数字化技术在社保档案管理中的应用及展望

秦莉莉

摘要：近几年来，随着我国社保数据的不断增加，对社保档案管理工作提出了新的需求，要想全面提高设备档案管理的质量及效率，应当科学合理应用先进的数字化技术，通过建设完善、统一、规范的社保档案管理数字化平台，全面推进我国社保档案管理数字化建设。本文对数字化技术在社保档案管理中的应用及展望进行研究分析。

关键词：数字化技术；社保档案管理；应用及展望

在我国档案数字化管理过程中，应当积极引进先进的数字化技术，全面推进我国档案管理数字化建设进程。在应用数字化技术时应当从多角度考量，综合性分析，建立完善、全面的社保档案管理体系，保证当前的工作满足实际需求，并能够与时俱进，根据外部环境的变化对现有的体系进行动态调整、迭代。

一、社保档案数字化管理的应用优势

（一）对征管信息进行预测

当前情况下，社保档案涉及的内容丰富多样，项目较多，其主要包括文书档案、社保业务档案等相关内容。通过科学合理应用数字化技术，能够对征管信息进行预测，通过统筹规划的方式，建立参保人员社保数据档案数据库，能够随时检索参保人员的姓名、时间等相关信息，降低人工检索难度的同时，也能够对未来参保人员需要缴纳的项目及内容进行详细精确预测，为后续制订更加科学合理的档案管理规划方案提供重要的数据依据。

（二）强化机构内控管理

通过科学合理应用数字化技术能够建立数字化社保档案库，可以对所有的业务信息以及经办机构的信息进行详细记录、存储，并对各项业务的数据来源以及数据流向进行详细的分析研究。在对参保人员的社保档案进行审批、审核的过程中，可以保证所有信息高效呈现、快速展示，为后续建立健全完善、统一、规范的管控体系奠定重要基础，使得后续档案管理工作能够顺利开展。同时，应用数字化技术也能够避免社保档案管理过程中人工操作导致的数据错误问题，可以对当前的流程及操作方式进行优化、完善，保证数据更加具备精确性、可靠性。此外，工作人员可以利用数字化技术对社保管理的全生命周期进行有效监督、管理，能够对管理人员的行为进行约束、规范，从而可以贯彻落实尽职尽责、爱岗敬业、廉洁自律的基本原则。[1]

（三）对经办事务进行事后监督

通过科学合理应用数字化技术能够降低当前社保档案管理工作中存在的低级错误发生频率，同时也能够对整个经办事务的事后状态进行实时监测监督，通过以各项社保业务为基础，保证监测点更加具备科学性、合理性。同时，也可以根据原有的检测规划要求，对社保档案管理过程的操作及流程特征进行变更记录，全方位呈现变更数据，结合实际的工作需求，贯彻落实系统开发。此外，在开展社保档案管理工作的过程中，通过科学合理应用数字化技术，能够及时发现工作中存在的问题，从而制定更加科学合理的解决方案，对当前的经办管理流程进行完善、优化、革新、升级。通过科学合理应用数字化技术，能够搭建数字化档案，可以为后续事后监督管理工作顺利开展奠定基础，从而全面提高我国社保档案管理工作的效率及质量。

二、社保档案管理存在的问题分析

（一）基础工作不完善、不全面

要想全面提高社保档案管理工作的效率及质量，应当落实基础性工作，通过建立健全完善、统一、规范的社保档案管理体系，以及对现有的档案管理基础设施进行完善、优化。有关部门应当对参保人员的相关信息及数据进行高效采集，科学合理分析，保证整个管理工作更加具备精确性、可靠性。然而当前情况下，大部分社保档案管理部門在工作过程中，依然采用传统、落后、单一的管理方式，并没有结合社会的实际需求对现有的档案管理流程进行优化、完善、革新，没有建立健全完善、统一、规范的档案管理体系，也不具备完善、全面的管理标准，即使已经积极引进了较为先进的管理软件，也没有安排专业人员对其进行定时更新。

（二）管理人员的水平有待提高

要想在社保档案管理工作中科学合理应用数字化技术，需要档案管理人员具备较高的专业水平以及技术水平，能够在掌握档案管理基本方法的过程中熟练掌握各项数字化技术应用相关理论知识及实践知识。然而，即使我国部分档案管理部门已经结合实际需求开设了专门的档案管理专业，但由于专业起步较晚，开设时间较短，在人才培养过程中没有建立完善、统一、规范的人才培养体系，导致培养出的人才无法满足社会的需求，无法在岗位工作中发挥出自身的价值。同时，由于大部分从事社保档案管理的人员年龄偏大、学历较低，在学习先进的数字化技术知识的过程中无法真正地掌握并应用数字化技术，无法真正吸收先进的档案管理工作理念。此外，部分档案管理人员并不具备相应的责任意识、档案管理意识，没有全身心投入数字化技术的学习

过程中。[2]

（三）数据安全没有得到保障

通过科学合理应用数字化技术，能够降低社保档案管理的工作难度及压力。在应用数字化技术的过程中，也应当认识到安全问题的重要性。具体来说，要想保证整个社保档案数据更加具备安全性、可靠性，应当安排具备较高专业素养、综合素养的专业人员开展相应的管理工作。同时，也应当对现有的配套设施进行优化、完善，积极引进先进的管理理念以及管理软件，才能够保证整个社保数据更加具备安全性、稳定性。然而，由于我国社保档案数字化建设工作起步较晚，大部分人并没有认识到数字化技术带来的安全问题，在应用管理软件管理设备的过程中没有采取相应的保护措施。

（四）统筹规划不完善、不全面

要想全面推进我国社保档案数字化建设工作的不断发展，应当统筹规划，在对社保档案相关信息及数据进行收集、处理的过程中，需要社保档案管理部门与其他部门进行有效合作、高效交流，让全体员工全体部门参与到整个社保档案管理过程中，贯彻落实合作分工、相互协调的管理机制。要想保证社保档案管理工作顺利开展，应当通过顶层分析、统筹规划，全面提高社保档案管理的水平及质量。然而，大部分社保管理部门并没有通过统筹规划的方式实现各个部门的有效协调、高效沟通，导致信息孤岛的现象存在。

（五）社保档案数量多、内容复杂

在开展社保档案管理的工作中，其对数据的真实性以及人员的专业性有较高的要求，通过数据档案管理能够真实地反映出当前参保单位以及参保人员的真实社保状况。然而当前情况下，随着我国参保人数不断增加，要想对参保人员的所有数据进行详细的记录分析，会在一定程度上增加社保管理单位的工作压力及难度。要想为广大人民群众提供更加优质、高效的社保管理服务，应当不断提高社保管理单位的效率及质量，同时也应当提高全体档案管理人员的专业素养、综合素养。

此外，由于在社保档案管理数据中包含了大量的图表、资料、文字、图像以及各个参保单位的资料，其中涉及的数据类型复杂多样，数据来源也存在差异性，要想能够对社保档案管理数据进行科学分类、仔细甄别，应当要求管理人员在工作中严格按照操作流程以及操作规范完成相应的管理工作。同时，工作人员应当及时剔除无效信息，保证有效信息。然而，社保档案管理人员并不具备较高的专业素养、综合素养，无法对有效信息进行甄别处理。

（六）档案无法得到长期保存

在传统的社保档案信息管理过程中，主要是通过纸质的方式对所有数据及资料进行保存，然而由于纸质档案保存周期短，一旦面临火灾、水灾的问题，会导致社保档案数据不具备真实性、可靠性。此外，纸张的老化、受潮也会导致信息缺失、遗漏。通过科学合理应用数字化技术，能够将传统的纸质社保档案转变为数字化档案数据，有效解决以上问题，保证数据更加具备真实性、完整性、可靠性，并且可以为后续社保档案管理工作的顺利开展奠定基础。然而当前情况下，大部分部门并没有开展相应的社保档案电子化建设，依然采用传统、落后的纸质方式对社保档案进行保存、存储。

三、数字化技术在社保档案管理中的应用

（一）提高档案管理标准化水平

由于没有制定完善、统一、规范的管理标准，不同区域在开展社保档案管理工作中对档案数字化的理解存在一定差异，也会使得不同地区的档案管理数字化建设进程存在不同。为了解决以上问题，有关部门应当结合自身的实际运行状况，通过建立健全完善、统一、规范的档案数字化操作流程，明确操作规范及标准，才能够保证档案管理工作有序开展、有法可依。同时，只有保證档案数字化，才能全面促进社保档案管理标准化、规范化，通过全面推进社保档案数字化建设才能够使得我国档案管理工作走向规范化、标准化、统一化发展的道路。[3]

（二）明确数字化技术的优势

具体来说，在推进档案数字化建设时，应当将社保档案管理的财务系统、办公系统、业务系统有效结合，使得社保档案信息能够适用于不同的系统，从而避免重复工作、反复操作的问题出现，全面提高我国社保档案管理的效率及质量，并最大化发挥出社保档案管理体系的积极性作用。

（三）对电子数据文件进行收集

通过在档案管理过程中科学合理应用数字化技术，能够将传统的纸质资料及数据转变为数字化数据，可以将录音信息、照片信息、纸质档案转变为数据。然而，大部分管理部门在贯彻落实档案管理工作的过程中，只是通过对原有的纸质档案进行扫描、加工，从而建立相应的档案管理数字化平台。然而，要想建立健全完善、统一、规范的档案管理数字化平台，应当最大化发挥出档案管理部门的积极作用，在对传统纸质档案进行数字化转型的过程中，也应当对现有的数字化档案进行高效存储分析，从而全面推进我国档案数字化建设。此外，只有保证社保信息及数据更加具备规范性、准确性、可靠性，才能够提高社保信息的质量，为后续档案数字化建设提供重要的数据依据。具体来说，在对传统纸质档案进行扫描的过程中，应当建立相应的索引信息，才能够保证整个数据更加精确、可靠，从而能够在数据库中严格按照关键字查询到实际的资料目标。同时，在档案扫描的过程中，应当严格按照规范的操作流程完成扫描工作，全面提高数据的精确性、可靠性，保证数据质量不断提高。

（四）促进信息化管理水平提升

档案管理人员的专业素养、综合素养会直接决定当前我国档案管理数字化建设的进程，只有保证档案管理人员的业务水平、技术水平达到标准，才能够全面促进档案信息化建设。社保档案管理的领导人员应当具备相应的数字化意识、信息化意识，通过转变传统的工作理念，认识到数字化建设的重要性。社保管理部门应当定时、定期开展相应的数字化技术培训，能够对员工的知识架构及工作理念进行革新、优化、迭代，保证管理人员能够与时俱进，符合时代发展的需求开展相应的档案管理工作。此外，档案管理的领导人员应当树立良好的学习榜样，通过对自身知识架构进行完善、优化、更新，紧跟时代步伐，从而带动一线工作人员，全面推进我国档案管理数字化建设。

四、结束语

为了将数字化技术科学合理应用于社保档案管理过程中，档案管理人员应当不断学习，通过培养自身的数字化意识、信息化意识，最大化发挥出数字化技术在档案管理过程中的积极作用。

参考文献：

[1] 姜楠.数字化技术在社保档案管理中的运用及启示[J].劳动保障世界，2017（34）：60.

[2] 张孟瑀.数字化技术在社保档案管理中的应用及展望[J].劳动保障世界，2016（06）：55.

[3] 赵明滢.社保档案管理中数字化技术的应用分析[J].才智，

2019（35）：233.