基于WPS云文档协同办公的实践与研究

李珊珊　张凯

关键词：WPS云文档；协同办公；实践研究

中图法分类号：TP391 文献标识码：A

1 WPS云文档发展的时代背景

随着移动互联网时代的来临，应用相关软件完成高效办公成为当下各行各业的急切需求。WPS云文档就在此背景下，应市场所需，横空出世。应用WPS云文档不仅可以多设备随时随地地阅览、修改和保留文档，还可将文档分享给同伴协同作业。WPS云文档作为功能强大的应用软件，以其强大的数据计算、处理、统计、分析、管理功能而应用于各个领域，极大地推进了工作方式的变革和工作效率的提高。

2 WPS云文档的实践价值

2020年，WPS成为北京2022年冬奥会官方协同办公软件提供商，实现了多部门共同编辑同一份电子文件，助力冬奥会实现数字化办公，同时使跨区域工作效率明显提高。

随着教育信息化的发展，学校在多媒体课件、办公文档的使用上越来越追求效率，远程教学、多人编辑、在线存储等功能巧妙破解了学校在过去传统办公方式上遇到的诸多难题。通过WPS云文档可以实现上级部门和下级部门以及不同教师之间的协同办公，集体备课，集体教研，同课件在线协同创作以及日常数据填报、实时传输等。同时，在数据统计上，本文未采用构造复杂的VBA，Python等程序设计统计表，而以简单、通俗易懂的数据处理方式来展示WPS云文档在数据处理上统计、分析和管理的优势。

3 WPS云文档的应用思路

WPS云文档功能丰富，随着网络条件的逐步完善，使不能多设备查看、不能多人同时协作的传统文档发生了新的变化，WPS云文档正是其中的体现。它不仅可以在手机、平板电脑、计算机、多媒体教学机等多种设备查看并编辑文档，还为文档提供了安全加密的云存储空间。多设备跨平台同步、历史版本的恢复、文档链接的分享、团队高效协作等众多新功能改善了人们的创作和生活条件，也让学校的教学与发展更加高效。对于WPS云文档协同办公，学校可以从以下三个视角出发。一是以云上集体备课、教研、协同创作课件、教案为视角；二是以WPS云文档高效统计数据为视角：三是以WPS云文档建立公共资料库为视角。

4 WPS云文档协同办公的应用场景

4.1 以“云上”集体备课、教研、协同创作课

件、教案为视角

我们可以利用WPS云办公的云协作功能进行集体协同备课。通过WPS文档工具栏上的“在线协作”实现协同编辑。在集体备课过程中，教师对重难点进行实时讨论，沉淀集体智慧，并整合、分享教学课件，极大地提高了教学质量、开拓了知识广度。尤其是应用WPS云办公进行跨学段教研、交流，意义更加重大。以小学和初中英语学科为例，在小学和初中这两个学段，为进行小升初教学衔接，我们可以通过WPS云会议，实现中小学不同学段同一学科的交流研讨，了解哪些知识是学生已知的，具体掌握到什么程度。可以通过WPS云会议使初中教师更加准确地掌握学生的学习情况，通过交流，了解学生具体掌握到什么程度，便于知识的衔接处理。

利用WPS云文档进行在线协作，交流教研，突破了跨学段教研距离与时间的限制，将小升初知识有效地衔接，从而使教研更加高效。

4.2以高效统计数据为视角

在学校处理大量的表格数据时，可以应用函数和WPS在线文档来统计，如学校要汇总参加核酸检测师生人数，每年年报需要统计的学生花名册，不同年龄学生人数等。这就需要构建一套高效的统计工具。

4.2.1利用WPS在线链接和函数构建《信息统计表》

本文统计了大量数据信息，为提高统计效率，开创性地利用WPS在线链接和函数构建了数据统计工具。通过设置汇总函数和校验函数，再锁定填报区域，然后借助WPS在线链接完成了数据的实时动态汇总。下文以一个工作簿中三个工作表（汇总表、表1和表2）为例阐述构建方法。

（1）利用SUM函数进行求和。比如，要对表1中单元格H7到H12进行求和，可以利用SUM函数在空白单元格H6中输入函数“=SUM（H7：H12）”。

（2）设置IF校验函数，对错误数据及时发出提示，以便于及时发现错误，进行更正。比如，在表1工作表中随机选择空白单元格Dl输入“=IF（E6= V20，正确，错误）”，该公式是若E6等于V20，则在Dl单元格中显示正确，若两个单元格数据不相等，则在Dl中显示“错误”。通过设置这样的校验函数，避免出现逻辑错误问题。

（3）对跨区域单元格设置保护，为了对部分单元格进行保护，避免在填报過程中操作失误破坏公式，同时让其他单元格可以正常填报，按住“Ctrl+A”，然后右键单击空白区域，弹出窗口选择设置单元格格式，左键点击保护，选择锁定，点击确定。然后按住“Ctrl”，用鼠标左键逐个选中需要保护的单元格，点击审阅，再点击保护工作表，输入密码，点击确定，即可完成跨区域单元格保护。

（4）跨工作表求和，数据汇总是对同一个数据模板批量汇总，我们可以先建立数据模板，包括表内数据求和、数据校验、数据保护，这个模板设定好后，用它在同一个工作簿中建立多部门工作表，进而实现汇总表对分表对应单元格数据求和。下文以同一个工作簿内汇总表、表1和表2三个工作表为例介绍两种表间求和思路。

方法1

汇总表H10单元格对表1和表2中的Hl0单元格的数据求和，可以在汇总表H10单元格中手动输入等于号“=”；先点击表1中H10单元格，在显示的数据里面输入加号“+”：在表2中选择H10单元格，公式“=＇1＇！H10+＇2＇！H10”表示两个不同工作表之间的求和。以此类推，可以实现汇总表对各分表对应数据的求和。

方法2

点击汇总表Hl0单元格输入“=SUM（）”，然后点击表1中H10单元格。再按“Ctrl”键选择表2中H10单元格，然后按下回车，对两个工作表进行求和。以此类推，可以实现汇总表对各分表对应数据的求和。

（5）建立WPS分享链接，在经过以上四步操作之后，对整理好的工作簿进行链接分享，可以在汇总表右上角点击分享，在新窗口中点击保存更改，然后上传到云端，选择查看对象和编辑权限，创建并分享即可。然后不同单位在这个工作簿链接中找到自己单位的模板进行填报，就可以各部门协同统计，编辑实时自动保存。

4.2.2 利用XLOOKUP函数设计《信息提取表》

XLOOKUP函数是一个查询函数，拥有更优秀的查找能力，在学校工作中，经常使用该函数查找本单位职工的医保缴费基数等信息。比如，在一个工作表中D列单元格是人员身份证号码信息，F列是医保缴费基数，如果要从批量信息中提取本单位人医保缴费基数，可以在空单元格I2单元格中输入公式“=XLOOKUP（H2，D：D，F：F）”，其中H2是要从D列查找数组中查找数值存放的位置，这个函数整个语法是先确定好要查找的内容（12），然后告诉表格去哪里查找（D：D），最后返回对应列的结果（F：F）。然后把本部门人员身份证号码复制粘贴到H列，即可快速地从上千人数据中查找到本部门人员医保缴费基数。

在学校用XLOOKUP函数解决问题的场景还有很多，如批量教师工资的查询、学生花名册的查询、特定学生成绩的查询等，用XLOOKUP函数可以从大量数据中便捷地提取出需要的信息。

4.2.3利用合并表格生成《文本信息统计表》

此前，汇总基层单位文本信息需要一一复制粘贴到新表中，不仅效率较低，还容易遗漏。如果使用合并表格的统计方式，不仅快捷，还便于审核。我们可以在WPS表格中点击数据选项，再点击合并表格中的合成一个工作表，然后添加其他学校相同的表，保留表头，即可把三个工作表中的内容合并到一个工作表。这样处理解决了函数公式可以对数字求和，对文字难以合并的难题。

4.3以建立公共资料库为视角

4.3.1构建云文件夹，永久保存资料

使用U盘存储资料，虽然使用方便，但U盘中的病毒导致文件资料丢失以及U盘丢失的情况时有发生，这给工作带来了不便。另外，要随时随地使用U盘存储或打开文件也很困难。如今，我们可以利用WPS云文档来破解这个难题，可以将文件储存在WPS云盘中，然后利用WPS云文档建立学校公共资料库。比如，可以在云库中建立学校文件夹，然后在学校文件夹中再建立教务处、后勤处、政教处、办公室等部门文件夹，还可以建立专项活动文件夹，如春季运动会、健美操比赛等。也可以建立部门协作共同整理档案的文件夹，如文明校园创建档案、年報档案等，这样就建立了基于WPS云文档存储库的学校电子档案库，能够统一存储学校学生资料、学校活动资料、课件资料等。

4，3.2多设备实时同步

可以利用WPS文档多设备实时同步高效管理文件，利用WPS桌面云同步功能，把计算机桌面上的文件实时同步到云网盘，其他设备也可以随时查看和编辑。打开WPS最新版本，点击左下角“我的云空间”，点击“桌面云同步”，“桌面云同步”功能的桌面文件会同步至“我的云文档”桌面文件夹，利用手机WPS移动版就可以在文档或云文档中的桌面文件夹中查看文件。

4.3.3构建私密文件夹

对于涉及单位保密或者个人隐私，需要安全保存的文件，如照片、账号、密码、合同等.可以在WPS私密文件夹中存储。这种类型的文件夹需要先登录WPS账号，然后输入私密文件夹独立的密码，经过双重加密认证后才能打开查阅，而且该数据与常用数据隔离，单独保存。

WPS云文件中的电子资料逐渐沉淀为学校的数字资产，方便留档与后续查找调取。

5结束语

WPS表格在工作中的应用不仅局限于此，还可以利用数据对比功能精准找出重复数据、利用分类汇总功能统计每个人1～12月分项工资合计、结合WPS文字的“邮件合并”批量生成奖状等。WPS表格操作简单、通俗易懂，并能够在实际工作中灵活应用，极大地提高了工作效率，减少了工作量，更有助于提高教育信息化水平。

作者简介：

李珊珊（1986—），本科，中小学一级教师，研究方向：英语教学。

张凯（1983—），本科，中小学一级教师，研究方向：信息技术。