浅议如何提高中小学图书馆档案管理规范化水平

摘 要：当前，加强中小学校图书馆的档案管理，具有重要的现实意义，为了更好地促进学校图书馆档案管理规范化建设，提升档案管理的規范化水平，充分发挥图书馆档案管理的作用及其自身功能，我国各中小学校的图书馆档案管理人员进行了一系列实践研究。基于此，本文主要阐述中小学图书馆档案管理规范化的重要意义，探讨如何在现有条件下进一步推动中小学图书馆档案管理工作更好地发展。

关键词：中小学校；图书馆；档案管理；规范化水平

随着社会不断发展，档案管理的重要性不断凸显。对于中小学校图书馆而言，如何有效提升档案管理的规范化水平，是其当下研究的重点。中小学校图书馆档案管理工作规范化发展，可以有效提升其管理水平，使图书馆的历史记录更加规范，推动中小学图书馆未来科学、可持续发展。

一、中小学图书馆档案管理规范化的现实意义

中小学图书馆开办的主要任务是为全校师生提供良好的图书借阅服务，同时在学校内部承担举办各类文化活动的责任，丰富全体师生的精神文化生活，满足全体师生的精神文化需求。

中小学的图书馆发展建设还应该重视为学校教师的教育教学活动提供更好的发展平台。借助学校图书馆，中小学教师可以进行文献检索、图书借阅等活动，有效提升了教师的教育教学水平和教学质量。中小学校图书馆是学校发展的重要组成部分，图书馆档案管理意义重大，其关系到多方的利益主体，主要是由中小学校图书馆档案管理自身的功能决定的。

中小学校图书馆的档案管理涉及内容众多，其自身的工作性质特殊，档案管理工作人员需要对图书馆内部的所有藏书进行信息化管理，尤其是在当前信息化时代背景下，信息技术在图书馆档案管理中的应用，加强了档案管理工作中的数字化管理，对于图书馆档案管理工作人员自身的信息化素养也提出了更高要求，要求其具备更高的信息化管理水平和信息化服务水平，能够对工作中涉及的各项信息进行统一收集、分类和保管，建立科学的数据库和信息库，以方便后续的信息查找、信息挖掘和信息利用。

其实，无论是站在学校图书馆的发展建设角度，还是站在整个学校的发展角度来看，图书馆的档案管理工作都具有重要意义，是中小学校管理的重要工作内容，这主要是由于档案管理工作关系到多方利益主体，并为后续学校的图书馆服务改进提供有效的依据，不仅有助于档案管理人员工作，还可以根据其工作内容帮助校领导科学决策。

中小学校图书馆档案管理工作较为复杂，其中涉及的内容和环节很多，尤其是随着学校规模扩大，学校招生数量增多，图书馆规模也在扩大，其内部的藏书也在不断丰富和增多，图书馆能够给全校师生提供的文化服务功能也在不断增多。

但与此同时，图书馆的档案管理工作也面临着重要的挑战，其需要整理的资料信息和图书书目也在不断增多，需要档案管理人员耗费大量的时间和精力。传统的中小学校图书馆开展档案管理工作，多依靠人工操作，有可能在实际的操作过程中造成很多问题，给图书馆的科学管理带来不利影响，不利于图书馆档案管理规范化发展。

图书馆档案管理采用人工方式很容易出现信息索引遗失或者是关键信息泄漏等问题，甚至可能会出现由于档案信息内容记录不全，以至于图书馆工作无法正常开展的问题。

这些问题的存在，导致很多的图书馆用户在进行信息索引时，难以准确、及时地找到自己所需的图书，严重影响图书馆档案管理的规范化，降低中小学图书馆档案管理的效率和质量，不利于图书馆档案管理的规范化发展，更不利于图书馆档案管理自身功能的发挥。

二、提升中小学图书馆档案管理规范化水平的有效策略

1.加强档案管理工作环境条件建设

纵观当前的中小学校，很多学校忽视图书馆的档案管理工作，其软硬件设施设备常年不更换。没有良好的环境条件，其档案管理工作的规范化水平也很难有效提升。基于此，中小学校应该重视加强档案管理工作的环境条件建设，通过建设良好的环境，来提升中小学校档案管理的规范化水平。加强档案管理工作环境的条件建设，具有重要的现实意义，其不仅可以有效提升档案管理工作的质量以及规范化水平，还可以提升档案资料的安全性，确保其不受外界的侵扰。

中小学校在进行图书馆档案管理的规范化建设时，应该重点考虑档案资料存放的安全性，给档案管理人员开设专门的办公区域，同时还需要具备专门的档案存放区域。经过大量的社会实践调查发现，随着科学技术的发展，大量中小学校图书馆在进行档案管理工作时，往往多采用智能化、自动化的信息检索设备和信息库数据保存技术。

相较于以往而言，科学技术的进步带来很多的便利。以往多是采用纸质化的档案管理，但不管是纸质化档案管理还是电子档案保管，在进行档案存放的过程中，一定要具备相应的存放条件，必须在存放过程中做到科学防潮、防水、防火和防虫，防止出现因为存放条件较差，导致档案丢失或者损坏的情况。

目前，信息技术在中小学校图书馆档案管理中应用较为普遍，尤其是在信息化的档案管理工作方面，学校应该深刻意识到图书馆档案管理的实际价值，重视图书馆的硬件设施配备，给图书馆档案管理工作配备性能较为优越的计算机、数据储存设备，以及当下最新专业化的图书馆档案管理软件系统等。通过在软硬件设备方面的投入，可以更好地为档案管理的规范化发展创造必要的条件，进一步发挥图书馆档案管理价值。

2.建立健全档案管理工作制度

当前，我国中小学校图书馆档案管理多沿袭传统的档案管理模式，缺乏一定的科学性和规范性。制度的完善建设对于档案管理具有重要的意义，借助健全的制度可以为档案管理者的工作提供科学的指导。只有制定健全的制度，才能更好地为图书馆档案管理的规范化建设提供良好的依据。

中小学图书馆档案管理的规范化建设，还需要标准的依据和规范的指导，通过建立健全中小学校图书馆档案管理工作制度，可以为其发展提供标准依据和科学指导，帮助其快速实现档案管理的规范化。总的来说，我国中小学校图书馆档案管理应该加强制度方面的建设，依据国家《档案法》以及国家有关的政策，将其作为制度建设的基础。

同时，依据学校图书馆档案管理人员工作的实际情况，多方收集数据信息，对这些图书馆档案信息进行分类整理，将纸质版档案以科学的方式进行储存，并且以数字化的方式对其进行有效备份和储存。数字化时代背景下，还应该注意防范出现数字化数据丢失的情况，档案管理关系到多方利益主体，一旦发生数据丢失，可能会造成较为严重的后果。由此可见，中小学校图书馆档案管理的工作制度建设可以为档案管理工作的有效实践提供科学有效的指导。工作制度一经确定之后，便需要有关档案管理工作人员进行严格的工作落实，在工作落实中也可以进一步提升其信息化管理水平和规范工作的技术水平。

3.明确档案管理的责任体系

在中小学校的图书馆管理建设方面，其岗位以及人员的设置也是其中重要的内容。中小学校图书馆档案管理的规范化建设还应该根据管理工作进行岗位设置，不同的岗位设置不同的工作内容，安排专业的档案管理人员，合理划分其工作内容，尤其是工作过程中的职责和权利，编制成相应的工作手册，并根据档案管理的工作实践完善其工作手册，从而为在该岗位工作的人员提供更加细致的指导。

在档案管理信息化平台建设过程中，档案管理人员应该重视信息化素养的提升，还应该重视合理划分档案管理系统的权限设置，确保各项权限的分配与其自身的工作需求相适应，减少档案资料丢失所造成的严重后果。传统的档案管理方式过于粗放式，在其进行分配时，往往由于后期系统管理权限导致工作混乱，造成档案管理上的一些问题。

因此，中小学校图书馆档案管理工作人員还必须进行责任权限的明确，要遵循该工作的保密性原则，每个人都拥有自己的账号和密码，彼此之间不能随意交换账号和密码，以减少数据丢失，防止信息泄露。

4.重视档案信息的双轨回收与电子化转换

信息技术不断发展，给各行各业带来深刻的变革。当前，中小学校图书馆的档案管理基本已经实现了无纸化办公。

但很多学校的图书馆在进行档案工作时，其工作信息虽然以电子化的形式呈现，但依然避免不了纸质化档案的产生，对于这些纸质档案需要借助现代化的双轨回收方式和电子化转换方式，将这些纸质档案转换为电子信息。图书馆档案管理人员在进行电子档案信息收集时，还应该重视信息收集的全面性，尤其是针对传统纸质档案的收集，将传统纸质档案以电子化的形式展现，更方便信息的收集和处理。

档案管理人员在收集过程中还应该重视收集信息的及时、全面，避免出现信息遗漏或者是信息断节的情况，减少档案管理可能出现的风险，方便后续的信息查找。中小学校图书馆档案管理人员在将这些信息收集到位之后，还需要对其进行信息化管理，将其保存在信息库中。

目前，中小学图书馆档案管理工作过程中都配备了电子扫描仪等设备，借助这些科学设备可以将纸质化档案和档案信息转化为数字档案，以数字信息的方式存储在数据库中。在进行信息转换的过程中，档案管理人员应该时刻坚持准确性的原则，确保不出现数据转换错误的问题。电子化的档案管理具有更方便、快捷的特点，而且保存时间更长，方便后续查找。

5.提升档案管理工作人员的综合素质

基于当前中小学校图书馆档案管理的实际情况，其档案管理的工作内容较为复杂，环节繁多。信息化时代背景下，中小学校图书档案管理工作可以依托信息技术的支撑，发挥科学技术的优势，有效提升档案管理工作效率和工作质量。

但是，当下的中小学校图书馆档案有很多细节性的管理工作，管理人员的素质也是影响档案管理工作规范化水平发展的重要因素，图书馆管理人员不仅要提升档案管理规范化水平，还应该重视提升工作素养和工作能力，只有档案管理人员的综合素养提升了，才能更好地提高档案管理工作的规范化水平，减少因为档案管理工作人员素质较低，导致出现工作失误的问题，而影响学校的其他工作开展。

信息化时代背景下，信息技术与各行各业的融合程度愈深，借助信息技术，图书馆的档案管理工作可以朝着更加智能化、科学化、规范化、标准化的方向发展。科学技术与中小学校图书馆档案管理工作的融合，对于图书馆档案管理工作人员专业化水平提出了更高要求，如档案的搜集、整理、归档、存档、调阅等，这些工作都需要档案管理人员不断提升自身的专业水平，具备较高的专业素质，才能更好地推进档案管理工作的规范化发展。

例如，在档案管理工作实际活动开展过程中，在档案信息的收集和编制过程中，档案管理工作人员应该明确自身的岗位职责，针对所有的信息内容亲力亲为，根据学校图书馆实际情况开展相应的服务工作，确保档案管理过程中的保密性原则。

中小学校图书馆档案管理工作人员在图书馆文化活动开展过程中，也应该时刻注意信息的收集和整理，根据有关的制度和要求开展档案编制工作，确保各项档案信息内容的全面性和完整性。在图书馆档案管理工作中，针对档案的后期保管工作，档案管理工作人员应该时刻重视自身的职责，确保档案信息的科学性和安全性管理。尤其是档案信息的安全，必须时刻关注信息系统维护，确保不出任何问题，尤其是不能发生档案损坏或者丢失的情况。这需要档案管理工作人员时刻具备良好的安全意识和责任意识。

在信息化时代背景下，档案管理人员应该重视提升自身的信息化素养，尤其是提升有关信息安全方面的专业技术能力，针对档案管理的有关内容开展相应的实际操作，减少可能出现的一些信息安全问题。档案管理人员还应该具备档案信息化分析能力，不仅能够根据以往保存下来的档案资料进行科学分析、整合信息，同时还能够从中挖掘信息的潜在价值，给未来中小学校图书馆档案管理规范化、服务管理合理化、文化活动改进有效化提供助力，促进图书馆档案管理科学、可持续发展。

三、结束语

总而言之，针对当前我国中小学校图书馆档案管理工作过程中出现的各种问题，档案管理人员应该加强自身的工作能力，提升信息化素养。中小学校图书馆应该加强档案管理工作的制度化建设，以制度保证各项工作顺利开展，有效发挥档案管理的实际作用及其科学价值，进一步提高中小学图书馆档案管理规范化水平。

参考文献：

[1]曹译之.浅析如何提升文件档案管理规范化水平[J].办公室业务，2018（18）：1.

[2]王清蓉.以规范化建设为重点 切实提升档案管理水平[J].四川档案，2022（4）：1.

[3]谭鸿玲.开展档案规范化管理认证与提高医疗卫生档案管理水平研究[J].兰台内外，2022（3）：72-74.

[4]陈建东.聚焦问题导向强化精细指导 提升云南档案规范化管理质量和水平[J].云南档案，2022（4）：1.

[5]崔媛英.浅议提升档案管理工作水平提高档案服务质量的对策[J].兰台内外，2022（27）：3.

（作者单位：安徽省宣城市第二中学）

作者简介：秦雅峰（1977—），男，汉族，安徽宣城人，大专，助理馆员，研究方向：图书馆管理。