“互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设分析

林英銮

［摘 要］文章主要探讨了在“互联网+”背景下，行政事业单位档案管理信息化建设的必要性，并结合实际情况给出了相应的建设原则和策略，旨在为行政事业单位的档案管理工作提供参考和指导。

［关键词］“互联网+”；行政事业单位；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.058

［中图分类号］D630.1；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）24-0176-03

0     引 言

随着信息技术的不断发展与普及，“互联网+”已经成为推动社会进步的重要力量。行政事业单位作为公共服务机构，其档案管理对于保障公共数据安全和提高行政效能具有重要意义［1］。然而，传统的档案管理方式已经无法满足“互联网+”时代的需求，亟须进行信息化建设以适应新的环境和挑战。

1     “互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设的必要性

1.1   提高档案管理的效率和精确性

利用“互联网+”，档案管理工作可以实现数字化、自动化和智能化，从而优化办公流程和提高工作效率。传统的纸质档案管理需要耗费大量时间和人力进行整理、归档和检索，比较烦琐、复杂，并容易出错［2］。而行政事业单位档案管理信息化建设，可以将档案进行数字化存储，实现快速检索和高效处理，减少人为错误的概率。

1.2   增强档案管理的安全性和可靠性

行政事业单位采用云存储和数据加密技术，可以保证档案数据的安全性，防止丢失、篡改和泄露。传统的纸质档案容易受到自然灾害、意外损坏或人为破坏的影响，导致档案无法恢复或被滥用［3］。而将档案数字化存储在云端，可以实现数据备份和恢复，同时采取相应的安全措施，确保档案数据的完整性和机密性。

1.3   促进档案管理的共享和协同

利用“互联网+”的优势，不同部门或单位之间可以共享档案信息，提高工作效率和决策质量。传统的档案管理往往存在信息孤岛和信息割裂的问题，不同部门之间无法及时共享档案信息，导致重复劳动和信息不对称等问题［4］。而信息化建设可以实现档案数据的共享和协同办公，提高了工作效率，同时也为决策提供了更加准确和全面的信息支持。

2     “互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设的原则

2.1   整体规划

根据行政事业单位的具体情况，制定长期的信息化建设规划，明确目标、任务和时间表。整体规划是信息化建设的基础，可以帮助行政事业单位更好地把握发展方向和目标，合理安排资源，有效推进信息化建设工作［5］。通过整体规划，行政事业单位可以逐步实现档案管理的数字化、自动化和智能化，提高工作效率和质量。

2.2   统一标准

要制定统一的档案管理标准和规范，确保各个部门和单位在信息化建设中遵循相同的要求。统一标准可以使不同部门之间的档案管理工作更加协调和一致，避免信息孤岛和数据割裂的问题［6］。标准化的档案管理可以提高档案数据的可查找性和可利用性，便于信息共享和协同办公，提高工作效率。

2.3   数据安全

加强档案数据的安全保护，应采取合适的加密和备份措施，防止数据丢失或被非法获取。在“互联网+”时代，数据安全是档案管理信息化建设的重要问题。行政事业单位需要增强档案数据的安全保护意识，采用合适的技术手段进行数据加密、存储和传输，确保档案数据不受损坏、篡改或泄露。

2.4   系统集成

要整合不同的档案管理系统，实现数据共享和协同办公，提高工作效率。在行政事业单位中，往往存在着各个部门使用不同的档案管理系统的情况，导致信息孤岛和数据割裂［7］。通过系统集成，可以整合不同系统之间的数据，实现档案信息的共享和协同办公，提高工作效率和决策质量。

3     “互联网+”背景下行政事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1   建立电子档案系统

首先，建立数字化档案。要准备专业的扫描设备和软件，对纸质档案進行逐页扫描，并处理扫描件的图像，包括裁剪、调整清晰度和压缩等操作。将处理后的图像保存为常见的电子文档格式，如PDF或图像文件。

其次，设计和搭建电子档案系统。确定合适的数据库管理系统，并进行数据库的设计和创建。配置服务器和存储设备，提供足够的容量和性能支持。开发用户友好的界面，包括登录界面、主页面和功能菜单等。

再次，开发电子档案系统的功能模块。实现文档管理功能，包括上传、下载、编辑和删除文档等操作。设计并开发检索功能，支持根据关键词、日期范围等条件进行全文检索。实现归档功能，对新添加的档案进行分类、编号和存储位置的管理。设置权限控制，根据用户角色和权限级别，限制其对档案的访问和操作权限。

最后，迁移现有档案数据到电子档案系统中。要将已经数字化的档案文件导入电子档案系统中，确保文件的完整性和一致性；然后对导入的档案数据进行清理和整理，如去除重复、修正错误和更新关联信息等。

3.2   引入云计算和大数据技术

（1）部署云计算平台。进行云计算需求评估，确定所需的云服务类型和规模。选择可靠、安全，具备良好性能的云服务提供商。配置云服务器、存储设备和网络连接等基础设施。

（2）利用云计算技术实现档案信息的存储、备份和共享。将电子档案存储于云服务器中，确保数据的持久性和可访问性。设置自动备份策略，定期备份档案数据，防止数据丢失。建立访问权限控制机制，确保只有授权人员可以访问和操作档案数据。

（3）采集和整合档案数据。设计数据采集方案，包括从各个数据源收集档案数据。对采集到的档案数据进行清洗、转换和整合，确保数据的一致性和准确性。运用大数据技术，如数据挖掘、机器学习和人工智能等，对档案数据进行分析和挖掘。利用可视化工具，以图表、报表或仪表盘等形式展示分析结果，便于用户理解和利用。

3.3   推行电子文件办理

第一，设计和开发电子文件办理系统。确定系统需求和功能模块，如文件创建、编辑、保存、提交和审批等。开发简洁易操作界面，提供方便的文件填写和操作界面。实现文件的在线审批和签署功能，支持多人协同办公。

第二，实现文件的电子化处理。通过扫描将纸质文件以数字化的形式保存为电子文档，在系統中建立文件存储库，将电子文件分类、编号和归档。设置文件版本控制机制，确保文件的更新和追踪。

第三，配置电子文件办理系统的权限和审批流程。对用户的系统操作与使用权限进行限制，为其分配合适的系统角色。设计并配置审批流程，根据不同类型的文件设置相应的审批流程和权限设置。建立审批记录和日志，记录文件的审批过程和操作历史。

3.4   加强信息安全保护

一是制定档案管理的安全策略和措施。设定访问权限，确保只有授权人员可以访问和操作档案信息；采用加密技术，对传输的档案数据进行加密保护，防止被非法窃取或篡改；定期更新和修补系统与应用程序的漏洞，减少安全风险。

二是采用防火墙、入侵检测和防病毒软件等安全工具。配置防火墙，过滤网络流量，阻止未经授权的访问和攻击；安装入侵检测系统，监控系统和网络的异常行为，并及时发现和阻止潜在的攻击；使用防病毒软件，实时监测和清除恶意软件，保护档案信息免受病毒感染。

三是建立灾备机制。设定数据备份策略，定期备份档案信息，并存储在不同的地点和介质中；进行数据恢复测试，验证备份数据的可用性和完整性；建立灾难恢复计划，包括恢复流程、责任分工和紧急联系方式等。

3.5   提供在线查询和服务

首先，搭建在线查询和服务平台。确定在线查询和服务平台的需求和功能，包括档案信息查询、申请、预约和付费等。设计友好的用户界面，采用直观的布局和易于操作的交互方式。优化页面加载速度，确保用户能够快速访问和使用在线服务。

其次，实现档案信息的全文检索和多维度查询。建立档案信息数据库，并进行数据整理和分类，为查询提供基础支持。开发全文检索功能，使用户能够通过关键词搜索相关的档案信息。提供多维度查询选项，如按照时间、地点、主题等条件进行筛选和检索。

最后，开发在线申请、预约和付费等功能。提供在线申请功能，用户可以通过平台提交档案复制、调阅或其他服务的申请。支持在线预约功能，用户可以根据需求选择合适的时间段查阅或访问档案。集成在线付费系统，用户可以方便、安全地进行支付，以完成相关服务的费用结算。

3.6   培训和推广

一是组织档案管理人员进行培训。开展培训课程，包括信息化工具和系统的基础知识、操作技巧和应用实践等方面的内容。针对不同层次和职责的档案管理人员，设计专门的培训计划和课程，提供有针对性的培训。定期组织培训班、研讨会或在线培训，确保档案管理人员掌握相关知识和技能。

二是开展宣传和推广活动。要制作宣传资料，如海报、宣传册等，向相关人员介绍信息化建设的目标、意义和优势。组织座谈会、研讨会或培训讲座，邀请专家和从业人员分享信息化建设的成功案例和经验。利用内部通信工具、网站或社交媒体等渠道，发布信息化建设的最新动态和成果。

三是持续监测和评估信息化建设的效果，并及时调整和改进。设定合适的指标和评估体系，对信息化建设的进展和成效进行监测和评估。定期收集用户反馈和意见，了解用户对信息化工具和系统的满意度和需求，并进行改进和优化。组织评估团队或委托第三方机构进行独立评估，提供客观的评估结果和建议。

3.7   与其他系统集成

第一，将电子档案系统与其他行政事业单位的管理系统进行集成。分析不同管理系统的数据需求和接口要求，确定集成方案和数据共享方式。开发数据接口或使用现有的标准接口，使电子档案系统能够与其他系统进行数据传输和交换。设计数据映射和转换规则，确保数据在不同系统之间的一致性和完整性。

第二，接口和标准规范。确定需要集成的人事、财务等管理系统，并了解其接口规范和数据结构。根据接口规范开发或配置相应的接口程序，实现数据在档案系统和其他系统之间的传输和共享。测试接口的稳定性和可靠性，确保数据能够准确地在系统之间传递和更新。

第三，提供开放接口。设计并发布开放接口文档，明确接口的功能、参数和调用方式，以便第三方开发者理解和使用。提供示例代码和开发工具，帮助第三方开发者快速集成和开发相关应用或功能。建立开发者社区或技术支持渠道，及时回答开发者的问题和提供技术支持。

3.8   建立档案管理的监督和评估机制

首先，设立专门的档案管理部门或岗位，负责监督和评估档案管理信息化建设的实施情况。确定档案管理部门的职责和权限，明确其在信息化建设中的角色和责任。招聘或培养专业的档案管理人员，具备相关的技能和知识，能够有效地进行监督和评估工作。建立与其他部门的协调机制，保证档案管理部门在信息化建设中的有效参与和沟通。

其次，制定档案管理的指标体系和评估标准，定期对电子档案系统的运行情况进行评估和反馈。确定档案管理的关键指标和评估标准，如系统稳定性、数据完整性、查询响应时间等。设计评估方法和工具，采集系统运行数据并进行分析，评估档案管理信息化建设的实际效果。定期组织评估活动，根据评估结果提出问题和改进意见，并及时向相关人员反馈评估结果。

４     结束语

随着“互联网+”时代的到来，行政事业单位档案管理信息化建设已成为必然趋势。通过分析，大家可以看到信息化建设在提高效率、保障安全、促进共享方面的重要作用。在实施信息化建设时，要遵循整体规划、统一标准、数据安全和系统集成等原则，并采取建立电子档案系统、推进云计算和大数据技术应用、加强信息安全管理和提升人员能力素质等策略。只有这样，行政事业单位的档案管理工作才能更好地适应“互联网+”时代的需求，提高工作效率和服务质量。

主要参考文献

［1］周子艺，于冬艳.浅谈人事档案信息化管理［J］.办公室业务，2013（13）：148.

［2］张美英.高校档案信息化管理模式改革创新思路和措施

［J］.黑龙江档案，2021（5）：70-71.

［3］刘清.大数据时代档案管理信息化建设路径探索：评《档案信息化建设的理论与实践研究》［J］.科技管理研究，2022（10）：242.

［4］李宁宁.试析大数据时代的档案信息化管理［J］.信息记录材料，2022（11）：68-70.

［5］肖运安.图书资料档案信息化管理优势与对策分析［J］.兰台世界，2022（7）：114-116.

［6］王哲.“互联网+”视域下医院电子档案信息化管理研究

［J］.兰台世界，2022（增刊1）：51-52.

［7］高华.大数据背景下医院档案信息化管理研究［J］.兰台世界，2022（10）：95-97.