做好文秘工作和档案管理工作的研究与思考

文/临沭县图书馆 高悦

为满足新形势下文秘和档案管理工作的需求，图书馆需要重视文秘和档案管理工作。档案管理是档案信息化建设中的重要一环，其基础工作之一就是要做好档案规范化工作。

档案是国家机关、社会组织、公民在实际生活中直接形成的具有一定保存价值的各类历史记录。要提高档案资源的利用效率，就必须加强档案管理。

一、文秘工作以及档案管理工作的特性

在各级领导机关日常工作中，文秘工作是一个非常重要的部分，它是实现机关职能的重要方式，同时也是一条承上启下、联系内外、沟通左右的纽带。通常来说，秘书主要是在综合部经理的带领下对整个办公室进行管理，包括文档的管理、接听通讯、收发文件、上传下达、打印资料、为员工提供服务、公文写作等[1]。秘书应具备较强的信息收集和整理能力，协助上级整理有关的文件并及时的处理，对自己单位的重要数据文件进行妥善地保管。同时，秘书还必须具备优秀的执行力，可以对工作进行准确、高效地执行。其工作要求工作人员具备较强的文字功底，并具备一定的电脑操作技能。档案管理工作是指将过去形成的公文、文件资料等，进行收集、整理、立卷、保存、移交、销毁等工作，并做好相关文件的借阅工作，以及对档案存放场所的保密管理。

在计算机和互联网迅速发展的今天，办公自动化的优势越来越明显，不仅能够降低办公成本，还可以极大地提升工作效率。所以，办公室工作人员一定要与时俱进，要与时代的科技进步保持同步，并在实践中不断地提升动手操作能力。

二、文秘档案管理工作存在的突出问题

（一）制度不完善，管理不到位。目前，我国公务员档案工作普遍存在制度不健全、管理不到位等问题。从实践来看，文秘档案的管理工作与整个单位的安全稳定运行有着密切的联系，如果在管理过程中出现了问题和隐患，不仅会给单位的发展带来负面影响，而且还会带来危害。“服务”是文秘工作的中心，也是文秘工作的重点，但目前很多单位对文秘工作还不够重视[2]。

（二）管理手段较为落后，信息化程度不足。在档案工作中，很多单位忽视了信息支持，过度依靠人力资源进行工作。实际上，这主要是由于信息化建设比较薄弱，工作中出现了许多不规范的现象。此外，很多文秘在档案管理工作中不重视技术的改进与创新，对信息化的工作方式缺乏热情与主动性。

（三）档案的收集、整理不够齐全完整。由于对档案的认识不足，许多人把上级来函、红头文件等视为“档案”，导致很多文件都没办法存档。尤其是由于工作人员和组织结构的变化，导致音像档案失去控制或者丢失，使得各单位的档案变得残缺不全，对音像档案的长期保护和开发利用产生了很大的影响[3]。

（四）档案制度不健全，资料保管不善。许多单位的档案收集、保存、保护、借阅、保密工作制度还没有建立起来；有些地方虽然已经制定了一定的管理制度，但是执行起来却是流于形式，没有严格地执行。有些地方的档案管理人员责任感不高，对档案材料的收集和整理不够充分，导致文件材料的损失。有些单位对档案疏于管理，导致其他人等可以随意地进入档案馆进行查询和借阅，而对于借出的档案，则是不经过任何手续，只借不还，时间一长，档案信息就会遗失[4]。同时，由于许多单位档案工作人员频繁更替，致使档案工作无法系统、完整。

三、提升文秘档案管理科学化的有效策略

（一）树立“文档一体化”意识。文件整合，是指从文秘与档案工作的整体角度，对文件的制作与归档进行全面把握。“文件整合”的本质就是将文秘工作与文件管理工作真正融合为一，实现了从组织系统到具体流程的融合。这种观念的提出，旨在强化档案部门对档案管理的事前控制，确保档案质量，并简化档案工作流程，避免不必要的重复劳动，让档案工作流程变得更为科学化、合理化。文秘工作作为“三证合一”的基础，其首要任务就是要有一种强烈的文件意识[5]。档案史料的真实性与可靠性是研究史实最有说服力的基础与证据。文秘在任何时间都要把“档案”放在心里，要从历史的高度来看，按照“单证合一”的要求来处理各项单证。

（二）形成“文书部门前期立卷”的工作习惯。在《档案法》中，“公事部门立卷”是一项很久以前就已经确立的基础制度。《党政机关公文处理工作条例》还对公文办完后“及时整理，立卷，归档”作出了明确的规定。文件立卷与归档既是文秘工作的末尾，又是文件工作的起点，是两者之间真正的连接点。各个部门处理好的文件资料应该由文秘进行集中、统一保管，并按照立卷的原则和要求，在档案工作人员的指导和协助下，对其进行分类、立卷。在日常工作中，文秘人员要有系统地对文件进行收集和整理，并对其进行分类管理，这样不仅可以为平时的查阅提供便利，对年终的立卷、归档也有很大帮助。文秘部门立卷可以最大限度地确保资料保存的完整性、真实性和可靠性，为后续的档案工作奠定了坚实的基础[6]。

（三）充实人才队伍，建立信息化人才激励机制。进入知识经济的时代，信息化、数字化和网络化已经成为人类生活的一个重要组成部分。在快速更新的过程中，企业也出现了知识结构不合理、知识年龄老化等问题。对于各种类型的人才，要建立相应的人才激励机制。

首先，文秘和档案管理人员可以通过与相关档案馆、学校进行短期的培训，提高他们的基础知识、工作水平和工作能力，来适应现实的发展需要。其次，要科学合理地安排各种信息技术训练，适当地增加训练的强度，使训练的时效性得到持续的提升。对培训内容进行规划和合理地规划，并对不同级别、不同人员在不同时间进行不同类型的培训活动。最后，在选择人员的时候，要以文秘和档案管理工作基本素质需求和岗位职责要求为基础，与竞争相结合，筛选出具有较强专业能力的应聘者，从而不断地充实工作队伍。

（四）提高档案员的整体业务水平。档案管理人员与公司的发展密切相关，档案工作人员的整体素质可以反映出一个公司的形象，所以，加强档案工作人员的素质是十分必要的，唯有如此，档案工作才能更好地发挥作用，促进档案工作的科学化和现代化。首先，档案管理人员必须对档案的基本运作了如指掌，对档案的接收、整理、共享等各个环节都要严格的把关，当档案被他人利用时，要谨慎地借用[7]；在选聘上，应注重引进高技能、高素质的档案工作人员；对于年长的员工，要加大培训力度，帮助他们与时俱进；在当前的社会趋势下，新行业层出不穷，给档案管理员带来了新的挑战，因此，档案管理员要不断地学习新知识，以提升自己的业务水平和知识水平，用新时代的最新成果来改善档案管理。

（五）与时俱进，实现管理现代化。1.强化经营观念。档案管理工作的特殊性，决定了管理者必须有强烈的责任心，更好的职业道德，更认真的工作态度，更愿意在工作中付出更多的努力。此外，还需要对档案管理的理论知识、科学技术知识有更深入地了解，特别是要掌握利用现代化的科技手段和先进的管理方式来进行档案管理工作的基本技巧。在新的历史条件下，档案管理人员应不断拓展自己的知识面，不断提升自己的综合素质[8]。2.运用现代科技手段，做好文件整理工作。运用现代技术，对文件进行整理，可取得事半功倍的成效。通过使用电脑，将以往人工查询目录的方法改为机器查询，从而极大地缩短了目录查询的时间。它不仅可以减少对档案的人为干扰，而且可以充分利用信息管理的优越性，减少人工干预，提高档案工作的效率，从而更好地为社会服务。

（六）创新工作思维，提高档案利用率。运用计算机技术及相关设备，把各类传统媒介上的干部人事档案信息，经过计算机技术的转化，转化成数字化的、能被计算机识别的数字信息，对其进行组织、加工、整合，并以不同的数据库形式进行存储，借助互联网及信息系统，为干部人事档案的利用与管理提供便捷的档案信息，从而使干部人事档案的利用与管理更加有效，从而使干部人事档案的利用与管理更加有效。档案工作人员应在“学好基本功”“精通业务”等方面下功夫，做好“活辞典”。档案管理人员应以熟知“家底”为己任，要构建并完善档案管理体系，配备适合保存档案的设施，利用先进的科技装备和现代的管理手段，对文件进行分类和保存，防止文件的损坏、褪色、发霉、遗失，确保文件的完整和安全，对一些重要、有价值的文件，要采取特殊的保护措施[9]。为了更好地服务，必须构建一个科学的管理体系。档案管理人员应充分认识到“干部档案”的重要作用，以及“干部档案”的重要意义，做好档案工作。档案标准化管理是实现档案管理现代化的关键中间环节，它的基本工作就是要做好档案标准化工作。

（七）建立健全切合实际的档案管理制度。1.要强化硬件设施，方便管理人员进行分类管理，人员借阅；储藏室要保持通风，清洁卫生，禁止吸烟，防止火灾，做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保仓库的安全，并延长档案的使用寿命。2.建立档案工作网络，由主要领导统一领导，统筹安排，明确各项工作的总体要求，制定各项工作的管理措施，并对各项工作进行监督与指导。3.要指定专人负责文秘档案和业务档案的管理，档案室工作人员要深入各部门，熟悉主要的业务活动，只有这样，才能统一业务档案的立卷要求，对工作中形成的有保存和利用价值的文件资料及时立卷，并定期归档。档案资料应保持其历史关系，区别其保存价值，进行分门别类，立卷标题要简洁准确，方便其保存使用。4.要对相关文件的借阅程序进行严格控制，避免文件的随意借出和发还，避免文件的散失[10]。

四、结语

综上所述，档案管理是一项基础工作，要对档案进行有效的管理，要认识到企事业单位档案管理的重要意义，将重点放在对档案管理的方式方法以及管理者的管理能力上，让档案管理更加科学化、信息化、专业化，从多个角度提升档案管理的效率。