提升事业单位档案管理信息化建设水平的方法

文/黑龙江省林业科学院伊春分院 张聪

事业单位档案是一种重要的信息资源，它可以帮助相关人员更好地了解和管理单位的运营情况，为领导决策提供重要的参考依据，促进机构的发展和改革，维护员工的合法权益。此外，它还能够为事业单位的日常运营提供可靠的数据支持，为它们的发展奠定坚实的基础。然而，目前许多事业单位并未充分利用信息化提升档案管理水平，导致员工的整体素养偏低，软硬件设备不先进，管理制度欠缺，监督措施滞后。随着信息化技术的进步和自动化办公的广泛应用，档案管理信息化已经成为事业单位的一项重要任务。因此，事业单位必须重新审视其内部工作，努力实现转型。事业单位必须准确地识别传统档案管理方法的缺陷，并采取有效的改进措施提升工作人员的专业能力，完善档案管理体系，重塑档案管理方法，为实现档案管理信息化建设奠定基础，从而提升事业单位档案管理效率，满足当今社会主义市场经济的发展需求，实现内部和外部的协同发展。

一、事业单位档案管理信息化建设概述

（一）事业单位档案管理信息化建设内涵。随着科技的发展，信息化已经成为当今社会发展的重要动力。通过运用先进的信息技术，档案管理者可以将实体文件、图表、视频等资料输入电脑，以数字的形式展示，并且可以方便地储存、查阅、分析、处理等，从而极大地提高了社会效率，为社会发展带来了巨大的好处[1]。随着信息技术的进步，未来的信息查询效率将大大提高。

（二）事业单位档案管理信息化建设的意义。1.可实现永久性保存信息。随着科技的进步，事业单位必须采用信息化技术来管理档案，这样可以减少使用传统纸质档案的频率，并且能够避免档案的腐蚀和损坏，可以更好地保护和维护文件。通过采用先进的信息化档案管理技术，可以将所有的文件和资料都转换为电子形态，并存储于计算机系统之中，从而大大减少文件的丢失和破坏，使文件和资料得以长期安全、可靠地保存。2.提高信息查找的便捷度。档案管理极具挑战性，它不仅仅涉及纸质文件的整理，还包括其他各种复杂的操作，这些操作不仅会消耗大量的时间和精力，还可能导致后期的查询变得烦琐，从而影响最终的效果。通过实施档案管理信息化建设，可以极大地改善档案的查询速度，省去许多烦琐的程序，从而实现资源的有效利用。此外，这种方式也使得档案信息无论在何处都能安全、快捷地存储，而且不受任何外部因素的干扰。

二、事业单位档案信息化管理的必要性

在当今社会，信息化在事业单位档案管理方面扮演着越来越重要的角色。为了适应时代的发展，信息化建设已成为不可或缺的一部分。随着市场经济的不断增长，信息化的普及和使用也日益普遍，互联网已成为人们日常工作和生活的重要组成部分。随着国家对档案管理的日益重视，事业单位工作量和规模都在迅速扩大，但这也带来了许多新的挑战和问题[2]。传统的档案管理方式需要将文件按照类别进行收集、整理，效率低，容易造成错误。随着互联网的快速发展，信息化档案管理方式变得越来越重要。通过使用各种管理软件，人们能够摆脱烦琐和重复的工作，提高档案管理的精确度和完善性，并能够快速地查找和获取有价值的文献。此外，通过实施信息化的档案管理，可以避免使用传统的纸质文件。随着时间的推移，纸质档案容易被虫蛀、被潮湿等环境侵蚀，可能导致许多重要的信息丢失，而且由于技术的限制，很多信息的恢复和保护变得极具挑战性，给国家、地方政府和有关机构带来了极大的不利影响。档案管理信息化能够有效解决上述问题，例如，通过建立电子档案，能够把数据存储在信息库，并且根据档案的重要性进行备份，这样就能够节省大量的空间，避免资料的丢失，也能够大幅提高管理效率。随着科技的发展，传统的档案管理模式已经被信息化建设所取代，它能够更加有效地实现对档案的快速、精细管理，大大减少了时间和人力的投入。此外，电子档案的建立也为查询、复制等操作提供了更加便捷的服务，从而避免文件在使用时出现数据丢失、顺序混乱的情况。

三、事业单位档案管理工作现状

传统的档案管理工作缺乏发展思维，整体效果不佳[3]。随着信息技术的飞速发展，做好档案管理工作变得越来越重要，它不仅能够有效地解决档案管理中出现的问题，还能够为各部门和事业单位的发展带来积极的影响。因此，一流的档案管理对于提升整个行业的竞争力至关重要。尽管近年来档案管理取得了一定的进步，但仍有许多挑战需要克服，如理念欠缺、信息化水平低、措施不当等，这些问题严重阻碍了档案管理的可持续发展，特别是对于提升档案管理的技术能力和实际价值的影响更加显著。尽管一些事业单位已经意识到信息化档案管理的重要性，并采取行动来推广信息化技术，但实施效果不尽如人意，特别是由于对信息化的认知偏差和管理机构的不足，使得电子档案管理的技术难度大大增加，从而阻碍了事业单位档案管理的长远发展。

（一）档案管理工作与信息化技术未得到足够的重视。随着科技的进步，信息技术已经成为许多行业的标配，然而，目前许多事业单位对档案工作不重视，导致工作进程落后。为了与时俱进，提高档案管理水平，事业单位必须建立完备的信息化基础设施。尽管事业单位将信息化建设列为发展规划的一部分，但由于缺乏财政投入，导致这一领域的改革受到了很大的限制。目前，许多要求仍然只存在于表面，资源分配也相对落后，这给事业单位的档案管理带来了极大的阻碍，严重影响了它的正常运行。

（二）软硬件设施设备落后。建立一个高效的档案管理体系，必须具备先进的软硬件设施和技术，以便更好地处理和传输大量的文献资料。这些设施和技术不仅要符合文献资料的数量，还必须能够满足不同使用者的需求，从而为文献资源安全、高效地传输提供保障[4]。然而，目前事业单位的档案部门的设施和设备远远落后于当前的档案管理要求，大大限制了信息化建设的进程。

（三）档案管理专业人才匮乏。随着信息化的飞速发展，档案管理已经从一个热门专业转变为一个重要的领域，但专业人才仍然相对稀缺，许多事业单位没有严格的考核制度，且大多数都是兼职。目前的档案员很少接受过正规的档案管理培训，缺乏必要的专业知识和技能，难以胜任现代化档案管理工作。档案员必须拥有良好的专注力和细腻的思维，严格遵守档案收集和整理规则，以确保档案完整、准确。因此，培养一批熟悉档案管理技术和专业知识的专家尤为重要。

四、提升事业单位档案管理信息化建设水平的方法

（一）提升对信息化建设的重视程度。通过加强事业单位档案管理信息化建设，不仅可以更好地支撑其发展，而且还能够更好地保护和利用历史文献，更好地帮助领导者做出正确的决策，从而推动事业单位的长期稳定发展。为了促进事业单位的信息化发展，需要有充足的资金支持。软硬件配置为未来的发展打下坚实的基础。为了提高工作效率，事业单位应该经常检查并更新档案管理信息系统，与实际工作需求保持一致，并确保数据的安全性。这样才能充分利用信息技术的优势。为了更好地满足事业单位的需求，必须重视并充分利用档案管理信息系统，整合它的管理功能，清晰地定义它的价值，不断推广无纸化办公，从而提升档案管理的水平，跟上档案管理发展的最新趋势。

（二）健全档案信息化管理制度。为了更好地管理事业单位档案，必须建立完善的信息化管理体系，这样才能更好地控制和监督档案的使用。档案不仅能够记录单位的发展历史，还能够提供关于重大会议、战略目标、改革改制等方面的重要信息，成为领导做出正确决策的依据[5]。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已无法满足如今复杂的档案处理需求，因此，建立完善的档案信息化管理体系，加强对档案的监督和管理，是实现档案管理科学发展的关键。为了推动信息化的发展，事业单位应该积极改进和完善其内部的管理体系，加强档案管理的专业性和实效性，建立健全档案管理的沟通和协调机制，确保档案的安全性和可靠性，并且实施统一的档案管理标准，以提高管理效率和质量。技术的发展旨在满足社会不断变化的需求，因此，在实施信息化建设的同时，必须充分尊重和考虑管理者的意愿，精准地把握档案馆的管理和使用的实际情况，从而促进信息化建设和应用的高效实施。在档案管理信息化的过程中，建立一套完善的考核机制至关重要，它能够帮助事业单位更好地激励和培养档案管理人员，促进信息化管理的有效运行。为了确保事业单位的正常运转，应该建立一套完善的维修机制，定期检查和维护相关设备，根据实际情况不断优化和升级现有的档案管理系统，以确保其稳定可靠，满足工作的需求，并且尽可能地提高数字化档案的安全性。

（三）提升档案管理人员的综合素质。为了更好地推动信息化建设，事业单位必须意识到招聘和培养高素质的档案管理人才的重要性。因此，必须加强对现有档案员的培养，让他们掌握专业的知识和技能，提高自己的服务水平，这样，就可以更好地适应信息技术的快速发展。通过全面的培训，让他们掌握当前的档案处理流程、应用先进的信息化技术和开拓创新的思路，从而有效地提高档案处理水平，推动事业单位档案管理的不断改善和完善。为了更好地满足信息化时代的需求，事业单位应当加强对档案工作者的培训和指导，定期举办座谈会、实地调研，让他们更好地掌握最新的技术，掌握最新的知识，使他们更好地适应现代化的档案管理系统。最后，档案员应当掌握良好的信息系统维护技能，以确保他们可以有效地与专业的技术团队交流，从而实现对信息系统的全面改造和优化。

（四）重视档案信息资源的安全管理。事业单位档案信息化可以大大减少查询时间，提升查询的精度，然而，当前档案资源的安全性却成为一个问题。传统的档案查询流程烦琐，需要满足特定的条件，而且还需要使用账户密码，这种方式对档案的安全性构成了威胁，因此，应当采取更加灵活的措施，加强对档案信息的保护，以保证档案的完整性和可靠性。为了更好地实现信息化建设，必须提高档案管理人员的安全意识，严格规定档案的密级、公开范围，合理划分档案查询与使用的权限，禁止任何形式的信息泄露。同时，也必须采取有效措施，确保电脑的安全性，避免病毒侵害，定期检查和维护档案管理系统，并充分利用防火墙等网络技术，以确保档案的安全性。

五、结语

随着时代的进步，档案管理信息化已成为一种不可避免的趋势。因此，应该加强对这一领域的重视，并采取有效的措施来解决目前的问题。为了更好地应对未来的发展，应该根据当前的情况和未来的规划，建立一个完整的档案管理体系和完善的档案管理信息化平台，以便更好地满足日常工作需求。为了确保档案的安全，要建立完善的信息安全监控体系，以确保档案信息的传输、录入安全。同时，要加强档案管理人员的信息技术培训，使其能够及时发现并解决问题，提升事业单位的档案管理质量与效率。