浅析挖掘高等职业院校档案资源服务学校管理工作问题——以天津生物工程职业技术学院招生档案为例

文/天津生物工程职业技术学院 郁冬

一、探索挖掘高等职业院校档案资源工作背景

在档案管理工作中，通过观察发现高等职业院校档案管理普遍存在“重编修，轻利用”现象，一些高等职业院校档案管理人员未意识到档案资料本身对高等职业院校相关领域存在着巨大价值。当前，国家高度重视职业教育，各地积极落实现代职业教育体系建设，职业教育越来越多地得到了来自金融、财政、土地、信用、就业和收入分配等激励政策的具体措施支持[1]，各大高等职业院校一时间兴起开展整理编修校史院志等档案整理专项工作的热潮。然而，对很多有价值的档案资料却鲜少有人发掘整理并加以利用，造成相当多的档案资源被弃置不用。

习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”[2]吴宝康先生在谈及档案工作时候也讲过，档案资源从某种意义上可以说是人类一起文化的“母资源”[3]，对其利用是档案工作的中心。

二、开展挖掘高等职业院校档案资源工作的意义

高等职业院校档案是指在高等职业院校管理运行工作全过程的活动中产生的不限形式和载体的对于学校管理者、教学主体教师和广大学生等利用主体，拥有一定利用价值和存储价值的历史性记录。高等职业院校档案的内容生动反映高校办学以来日常工作理念以及内容方法上的转变是高校灵魂所在[4]。

对于高等职业院校的管理决策者而言，在进行涉及院校各类事务决策的时候，例如修订高等职业院校人事制度改革方案、高等职业院校招生计划等工作，必然要参阅借鉴学校以往相关档案材料。通过挖掘统计档案材料，整理成相关信息数据来指导学院领导具体决策，如招生管理工作中各省具体计划分配、招生宣传方案制定及高职分类考试招生录取办法等。

三、挖掘天津生物工程职业技术学院招生档案工作实践

招生档案统计工作是挖掘招生档案资源过程中的一项重要环节，其中又涉及档案数据挖掘，以档案数据为特定对象是数据挖掘技术在档案领域的应用[5]。其基本原理是根据统计学原理，通过汇总、整理海量、完整、系统的高等职业院校在招生实践工作中产生的数据，以数字形式揭示招生档案和招生管理工作基本状况，挖掘出隐藏在其中潜在有用的信息和联系的过程。其作为招生档案管理工作的一个环节，既能服务高等职业院校招生管理工作，又能辐射服务于高等职业院校其他管理工作。

以天津生物工程职业技术学院为例（下文统称生物学院），通过查找调阅生物学院招生录取工作全部纸质和电子档案材料，时间从2016年至2022年；内容涵盖分省分专业招生计划表、招生录取人员名单底册、招生报到人员学籍名单及其他档案资料并经相互佐证，力求客观准确。经统计汇总完成生物学院总体招生情况、本市与外省招生情况和中职与高中生源招生情况三个维度分析。

（一）总体招生情况。整理2016-2022 年总体计划及招录情况分别为：2016 年计划2350，录取2244，报到1864，录取率95.5%，报到率83.1%；2018 年计划1973，录取1873，报到1657，录取率94.9%，报到率88.5%；2019 年计划2524，录取2229，报到2037，录取率88.3%，报到率91.4%；2020 年计划2186，录取2085，报到1897，录取率95.4%，报到率91.0%；2021 年计划2387，录取2019，报到1804，录取率84.6%，报到率89.4%；2022 年计划2150，录取2110，报到1969，录取率98.1%，报到率93.3%；

计算统计后得出七年招生计划数平均值为2196；录取新生平均数为2037；新生报到数平均值为1811。经统计七年生物学院平均录取率约为93%，平均报到率约为88.8%。生物学院整体录取率较为稳定呈现上升趋势，新生报到率相对平稳。

（二）本市与外省招生情况。1.录取方面。经观察表1可知，生物学院在本市的录取率连续七年超过外省，计划完成情况优于外省；生物学院本市招生录取新生数值多年超过外省。2.报到方面。根据表2 可知，从2018 年起来自本市的录取新生报到率连续好于外省。2021 年、2022 年本市新生的报到率高于外省新生报到率5 个百分点以上，本市外省的报到率有拉大的趋势。

表1 录取情况（2016-2022）

表2 报到情况（2016-2022）

（三）中职与高中生源招生情况。高等院校可划分为本科院校和专科院校，两类院校生源结构有所差异。本科院校生源主要来自参加“普通高等学校招生全国统一考试”的高中毕业生；高等专科院校生源多样还包括参加“高职分类考试”“对口考试”“外省单招”等中职生。因此有必要对中职和高中两类生源情况分析。

（1）录取方面。表3 显示2016、2017 年生物学院中职生与高中生的录取率大体相当，从2018 年起中职生计划完成情况明显好于高中生；在中职生及高中生录取占比方面，中职录取数量占比略低于高中生。

表3 中职和高中录取情况比较

（2）报到方面。表4显示中职新生报到率明显高于高中新生，再通过仔细比对我们可以得出受制于招生计划规模原因中职新生录取少于高中，但中职新生报到率高使得同一年中职新生报到占比较中职新生录取占比有所提升。

表4 中职和高中报到情况比较

（四）总结。1.目前生物学院年总体招生规模在2000人左右，若需扩大招生规模则要对学院进行整体升级改造，从教室、宿舍、食堂、实训室等硬件设施到师资队伍、教学管理等软件方面均需要较大的资金投入。2.生物学院的招生管理部门需要立足本市生源搞好市内生源建设，从而为学院招生任务顺利完成奠定坚实的基础。3.当前国家大力倡导发展职业教育，各地高职分类考试改革也在稳步推进中。生物学院要顺势而为重视中职生源储备建设，从招生计划投放到招生宣传等要做好相应调整。高等职业院校招生工作事关院校各项事业的建设发展。在学管团建、教研教学、学科建设等高校管理领域均需要招生工作提供支持。通过实践，以挖掘高等职业院校招生档案数据信息服务指导招生管理工作为切入点，引导高等职业院校的教育工作者可以多从挖掘院校相关档案材料，以此为抓手打开工作思路、改进工作方法、提高工作效率。

四、档案管理工作存在的问题

（一）档案工作管理制度不完善。在挖掘招生档案实践中得以体现，高等职业院校档案管理制度还存在很多短板，落实档案管理要求不到位，未能结合学院自身实际切实执行好贯彻好《高等学校档案管理办法》相关规定要求。

（二）档案管理方式单一落后。档案管理部门对档案材料的管理依然存在大量传统手工管理模式。仓库大量积存各种档案材料，占据空间和管理人员时间精力维护，实际整理汇总中存在大量没有效用的档案资料。

（三）档案工作信息化数字化水平较低。电子档案覆盖范围小，未广泛采用信息化数字化管理方式，不能及时进行档案的录入与更新，电子化水平仅限于Windows系统下的Microsoft Office 通用脚本语言VBA 及Excel 工作簿等，在信息化和数字化建设上仍有相当大的改善空间。

五、档案管理工作存在问题的改进对策

（一）健全落实高等职业院校档案管理工作办法。适用于高等职业院校的《高等学校档案管理办法》早在2008年9月1日起就已经施行了。其中就高等学校档案管理中的具体问题，主要人员职责，机构设置与人员配备，具体运行工作如考核、违规处理等有明确规定。因此高等职业院校要依托现有档案管理工作法律法规制定符合自身实际的规章制度并严格落实。

（二）推动高等职业院校档案管理信息化数字化。高校档案管理信息化和数字化是大势所趋，必须加以落实。对于高等职业院校档案信息化数字化工作，不仅档案工作人员要认真对待充分重视，院校管理者和相关领导也要提高认识，以对档案工作高度负责任的态度推动档案信息化和数字化，积极筹措资金、引入先进技术配置信息数字化设备。让高校档案部门立足学校需求，深度挖掘档案资源，实现档案资源共享共用新局面。

（三）改革档案管理工作模式。以档案材料安全为原则，采用混合模式对档案进行管理（注：单纯依靠手工来对档案进行管理的就属于传统模式，部分档案借助于计算机和多媒体技术，其余档案进行手工的手段来对档案进行管理的模式属于混合模式[6]），利用信息化数字化技术优势同时保留传统纸介材料实物档案的历史原貌，有利于档案真实性和档案资料相互佐证，维护了档案完整和安全。

（四）完善档案鉴定归档和销毁机制。伴随高等职业院校深入发展扩大招生规模，院校档案规模急剧扩大，收录汇编来自各方面的档案资料。单纯强调档案入库存储，没有建立鉴别、销毁机制势必让档案管理超负荷运作。为此需要把那些经鉴定后被认为“有价值”的档案进行保存，而对其他被鉴定为“没有价值”的档案做销毁。[7]并在该过程中作出分类，按照对应方法原则把不同档案分类汇总。

六、结语

在以习近平同志为核心的党中央和国务院高度重视推动下，职业教育事业不断提质培优、增值赋能。2022 年10月16日，中国共产党第二十次全国代表大会胜利召开，习近平总书记在大会报告中指出要“统筹职业教育、高等教育、继续教育协同创新，推进职普融通，产教融合，科教融汇，优化职业教育类型定位”[8]明确将“大国工匠”和“高技能人才”纳入国家战略人才，极大地鼓舞了广大职业教育工作者。高等职业院校的档案工作者也将在未来积极投身祖国的档案事业工作中，深挖高等职业院校档案资源，服务好现代职业教育体系建设和改革事业。