此，重视档案保密工作具有重要的现实意义和长远战略意义，需要我们不断努力。

二、档案安全和保密工作的必要性

随着网络信息技术的快速发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，面临的各种风险日益增多，档案不仅涉及关系的稳定与发展，更涉及国家利益和档案资料的安全，加强档案安全和保密工作的必要性日显突出。[3]

一是相互关系的必要性。档案工作与保密工作实质上是相互渗透、密不可分的。就档案工作本身的安全性来说，它就包括了维护档案安全和档案秘密两个方面。涉港澳档案与政治经济社会发展息息相关，它是内地与港澳交流交往文化的重要组成部分，是精神文化与价值观的一种体现，有着不可取代的作用。档案工作是基础性工作，而档案安全和保密是档案价值作用及运用的重要保护方式，如果在档案工作中不注重档案安全和保密工作，将会造成信息资料档案被泄露，就会给两地合作企业造成很大不良影响和重大经济损失，直接影响企业健康平稳发展，不利于两地关系良性发展。[4]因此，把档案安全和保密工作与档案工作有机结合起来，才能避免或减少给两地合作企业造成不必要的损失，发挥档案应有的价值作用。

二是价值作用的必要性。档案安全和保密工作有着重要的价值作用，不同的档案管理主体体现出不同价值作用。比如，作为政府机构以及事业单位的档案工作管理者，档案工作充分体现出在政治、经济和文化等各方面重要价值作用，要切实充分发挥其价值作用，必须全面做好档案安全工作，切实防止重要信息资料外泄和泄密事件的发生，保证政府以及事业单位机构工作安全、平稳和有序开展。[5]

三是时期特点的必要性。档案安全和保密作为国家安全的有机组成部分，所面临的各种风险日益增多，切实维护档案安全和保密工作的任务艰巨和复杂，如受历史因素影响港澳地区档案工作有各自形式，同时软件硬件高新技术广泛用于档案工作等呈现出来的新档案工作特点，使档案安全和保密防范工作难度增大，档案信息资料泄密形式增多，不能有丝毫松懈、有丝毫侥幸，要树牢 “档案安全和保密是档案工作的底线”的意识，要充分认识档案安全和保密工作的必要性，坚持从维护国家安全的高度，坚守档案工作红线。因此，加强新形势下档案安全和保密工作是档案工作的基础，是做好档案工作的根本性保证。[6]

三、档案保密工作存在的问题

档案保密工作对于维护关系的稳定和发展具有至关重要的意义。然而，现实中档案保密工作存在一些问题。一是缺乏统一的标准规范体系，导致档案保密的标准、规则、流程等方面存在混乱和不一致。二是档案的价值没有得到充分的挖掘和利用，缺乏有效的成果运用机制。三是保密管理方面的监管和审查存在盲区，容易导致泄密的发生。[7]四是保密机制不够完善，档案的安全保护和信息共享存在缺陷。五是檔案管理制度不够科学，影响了档案管理效率和质量。

四、如何做好新形势下档案保密工作

根据做好新形势下档案保密工作的重要性和必要性，以及上述提出的几个问题，应该加强标准规范的制定和实施，对档案保密的标准、规则、流程等方面进行明确和规范化。同时，注重成果运用，提高档案的价值和利用效率。在保密管理方面，加强档案使用者的审查和监管，防止档案泄露，同时建立完善的保密机制来确保档案的安全保护和信息共享。建立科学合理的档案管理制度，提高档案管理效率和质量，进一步增强档案保密工作的实际效果。[8，9，10]

（一）建立健全标准规范，夯实保密工作基础

为了做好新形势下档案保密工作，建立和完善标准规范体系是至关重要的。这个体系应该包括制定档案保密的标准、规则和流程，以确保所有相关人员都遵守相关规定。此外，还应该注重标准规范的强制执行，设立相应的监管机构和责任制，对违规者进行相应的惩处。通过建立和完善标准规范体系，可以提高档案保密工作的规范化程度，确保其有效性和可靠性，为维护关系的稳定和发展提供有力的保障。

（二）强化成果转化运用，切实发挥价值作用

注重成果运用是做好新形势下档案保密工作的重要方面。为了提高档案的价值和意义，我们需要积极推动其合理利用和宣传。其中，一方面是要加强对档案的研究和整理，探索其历史渊源、文化背景、政治意义等方面的价值，为政策制定和交流合作提供有力的支持；另一方面，要注重宣传和推广，通过举办展览、出版专题著作等形式，向社会公众传递相关政策和信息，增强档案的知名度和影响力。[11]同时，在档案的利用过程中，也要严格遵守保密规定，确保档案的安全性和秘密性，维护国家和地区的安全稳定。

（三）建立安全工作措施，提高档案管理质量

在档案保密工作中，强化保密管理是非常重要的一环。为了保护相关涉密档案的安全和秘密性，我们需要采取一系列措施来加强保密管理。我们需要加强对档案使用者的审查和监管，以防止档案泄露。同时，建立完善的保密机制，明确责任分工，加强档案的安全保护和信息共享，也是非常必要的。除此之外，建立科学的档案管理制度，提高档案管理的效率和质量，也是强化保密管理的关键措施之一。通过这些措施的实施，我们可以更好地保护档案的安全和秘密性，促进关系的良性发展。

（四）加强档案学习培训，增强安全责任意识

建立完善的保密机制是做好新形势下档案保密工作的重要措施之一。要做到这一点，首先，应该明确每个人的责任分工，明确保密工作的重要性和必要性。其次，要建立起统一的信息管理系统，严格控制档案的流转和处理过程。同时，应该加强档案管理者的培训，提高他们的保密意识和技能。另外，还需要采用一系列高效的技术手段，如加密、备份等，对档案的信息进行安全保护。最后，要加强与地区的合作和交流，建立起档案保密机制，共同维护关系的和平稳定。只有建立完善的保密机制，才能更好地保护档案的安全和秘密性，促进关系的健康发展。[12]

（五）建立科学管理制度，强化档案的安全性

在新形势下，档案保密工作的重要性越来越突出。为了有效管理档案，建立科学的档案管理制度是非常必要的。

首先，应根据档案的性质、用途、价值等因素，制定档案的分类管理制度。对于重要的档案，应实行严格的审批制度，确保只有经过授权的人员才可以查阅和使用相关档案；对于普通的档案，应建立便捷的查阅机制，提高档案利用效率。

其次，应建立档案安全保护制度。档案的保密级别较高，因此需要建立专门的保密机制和保护措施，防止档案丢失、泄露等情况的发生。同时，应加强对用户身份的审查和识别，确保档案的安全性。

最后，为了提高档案管理效率，应建立档案数字化管理系统。数字化档案管理可以方便查阅和共享档案，提高档案利用效率和管理便捷性。同时，数字化档案管理还可以确保档案资料的长期保存和备份，避免因灾害、事故等情况导致的档案丢失或损毁。

综上所述，建立科学的档案管理制度，对于做好新形势下档案保密工作具有重要的作用。通过分类管理、安全保护、数字化管理等措施，可以促进档案的规范化、系统化、信息化，确保相关档案的安全和秘密性。在未来的工作中，应注重与时俱进地更新完善档案保密工作体系，加强宣传和培训，提高档案保密工作人员的保密意识和技能，保证档案的安全和秘密。同时，还需要探索更多的合作模式，加强档案资料的共享和交流，以促进关系的进一步发展。[13]

五、结束语

本文通过对县级港澳办的实际工作情况进行探讨，提出了一系列的具体措施和建议。其中，要加强档案保密工作的宣传与推动。只有通过广泛的宣传和推动，才能将档案保密工作落到实处，达到预期目的。未来，档案保密工作将面临更加严峻的挑战。为了更好地应对挑战，需要进一步完善保密工作制度，提高相关人员的保密意识和能力。同时，也需要注重档案利用，充分挖掘档案的价值和作用，促进关系的良性发展。

参考文献：

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[10] 李冰惠.新形势下行政事业单位财务档案数字化管理的探讨[J].兰台内外，2022（30）：42-43.

[11] 张枫，李丽霞.台湾中研院台湾史研究所到福建省档案馆参观访问[J].中国档案，2012（09）：11.

[12] 董林珏.新形势下机要档案面临的信息安全风险及策略[J].办公室业务，2023（04）：119-120+135.

[13] 鲍玲莉.新形势下档案实体安全工作探讨[J].机电兵船档案，2023，（01）：38-40.