浅析高职院校干部人事档案内嵌组织工作

摘 要：人事档案工作作为组织工作的重要组成部分，发挥着重要的基础性作用。本文结合高职院校干部人事档案内嵌组织工作概况，分析工作开展中存在的问题，从制度建设、人才队伍建设、人事档案文化建设三个方面研究解决路径，提升人事档案工作效率。

关键词：人事档案；内嵌；组织工作

近十年来，中央组织部在全国开展了两次大型的干部人事档案专项审核工作，审核范围覆盖高职院校所有在职工作人员人事档案。由此可见，与我们切身利益息息相关的人事档案，其重要性不言而喻，而保障其内容的真实性与准确性也成为目前及今后人事档案工作的重点和难点。不仅如此，高职院校干部人事档案工作，还内嵌为组织工作的一个重要环节，并成为人才选拔的一个前置条件，为组织工作提供重要的参考依据。

一、高职院校干部人事档案内嵌组织工作概况

高职院校人事档案，记录着每一位教职工的成长经历和工作经历，包含学历学位、思想考核材料、工资、政审、党团员材料、奖惩材料、聘用材料等十大类。通过查阅教职工人事档案，可以很直观、立体地展现教职工成长的过程，以及教职工的思想情况、业务水平和工作能力等。“十八大”以来，《干部人事档案工作条例》《干部选拔任用工作监督检查和责任追究办法》等都对干部选拔任用提出了新要求，对人事档案的管理也更为严格，干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。人事档案工作已经内嵌到干部选拔工作当中，并成为选拔人才的重要一环。

二、存在的问题

1.工作量与人力配备的矛盾

“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”工作的开展，是建立在人事档案规范化、完整化且真实有效的整理基础之上的。人事档案的收集、整理是一个长期的大工程，非短期突擊整理能完成。高职院校所管理的人事档案卷数越多，工程就越大。根据人事档案管理规定，每千卷档案配备档案工作人员一名。因此，大部分高职院校都配备有一名人事档案工作人员。但是，部分高职院校档案员仍属于兼职性质，大部分时间要协助部门做好其他工作，整理人事档案的时间较少，长此以往，积压的档案工作量就会越来越大。

纵观近十年的人事档案专项审核工作，以整理500卷人事档案为例，加上档案员平时其他的日常工作，如接收转递档案、档案查询借阅、档案利用等，以及对档案材料的查漏补缺工作等，以一人之力，全部整理好这500卷人事档案用时约十年。整理的时间尚未包含档案审核时间，档案审核也是一项工作量巨大的工程。高强度工作使很多档案员都备感压力，而人力配备方面若得不到有效解决，将直接影响人事档案整理的质量以及组织审核档案工作的开展。

2.岗位设置与档案专业人才队伍建设的矛盾

根据《中华人民共和国档案法》第十一条规定：档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。但在实际情况中，能长期坚守在人事档案岗位的人员很少，能工作10年以上的人员更是少之又少。究其原因，主要有以下几个方面：一是岗位流动性大；二是近年来档案工作压力大、工作量大，工作强度高，对档案人员的各方面知识要求高，而人力、物力方面若无法得到满足，工作就很难开展，档案员容易产生职业倦怠；三是存在职业发展期待值不对等情况。据了解，目前一些高职院校人事档案岗位被设为管理岗，仅有少部分高职院校将档案工作设为专业技术岗。在被设为管理岗上的人事档案工作人员，由于看不到职称晋升通道，申报档案职称的人员很少，工作积极性也会大受影响。周而复始，就造成人员不断流动，真正愿意留在档案岗工作的人员少之又少。人事档案工作人员频繁换岗，使高职院校档案工作很难系统开展，档案信息化建设工作更是难以推动，人事档案审核工作效率亟待提高。

3.档案工作强度与档案工作氛围的矛盾

由于人事档案的特殊性，一谈到人事档案，人们总有种错觉，觉得这是一项不急、不忙甚至是很清闲的工作，一些单位的人事档案工作还经常是兼职人员承担。整理档案的时间被大大压缩后，人事档案材料得不到及时收集和整理，长期积压，问题越堆越多，后续工作的开展便愈加困难。

历经10年的人事档案专项审核工作，人们开始深切感受到档案工作的重要性及其工作的高强度性。特别是人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”要求的提出，对人事档案的整理质量和利用效率提出更高要求与期待。但由于长期以来人事档案工作给人清闲的错觉，且高职院校人事档案室一般只有一名档案工作人员，使档案管理工作氛围较为尴尬。一边是高强度的工作压力和大量的工作，一边是档案信息化建设的现实需求，而仅有一名档案工作者要完成如此大的工程，显然是不可能的。

三、解决路径

1.“一破一立”，强化人事档案管理制度建设

（1）破除人们对人事档案工作的偏见

人事档案内嵌组织工作，就必须提升人事档案的综合管理水平和管理效能。首先，要破除以往对人事档案工作的偏见。人事档案工作不是可有可无的，也并非大家想象中的教职工养老的清闲之地。特别是近十几年来国家加大对人事档案的管理力度，人事档案管理的工作量不亚于其他工作岗位。人事档案记录着每一位教职工自学生时代到参加工作，直至退休的整个人事管理全过程，内容涵盖学历学位教育、思想政治、职称晋升、工资、奖惩、体检等10个类别。它是与每一位教职工的切身利益息息相关，并能在关键时候发挥证据性作用，为教职工的合法权益保驾护航。因此，加大对人事档案工作的宣传力度，运用信息技术让教职工对人事档案有充分的认识和理解，并运用这种共同的认知推动人事档案管理工作的开展。

（2）规范人事档案管理制度是档案管理提质增效的助推剂

人事档案高效、有序运转离不开人事档案管理制度的有效推进和监督引导。2018年，中央组织部《干部人事档案工作条例》发布，全文共七章四十六条，从体制、工作机构、内容和分类、日常管理、利用和审核、纪律和监督等方面对干部人事档案进行了全方位、科学化、规范化的管理，并对人事档案工作提出更高的要求和期待，对人事档案内嵌组织工作提出具体的工作任务和工作要求。条例的发布，加强顶层设计，进一步深化人事档案管理内容建设，夯实了档案管理各个方面的硬件框架，有力推动全国干部人事档案信息化建设工作的开展。高职院校在开展条例学习的同时，也需要根据学校的管理特点制定适用于本校人事档案管理的相关制度。人事档案制度的约束管理，其实质便是在前端控制对档案进行有效干预，制止不合规、不合法的事情发生，使人事档案的接收、转递、利用、监督等工作落到实处。众所周知，人事档案如果前期整理工作没有做好，后期的档案审核工作便无法开展，组织工作就无法顺利完成。因此，人事档案管理制度的制定，对档案内嵌组织工作的开展具有非常重要的作用。

近年来，人事档案工作量剧增，档案利用频繁。因此，从制度着手，加大对人事档案工作在人力、物力方面的支持，并制定相关的激励机制，从源头解决人事档案员频繁换岗、青黄不接的现象，使人事档案工作得以高质量发展。

2.畅通岗位晋升通道，加强档案专业队伍建设

（1）重视档案工作，畅通档案工作人员岗位晋升通道

档案管理工作量大且烦琐，每一项工作内容的完成都是档案工作者细致、认真工作的展现，是专业技术工作水平的呈现，体现着档案工作者多年的工作经验和专业素养。因此，加强对档案工作的重视，从上级管理部门到单位，形成共识，提高政治站位，增强人事档案工作的顶层设计，畅通他们的岗位晋升通道，使其能在档案专业技术岗上安心工作。同时，创造良好的职称晋升环境，岗位设置与档案专业技术人员专业技术情况相符，激励政策与档案发展前景一致，才能更大激发人事档案工作人员的工作积极性，推动高职院校人事档案工作更好、更快地发展。

（2）加强人事档案工作者职业生涯规划指导和业务培训

职业生涯规划方面的指导，是高职院校就业指导课程的重要内容之一。不仅高职院校的学生需要这方面的指导，人事档案工作者同样需要科学、专业的职业生涯规划指导。高校应自人事档案员聘岗开始，从培训入手，加大对档案工作者的业务培训。业务培训内容不仅能提升人事档案工作者的业务水平，还应包括对档案工作者职业生涯规划的指导。引导人事档案员树立职称晋升的意识，围绕档案系列高、中、初级评审条件，提早规划，从档案专业技术工作经历、业绩成果条件等方面准备对应的相关内容（如下图所示），提高档案职称评审的通过率，增强人事档案工作人员的自信心。同时，这也是提升高职院校档案队伍整体水平的一个有效路径。

对档案工作人员的培训，不仅是在到岗初期，还应贯穿其整个职业生涯。根据国家档案局、人力资源和社会保障部印发的《档案专业人员继续教育规定》（档发〔2018〕19号）要求，“档案专业人员继续教育每年累计应当不少于90学时，其中，档案专业科目一般不少于总学时的三分之二”。因此，参加档案培训已被列入档案工作人员每年的工作任务，档案员可以通过参加档案培训班、研修班、档案业务实践活动、远程教育、学术讲座等方式，努力提升自身人事档案业务管理水平，不断更新自身人事档案知识结构，拓宽视野，改进人事档案工作方式、方法，从而推动人事档案内嵌组织工作的开展，达到共赢的局面。

3.人事档案文化融入高职院校校园文化建设

（1）将人事档案知识融入高职院校课堂

人事档案不仅与高职院校教职工切身利益息息相关，同时对在校大学生也有着深远影响。特别是近年来，各单位的人才招聘均要求对应聘人员的人事档案“凡进必审”，人事档案在整个招聘环节属于至关重要的一环。因此，将人事档案知识融入学生课堂，在高职院校是非常有必要的，这不仅能让学生对职业生涯有着更清晰的认识，对今后毕业生的就业也有良好的指导和促进作用。以会计专业的学生為例，可以向其介绍人事档案里涉及职称晋升的材料，如第一类个人履历，第三类的思想政治情况，第四类里面的学历、学位、专业技术材料等等，使大家对今后就业及职业生涯发展有一个总体的规划，明确今后学习中应该努力的方向，增强内驱力，并强化学习成果，成为更优秀的毕业生，拓宽个人就业面和就业成功率。毕业生就业率得以提高的同时，也能吸引更多优秀的生源报考高职院校，而生源质量的优化，必然带动高职院校教学、人才招聘、组织工作等各项工作的开展，有力促进高职院校更快、更好地发展。

（2）多形式开展人事档案文化宣传

教职工的人事档案意识决定大家的档案行为。多年来，人事档案造假、档案相对人自己携带个人人事档案、人事档案材料缺失等新闻屡屡见报。首先，要从根源上杜绝这些现象的发生，人事档案文化宣传是一个行之有效的路径。通过多种形式和途径开展人事档案的文化宣传，使档案文化深入人心，并自觉维护人事档案工作的开展。例如，邀请人事档案专家开展一系列的人事档案专题讲座，讲座可以是现场开展，也可以通过网络进行。其次，可以通过高职院校内网、宣传栏、教职工工作群等广泛宣传国家关于人事档案管理的制度，如中央办公厅2018年11月印发、中央组织部负责解释的《干部人事档案工作条例》，还可以通过学校下发统一的学习要求，由各部门组织开展学习。最后，可以和学校纪律检查部门合作，通过各种形式让教职工了解人事档案管理方面所禁止的事项、内容，加强教职工人事档案管理的法治意识，遵法守法，共同维护人事档案的权威性和公信力，并懂得在关键时刻运用人事档案维护个人的合法权益等。

（3）加大档案科研支持力度

通过研究近年各地档案系列职称评审条件，不难发现，各地的评审条件加大对档案工作者实际工作成绩认可度，对科研方面的要求有所弱化。这对档案工作人员而言是有利的，毕竟档案管理是偏重于实践工作。高职院校是以教学为主的单位，教师整体的科研能力及科研水平都较高，档案工作人员要在区级科研项目上进行突破还是有一定难度的。但是，这并不代表科研能力对档案工作者不重要。不管是从档案事业的发展，还是从档案工作人员综合素质的培养等方面，参与档案科研项目的研究，可以让档案理论与实践的结合得到进一步验证，档案工作人员的档案知识也会更加系统化、专业化。因此，在时间允许的情况下，档案工作人员多参与档案科研项目还是非常有必要的。这也需要高职院校加大对档案科研的支持力度，从档案科研指导、科研培训、科研团队、科研经费等方面对档案工作人员提供帮助。通过科研帮扶，逐步培养学校档案科研人才，用档案科研实力推动高职院校档案工作的科学化和规范化，促进干部人事档案内嵌组织工作高效开展。

四、结语

时代的发展，历史的推动，见证了人事档案事业不断发展壮大。特别是历经两次全国性的大型人事档案专项审核工作，组织对人事档案管理工作提出了更高的要求，对干部人事档案队伍建设提出了更高的期许。制度建设、人才队伍建设、文化氛围建设成为当前人事档案管理工作的主旋律，并逐步迈向人事档案信息化建设。

参考文献：

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[3]高汇慧.优化干部人事档案专项审核工作的主要对策[J].中共青岛市委党校 青岛行政学院学报，2022（4）：43-46.

（作者单位：广西交通职业技术学院）

基金项目：2021年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目立项课题《智慧档案视角下高职院校干部人事档案内嵌组织工作研究》（项目编号：2021KY1120）。

作者简介：何宗哲（1984—），女，汉族，广西陆川人，公共管理硕士，副研究馆员，研究方向：档案管理。