机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

文/泰州市姜堰区疾病预防控制中心 吴翠红

档案资料见证了机关事业单位的过往历程，间接体现了档案管理的作用。重视档案信息的作用，引导事业单位回顾发展历程，从而拟定规范合理的决策。机关事业单位要重视档案管理的“压舱石”作用，多措并举，优化档案管理进程，借助高层次的档案管理体系，帮助事业单位更好地发掘档案内容。

一、机关事业单位档案管理的重要性

（一）为机关单位提供发展动力。档案内容记录了事业单位的发展之路，相当于事业单位的“足迹”[1]。事业单位充分利用档案资料，回顾单位发展进程，并逐步摸清单位发展规律，成为事业单位不断前进的“航标灯”。事业单位的生命力在于“改革”，若能充分利用档案资料，推动档案内容与单位决策进程的融合，体现档案管理的效能。例如事业单位在处理工作人员纠纷以及产权的过程中充分利用档案内容，为解决纠纷问题提供支撑，同时指明事业单位的未来发展方向。

（二）提升资料管理效率。事业单位的运转过程必然产生大量资料文书，意味着文书工作在事业单位体系中扮演关键的角色[2]。从事业单位工作效率的角度出发，若能充分利用档案资料，服务于事业单位的工作决策过程，对单位资料管理大有裨益。工作人员统筹分析档案资料，掌握事业单位工作开展状况，准确评价各项工作的成效。与此同时，事业单位工作人员根据档案内容编制文书资料，并逐步构建完善的档案管理系统，推动档案管理的逻辑化进程，档案内容更加明确，推动单位资料管理的高效推进。在档案管理的支撑下，事业单位数据管理更加集中高效，为其他工作的开展铺平道路，并为事业单位的内部改革赋予坚强动力。

（三）推动事业单位文化建设。事业单位的健康发展，离不开文化体系的支撑。档案内容记录了事业单位的点点滴滴，总览事业单位档案，能够找到全部人员和事件信息，体会到事业单位的内在精神动力。事业单位致力于文化建设，必须重视档案的作用，还能形成独到的文化氛围[3]。当前事业单位的比拼进入“软实力”阶段，事业单位只有具备“软实力”，才能在今后的发展中获得先机。事业单位要重视档案内容在文化建设中的关键作用，实现“温故而知新”的效果，定向引航，建立反映事业单位自身特色的文化体系，不断增强自身的软实力。

二、机关事业单位档案管理要点

（一）档案管理理念。档案管理的顺利推进，首先要有现代化理念的支撑。如果单位始终难以摆脱传统档案管理理念的桎梏，无法跳出传统档案管理的“舒适区”，会导致档案管理行为落伍。事业单位要认识到“理念决定行为”，结合档案管理要求树立先进的理念，吻合“与时俱进”的原则，推动档案管理创新。事业单位档案管理队伍流动性偏弱，诸多档案管理人员可能陷入思维定式，很难在档案管理工作中突破以往的条条框框。先进的档案管理理念是动力的源泉，并通过档案管理推动单位整体模式的更新，体现档案管理的独特价值。

（二）管理模式。事业单位档案内容的整体性并不强，对档案管理模式有较高要求。由于事业单位规模的不断壮大，技术手段也在逐步革新，为档案管理模式的升级提供了优质契机，间接推动档案管理体系步入“十字路口”。事业单位必须厉行档案管理改革，让管理模式适配档案管理需求和标准，着力增强档案管理过程的系统性。事业单位要注意档案管理模式与制度、基础设施的适配度，在管理过程中要有“三位一体”意识，构建多方融合的档案管理模式，推动档案管理“提档升级”[4]。

（三）管理人员。人员是决定单位档案管理质量的“关键先生”，人员队伍的专业能力水平与单位档案管理效果成正比[5]。当前“效率”成为档案管理的关键词，如何保证档案管理效率，成为事业单位必须面对的问题。事业单位必须把人员作为档案管理的关键环节，加大人员管理层面的投入，立足于事业单位的自身情况，直面档案管理中的各种问题，才能在档案管理领域实现管理人员使用效果的最大化。

（四）规章制度。档案管理阶段要面对繁琐的档案内容，如果缺乏“规矩”，降低档案管理的效能[6]。档案调取与使用是档案管理的关键环节，在规章制度中明确档案管理路径，不断增强档案工作的条理性，便于档案资料的深度应用。规章制度中理应体现档号、案卷标题等因素的处理方式，作为工作人员处理细节问题的关键依据。借助规章制度，还能强化档案管理人员的规范意识，真正实现“时时有规范、事事有规范”。事业单位着力推进档案管理标准建设，让档案的管理与应用更加规范、科学。

（五）技术因素。档案管理涉及大量文书资料处理任务，档案管理若不能掌握先进技术，仍采用传统技术手段处理海量档案文书资料，效率必定较低。同时，档案资料关系到单位机密，在纸质档案的数字化转换阶段，需要注意档案管理人员的技术应用过程。单位要将技术作为评判人员能力的关键因素，加大技术储备力度，让技术因素服务于档案管理进程。

三、机关事业单位档案管理实践

（一）加大设施建设力度。机关事业单位资料内容规模处于快速增长状态，对档案管理设施有较高要求，考验档案管理效率。事业单位要推动档案管理转型，为档案管理体系注入更多的现代化色彩，充分应对档案管理新局面。档案管理体系涉及较多的内容和环节，对人员的要求不再停留于基础层面。档案管理人员要有危机感，以更高的标准要求自身，适应新型档案管理背景。事业单位管理层必须加大重视力度，划拨档案管理资金，为档案管理基础设施维护与更新提供资金保障。与此同时，围绕现有档案管理设施加大维护力度，推动专业设施的稳定运行，让设施更好地服务于档案管理进程。数字化设备日益成为档案管理的“亮点”，OCR扫描、数据库管理、影像制作等技术成为单位档案管理的“中坚力量”。例如单位档案管理人员借助图文影像扫描技术快速扫描档案信息，并将扫描件快速上传到系统，保存在后台数据库。如果上述设施发生故障，必须立即维修，避免影响档案管理工作[7]。相关部门要注重意识、理念的创新，要根据最新的要求革新档案设施。

（二）推动信息化建设。“信息化”是事业单位档案管理的“必经之路”，在档案资料疯狂扩容的背景下，应用信息化模式，依据从容处理档案管理问题，让档案管理更高效。当前档案管理信息化建设步入新局面，事业单位必须意识到信息化的关键作用，让“信息化”更好地发挥作用，将档案信息化管理成为单位突破革新的重要切入点，形成符合未来发展特征的整体目标。“效率”是档案管理之基，秉承“效率”原则，降低档案管理领域的人力资源开销，用更少的人力资源实现更好的档案管理效果，体现信息化转型的关键作用，最终推动机关事业单位各项工作走在前列。

（三）善用现代信息处理技术。机关事业单位档案内容多、类型复杂，对档案管理条理性有较高要求。档案管理绝非一日之功，分门别类管理档案内容绝非易事。在信息化技术快速普及的背景下，单位可用的“兵器”也是愈发多样，成为档案管理的中坚力量。传统的档案管理关注“库房”，新型档案管理模式更强调技术要素的关键作用。事业单位借助信息手段，充分发掘档案资源潜力，推动档案管理资源化进程。与此同时，档案管理具有全面性特征，覆盖事业单位工作的各个领域。要更好地处理档案内容，加大信息技术处理力度就刻不容缓。事业单位借助处理技术，推动档案的高效利用。事业单位要重视建档过程，并根据档案内容设定访问权限，保证事业单位档案安全。机关事业单位的档案内容跨越时间较长，分时期管理档案内容很有必要。事业单位着力强化管理系统的关键作用，借助管理系统合理区分不同时期的档案资料，并实现模块化、功能化的管理模式。然而，事业单位不重视档案管理的情况依然存在。事业单位必须要有紧迫感，以推动档案管理现代化转型为契机，充分发掘现代化技术的潜在价值。

（四）重视激励机制的作用。档案管理并不直接产生效益，但是渗透到单位运作的全部环节。事业单位对档案管理的理解可谓参差不齐，这导致档案管理人员的上升空间较小，激励效应明显不足，不利于档案管理体系的快速发展。事业单位要认识到激励机制的关键作用，推动档案管理与激励机制的融合，让档案管理“发光发热”。借助激励模式，让档案管理人员意识到自己的价值，并在档案管理领域敢于探索、勇于创新，为档案管理体系带来更鲜活的因素。单位档案资料数量较多，档案管理人员承担的压力并不小。如果档案管理人力配置不足，就不足以应对繁重的档案管理任务，还会降低工作效能，档案资料的深入挖潜更是无从谈起。单位要让档案管理人员意识到自身岗位的价值，采取得当的激励手段，赋予内在工作动力。与此同时，事业单位开展“档案管理人才计划”，让更多优秀的人才加入档案管理队伍中，推动单位档案管理“量质齐升”。关于档案管理中的奖励模式，采用“物质+精神”路径，让档案管理从多个角度感受到自身的重要性。事业单位要建立档案管理人员考评机制，关注档案管理人员的日常工作与学习表现，嘉奖表彰表现优异的人员，作为单位档案管理队伍中的先进榜样。对于连续获得表彰的档案管理人员，在薪资调整、职称评定等方面具有优先权，能够晋升高级职位或者加入单位技术部门，在更高的层次施展个人才华。档案管理队伍要有“危机感”，为了让档案管理人员走出“舒适区”，事业单位将优胜劣汰机制引入其中，引导档案管理人员正视个人工作中的不足，在规定期限内弥补个人缺陷。事业单位围绕档案管理岗位的特征，拟定有针对性的、查缺补漏性的培训计划，让档案管理人员在理论知识、实践操作能力等方面收获满满，在新阶段的档案管理工作中发挥应有的价值。培训检验是必备环节，事业单位考察档案管理人员的培训效果，对于培训考核不合格的人员予以劝诫谈话。对于多次考核中经常居于末位的档案管理人员要执行劝退程序，告诫其他人员要认真对待工作。档案管理不能脱离责任意识，借助激励效应，逐步强化档案管理人员的责任意识，让管理人员时刻感受到“责任在肩”，避免档案管理体系出现“责任真空”，便于事业单位管理层及时追责，让档案管理“跑”起来。只有在权责明确的前提下，让档案管理“人尽其才”“人尽其责”，彻底消除档案管理责任盲区。档案管理事无巨细，“精细化”理应成为档案管理热点。档案管理部门理应成为单位档案体系的“中枢神经”，扮演“承前启后”“串联各方”的关键角色，让“专人专事”机制成为档案管理的坚强保障。事业单位在追究责任的同时，要强化“问责制”的作用。另外，事业单位定期召开关于档案管理的心得交流会议，鼓励管理人员谈心得、谈体会，推动档案管理部门融合。管理人员交流的过程，也是相互取长补短的过程。借助座谈会模式，让档案管理先进榜样上台演讲，推动优质经验的共享[8]。

（五）强化法律法规的作用。档案管理并非“无拘无束”，在档案管理领域强调法律作用，秉承“依法治档”的原则，让档案管理足够细致、规范，让“严谨”为档案管理“赋能”。事业单位必须反复强调“依法治档”的关键作用，强化工作人员的岗位责任观，从更深层次的角度定位个人岗位的关键作用。此前提到“责任”的关键作用，“依法治档”同样是强化人员责任观的必经之路。档案管理人员必须接受系统性的专业理论培训，让“知识”成为档案管理体系中的“闪亮点”，并构建配套的知识架构，发挥“知识库”模式的作用。

四、结语

档案管理水平是反映机关事业单位管理能力的一面镜子，机关事业单位必须意识到档案管理的基础性地位，妥善梳理档案管理的要求，扎实构建单位档案工作模式，让档案管理深刻融入单位管理机制的每一环，更好地发挥档案内容的基础性作用。