事业单位档案管理中存在的问题及对策初探

摘 要：良好的档案管理不仅能保护事业单位的档案资源，还能优化其业务流程，推进档案管理部门高效化、信息化、现代化发展，为推进事业单位整体工作蓬勃发展提供助力。本文主要阐述了事业单位档案管理的重要性，分析当前事业单位档案管理发展中存在的问题，并提出解决对策，希望能为改善事业单位档案管理模式，提高其管理质效，推动事业单位可持续发展提供参考。

关键词：事业单位；档案管理；问题；对策

档案管理对事业单位的稳定发展有重要影响，是事业单位各项工作顺利开展的有效参考依据。随着信息技术的不断融合应用，传统档案管理问题频出，已严重影响事业单位的发展。对此，事业单位档案管理部门应与时俱进，积极与新时代、新形势接轨，及时发现问题，找到解决对策，强化档案管理对事业单位智能化发展的支持作用，开辟档案管理发展的新路径。

一、事业单位档案管理的重要性

1.有利于更好地服务于事业单位工作，提高工作质效

近些年来，科技飞速发展，事业单位档案管理部门也与时俱进，不断融合新科技、新理念，直接推进了档案管理体系的创新发展，使其能够更好地服务于事业单位发展，为其提供助力。

（1）为事业单位管理工作提供保障

事业单位在发展过程中，既有项目管理，也有人事管理，因此，工作烦琐，涉及面较广。档案作为一种重要依据，详细记录事业单位发展期间经历的人、事以及物资的变动，是事业单位各部门业务发展的重要参考和依据。例如，人事档案主要记录单位员工成长的经历和细节，包含员工的基本信息、工作绩效、专业能力等各个方面，是单位开展管理工作的重要依据。事业单位积极完善档案管理，能够更好地协调员工调动，为单位知人善用、发挥员工最大价值提供支持。

（2）为人事变动考核提供参考依据

人事调动是事业单位发展过程中必然会经历的环节，而档案反映了员工的能力、性格和品质，是单位调用员工的基本参考依据。同时，档案还记录员工的工作经历，利于单位更好地考核员工，选拔优秀人才。事业单位通过档案管理能够全面、详细地了解员工，并以此为参考依据，分配其担任能力范围之内的工作，发挥其专业特长，提高单位工作效率和质量。良好的档案管理还能助力事业单位更好地考核员工，实现对员工客观、公正的评价，提高员工的职业幸福感和满足感，增强员工对单位的归属感。

2.有利于迎合档案管理发展的新趋势，为其提供支持

新形势下，事业单位档案管理迎来了新的发展趋势，因此，事业单位深化档案管理是必然之举，也对其未来发展具有巨大影响。一方面，档案管理逐步信息化，无论是档案载体，还是利用需求等方面，都出现了信息化趋势。在这种情况下，事业单位不断加强档案管理，既有助于满足信息化时代事业单位档案管理新发展趋势的需求，也对促进档案管理数字化、信息化，提升事业单位服务质量和工作效率有积极推动作用。另一方面，事业单位在发展时期也面临巨大压力和挑战，加大档案管理职能、完善其体制构建对档案管理发展以及事业单位本身都有巨大益处。事业单位在合理利用、配置档案管理资源，加大对档案管理利用服务功能的同时，不断深化档案管理，能够推动档案管理知识化发展，对事业单位转型发展并发挥其自身效益和价值有积极的推动作用。

二、事业单位档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理缺乏足够重视，缺失顶层设计和规划

对档案管理重视不足是很多事业单位存在的共同问题，这也导致部分事业单位忽视了档案管理工作的重要性和紧迫性，在档案管理过程中无法给予顶层设计和规划的支持和保证，影响事业单位档案管理发展。虽然习近平总书记发表了关于做好新时代档案工作的重要指示，但因为档案管理在部分单位的应用频率较低，导致一些领导干部依然无法产生足够的重视，觉得档案管理是“小工作”，未对其进行整体部署和规划，致使其缺乏顶层设计和规划，影响其体制建设。领导的不重视也会影响档案管理人员的态度，最终导致整个单位的档案管理无法跟上时代步伐，难以形成现代化、信息化建设，阻碍档案管理的理念变革和方法创新。例如，某研究所领导对档案管理工作不重视，未将其纳入本单位领导议事日程，在重大会议上也极少针对档案管理问题进行探讨，在做许多重要决策部署之时也不会考虑档案因素，甚至在人力、物力、财力分配方面忽视档案管理部门。这些举动都导致档案管理部门难以发挥其实际应用价值，降低了员工对档案管理的重视度，致使其相关工作在内部无法顺利开展，影响档案管理服务质量的提升。

2.档案管理制度体系不规范，管理职责落实不到位

行之有效的管理制度体系能推进事业单位档案管理工作有条不紊地进行，是事业单位高效率、高质量发展的重要保障和助力。但在当下的事业单位档案管理发展中，部分档案管理部门采取传统管理制度的情况依然存在，这种笼统、松懈、缺乏针对性的制度很容易导致单位档案信息不全、录入不精准等情况出现，既降低了档案管理部门的工作效率，也无法为事业单位其他部门工作顺利开展提供精准数据支持。同时，档案管理未被列入分管领导岗位职责范围，缺乏对档案管理有效的考核和监督机制也是当前部分事业单位档案管理发展中的问题。例如，有的事业单位重视档案管理，会对档案管理部门领导、专职管理人员、兼职管理人员等所有涉猎其中的员工进行考核。而有的单位却仅仅对兼职管理人员进行考核，或者是对某些特定人员进行考核。这种缺乏全面、有效的考核和监督机制虽然也能起到一定的效果，却无法完全发挥其作用，导致档案管理职责落实不到位，体系制度构建不完善，影响档案管理和事业单位的发展。

3.档案信息化建设规划不足，信息化水平有待提升

随着信息技术在档案管理中的应用，电子化、数字化档案管理已成为当今发展的必然趋势。但也有部分事业单位思想相对落后，缺乏对档案信息化建设必要性的重视，未将档案信息化发展完全纳入单位发展规划中，无法在单位内部形成自上而下的发展形势。同时，部分事业单位虽然实行了档案管理信息化，但因需要投入大量人力、物力和财力，还需要聘请专业信息化档案管理人员等缘故，导致信息化进程停滞不前，不愿主动接触新技术，购置先进技术设备和软件。因此，在系统升级和信息化维护方面，这部分事业单位档案管理仍处于信息化初期阶段，对档案信息化利用也较少，在一定程度上降低了单位的“软实力”，影响档案管理效率和单位发展。例如，某公立小学对档案管理认知主要停留在记录在校师生信息，建立一个信息系统，方便录入、查询师生档案信息即可。因此，该校对档案管理的信息化建设追求并不高，仅维系在基础信息化水平，导致其档案管理功能有限，无法完全发挥档案管理的价值。同时，因缺乏重视信息化建设，该校也未及時配置相应的杀毒软件、应急电源、防火墙软件设备，对现有电子档案、数字档案未及时备份，对后期档案信息资源开发利用埋下隐患，导致该校档案的后期发展受到很大影响。

4.档案管理队伍建设不合理，员工专业素养不足

新时代，以人为本的理念深入各个领域，也深深影响着各行各业的发展，事业单位档案管理部门也不例外。档案管理人员作为档案管理第一负责人，其业务能力、专业素养高低都对档案管理发展有重要影响。特别是现代化档案管理专业强、内容复杂、涉及范围广，必须要有高素质、专业能力强的人员来完成。然而，部分事业单位档案管理部门却缺乏这样的专业人才，无法与单位与日俱增的档案业务管理工作相匹配，导致工作效率降低，服务质量下降，影响单位档案质量的正常运行和群众对事业单位的好感度。一方面，部分事业单位档案管理部门人员身兼多职，事务太多，导致其无法专心于档案管理工作，难以提升自身能力和专业素养；另一方面，面对事业单位门类众多、数量庞大的档案资料，仅靠寥寥数人是很难及时完成档案管理工作并保证工作质量的，因此还需要其他部门人员兼职，在一定程度上拉低了档案管理队伍的水平，无法确保档案管理服务的实效性。此外，部分事业单位在选拔档案管理人员时缺乏统一标准，对此类员工的要求不高，导致档案管理人员仅具备一两项业务能力，无法完全掌握所有专业知识和能力，难以为单位档案管理发展提供有效的人才支持。例如，某单位在招聘时仅要求档案管理人员会熟练使用办公软件，对其是否了解档案管理法律法规，是否具备先进的档案管理理念等方面无具体要求。这种招聘本身就拉低了档案管理部门的员工水平，影响档案管理的发展。

三、事业单位档案管理问题的解决对策

1.加强组织领导、落实职责，构建完善的档案管理体系与机制

强有力的组织领导、明确的管理职责都是做好事业单位档案管理的重要保证。事业单位要加强对档案管理工作的组织领导，将其纳入单位发展规划、年度工作计划当中，加强统筹规划、顶层设计，以此来强化整个单位对档案管理工作的重视度。单位还要积极规范并强化职能定位，构建分工明确、职责分明的工作管理机制，要做到“有人管并真管”的效果，确保每一项工作职责都能落实到个人，避免出现相互推诿现象。事业单位还要积极完善管理机制，严格规定工作流程，确保管理人员在工作中有据可依、有章可循。同时，事业单位要引入有效考核机制，不断强化员工的法律意识，提高其责任感，使其从思想上加强对档案管理工作的重视，并促使其主动履行管理责任，确保档案管理实效性。例如，某电网研究院针对内部员工归档不及时、档案资料质量不高、重视度不够等问题进行了创新改革。首先，该研究院结合本单位自身管理特点，编制了档案管理总体规划，明确了档案管理目标、质量标准和分阶段归档要求。其次，该研究院还统一了电网工程签证表格及其填写方法，并在在建工程中使用，提高员工对档案管理的重视度。通过一系列创新举措，该研究院工程项目档案归档及时性、精准性大大提高，档案管理质量也远超从前，做到了规范性、统一性，得到了专家的好评。

2.加快单位档案信息化建设，为档案管理优化提供技术支持

随着大数据、云计算等信息技术在档案管理中的应用，事业单位要积极借助信息技术来加强档案信息化管理，构建信息化体系，推进数字化档案室建设与发展，为本单位工作顺利进行提供支持和助力。事业单位还要与时代接轨，以智能化、数字化、信息化体系来完成档案管理转型，解决以往档案管理中的问题和不足，为档案管理发展提供技术支持。首先，事业单位要加大基础设施建设，构建一套灵活性、结构化计算机布线系统，积极配置相应的基础设施，确保档案管理工作顺利进行。其次，事业单位要根据本单位档案管理特点逐渐实现增量电子化、存量数字化、管理信息化，并以信息化为核心发展现代化管理系统，提高档案资源整合利用，推进事业单位高效发展。例如，农发行某支行在档案管理过程中利用信息技术建立专业化档案系统，围绕档案信息生成、存储、传输、应用等环节打造智能化管理平台，为本行业务发展提供档案信息支持。同时，该行还不断加强理论学习，推进数字化档案管理进程，实现了档案数字化、智能化、集约化发展，为全行业务高质量发展打下良好基础。

3.完善管理人才的培养机制，打造稳定性强的专业化管理团队

稳定的专兼职档案管理人员是事业单位档案管理工作顺利开展的重要保障。对此，事业单位要积极完善档案管理人才培养机制，打造稳定性强、专业化、高素质团队，优化队伍结构，提升档案管理队伍质量和能力。首先，事业单位可以在内部建立完善的业务培训体系和人才培养机制，通过线上线下培训和学习来强化队伍建设，提高档案管理队伍的能力，使其善于研究、管理熟练、精于操作，提高其工作能力和效率。单位还要积极开展多种形式的业务交流、学术研讨活动，支持和鼓励员工参与继续教育和专业培训，为其逐渐提升业务水平和专业化能力提供支持。其次，事业单位还要开展多层次档案专业知识、技能培训活动，以员工实际情况为立足点，以新时代档案管理发展趋势为导向，以信息化为抓手，系统整合档案管理业务培训资源，编写实用性强的学习、实践资料，为员工自我提升和发展提供良好支持。再次，事业单位还要重视从外部引进优秀人才，利用与高校合作机会定向培养高素质档案管理人才，为档案管理部门发展储备优秀人才，确保后续发展有足够的人才支持。同时，单位还要提高人才招聘和选拔门槛，从根本上提升档案管理人员水平。最后，事業单位要制定各种鼓励政策，激励员工自主参与到业务培训和能力提升中，激发员工学习自主性，提高档案管理部门学习氛围。多措并举能有效促进档案管理人员的业务水平和专业素养提升，优化管理队伍结构，提高档案管理工作质效，推动事业单位业务工作稳健、高质量发展。

四、结语

总之，档案管理对事业单位发展的稳定性和可持续性有至关重要的影响。事业单位要深入分析档案管理发展中的问题，对症解决，为自身档案管理进程的加快以及质量的提升提供保障。同时，事业单位还要立足本单位发展实情，以未来发展趋势为导向，以习近平总书记关于做好新时代档案工作重要指示精神为引导，从多方面守正创新，真抓实干，全面推进档案管理的体系建设，为实现档案强国政策贡献一臂之力。

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（作者单位：内蒙古自治区赤峰市红山区人力资源和社会保障局人事人才服务中心）

作者简介：孟凡强（1984—），男，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。