关于加强公共租赁住房保障档案管理工作的思考

文/福建尤溪县住房保障中心 孙连青

通过对现阶段公共租赁住房保障档案管理工作的调研分析，发现存在与此项工作相关的管理制度不够完善、现有管理方式滞后等问题，导致公共租赁住房管理工作落实不到位，在一定程度上也不利于持续推进公共租赁住房工程建设。公共租赁住房保障档案管理工作如何进一步加强，是目前各职能部门需要考虑的问题。

一、加强公共租赁住房保障档案管理工作的重要性分析

公共租赁住房，是指面向中低收入群体出租的保障性住房，是国家住房保障体系的重要组成部分。《关于加快发展保障性租赁住房的实施细则》中相关规定要求，必须围绕“减轻群众住房压力”这一核心开展公共租赁住房保障工作，并保证房租租赁机制实施的合理性，为城市外来务工人员提供良好住房环境的同时，也能助推城市可持续发展[1]。因此，公共租赁住房既是城市相关部门需要给予高度重视的民生工程，也是迎合当前社会发展形势的必然要求。就当地政府部门而言，除了要尽快落实落地与公共租赁住房相关的各项政策，也要进一步加强对公共租赁住房工程建设保障，其中档案管理部门应发挥自身职能作用，强化公共租赁住房档案管理工作，为公共租赁住房工程顺利推进提供强有力支撑。部分省市2023 年保租房筹集计划见参考表1，2022 年9 城两集中供地涉租赁用地成交情况见参考表2。

表1 部分省市2023年保租房筹集计划

表2 2022年9城两集中供地涉租赁用地成交情况

从表1、表2 的数据统计来看，受到新型城镇化持续推进的影响，我国流动人口规模仍有望扩大，核心一、二线城市租房比例或进一步提高，城市住房租赁需求将迎来新的增长空间。从短期角度分析，2023 年住房租赁需求有望恢复增长；2022 年受新冠疫情反复、经济下行压力加大等因素影响，人口流动受到一定限制，居民收入预期不确定性增大，住房租赁需求有所萎缩是必然现象，2023 年，随着我国疫情防控政策的逐步优化，社会经济的逐步复苏，人口流动性有望提升，住房租赁需求也将逐步释放。从部分省市2023 年保租房筹集计划来看，筹集规模仍将保持在较高的水平，加上诸多城市积极推行与公共租赁住房有关的新政策，必然推动租赁市场的供给结构优化。未来城市安居工程将迎来关键期，其中相关的档案管理工作落实也将是满足住房群众需求、推动租赁住房产品持续升级的重要保障。

从工作本质角度分析，档案管理工作在公共租赁住房方面发挥着为住房困难的群众提供解决问题的重要作用，确保精准落实民生责任，而相关的档案资料也能作为支撑租赁住房管理开展的依据使用。动态性是公共租赁住房明显的基本特征，与住户工作、经济条件发生变动等其他因素有着直接关系；进而在实际档案管理工作中，要求档案管理人员需要实时关注此方面的动态变化，及时记录变更的信息，以保证公共租赁住房档案信息保持最新状态。在提升档案资源利用率的同时，能将其利用价值在公共租赁住房管理中最大限度地发挥，持续推动公共租赁住房良好建设[2]。此外，将档案中记录的真实住房信息加以利用，也能为规划公共租赁住房的建设提供参考依据，保证城市住房资源划分合理性，规避城市土地资源配置不均等问题。

二、加强公共租赁住房保障档案管理工作的措施

（一）严抓公共租赁房保障档案管理，解决群众住房困难问题。由于住房保障是一项具有民生性的工作，加强公共租赁住房保障档案管理工作，有助于更好地解决群众住房困难问题。就各公共租赁住房保障机构而言，需要严抓公共租赁住房保障档案管理工作，对当地公共租赁住房实行集中管控，明确划分权责，增强各级公共租赁住房保障机构的档案管理意识，切实提高档案服务质量。促进公共租赁住房保障档案资料的广泛运用，聚焦服务住房困难群众，将其服务性在实际工作中充分凸显。在对公共租赁住房保障档案资源合理使用的前提下，深度挖掘更多的档案数据资料，为国家住房保障业务提供更为优质的档案服务，提升群众满意度。此外，加强后续公共租赁住房管控，其目的是及时掌握租户个人资料变化情况，比如租户退租时，档案管理人员可立即更新该租户对应的档案信息，实现动态化监管，既能避免该过程出现各种违规行为，又能合理配置有限的住房资源。

（二）以提高群众住房服务质量为导向，加强公共租赁住房保障档案管理。首先，档案管理人员需要明确意识到公共租赁住房保障档案管理工作在解决民生安居问题、合理划分住房资源等方面的重要作用，并在实际工作中逐渐增强档案管理意识，以提高群众住房服务质量为导向，进一步加强公共租赁住房保障档案管理工作落实落地，为群众住房提供基础保障的同时，也能确保此项工作的价值得以有效发挥。从住房保障部门角度分析，除了需要提升对此方面工作的重视程度以外，还要根据不同类型的公共租赁住房提出相应的档案管理计划及措施，再对相关的管理制度及责任分配机制进行统一落实，提升公共租赁住房保障档案管理工作有效性。

其次，当地政府部门应充分发挥自身职能作用，督促与公共租赁住房保障档案管理相关的各项工作尽快落实，结合公共租赁住房保障档案管理现状，为其提供针对性政策与充足的资金支持，以推动公共租赁住房保障档案管理工作所涉及的管理设施完善建设。加大对档案管理流程的监管力度，使实际公共租赁住房相关事项与已记录的住房档案信息相符合。为了将管控区域内所有的租房档案信息进行专门存储，各级住房保障部门也需要积极推进公共租赁住房管理信息系统建立，简化公共租赁住房保障档案管理流程，提升管理效率。同时有租赁住房需求的群众也可以通过该系统对相关租房信息进行搜索，提高公共租赁住房服务质量[3]。

最后，根据当前公共租赁住房保障档案管理现状与具体工作要求，对现有公共租赁住房保障档案管理制度加以健全和完善，为日常档案管理工作高效开展提供科学指导，对进一步提高公共租赁住房保障档案管理水平也有着一定作用。明确档案管理主体，将责任分配机制落实到参与公共租赁住房保障档案管理工作的各相关主体，并对现有的管理事项进行调整与优化，增强档案管理流程规范性。以档案管理需求为依据，实时调整与其相关的管理制度，提升制度实施灵活性；档案管理人员也需要定期检查档案资料采集情况，确认档案资料采集质量是否符合规范标准、档案信息是否完整以及是否存在真实性缺失等问题，通过定期开展档案信息检查工作规避上述问题发生。

（三）主动迎合社会发展形势，积极推进档案管理数字化建设。公共租赁住房保障档案管理应主动迎合社会发展形势，积极推进数字化建设，提高档案管理方面数字化管理基础设施完善程度，不仅有利于提升档案资源利用率，还能进一步规范公共租赁住房保障档案管理，更好地助推公共租赁住房保障性制度落实。以实现公共租赁住房保障档案管理规范化、科学化、标准化为目标，逐步推进档案管理数字化建设和公共租赁住房保障档案数据系统建立，为健全符合城市特色的多层次公共租赁住房保障体系打下坚实的基础。具体可从以下几个方面着手：

首先，调整关于此方面基础设施建设的资金投入比例，将功能完善、性能稳定性较强的档案管理信息化设施引入公共租赁住房保障档案管理工作中，同时做好相应的网站建设，以满足群众网上申请与审批公共租赁住房保障资料的需求，全面提高公共租赁住房服务质量，增强服务工作便捷性。

其次，搭建档案数据库，以信息化技术为依托，促进公共租赁住房保障档案管理水平提高，将大量传统纸质档案中信息导入数据库并进行分类存储。发挥信息技术优势，详细分类知识档案，采用扫描的方式将完成分类的档案传输到计算机中，再借助相关软件将其转化为方便随时调取及不易丢失的数据，实现公共租赁住房保障档案管理工作以构建的档案数据库为支撑，高效、高质地开展各项工作，切实强化档案管理能效[4]。基于大数据平台。与各省市的业务系统进行连接，实现公共租赁住房保障业务多跨协同，建立主动保障+动态核查+后续管理的多跨协同机制；同时也可以通过门户网站、微信公众号等宣传载体将近期最新的政策及结果进行公开、公示，保证有住房需求的群众在第一时间快速掌握相关信息，既能最大程度地发挥档案管理工作的价值，又能更好地解决群众住房困难的问题，从而为安居工程持续推进提供强有力技术支撑。

最后，加快档案数字化建设，在原有档案管理工作的基础上融入现代化管理手段，如在房屋登记信息操作程序中借助先进的扫描设备数字化处理所有公共租赁住房保障档案资料，并以实物档案、电子档案以及数字档案三种形式对其进行保存，降低档案数据资料丢失的可能性。例如，针对电子档案，必须严格按照《住房保障档案管理办法》的相关标准规范建立电子档案，并要明确电子档案管理的各项流程，做到档案资料收集至最后归档均无任何遗漏，保证公共租赁住房保障档案数据系统将住房群众的档案信息准确、完整地记录和保存。其中档案管理人员在实际工作中也要保证电子档案的验收与移交均符合规定流程，贯彻“一户一档”的管理原则，避免因某个环节出现差错而导致档案信息丢失或不完整，影响后续相关工作开展。基于档案采集、接收、存储一体化管理，可以满足多种方式录入档案数据的需求，将获取的电子文件批量上传与数字化加工，再统一分析和处理各渠道所接收到的数据，在此基础上根据利用价值排序、编号、组卷等操作处理相关档案，待整理完成后集中转移至档案数据库。另外，也支持多种检索方式对所需要的档案资料进行快速定位，解决传统档案管理工作中档案资料检索不方便、管理记录混乱等问题，实现公共租赁住房保障档案业务全省通办，提升公共租赁住房保障办理业务便捷性与满意度。

三、结语

综上所述，公共租赁住房保障档案管理不仅是公共租赁住房工程顺利实施的基础保障，也是妥善解决民生安居问题的重要依据。因此，相关职能部门需要重视和加强公共租赁住房保障档案归档管理工作落实落地，并运用现代化管理手段，提升档案管理工作效率和质量，将档案资源的利用价值在公共租赁住房服务中最大程度地发挥，积极促进公共租赁住房保障档案管理规范化、信息化以及数字化发展，在解决此方面存在的各种问题的同时，也能进一步提高公共租赁住房保障档案管理水平。