大数据背景下办公室文秘提升档案管理效率的途径分析

王竹枝

摘 要：在大数据时代，档案管理工作呈现出了新需求与新特征，档案信息的数量与重要程度也随之提升。文秘作为档案管理工作的主要执行人，其在管理方式的创新、管理模式的优化以及管理效果的提升上都发挥着十分重要的作用，相关部门与人员必须深刻认识档案信息对机关事业单位发展的重要意义，积极运用大数据提升文秘档案管理工作的效率，为机关事业单位的有效运转提供数据借鉴与参考。本文将首先对文秘工作进行简述，接着对大数据背景下文秘档案管理工作的现状进行分析，然后对大数据背景下档案管理工作呈现的特征进行探讨，最后探寻大数据背景下办公室文秘提升档案管理工作效率的途径。

关键词：大数据；文秘；档案管理；效率

一、文秘工作简述

文秘工作以机关单位领导的决策为依据，通过辅助文件、会议、办事等工作服务于机关运转与领导决策，文秘工作包含了组织会议、上传下达以及多种管理活动，文秘工作的质量影响了整个机关单位的工作效率。随着时代的发展，文秘开始特指具有明确职能范围的机关企事业单位工作人员，文秘工作逐渐呈现出专业化与规范化的特征。科学、准确、全面的档案管理工作对文秘工作质量的优化具有显著的直接影响，文秘在进行档案管理工作时应实现科学高效的信息收集、整理、分类以及归档等工作，并利用信息技术与大数据促进档案管理的信息化。

机关事业单位作为受政府领导的公益性质的机构，文秘档案管理工作的数据化能够提升机关事业单位的信息资源利用能力，使真实完整的档案信息能够为机关事业单位的社会服务的开展提供信息支持，提升档案信息管理的安全度、规范性与效率，促进机关事业单位的高质量发展。文秘要想不断适应信息化社会的需要，应注重现代化档案管理理念的更新与现代化档案管理技术的掌握，通过不断学习提升档案的数据化管理能力，保障档案的数量与质量，最大限度地满足工作需要。

二、大数据背景下文秘档案管理工作的现状分析

（一）档案管理呈现单一化特征

虽然大数据已经逐渐渗入到人们的工作与生活中，但是在机关事业单位的档案管理工作中对大数据与信息技术的应用相对不足，文秘的档案管理意识与方法并没有随着时代发展而进步，单一化成为档案管理工作存在的主要问题。文秘在档案收集、储存与调阅工作的开展中对大数据应用并不足，大数据在档案管理中仅仅起到辅助管理的作用，传统的档案管理模式依旧是主流，档案管理效率难以提升。同时，在传统档案管理模式下，档案分类工作精细度低、效率不高，且耗费大量人力资源、财力资源与时间资源，档案管理工作纰漏频出。

（二）档案数据化管理意识较弱

大数据在档案管理工作中的应用目前还并不普遍，机关事业单位对数据化档案管理重视不足，也缺乏足够的资金投入，文秘在开展档案管理工作时没能认识到大数据对提升档案管理工作效率的作用，对大数据在提升档案管理工作质量、优化档案管理效果上认识不足，导致其档案管理工作的开展缺乏有效的数据化管理思维的支持。这导致文秘在档案管理工作中难以实现大数据技术与档案管理工作的有效融合，大数据应用的主动性、灵活性均不足，档案管理效果并不理想。

（三）檔案数据化管理能力不足

在档案管理工作中应用大数据技术对很多机关事业单位来说依旧处于起步阶段，很多单位对大数据思维的培养、大数据技术的普及以及大数据管理方法的应用并不重视，培训教育开展效果不理想，且缺乏有效的数据化档案管理系统与制度，档案管理数据化进程缺乏基础与保障。这致使办公室文秘在开展档案管理工作时无法应用有效的数据管理方式方法开展档案管理实践，档案管理工作与大数据技术脱节，办公室文秘无法保障档案管理的时效性、精准性与系统性，档案管理工作的价值也未能得到发挥。

（四）档案管理缺乏制度的约束

制度建设能够为档案管理数据化建设提供保障，档案管理制度的建设能够有效提升大数据在档案管理工作中的应用程度，规章制度的完善能够最大限度保障档案收集、整理以及调用工作的顺利开展，但是目前文秘在开展档案管理工作时，大多缺乏有效的制度支持，档案管理信息化、规范化与一体化建设缺乏坚实的制度保障，档案信息难以实现高效收集、整合与应用，档案管理效果并不理想。

三、大数据背景下档案管理工作呈现的特征

（一）档案管理工作效率高效化发展

大数据优化了海量、高增长率和多样化的信息资源的处理效率，在大数据时代，档案管理工作开始向高效化发展，办公室在进行档案管理工作时能够利用大数据平台通过数据的挖掘分析与处理，实现档案文件的高效收集、整理、保管、统计以及调用等工作，数据化的档案管理工作需要依赖标准统一、格式规范的数据库，数据库的应用能够简化管理流程、提升管理规范性，办公室文秘在开展档案管理工作时，需要依赖数据库中档案数据的层次性和关联性进行档案的分级储存、统一管理与集成共享，从而实现档案的高效收集、整理、统计与调用，切实推动档案管理工作的高效化发展。

（二）档案信息内容呈现爆炸式增长

在大数据时代，档案的信息化管理成了档案管理工作发展的方向。网络技术、云技术等拓宽了档案收集的范围与种类，且随着机关事业单位的发展，档案数据呈现出爆炸式的增长态势，档案文件的数量增多、种类丰富，档案保存难度与管理难度也进一步加大，档案管理工作面临着海量信息存储的难题，档案管理人员亟需积极探寻档案管理的新途径，使档案管理工作的开展能突破空间限制。

（三）档案信息时效性前所未有提升

信息技术的发展促进了档案数据处理速度的加快，办公室文秘在进行档案管理工作时能够通过数据化平台实现信息的高速处理，大量的档案能够通过数字化的形式实现高效储存与应用，档案信息的时效性得到了前所未有的提升。

（四）档案信息资源价值正逐步变大

档案信息记录了单位过去重要的发展数据，在信息经济时代，机关事业单位只有在立足市场环境的基础上充分挖掘数据资源的价值，并据此制定科学合理的发展规划，才能够为自身的发展确定方向，促进单位的长期、稳定发展。在这样的需求下，档案信息资源的价值正在逐步变大，档案的信息化管理使办公室文秘能够依赖数据平台对档案数据进行高效的调阅与整理，使档案数据能够为单位的发展服务，档案数据的重要性逐渐提升。

（五）档案信息管理正向专业化发展

大数据时代的到来使专业化成为机关事业单位的档案管理工作的重要特征，档案管理制度、流程、人才以及设施均实现了专业化，档案管理更加依赖管理制度、信息技术、管理人才以及先进管理思维的支持，档案管理工作的各个环节与要素都向专业化发展，管理效能不断提升，专业化的档案管理成为机关事业单位竞争力提升的有效保障。

四、大数据背景下办公室文秘提升档案管理效率的途径

（一）更新管理思维，提升数据化管理能力

办公室文秘要想在大数据背景下提升档案管理工作的效率，需要从管理思维的转变出发，让科学先进的管理理念指导档案管理工作的开展。办公室文秘要充分意识到大数据技术对提升档案管理工作效率的作用，突破传统的档案管理理念与方式，强化数据化、信息化、系统化管理理念在档案管理中的应用，并充分发挥服务意识与应用意识的作用，使办公室文秘能够在大数据技术的加持下优化档案管理工作，为单位的高质量发展提供精准多样的信息数据服务。在进行数据管理理念的培养过程中，首先，要加强办公室文秘的职业素养教育，发展办公室文秘的档案管理能力，提升办公室文秘的职业道德感，使其在工作参与中能够做到爱岗敬业、乐观向上，切实认识到文档管理工作对单位发展的促进作用，用正确的信念与良好的心态不断规范自己的档案管理工作；其次，要强化办公室文秘的大数据应用意识，通过大数据管理专题教育、大数据应用专家讲座以及大数据档案管理交流会等形式帮助办公室文秘掌握利用大数据进行档案管理工作的方法，使办公室文秘能够用大数据理念指导工作，用大数据管理技术优化工作，不断提升大数据应用能力与档案管理成效。

（二）优化管理内容，提升数据化管理水平

大数据时代为办公室文秘管理工作的开展途径提供了多种可能，办公室文秘要想促进档案管理效率的不断提升，需要抓住机遇，进行管理途径的拓宽和管理内容的优化，用技术赋能管理，不断提升档案的数据化管理水平。在管理途径拓宽上，办公室文秘除了可以依托档案管理数据平台开展档案管理工作，办公室文秘还可以利用移动设备、云技术与互联网实现对档案进行远程管理，两种管理手段的结合拓宽档案管理的路径，提升档案管理的时效性，有效提升了大数据在档案管理工作中的应用广度，推动了高效管理、精准管理的实现。在管理内容优化上，一方面，办公室文秘不仅可以利用大数据对档案文件进行高效管理，还可以实现档案数据的整合与分析，单位可以依赖数据制定短期发展目标与长期发展规划，提升信息资源的利用率，充分发挥档案信息价值；另一方面，办公室文秘在管理工作中还可以在大数据的支撑下实现推进人力资源信息的整合，充分发挥档案信息优化资源配置的作用，实现人力资源数据的高效应用，提升档案管理的实际效益；此外，还可以利用数据化档案管理推进档案管理评价机制的建设，利用信息化管理记录对文秘的管理质量进行评估，使办公室文秘能够依赖评估成果查漏补缺、提质增效，提升档案管理工作的完整性与客观性，优化自身的档案管理水平。

（三）建设信息平台，完善档案信息化体系

信息技术的不断发展与机关事业单位的持续运行使档案信息数据呈指数型增长，档案数据管理平台的建设已经成为必然趋势。档案数据管理平台的建设能够为档案管理的信息化、数据化建设提供坚实的基础设施支撑，机关事业单位要想在数据化时代促进档案管理工作的高质量发展就应加强档案数据管理平台的建设，为办公室文秘档案管理工作的开展提供设施保障，实现对档案信息数据的深度挖掘分析。在进行档案管理信息平台的设计时，要对档案类型的多样化、档案保存的长时性以及档案资料的云储存进行充分考虑，使办公室文秘能够通过信息平台的检索功能实现档案数据的挖掘与分析，推动高效检索、快速分析与长期储存的实现，提升档案管理工作的实际效益。档案信息数据平台建设的要点：一是档案信息數据库，二是档案检索系统。档案信息数据库与档案检索系统效用的协同发挥，使办公室文秘能够通过档案检索系统进行同类档案信息资源的高效检索，推动了档案信息检索流程的简化，强化了档案信息的整合，促进了档案信息数据价值发挥最大化，对机关事业单位的持续发展与职能发挥有显著的促进作用。

（四）完善管理制度，保障信息数据的安全

档案管理制度的完善能够为档案管理工作的开展提供保障，使档案管理工作有章可循、有规可依，使办公室文秘能够在规范、明确的管理制度支撑下规范开展档案管理工作，提升了档案信息的安全度，有利于档案管理风险防范工作的有序开展。经济社会的发展使档案管理工作呈现出了复杂化的特征，管理制度的完善使档案管理工作能够切实按照规范的程序进行，最大限度地保障了档案收集、整理、保管以及调用等各个工作的开展，有利于“文档一体化”的实现。在档案管理机制完善工作中，机关事业单位应从实际情况出发制定合理的档案管理制度，明确界定档案管理工作各个环节中办公室文秘工作的要求、方式与职责，并将文档管理共享以及文档管理流程可视化等要求以制度文件形式展示出来，降低办公室文秘档案管理工作中的出错率，降低档案数据化管理的风险，为事业单位公共服务的提供奠定安全、准确的信息数据基础。

（五）利用档案数据，促进信息价值最大化

大数据技术在档案管理工作中的应用使办公室文秘能够通过数据管理平台实现信息的分类整理与高效调用，有利于实现档案信息资源价值发挥的最大化，充分发挥了档案信息在促进机关事业单位发展中的作用。档案管理的数据化发展使档案管理工作的服务性能得到发展，办公室文秘能够依赖档案管理数据平台实现各类档案的分级分类管理，凸显了档案数据之间的内在联系，使档案管理朝着智能化、个性化以及精品化发展，切实突破传统纸质化档案管理工作的缺陷。在大数据平台中，办公室文秘能够利用数据模型实现档案信息的细致化分析，将“死档案”变成了“活信息”，使档案数据能够切实为机关事业单位的发展服务。数据模型的建构要从基础层、管理层、分析层以及应用层四个层面出发，文档数据在数据模型中能够与机关事业单位发展情况、社会服务需求出发，并结合机关事业单位过去发展趋势形成科学有效的未来发展计划。档案的信息化管理使档案信息资源的价值得到了最大限度地发挥。

五、结语

总而言之，大数据已经渗透到人们的生产生活中，在大数据时代办公室文秘要想提升档案管理效率，就要明确未来档案管理工作的发展趋势，从机关事业单位档案管理现状出发进行档案管理工作的优化，以大数据为导向积极进行档案管理工作的创新，充分发挥档案数据信息的价值，通过更新管理思维、优化管理内容、建设信息平台、完善管理制度等方式推动档案管理工作的转型升级，推进档案管理的数据化、信息化、规范化与系统化建设，使档案管理工作能够为机关事业单位各项工作的开展提供有效支持，切实发挥机关事业单位的公共事务管理与提供公共服务职能。

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