浅谈新时代高校干部人事档案管理问题及策略研究

摘 要：本文从干部档案专项审核实践工作入手，研究分析目前高校干部档案管理方面的实际状况与所面临的挑战，探索高校干部人事档案管理方面的新策略与方法，旨在进一步增强高校干部人事档案管理工作的科学性、实效性，为高校人才队伍建设和激发高校发展活力提供决策参考。

关键词：新时代；高校干部人事档案；策略研究

为深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，落实全面从严管理干部的总要求，干部档案管理贯穿高校干部队伍管理和发展全过程，发挥的作用越来越重要，逐渐成为学校治理能力和治理体系现代化建设的重要组成部分。新时代背景下，随着全面从严治党的进一步推进和国家的持续发展，干部人事档案工作的地位得到显著提升，须不断创新管理方式办法，积极推进干部人事档案建设的发展步伐，为学校内涵建设、人才培养及国家教育事业蓬勃发展发挥重要作用。

一、高校干部人事档案管理工作现状分析

2014年10月开始，中共中央组织部开展自上而下干部人事档案专审工作，以全面落实从严治党方略。在此基础上，又多次开展专项审核“回头看”工作，增加了专项审核范围，如云南省高校將范围扩大至副高级及以上专业技术人员，有条件的单位要求专项审核工作全覆盖。实践证明，专项审核管理工作是中央针对我国干部人事档案工作的一次全方位“体检”，也是全方位从严治理干部的重大措施。通过专审工作，对整治档案的涂改及造假等突出问题，确保干部人事档案的真实可靠、材料完整规范起到重要作用。经过认真总结，干部人事档案专项工作获得一定成效的同时，也暴露出许多亟待解决和改进的地方。

1.高校对干部人事档案工作重视程度还有待加强

近年来，由于我国加大对干部人事档案专项审核工作的管理，再加上中央和各地方加大了对干部人事档案的顶层规范管理工作，陆续制定了一些从严管档的新规定和新要求，显著提升了我国高校干部人事档案质量，但仍面临着部分学校对规定贯彻不够深入、实际落实打折扣的状况，而相对于高校的人才培养、科学研究、服务社会发展和高校重大改革发展等工作，存在重视程度还不够，认识上有误区，认为人事档案管理只是收集信息，以确保相关材料不会丢失、损坏或泄露即可，或者满足相关部门或人员基本查、借、阅等日常事务性工作就行。因此，在人、财、物等方面投入力度不够，办公场地、设备、人员、经费等得不到相应保障，很难取得工作成效。

2.人才队伍建设不健全

干部档案的专业化管理具有较强的政策性、服务性特点，是一项系统工作，这对档案管理人才队伍建设提出了更高要求。但经调研发现，各高校普遍存在以下情况：（1）专业不对口。干部人事档案工作人员多数非档案专业出身，理论功底薄弱，专业能力不强。（2）人员配备不足。部分高校未配备专职档案管理人员，多数为组织或人事部门人员兼职，对干部人事档案工作投入的精力有限，工作标准不高，有些仅停留在“守门员”的低门槛标准。（3）职业认同感及归属感不强。干部人事档案管理工作内容分散细碎，投入精力多，耗费时间长，但工作亮点少，短时间难以出成绩，工作认可度不高，长此以往，影响人员工作积极性。（4）专业培训机会少。因经费投入有限，对干部人事档案人才队伍开展专业、系统的培训机会不多，业务水平及专业能力难以得到提升。

3.档案实体质量不一

（1）信息记载不一致。干部人事档案材料中，信息记载往往不一致，特别是“三龄两历”重要信息前后记载不一致。一是出生日期。档案材料中涉及多个出生日期，有些可能跟本人户籍或身份证的出生日期均不一致。经分析，可能因为农历或阴历问题所致，也有可能为笔误或提前上学、入团、入伍等原因，造成不同时期的登记表，个人填写的时间不同。二是参加工作日期。主要问题体现在因档案资料中反映的最早参加工作的直接或旁证性资料，如上山下乡、知青时期、招工录取（批准）登记表、转正定级表等缺失，导致参加工作具体日期不能确定；还有的是材料中有两个或两个以上参加工作时间，经分析可能为本人记忆模糊或对参加工作时间认知偏差等原因导致。三是入党时间。可能由于记忆模糊或对入党时间错误认知，导致记载的时间跟本人入党志愿书上的时间不一致。四是学习经历。个人记载学习经历跟本人档案中学习材料反映的不一致，或本人将学习培训经历作为学历来填写。五是工作经历。记载前后矛盾、不衔接或不一致，或无相关工作经历的佐证材料。（2）材料缺失严重。干部人事档案专项审查发现，相关部门权责不清、界限不清、工作配合不到位、信息不对称、标准不统一等原因，档案材料未实现应收尽收，应归尽归，导致个人干部人事档案材料存在缺失或时效性不强。例如，学历学位材料、学习成绩表、毕业生登记表、历年工资变动审批表、年度履职考核表及学籍、招工录用、工作调动、奖励、干部考察考核、职称评审、党团等相关材料缺失。

4.档案整理规范不足

档案没有完全实现“材料完整、鉴定仔细、分类精确、编排有序、编目清楚、装订齐全”的总目标。主要表现在：（1）档案中各类材料交叉编排，顺序混乱。（2）个别材料普遍存在近期材料缺失，更新不及时的情况，如鉴定类材料、获奖类材料等，大部分是很早以前的材料，未反映近期的相关信息。（3）档案编号不统一、不规范，存在前后不连续或不规范的问题。

5.档案利用服务受限

首先，由于档案本身特点及档案管理政策等所带来的利用障碍。（1）干部人事档案虽然作为反映个人成长、工作经历、思想政治、专业技术能力等历史材料，但往往书面的资源信息无法反映出个人真实情况，不能全面、准确地考核和评价个人，满足不了多元化的社会需求。（2）受档案管理及使用的政策规定，个人或相关部门不得随意借阅人事档案，使用对象主要为组织及人事部门，无法和其他相关部门做到信息共享，容易造成信息“孤岛”，档案得不到较好的利用。

其次，由于档案管理模式导致。受传统管理制度影响，个别高校干部人事档案仍停留于“守摊式”的管理方法。重管理、轻业务，造成干部人事档案管理发展严重受限，没有真正让档案“活起来、亮起来、火起来”。

6.档案信息化建设滞后

目前，部分高校仍采用传统的纸质档案管理模式。单一的纸质档案管理，易导致纸质损毁、资料查找费时费力、档案利用价值不高、档案材料不规范等情况。有些高校虽然开展了信息化建设，但只是简单将纸质材料扫描成电子版进行保存，形成信息“孤岛”，与新时代干部人事档案实现信息化建设的要求有一定差距。

二、高校干部人事档案工作创新发展的需求

1.高校干部人事档案自身的重要性

干部人事档案有助于全面考察了解干部、选拔任用干部以及管理监督干部，是干部任免的重要依据。近年来，被曝光的人事档案造假案例，暴露出了干部档案管理中的“弊病”，严重影响了干部人事档案的公信力和权威性。新时期，我们党在领导干部选人用人方面，严格要求“凡提必审”，中央巡视检查领导干部，检查调阅本人人事档案材料只是考查的第一步。由此可见，干部人事檔案事关党风、政风，是推进全方位从严规范选人用人管理工作的主要关口。

2.新时代对档案工作的新要求

随着2018年11月《干部人事档案工作条例》下发、2021年1月新《档案法》颁布，以及《“十四五”全国档案事业发展规划》印发等一系列新举措，指明了干部人事档案管理工作未来的发展方向，明确了发展目标，提出了更高的发展要求，这反映了国家对干部档案管理工作的重视，标志着干部档案管理工作在新时代迈上了一个新台阶。因此，应当进一步提高干部档案管理质量，以充分发挥干部档案对干部教育培训、干部选拔任用、干部管理与监督、人才考核等方面的作用，充分发挥高校干部队伍建设的作用，使干部档案管理更加科学、规范。

3.档案工作者肩负的责任和使命

干部人事档案是我党组织所创造的特殊资源，是高校干部人才队伍建设的决策依据， 做好干部人事档案工作，从一定意义上讲，就是 “为党守档、为国守史、为民服务”，是一项光荣而神圣的职责使命。只有做好干部人事档案的管理和使用工作，才能历史地 、全面地、客观地把握干部的成长经历和各方面情况，深化对干部工作乃至全党建设发展规律的认识，着力提高干部工作的科学化和规范化水平。

三、高校干部档案管理水平提升策略

1.提高档案认识，加强领导统筹

提高对档案工作的重视程度，将加强对学校干部人事档案工作的组织领导作为干部人事档案工作的基本前提。单位应当提高政治认识，加强领导，充分认识新时代干部人事档案工作在建设高素质专业化干部队伍中的重要作用，将干部人事档案管理工作确定为干部人才队伍建设的重要任务。首先，建立干部人事档案管理领导小组，明确职责，加强对档案工作的巡察、检查力度，并对发现的问题定期研判，以问题为导向督促相关部门完成整改。其次，给予档案工作人、财、物等方面提供更多政策支持。人员方面，按照岗位所要求的条件，设置专人专岗，保证工作人员安心工作，尽职尽责；办公场地及设施设备方面，加大经费投入力度，保证硬件设备符合达标要求，进一步做好档案管理的基础设施设备及建设管理工作。最后，建立干部人事档案管理达标升级的考评激励机制，采取定性量化考评、分级分类督导，深入推动干部人事档案管理工作向制度化和规范化及科学化的目标迈进。

2.健全队伍建设，提升专业素养

负责干部人事档案管理工作人员的思想道德情操、专业知识、岗位技能和工作实绩，直接影响高校干部人事档案管理的水平。因此，学校要建立一支新时期“政治坚定、坚持原则、忠于职守、勤勉敬业、纪律严明”的干部人事档案管理队伍，为新时期的干部人事档案工作奠定坚实基础。档案管理人员队伍的打造是一个长期的过程，在不同发展阶段，对档案管理人员的素质和能力要求有所不同和侧重。应着重从以下几方面加强对档案管理人员的培养：

（1）加强对《干部人事档案管理条例》《档案法》《保密法》《中国共产党章程》等政策法规的学习，增强党性教育，坚定理想信念，提升理论水平。（2）定期或不定期对档案管理工作人员开展专业化业务培训，档案管理人员要顺应新要求，补充新知识，调整原有知识结构，转变传统工作思路，积极开拓创新，不断提升理论专业知识，强化业务实践技能，顺应时代发展新要求。（3）通过 “以老带新”“交流指导”等多样的方式，不断强化政策业务知识，增强业务技能。（4）通过“柔”性引进的方式，适当引入外部智力支持，与校外机构或专业人员合作，使专业的工作让更加专业的人来做，更好地指导和提升学校档案管理工作。（5）在工资福利、职称晋升、岗位聘用、评优及评先、年度考核等方面给予一定的倾斜。提高档案工作者的工作地位，增强其职业认同感，提升工作信心和决心。

3.严把“入口关”，提高档案质量

根据《干部人事档案材料收集归档规定》和干部人事档案专项审核规定， 严把所有资料“入口关”。例如，对学校新招聘录用、调入以及部队转业干部或退役士兵等新进人员档案，须由人事部门或组织部门严格依据有关程序和规定，对所有资料认真甄别， 按照层层审核、层层签字后归档，保证人员档案资料的“真实、规范、完整”，严禁对尚未鉴定或审核的材料进行登记或归档处理，从源头上确保档案质量。

4.严把“审核关”，强化过程管理

首先，根据《干部人事档案工作条例》要求，严把档案审批流程、范围和内容，坚决执行“凡提必审、凡进必审、凡转必审”，严把干部档案审查关，从内容提前预警，防止出现档案安全情况。其次，遵循“入档必审、出错必纠”的规定，严格遵照干部人事档案专审工作流程及要求，对需要进入个人档案的材料，由管档人员对档案材料进行审核确认，凡未经过审查的材料，一律不得进入档案。最后，在档案材料鉴别上做到“三个不”，手续不完备的不归档、材料有涂改无证明的不归档、审核责任人不签字的不归档。

5.优化利用模式，增强服务意识

高校干部人事档案的最终目的是为干部人才队伍建设、人事决策和学校其他工作服务。因此，在保证档案安全和不违反国家档案保密规定的前提下，发挥档案共享的功能，进一步提高对档案信息资源的使用。（1）建立健全档案管理规章制度，干部档案工作是一项多任务、细致入微的复杂工作，如果没有一个具体制度来规范它，就会乱象丛生。因此，必须要将《干部人事档案工作条例》贯穿于档案管理工作始终，建立健全档案管理、查（借）阅、检查核对、任前审核、保管保密、移交归档等相关制度，以保证干部档案材料制度的建立与日常管理“有章可循、有据可依”，并实现对干部人事档案工作的制度化、规范化管理。（2）建立档案管理服务体系，确定档案管理相关部门的责任、义务、档案服务对象、档案开放的内容、方式和流程，同时做好部门间的协调配合，互联互通，形成合力。（3）加大对干部人事档案服务功能的宣传，让大众更好地了解档案用途，了解档案查、借、阅程序及要求，消除档案的“神秘感”。

6.加强信息化建设，打造数字化平台

在互联网的引导和推动下，高校干部人事档案数字化取得了一定进展，但各种主客观因素在一定程度上影响了高校干部人事档案由传统管理模式向信息化管理的转型。新时代，必须革新干部档案管理的方式与手段，从有利于纸质档案的保存、有利于避免档案造假、有利于确保档案的真实完整、有利于提高工作效率、有利于提升管理水平出发，不断推动干部档案数字化工作。高校档案的未来管理模式必然要从实体化档案管理模式向信息化管理模式转变，科学、准确、高效地开展人事档案管理，实现现代化的干部人事档案管理模式。

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（作者单位：云南交通职业技术学院 ）

作者简介：吴艳萍（1981—），女，汉族，四川南充人，本科，馆员，研究方向：人事档案管理。