数字化背景下高校无纸化报账实践研究

尹艳芙

［摘 要］随着“大智移云”时代的到来和电子发票的普遍应用，高校财务报销模式从“手工报销”向“网上报销”并最终将向“无纸化报销”发展。2022年4月，XT大学参与电子发票电子化报销入账归档试点工作，并通过验收。在试点过程中，XT大学积累了很多成功经验，但从小范围试点成功到全面推广还存在一些亟待解决的问题，如内部控制制度建设不到位、电子签名的合法性不强、电子发票的普及性不高、高校财务信息化人力财力不足等。文章将基于XT大学无纸化报销试点实践经验，对数字化背景下高校无纸化报账进行较为深入的研究，以期为高校财务信息化发展提出建设性意见。

［关键词］数字化背景；无纸化报账；高校；XT大学

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.028

［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）24-0085-03

0     引 言

XT大学是一所国家“双一流”建设高校和全国综合性重点大学，一直非常重视财务信息化建设，力求通过财务信息化来提高财务管理水平和控制财务风险。2022年4月，XT大学顺利通过了财政部、国家税务总局、国家档案局、商务部四部委的增值税电子发票报销归档全流程试点工作的驗收，是湖南省唯一一所参与试点的高校。在试点工作开展过程中，XT大学逐步完善了相关电子凭证管理制度，开发和升级了电子票夹、网上报销、财务核算、电子会计档案等系统，同时利用上述系统展开工作实践，由此积累了关于电子发票全流程信息化管理模式的经验。试点的成功，为高校无纸化报账积累了很多成功经验，但同时也在试点过程中发现一些问题。能不能解决这些问题，成为下一阶段高校全面推行无纸化报销实践工作的关键。

1     数字化背景下XT大学无纸化报销的成功经验总结

1.1   组织基础方面

XT大学成立校级领导层面的领导小组，财务部门、档案管理部门和网络中心作为重要参与单位推进此项工作。领导小组下设办公室和专门工作小组，办公室设在财务处，由财务处副处长兼任办公室主任。在推行过程中，大家通力合作，各司其职，高效运转，该组织结构为试点工作的顺利开展打下了良好的基础。

1.2   系统支持方面

一是升级财务报账系统。通过与长期合作且具有良好开发能力的公司鼎力合作，对财务无纸化报销系统进行建设，该公司提供相应的联调与技术服务。二是建设电子会计档案管理系统，确保电子会计档案顺利归档、调阅。

1.3   制度保障方面

一是梳理和学习国家出台的相关政策与文件，领会文件精神，用政策指导系统建设工作。二是完善相关制度。为保障试点工作有序推进，XT大学制定和完善了《XT大学电子会计凭证报销管理办法（试行）》《XT大学电子文件归档与管理办法》《XT大学档案分类方案》和《XT大学网络安全管理办法》等制度。这些制度的实施为学校无纸化报销实践的成功打下了制度基础。

1.4   整合框架和业务流程

XT大学整合了财务系统的电子发票归集、查验、报销、内控签批、智能制单、资金支付等流程，以及电子档案系统的数据读取与检测、电子会计档案收集整理与归档的全流程电子化报销流程［1］。XT大学无纸化报销业务流程如图1所示。

2     高校无纸化报销实践中存在的问题

高校无纸化报销是一个系统性工程，打破了原有的报账流程，需要在内部控制的基础上全面梳理业务流程，进行流程再造。这是一种管理模式的变革，工作量大，设计的业务范围非常广，需要良好的外部环境和内部环境作支撑，只有这样，才能达到理想的状态。在XT大学无纸化报销试点过程中也发现高校无纸化报销实践中存在诸多问题，主要体现在以下几个方面。

2.1   保障制度还不够完善，还未建立一套适用于无纸化报销的内部控制制度

内部控制是财务信息化建设的基础，要确保财务信息化建设工作安全和高效开展，高校需要对内部控制关键点进行梳理和风险评估。新的报账模式需要自动采集外部系统数据，内部各业务系统也需要互联互通、高度融合，这些都需要重新建立一套适用于无纸化报销的新内部控制体系［2］。这套新体系既要能控制无纸化报销的风险，还要能优化现有的繁杂、无效的流程。而内部控制建设是一项全校联动的工作，如果没有学校层面的组织和部署，只靠财务部门推行则进展很慢。现阶段，很多高校对内部控制的理解不够，认为还是由财务部门负责，虽然每年都有内部控制评估，但还没有建立一套与无纸化报账相适应的内部控制体系。

2.2   业务流程再造推进慢

高校的无纸化报销是财务报销流程的一次重大变革，需要在内部控制的基础上对整个业务流程进行梳理和再造，建立一套相适应的高效业务流程。业务流程再造不仅涉及财务报销流程，还涉及教务、学工、宿管、采购等各业务流程，是一项细致和烦琐的工作，需要各部门相互联动、高度配合。但高校目前没有学校层面的统一部署和重点安排，此工作推进慢，在短时间内难以完成。

2.3   系统安全风险增大

无纸化报销因为外接系统多，对系统（包含内部系统和外部系统）的稳定性和安全性要求变得非常高。一是在系统的维护上要考虑如何防止出现数据毁损或系统崩溃的问题。二是在人员管理方面，由于与外部系统和外部公司的关联度更高，如何确保外部维护人员和外部系统的安全性也是一个需要解决的问题。三是在数据安全性方面，需要解决数据被窜改的问题。四是如何保证电子签名的安全性和合法性。五是在系统权限的管理上，无纸化报销对权限管理提出了更高的要求，如何精准地进行权限管理和变更将变得更加复杂。

2.4   硬件配置不适应

实现无纸化报销，归档的电子文件将大量增加，需要建立一个满足超大容量的电子文件安全传输和备份的硬件环境，这需要投入大额资金。现阶段，高校面临的财务压力比较大，资金支持力度不够。

2.5   电子档案管理系统建设困难

电子档案管理系统是无纸化报销中不可或缺的一环，建立一套与无纸化报销流程相适应的电子档案管理系统需要升级相关软件和硬件，建设周期长，资金需求大，很难在短时间内建成。

2.6   电子发票使用不全面

目前，电子发票的开具集中在增值税电子发票上，财政票据电子化进展比较慢。自2010年开始，虽然我国财政票据电子化工作逐步铺开，但是当前财政票据电子化进程仍然难以与实际需求相匹配，各地方财政票据电子化系统标准不统一，影响电子发票的使用。以湖南省高校学杂费等非税收入为例，目前的收费仍然使用纸质票据，报销发票的纸质化与收入票据的纸质化使无纸化财务核算无法真正落地。与此同时，XT大学仍有大量纸质形式存在的自制票据，这一部分票据的存在也使得完全的无纸化财务核算流程无法形成闭环［3］。

2.7   财务信息化人才非常缺乏

高校严重缺乏既精通财务又精通信息化知识的复合型人才。一是复合型人才要求的待遇较高，高校工资待遇难以满足其需求，造成招不到相关人才。二是由于職称路线的限制，复合型人才进入财务部门必须走会计专业技术职称路线，不利于相关复合型人才的职业发展，会出现人招进来也很难留下来的情况。

3     数字化背景下高校无纸化报账的对策建议

解决现存的问题单靠财务部门的力量远远不够，有些问题需要学校整体部署，如制定相关内部控制措施、加大信息化建设投入力度等；有些问题需要财政部门配合，如现有的财政票据电子化推进慢的问题；有些问题需要国家法律政策支持，如电子签名相关法律亟待完善等。具体可以从以下几个方面着手。

3.1   完善内部控制制度

高校应该建立学校层面的领导小组，对各报销流程的风险点进行梳理和风险评估，建立一套与无纸化报销相适应的内部控制手册，并进行评价，同时制定电子签批流程、电子档案管理办法，以及网络使用安全等相关管理办法，为新的报销模式奠定制度基础［4］。

3.2   推进业务流程再造

迈克·哈默（Michael Hammer）在1990年最先提出了流程再造这一概念。流程再造是指为了减少财务成本，对过程中的不完善之处进行改进，同时将财务管理的流程按照指定计划进行改革。业务流程再造是按照整体流程最优化的目标重新设计业务流程中的各个节点，在原有流程基础上进行突破、创新乃至变革，从而最大化提高各个流程的运作效率，提高工作效率。

高校无纸化报销的实施需要对各业务流程进行全面梳理，并将财务报销流程与教务、学工、宿管、采购等各业务流程进行深度融合和对接，在内部控制的基础上，建立一套既安全又高效的新业务流程。

3.3   防控系统和报销风险

一是把系统安全风险防控放在重中之重的位置，严格遵守系统安全操作，保证服务器存放地点安全，对重要数据进行异地备份，同时依靠学校信息中心的技术力量，对服务器进行安全防护。二是加强对外部维护人员的管理，采取与对接的公司和人员签订保密协议等措施进行安全风险防范。三是学习相关法律知识，呼吁上级部门加快数字签名方面的相关制度出台。四是在各二级单位中培养一名系统维护人员，配合维护该单位经费的审批异动等情况。五是应用网上报销审批功能，归集的电子凭证通过校验条件设置，可实现已报销电子凭证能否再次报销、发票抬头与单位名称是否一致、发票税号与单位税号是否一致等导入限制。同时，在电子凭证导入时，系统会对电子凭证真伪进行核验，防范票据重复报销风险。

3.4   配置硬件设备

配备符合要求的硬件配置，如大型服务器、电子档案存储设备等。同时，配备异地备份服务器，定期备份数据，确保电子数据的备份安全。

3.5   强化电子档案管理

实现电子档案的高度集成化和信息化，形成档案安全保管中心、档案利用中心、档案自助认证服务中心、档案宣传中心、档案知识体系中心和档案备份中心的“六位一体”的高校档案管理应用服务平台［5］。系统开放集成，加强可扩展性设计，逐步实现与财务系统、办公自动化（Office Automation，OA）系统、学工系统、研究生系统、教务系统、数字化校园数据共享平台等的对接，实现采集数据统一管理。同时，制定电子档案管理相关制度，对电子计档案收集、整理、保管、利用等进行全流程管理，打通无纸化报销的最后一个环节。

3.6   尽快全面推进电子凭证，取消纸质发票

现阶段，由于电子发票使用不全面，发票会有纸质发票、电子发票、数电票等多种形式，不利于进行无纸化报销。因此，高校要尽快全面推进电子凭证，取消纸质发票。

3.7   加快打造复合型人才队伍的步伐

对内部控制关键岗位的工作人员进行系统的专业培训，特别要培养一批具有良好专业素养和职业道德的财务系统管理人员，定期轮岗，加强系统安全防护。同时，增强人事管理的灵活性，对于复合型人才的职称路线，不应只局限于会计系列，其他相关系列如网络工程师等也应纳入职称评选范围，从而为引进更多信息化优秀人才提供保障。

主要参考文献

［1］胡信生，徐小英，王珊蕾.无纸化报销助力“放管服”：西北农林科技大学电子发票电子化报销、入账、归档建设案例［J］.陕西档案，2022（2）：58-59.

［2］韩济长.试论高校财务内部控制制度的构建［J］.教育财会研究，2018（1）：75-78.

［3］郭奕，朱子凝，朱睿.关于推进科研经费无纸化报销的思考［J］.财务与会计，2022（3）：47-50.

［4］李璐，孙百原.高校财务无纸化云报销平台建设研究：以D高校为例［J］.绿色财会，2021（10）：8-11，21.

［5］帅振威.电子发票报销的无纸化探讨：数字化转型助力解决高校科研经费“报销繁”［J］.财会通信，2021（7）：148-151.