“互联网+”环境下城建档案馆信息化建设的思考

田超

［摘 要］随着“互联网+”技术的不断升级与创新，当前我国各行各业都面临着如何将信息化技术更好地运用于实际工作的问题。对于城建档案馆而言，加强信息化建设不仅可以提升档案管理的质量，还能提升档案馆的综合管理水平，进而帮助档案馆实现又快又好地发展。本文立足于“互联网+”视角，对城建档案馆的信息化建设提出相关思考，大致分为三个部分：首先，介绍城建档案馆进行信息化建设的背景和各类“支持条件”；其次，阐述城建档案馆信息化建设的原则并分别进行简要分析；最后，对城建档案馆如何立足于“互联网+”视角进行信息化建设的策略展开分析。

［关键词］“互联网+”；城建檔案馆；信息化建设

［中图分类号］G27文献标志码：A

时代的进步和发展使得各种信息技术涌入了人们生活的方方面面。城建档案馆也应当将传统的档案处理方式与现代的信息化技术相融合，以便在“互联网+”背景下实现自身档案管理的升级。当下，城建档案馆在进行信息化建设时，具有较多值得深入“挖掘”的内容。本文围绕城建档案馆的信息化建设展开分析，指出“互联网+”环境下城建档案馆信息化建设的新方向。

1 城建档案馆进行信息化建设的背景

1.1 政策背景

随着当前我国智能档案系统的不断完善和发展，我国政府也专门制定了一套有关于“网络+民生”的相关配套措施，以求网络技术能够充分发挥自身的便利与高效功能，进而提高各种资源的利用效率，积极推动新兴技术服务在社会保障工作中发挥更大作用［1］。这些政策的颁布，都为我国城建档案馆信息化建设工作提供了积极条件，对于优化现有城建档案馆服务资源与模式，促进智能档案管理工作的顺利实施具有积极意义。

1.2 经济背景

当前，随着我国经济的不断发展，城建档案馆在整合资源、促进信息共享、加强引入“互联网+”技术等方面都有着很强的经济效益。在现有的经济环境下，城建档案馆可以将更多的人力和物力投入到有建设性意义的开发与使用中，这样不仅可以保证档案服务的效率，使之在社会服务、经济民生等领域得到充分的发挥，从而促进我国智能档案馆的发展，还可以解决城建档案馆在信息化方面的困境，在原有的基础上，节约用于软件采购和开发的人力成本等支出［2］。

1.3 技术背景

近年来，飞速发展的“互联网+”技术已经成为城建档案馆发展的重要技术支撑。“互联网+”技术不仅可以将传统的纸质文件转换为电子文件，通过海量的数据库对电子文件进行整合，从而方便用户的访问和使用，还能通过检索深度挖掘和系统自动更新的方式，使城建档案馆的管理工作在质量和效率上呈现“新升级”。

2 城建档案馆信息化建设的原则

2.1 因地制宜原则

由于不同城建档案馆在建设过程中面临的实际状况不同，因此档案馆在加强信息化建设时应当考虑本档案馆的实际需求。将档案馆的实际需求、自身现有的信息化水平和经济状况等进行综合考量，然后展开信息化建设初期的调研工作，再根据档案馆所属地区特有的文化背景，有针对性地对城建档案馆进行信息化建设，这样才能保证档案馆信息化建设工作的质量，使信息化建设能够充分地为档案馆的升级工作服务［3］。

2.2 安全管理原则

在当前这个“信息大爆炸”的时代，海量的互联网信息技术虽然为人们的生活提供了诸多便利，但是这背后也隐藏着严重的信息安全隐患。对于城建档案馆而言，做好安全管理工作，也是保证城建档案馆信息化建设质量的重要手段。档案馆不仅要加大管理和信息技术方面的投入，切实地从硬件层面提升管理水平，还要对个别高级别保密文件进行分级信息安全管理工作，建立相应的监控系统，只有这样才能达到利用互联网技术保障档案安全的目的。

2.3 个性服务原则

城建档案馆要想促进信息化建设达到新高度，就必须结合自身的实际情况，优化管理服务、突出个性，这样才能使自身档案馆的信息化建设呈现出“有的放矢”的状态。所以，城建档案馆在促进信息化建设之前，应当明确自身档案馆的社会地位及服务定向，并结合单位所面临的实际情况，对信息化建设工作进行不断调整，将自身单位提供的服务与服务对象所期望的需求相对接，这样才能提升城建档案馆信息化建设工作的质量［4］。

3 城建档案馆信息化建设的现状

在传统纸质城建档案处理方式中，存在较多问题，如纸质档案保存需要占据较大空间、档案借阅程序烦琐、档案处理不便等。通过对现阶段我国城建档案馆信息化建设现状进行分析可以发现，其中存在以下几个方面的问题。第一，缺乏整体指导，系统标准不统一。我国的档案计算机处理技术在20世纪80年代正式起步发展，20世纪90现代，大量的电子文件出现，并逐渐成为档案馆建设的主要趋势。但目前，我国在档案馆信息化建设方面的相关标准仍不统一，发展缓慢，现有的标准缺乏系统性、兼容性。第二，档案性质影响电子档案转化工作。在传统的城建档案中，主要采用手工记录的方式，由记录人员手写。但是，在城建档案馆信息化建设中，需要以数字化的方式处理档案，受到原始记录的影响，许多档案的数据、内容已不完整，成为档案数字化转化的难点。第三，城建档案馆信息化建设缺乏技术、软件支撑。计算机软件、信息技术是支撑城建档案馆信息化建设的必要条件，但现实情况是，计算机软件的开发缺乏规划性，软件系统之间存在不兼容的状况，缺乏网络技术支撑，阻碍信息化建设进程。

4 城建档案馆立足“互联网+”视角的信息化建设策略

4.1 搭建信息化建设平台

城建档案馆要想立足于“互联网+”视角进行信息化建设，就应当结合自身发展的实际需求和发展的目的，搭建信息化建设平台，为档案馆的信息化发展提供“展示空间”。

首先，档案馆应当对自身的实际情况进行分析。档案馆在进行信息化建设之前，应当对自身档案馆的市场定位及服务对象等进行分析，并结合自身的实际情况，制定相应的信息化建设目标。只有将信息化建设目标与自身的实际情况相匹配，城建档案馆的信息化建设工作才算有应用价值。

其次，档案馆应当面向市场拓宽选择空间。上文已经提到，目前是一个“信息大爆炸”的时代，有关于城建档案馆信息化建设的管理产品在市场上层出不穷。城建档案馆要想提升自身的信息化建设质量，就应当面向市场，对每一款产品的实际情况进行全方位考核，并结合考核结果选择最贴近自身档案馆信息化建设的产品。只有这样才能在保证后续信息化建设质量的基础上，提升信息化建设投入资金的价值。

最后，档案馆应当结合实际情况，有针对性地进行信息化平台建设。由于不同城建档案馆的实际情况不同，因此城建档案馆在进行信息化建设之前，应当遵循“因地制宜原则”。当档案馆在展开信息化建设工作之后，要结合技术的实际应用情况，对技术进行不断的调整与完善，使运用技术所产生的管理结果不断为城建档案馆的档案管理工作而服务。这样才能使档案馆的信息化建设有更大的使用价值［5］。

4.2 促进信息基础设施建设

城建档案馆要想立足于“互联网+”视角进行信息化建设，就应当落实好信息基础设施的建设工作，只有将基础设施建设的工作落实好，城建档案馆的信息化管理工作才能够得到有序开展。

首先，档案馆应当做好信息化建设的软硬件设施设置工作。只有将硬件设施配备齐全，健全软件设施的功能，档案馆的后续信息化管理工作才能够得到保障。例如，有的档案馆在进行信息化建设之前，会对自身档案馆的网络设施及信息共享基础设施进行“安全设置”。这样不仅可以保障软硬件投入使用的“安全性”，还能为后续档案馆开展信息化管理工作打下“效率基础”。

其次，档案馆应当做好对于安全监控体系的建设工作。前文已经提到，当前海量的社会信息虽然为人们的生活带来了便利，但是这背后也隐藏着较为复杂的安全隐患。对于城建档案馆这类保密性要求较高的单位而言，建设安全监控体系，不仅能够使互联网技术的应用更有价值，还能保障档案馆的信息安全，促进档案馆风险预防措施的完善。例如，有的档案馆在对档案进行存储时，会将较为重要的档案“打标签”，并对“打标签”后的档案进行针对性管理，强化对其追踪监控。这种方式不仅可以实时监测重点档案的情况，进而便于管理人员对其进行全面追踪，还能够在现有的技术手段下，最大限度地保障重点档案资料的安全，实现对安全风险的全面预防［6］。

最后，档案馆应当做好数据备份工作。由于当前档案信息化建设仍然存在一定的不稳定性，因此城建档案馆应当做好相应的数据备份工作，谨防由于网络系统的不稳定而发生系统数据丢失等问题。

4.3 加快信息化管理人才培养

城建档案馆要想立足于“互联网+”视角进行信息化建设，就应当做好培育信息化管理人才的工作，使信息化管理人才能够为城建档案馆的信息化建设服务。

首先，档案馆要加强对现有信息化管理人才的培育。档案馆可以通过举办培训班或讲座等方法，组织管理人员参与，使管理人员接受最新信息化管理的“思想沐浴”，进而在丰富信息化管理人才知识体系的同时，提升信息化管理人才对时代新管理要求的了解。这不仅能在一定程度上提升管理人才的紧迫意识，还能够提升管理人才的管理质量。

其次，档案馆要结合自身的发展需求，面向市场有针对性地招聘信息化管理人才。由于不同档案馆的发展需求存在着一定差异，档案馆在面向市场进行人才招聘之前，应当明确自身档案馆信息化建设的实际需求及档案管理的实际需求。在招聘人员了解了档案馆的实际建设需求之后，再进行人才招聘，这样就能使招聘人才的技能与档案馆的“缺陷”对接，使纳入的新人更好地为档案馆的发展建设而服务［7］。

最后，档案馆要通过内部比拼的方式加强信息化管理人才的“扬弃”意识。马克思主义哲学认为，想要发展就应当具备扬弃意识，要树立“不破不立”的发展思想。因此，档案馆要学习这种思想，加强对信息化管理人才的培训教育。例如，档案馆可以定期组织信息化建设小组比拼等活动，提升管理人才对信息化建设工作的敏感性，这样就能强化信息化管理人才的扬弃意识，使档案馆的信息化建设工作更上一层楼。

4.4 关注馆内的“软环境”建设

城建档案馆要想立足于“互联网+”视角进行信息化建设，不仅要做好上述已经提及的平台建设、设施建设、人才培养等工作，还要关注馆内的“软环境”建设。这里所指的软环境与“软实力”具有一定的相似之处，也是城建档案馆进行信息化建设不可缺少的一环。

首先，档案馆应当构建专门负责馆内信息化建设的领导小组，完善馆内的信息化建设和信息化管理考评体系。

其次，档案馆应当强化开展宣传工作。管理人员可以利用当下较为常见的平台作为宣传载体，强化对本档案馆的品牌宣传工作，使档案馆的信息化建设能够由内向外地表现出来。这种方式不仅能够让人们认识到档案馆进行信息化建设的优势所在，还能够使档案馆信息化建设的各项职能得到履行与落实。

最后，档案馆应当结合自身所属区域的文化背景，有选择地将地方文化纳入自身城建档案馆的信息化建设之中。以这种方式进行信息化建设，不仅能够提升人们对档案馆信息化建设的接受度，還能够使人们更为全面地认识到信息化建设工作的意义，以及政府促进档案馆进行信息化建设工作的实际价值。

5 结语

综上所述，对城建档案馆来说，积极地展开信息化建设工作，不仅能够帮助档案馆收集信息资源，还能帮助档案馆管理人员利用信息技术高效地开展档案管理工作，这对于促进我国“城建智慧档案馆”建设具有积极的作用。所以，加强利用“互联网+”技术促进城建档案馆的信息化建设，是我国城建档案馆发展的必然趋势，也是城建档案馆发展的必然结果。

参考文献

［1］黄晓旭. 互联网+环境下城建档案馆信息化建设思考［J］. 兰台内外，2022（27）：37-38，73.

［2］周德雄. 再谈城建档案管理数字化建设——以在建的海口市城建档案馆信息化建设项目为例［J］. 未来城市设计与运营，2022（8）：67-69.

［3］康宁，郭彦军. 档案馆信息化建设的发展趋向和多维进路［J］. 兰台世界，2022（02）：55-58.

［4］杜娟. 高校数字档案馆信息化的建设与应用［J］. 信息记录材料，2022，23（2）：71-73.

［5］古西敏. 高校档案馆信息化建设路径探究——以郑州轻工业大学档案馆为例［J］. 办公室业务，2021（17）：88-90.

［6］郭红霞. 智慧档案馆——档案信息化建设的新阶段［J］. 兰台内外，2021（23）：13-15.

［7］李彩丽，刘燕萍. “新基建”背景下档案馆信息化建设的新机遇［J］. 档案管理，2021（4）：65-66.