试论国有企业档案信息化管理的构建路径

刘璐

摘要：信息化时代的到来，给各行各业带来了全新的发展机遇。很多行业、企业纷纷开始利用现代信息化技术进行自我改革与创新，以期提升市场竞争力。在这一环境下，国有企业朝着现代化、智能化、信息化方向发展也成为既定趋势。而档案管理工作是国有企业管理工作中的重要组成部分，其管理水平及工作质量在一定程度上影响着国有企业的决策与战略规划的合理性与科学性。故此，如何创新档案管理工作，提高档案管理效率，成为当前国有企业亟待解决的问题。本文针对国有企业档案工作的信息化建设与管理展开分析，旨在提高档案管理水平，助力国有企业可持续发展。

关键词：国有企业；档案信息化；构建

DOI：10.12433/zgkjtz.20232315

档案是国有企业各部门、各项业务信息的集成体，在日常管理工作中发挥着至关重要的作用。档案不仅记录了各项工作痕迹，同时也能如实反映运营情况，便于管理层进行科学的决策。对此，国有企业应该充分认识并重视档案管理的重要性，跟紧信息时代的发展步伐，促使档案最大限度地发挥价值。

一、国有企业开展档案信息化管理的必要性

（一）有利于提高档案管理工作的质量和效率

国有企业相较中小型企业而言，其产业规模与业务范畴较为宽泛。因此，档案管理内容较为复杂多样，而传统的档案管理模式已经无法发挥最大效用，甚至还在一定程度上加剧了档案管理的混乱性，进而降低决策的科学性，不利于其持续发展。国有企业开展档案信息化管理，可充分利用互联网平台和信息化技术，提高档案管理水平，减少人力资源投入，这对企业的信息化发展具有重要意义。具体而言，以计算机及移动终端设备为载体，以互联网技术为支撑，能够打破传统档案管理工作的时空局限性。档案管理人员仅需要有移动设备与互联网即可随时随地办公，有效提高了档案管理效率与质量。

（二）有利于保障国有企业的信息安全

当前，信息化技术的发展，一方面提高了国有企业的管理水平和工作效率，但同时也增加了企业间的恶性竞争。在这种背景下，虽然很多国有企业积极借助信息化时代的“东风”对档案管理工作进行了信息化建设，但仅对档案管理形式进行了现代化技术转变，并未认识到档案管理系统的信息安全及网络安全的重要性。这就在一定程度上加剧了网络黑客、网络病毒对档案管理系统的破坏，进而导致档案信息泄露、篡改、丢失等问题，给国有企业带来了巨大的经济损失。而加强档案信息化管理，则可将工作重点由档案工作信息化建设逐步渐变为档案管理系统安全防护建设，完善网络安全防护网，进而最大限度地保障档案信息安全。

（三）有利于提高国有企业的市场竞争力

随着市场经济体制的深化改革，国有企业面临的市场竞争环境趋于“白热化”。要想在激烈的市场竞争中始终处于优势地位，就必须做好档案管理工作。这主要是由于国有企业的档案管理工作中涉及各项业务活动进度、资产情况、近期的盈利能力、负债情况、人事信息等，便于管理层充分了解当前的运行情况，及时对发展方向进行调整。

（四）有利于推动国有企业可持续发展

就各大国有企业的发展情况来看，其沿用的传统方案管理模式已经无法满足当下的档案管理需求。加强档案工作的信息化建设与管理，可对传统档案管理模式进行革新，构建适应国有企业发展需求的新型档案管理模式。此外，还能提高档案管理水平与效率，最大限度地发挥档案的应有价值，为管理层决策与制定发展规划提供数据参考。

二、构建国有企业档案信息化管理的路径

（一）加强硬件建设

档案信息化管理，不仅需要完备的信息化系统，还需要先进的硬件设备。现阶段，很多国有企业盲目地认为，档案信息化管理就是对计算机网络上各种数据信息、表格等进行有效的信息采集，而忽视了对计算机设备、网络、路由器等硬件设备的完善与更新。一些档案管理部门甚至仍在使用多年前的电脑开展管理工作，这就在一定程度上降低了档案管理工作的效率，不利于为档案信息化管理提供坚实的运行平台。具体而言，国有企业应跟紧信息化时代的发展步伐，及时更新档案管理部门老旧的计算机设备。管理部门还需要对网络线路进行更新，其中不仅需要更换已经老化的网络线路，还需要根据办公用网需求，更新运行效率更高的网络线路，进而提高档案管理信息化水平，保障档案安全。

（二）做好纸质档案的管理与更新

国有企业的交流与合作朝着纵深化方向发展，业务往来更为复杂。为了切实提高档案管理工作的质量与效率，强化档案信息化管理效果，要做好纸质档案的管理与更新。这主要是由于档案信息化管理过程中，需要对传统纸质档案进行数字化转化，将其转变成电子文件后进行档案管理。没有传统的纸质档案，就没有电子档案，国有企业也无法进行档案信息化管理。

基于此，内部的档案管理部门应在日常工作中加强纸质版档案的管理力度。第一，档案管理人员应剔除纸质档案中没有参考价值、存在错误信息的纸质档案，便于纸质档案管理，减少不必要的档案占据档案管理系统内存；第二，由于国有企业产业规模较大，各岗位的人员流动性较大。对此，档案管理部门工作人员应及时进行数据更新。档案管理人员还需要对纸质档案按照价值进行等级划分。例如：国家级别机密型文件、技术型文件、企业发展规划类文件等，都需要保障安全性。对此类重要文件调取查阅时，需要通过上级部门审核方可借调；第三，档案管理人员还应做好档案室的安全管理工作。避免纸质档案出现丢失、损坏、受潮发黄、烧毁等问题。

（三）研发档案信息化管理体系

目前，国有企业按照业务类型划分为技术型和管理型。但是，无论哪一种类型的国有企业，要想在激烈的市场竞争中谋求长远发展，就必须紧跟时代步伐，积极利用现代化信息技术构建完善的档案管理信息化系统，以提高档案信息化管理水平与质量。现阶段，多数国有企业都开展了档案信息化管理，但在管理系统的开发上，更多依据各部门的业务性质构建档案信息管理模块，进而给档案管理部门信息的归纳、整合增加了难度。例如：针对人事档案构建人力资源管理系统，针对财务部门构建财务信息档案管理系统，针对各项业务活动构建业务信息档案管理系统等，每一个档案管理系统都有自己的运行与管理模式，这不仅增加了档案管理人员的工作量和工作难度，也不利于各部门之间进行信息交流与共享。对此，国有企业应借助信息化技术，对各项档案管理系统进行资源及管理模块整合，设置各部门的档案信息管理模块，以便档案信息查询。此外，档案管理部门还应定期对管理系统升级更新，以保障档案管理工作的顺利开展。

（四）提升档案管理人员的业务素养

任何工作的顺利开展都离不开人才的助力。档案管理人才在推进国有企业档案信息化管理中发挥着至关重要的作用。其中，档案管理人员的专业能力与职业素养直接决定着档案信息化管理水平。因此，国有企业要注重加强档案管理人才的培养与引进，构建一支高素质、专业化的档案管理队伍。

首先，国有企业应对档案管理工作人员进行综合能力评估，找寻其能力薄弱点，并积极组织开展专业化培训活动。专业培训活动的内容应包含档案管理流程、各部门档案管理细则、现代信息化技术学习、实践技能学习等。还可以通过邀请相关领域的专家学者、信息技术人员等，对档案管理人员进行实践工作指导，以强化档案管理人员的专业能力与信息素养。在专业培训活动开展一定时间后，还应对档案管理人员的实际工作进行抽查，以进一步检验其学习成效，强化其对于档案信息化管理的认识度，以进一步提高档案信息化管理水平。

其次，国有企业应加强对档案管理人员的思想道德教育。在档案管理工作中，档案管理人员不仅要进行档案信息的收集、分析、归档、更新等日常工作任务，还要根据不同部门的实际工作需求，为其提供有针对性的档案资料。档案管理人员对档案资料有着较高的支配权利，在一定程度上决定着档案信息安全。只有不断加强其思想教育，促使其形成良好的职业道德素养，才能避免工作失误、档案信息丢失、泄露等风险。

最后，国有企业还应注重专业人才的引进，通过档案管理外包、拓宽社会招聘渠道等方式，积极吸纳更多专业人才参与档案信息化管理工作，以提高其档案信息化管理水平与整体质量。这样既能为管理层决策提供依据，还能提高整体国有企业的信息化建设水平。

（五）推进数字化档案馆的建设与发展

数字化档案馆是信息化时代的重要产物，也是当前档案管理行业的主要发展方向。国有企业要想切实实现档案信息化管理，必须跟紧时代发展步伐，积极构建数字化档案馆。但是，国有企业需要充分认识到建设数字化档案馆不是一蹴而就的，需要一个长期发展的过程。数字化档案馆相较于档案管理信息化体系，在档案保存容量上更大、档案管理的针对性更强，便于各部门进行档案信息的调取、查询、共享。但是，数字化档案馆的建设并非单纯是档案管理部门及技术部门的工作内容，还需要各部门、各岗位参与，相互合作、相互配合，结合国有企业的实际发展需求、各岗位的档案信息需求等，进行数字化档案馆的统筹设计与布局。只有这样，数字化档案馆才能在档案管理工作中发挥最大效用，助力国有企业真正实现档案信息化管理。

（六）通过电子文件加强相关部门的沟通与合作

国有企业在实际开展档案管理工作中，其档案管理的主要对象为档案管理部门、档案信息采集部门、信息技术管理部门。档案信息采集部门对档案内容更为熟悉，对于信息的真实性、精准度、可靠性等具有一定责任；档案管理部门在接收相关部门提交的电子文件后，需要依据规章制度，按照电子文件的类型等进行分析、分类、储存；而信息技术管理部门则需要利用信息技术对文件进行处理。国有企业应加强这三个部门之间的交流与合作，促使其在电子文件的传输过程中进行信息的沟通，以发挥档案的最大价值。

（七）加强档案信息化管理的安全防护

在档案管理工作中，相较于传统纸质档案，电子档案更具优势，可提高档案管理效率，便于调取与共享，能最大限度地发挥档案的价值与效用。但是，伴随着信息技术的创新发展，网络环境越来越复杂，其中不乏网络黑客和网络病毒，影响档案的安全性，甚至导致档案信息被泄露、篡改、丢失等问题。对此，国有企业应在开展档案信息化管理工作的过程中，将档案安全性置于关键位置。

首先，国有企业应对档案管理系统或数字化档案馆定期更新与系统维护，并利用信息技术构建安全防护网，以实时检测外网环境，一旦发现病毒入侵或黑客攻击行为，及时报警，提高档案信息化管理安全性；其次，技术人员在构建档案管理体系的过程中，还应根据各部门的档案信息需求设置访问权限与身份认证，并保留好各部门的档案信息使用痕迹，从而对档案信息全面保护，以避免档案信息泄露、丢失，给国有企业带来不利影响。

三、结束语

综上所述，进入信息化时代，国有企业的生产规模及项目范畴持续扩大，档案数量持续增长。档案是进行决策与制定战略发展目标的重要依据，可为国有企业发展指明方向。基于此，国有企业应不断强化内部工作人员，尤其是档案管理人员对档案信息化管理价值的认知度，并借助各类现代化信息技术革新档案管理工作，将档案管理工作与信息化技术有机结合，创新档案管理模式、管理流程，以推进档案管理工作的高效开展与高质量完成。

参考文献：

[1]宋志彬.信息化时代下国企档案管理的创新与研究[J].文化产业，2023（7）：34-36.

[2]张耀欣.信息化时代国有企业档案管理措施[J].办公室业务，2022（3）：106-108.

[3]汤明英.信息化时代提升国企档案管理质量的思路[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021（12）：34-36.

[4]刘维.大数据时代背景下国企档案管理工作改革探究[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（6）：99-101.

[5]甄永芳.论国有企业档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020（22）：84+100.

[6]蔡静宇.信息化时代提升国企档案管理的思路[J].中国石化，2020（6）：53.

[7]岳碧容.大数据环境下的国企档案信息化管理研究[J].传播力研究，2019，3（33）：294.

[8]曾艳.探索国企档案信息化管理的构建路径[J].兰台内外，2019（13）：9-10.

[9]田媛.国企档案管理路径探析[J].陕西档案，2018（3）：42-43.

[10]崔晶晶，程晓磊.国企档案信息化管理的构建路径[J].企业改革与管理，2018（6）：21+62.