“十四五”时期机关事业单位档案管理新思考

文/陕西省汉中市环境卫生管理处 赵文玉

档案记录了历史文化变迁和发展的基本信息，是国家与社会的宝贵财富，也是公民权益的重要保障，具有不可替代的价值[1]。尤其是机关事业单位档案，具体全面地记录了机关事业单位执行的相关法律法规、决定的轨迹。因此，加强机关事业单位档案的管理和保护具有重要的意义。但现阶段，机关事业单位档案管理工作仍存在一定不足，不利于档案管理工作的高质量开展及档案资源的开发及应用，弱化了档案管理工作的功能与价值。为提升机关事业单位档案管理工作实效，本文以综合性视角，指出机关事业单位档案管理工作存在的不足，并以“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的要求为切入点，提出机关事业单位档案管理优化路径，旨在为提升档案管理工作质量提供借鉴与参考。

一、机关事业单位档案管理工作存在的不足

（一）人才培训漏洞。人才培训是保证机关事业单位档案管理工作高质量开展的基础与前提。“十四五”规划明确指出，应强化人才队伍建设，加强培训，提高人员专业素质，落实人员配备标准，以便更好地吸引和留住优秀档案管理人才[2]。但现阶段，部分机关事业单位的档案管理人员的专业技术知识不足，在人员结构中，存在从其他岗位直接调转、所学专业与之不匹配、不具备档案管理的理论知识的情况，因此，全面提升档案管理工作人员的理论和业务水平刻不容缓，也至关重要。1.部分机关事业单位对档案管理人员的培训不足，缺乏系统性和针对性，导致档案管理人员对档案管理工作的理解和掌握不够深入，存在一定的漏洞。2.部分机关事业单位的档案管理培训内容不够全面，过于注重理论知识的传授，忽略了实际操作技能的培养。且部分机关事业单位在开展培训实践过程中采用传统的讲授式培训，导致培训效果不佳，无法提高工作人员的技能和专业能力，进而对机关事业单位档案管理工作的高质量开展产生了不利影响。

（二）资源配置不足。资源配置的均衡性与有效性直接影响着机关事业单位档案管理工作质量。判断资源配置是否均衡与有效的主要标准为人力、物质、资金等投入是否能够满足机关事业单位档案管理工作需求[3]。随着机关事业单位工作人员的不断发展壮大，档案管理工作压力也越来越大，这就要求相关部门在相关资源上向档案管理工作倾斜，尤其是在数字化档案管理建设方面。“十四五”规划明确指出，应推进数字化档案管理，提高数字化存储设备和技术能力，不断建立完善信息安全保障体系，提高档案信息检索和共享效率。但以综合性视角来看，部分机关事业单位档案管理工作存在资源配置不足的问题。1.部分机关事业单位档案管理工作的人力资源不足，不能满足日常工作需求，导致档案整理、归档等工作进展缓慢。2.部分机关事业单位档案管理工作的物质资源不足，如存储设备、防火设施、保密箱等在一些单位不能满足档案管理的需要。3.部分机关事业单位档案管理工作的资金投入不足，因此无法购置必要的档案管理设备和器材，且不能为档案管理人员提供必要的培训和学习机会。4.部分机关事业单位档案管理工作的信息化建设不足，许多单位在数字化档案管理方面缺乏相关技术和经验，无法充分利用现代信息技术手段提高档案管理工作效率和质量。

（三）管理体系不健全。健全的管理体系是机关事业单位档案管理工作高质量、可持续发展的必要保障。严格公正的管理不但可提升档案管理的工作水平，还可调动工作人员的积极性。“十四五”规划明确指出，应加强制度建设，建立完善的档案管理制度和规范，明确职责、加强协调，提高档案管理的透明度和规范化水平[4]。同时，也应加强监管和督查，建立健全的考核评价机制，加大对档案管理情况的监督和检查力度，强化问责机制，确保档案管理工作的有序推进。但现阶段，部分机关事业单位档案管理工作仍存在管理体系不健全的问题。1.部分机关事业单位档案管理工作缺乏一个完整、科学的档案管理制度和规范，不同部门之间缺乏协调机制，导致档案管理工作存在重复、冗余等现象。2.部分机关事业单位的档案管理责任制不明确，组织架构不合理，职责划分模糊，导致档案管理人员的工作难以履行，责任难以追究。3.部分机关事业单位档案管理工作人员的安全保密意识淡薄，安全防范措施不足，一些机构甚至未建立涉密档案管理制度，存在信息泄露、丢失等风险。4.部分机关事业单位的档案数字化管理不够完善，数字化存储设备和技术落后，档案内容的获取和共享效率低，不能满足现代信息化管理工作的需要。

二、“十四五”时期机关事业单位档案管理优化路径

档案管理是对档案的管理，科学高效地开展档案管理工作，一方面，可将零散的、杂乱的信息进行科学地整理，便于全面掌握基本情况；另一方面，科学地整理学习和工作经历，可帮助用人单位高效地选拔人才，全面提升国家机关事业单位的工作成效。所以，优化机关事业单位的档案管理工作，可全面提升机关事业单位档案管理工作质量，机关事业单位应精准把握“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的要求，主要包括“加强制度建设”“推进数字化档案管理”“强化人才队伍建设”“加强监管与督查”“积极开展文化传承和服务工作”，将各项要求深度落实于实际管理工作中。

（一）完善人员培训机制。完善人员培训机制，是实现档案管理工作标准化、规范化管理的基础与前提，是解决机关事业单位档案管理工作中监管培训漏洞的有效方式。在具体实践中，机关事业单位应精准把握“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的“强化人才队伍建设”的要求，不断完善人员培训机制。1.相关工作人员应加强档案管理人员的培训和专业素质提高，根据不同层次、不同领域的档案管理人员的需求设置不同的培训课程，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。2.管理人员应建立档案管理人员的职业发展体系，通过培训奖励等方式鼓励档案管理人员积极进取，提高工作积极性和主动性，激发他们工作的热情和创造性。3.档案管理人员也要注意强化档案管理工作人员的档案安全保密意识，并加强安全保障措施，建立信息安全保障体系，严格落实档案安全管理制度，以确保档案内容不损失和泄漏。

（二）强化档案资源配置。强化档案资源配置，是提升档案管理工作实效的有效方式，是解决机关事业单位档案管理工作中资源配置不足问题的必要途径。在具体实践中，机关事业单位应精准把握“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的“推进数字化档案管理”“发挥档案资源积极作用”的要求，同时明确通过强化档案资源配置，能够为档案管理及相关工作提供更加可靠、有力的支撑，且可以保障档案信息的安全性和完整性，促进档案资源的更好利用和开发[5]。1.机关事业单位应加大档案存储设备的投入，完善档案存储、分类、检索等基础设施，并配备必要的防火、防潮、防虫害等安全保障设施。同时也应建立档案管理专用设备和器材库，及时更新档案管理设备和技术。2.机关事业单位应提高数字化档案管理技术水平，建立数字化存储、检索、共享平台，实现档案信息的快速检索和共享，并逐步实现纸质档案数字化。需要注意的是，针对涉密档案，应加强对涉密档案管理的投入，建立健全的涉密档案管理制度和安全保障体系，确保档案的安全可靠。为进一步提升档案资源配置的有效性，机关事业单位应定期进行档案资源评估和规划，合理分配档案管理资源。根据不同时期、不同区域、不同领域的需求，适时调整档案资源的配置结构。

（三）健全档案管理体系。健全档案管理体系，是提升档案管理工作规范化、透明化发展的重要途径，是推进档案管理工作高质量发展的重要保障。在具体实践中，机关事业单位应精准把握“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的“加强制度建设”“加强监管和督查”的要求，同时明确通过健全档案管理体系，保证档案管理工作更好地适应信息化、数字化档案的发展趋势，为档案资源开发提供有力支持。1.在加强制度建设方面，机关事业单位应建立健全档案管理制度和规范，规范档案管理行为，明确职责、权限和程序。同时，也应注意制定档案管理政策，根据实际情况确定档案管理的发展方向、目标和任务，落实档案管理的各项工作措施。针对涉密、保密档案的管理工作，应建立健全涉密、保密、安全等措施，制定应急预案，确保档案内容不受损失和泄漏。另外，机关事业单位应完善档案管理组织架构，划清职责、强化管理，明确各级机构的职责和权限。2.在加强监管和督查方面，机关事业单位应建立健全档案管理的考核评价机制，定期组织专家进行考核评估，加强对档案管理情况的监督和检查力度，对表现突出的单位和个人给予奖励和表彰，对存在问题的单位和个人加强指导和督促，发现问题及时纠正和整改，对违规行为严格惩处，以形成有效的震慑。同时，相关管理人员应制定科学合理的档案管理规范和标准，建立完整的档案管理制度体系，明确职责、加强协调，提高档案管理的透明度和规范化水平[10]。另外，档案管理工作人员应加强宣传与推广，通过多种形式和渠道，充分宣传档案管理工作的重要性，提高公众对档案管理的认知度和重视程度，营造全社会共同关注档案管理的氛围。

（四）推进档案文化传承。推进档案文化传承是营造良好档案管理环境、氛围以及提升档案管理实效的有效方式，对促进档案资源的开发、创新发展等具有积极意义。档案是人类文明历史和社会发展的重要记录载体，具有丰富的历史和文化内涵。弘扬和传承档案文化，有助于加深公众对历史文化的认知和理解，增强社会文化自信，同时也能够促进档案资源的更好利用和开发。在具体实践中，机关事业单位应精准把握“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出的“积极开展文化传承和服务工作”的要求，将档案文化深度渗透于各项工作实践中。1.机关事业单位应加强档案文化知识的普及和宣传，利用各种形式的媒介和平台向公众传播档案文化知识；鼓励开展档案文化研究，同时可以组织专家学者对重要档案进行深入挖掘和研究，深入发掘档案背后的历史价值和文化内涵。2.机关事业单位应利用档案资源开展档案文化教育活动，如举办讲座、展览、培训等，提高公众对档案文化的认知和理解；加强档案资源的数字化处理和共享，建立数字化存储、检索、共享平台，方便公众查询和使用档案信息。3.机关事业单位应建立健全档案文化遗产保护制度，根据档案特点和分类，采取相应的保护措施，确保档案文化遗产得到有效保护。4.机关事业单位应打造档案文化品牌，通过建立宣传平台、举办文化活动等方式，将档案文化传播给广大公众。

三、结语

档案信息涉及国家、社会、历史文化等多方面，需要加强档案管理，助推社会的高质量发展。“十四五”规划对机关事业单位档案管理工作提出了制度建设、数字化管理、人才队伍建设、监管以及文化传承等方面的要求，对机关事业单位档案管理工作质量也提出了更高的要求。但现阶段，机关事业单位档案管理工作仍存在一定的问题，难以充分发挥档案资源的作用及价值，对机关事业单位的高质量发展产生了不利影响。对此，机关事业单位在实际发展中应结合自身发展实际情况和档案管理工作的需求，精准把握“十四五”规划提出的相关要求，通过完善监督与管理机制、加强工作人员培训等方式，对档案管理工作进行动态优化和完善。