基于互联网+会务系统的医学学术会议管理效能研究：以广东A医学协会为例*

——王标辉 陈华红 叶利明 李晓彪 庞 莹 陈晓明 刘仕杰

随着医学科学的迅猛发展，学术交流日益频繁。据统计，2019年-2021年广东省级以上继续教育学术会议项目分别为4 464项、4 828项、5 311项，呈逐年递增[1]。面对日益增多的学术会议，如何加强科学设计，做好精细化管理[2]，如何监督学术质量，整合资源，以及建立标准对学术会议进行评价[3]，这都是当前亟需解决的问题。信息技术和网络技术的快速发展，加快了会议信息化步伐，会务管理也更加科学化、精细化。本研究以广东A医学协会为研究对象，分析互联网+会务系统对医学学术会议管理效能提升情况，旨在为会务信息管理提供借鉴。

1 系统设计

广东A医学协会应用的会议管理系统，主要是基于协会的会务工作的实际，主要包括三个核心模块：会议流程管理、学术质量监督管理、线上学术交流管理。详见图 1。

图1 会议管理系统框架

2 系统功能

2.1 学术会议流程管理模块

这是会议系统最复杂也是最重要的一个环节，会前、会中、会后侧重点和安排均不一样，合理有序的流程管理，有助于主办者管控会议执行进度[4]。会前，首先需要进行会议申请，经上级审核，方可进行会议筹备和发放通知。会议征文是非常重要的环节，会议征文的数量及质量，直接影响会议的学术价值，通过会务系统进行征文，既方便了投稿，又有利于主办者归类和统计。搭建学术网站及微官网，方便与会者查看会议通知、投稿进度、会议议程、预报名及缴费、预定住宿等，也方便主办者对外发布重要会议信息，例如疫情防控通知等。通过会务系统进行展览招商，有意向的厂家可以在系统上进行申请和登记，将参展合同上传至会务系统，经过审核并签订合同后，可在线选取展位。经过学术委员会讨论后，可通过会务系统进行会议议程编辑和制作；被邀请的专家、讲者等，可通过系统进行学术任务确认，方便主办者及时跟进。

2.2 学术质量监督管理模块

通过议程传输系统，建立课件资料库，定期分析同一时间或同一讲者课件内容的重复比或复制比；授课后，可向参会学员推送学术专题问卷/投票调查评估，记录反馈意见。现场讲者确认学术任务后，会务系统可自动统计出勤率、授课准时/超时率、学员满意度等数据。通过以上措施，会后结合主办单位意见等，为其学术质量做出相应的评分。

2.3 线上学术交流管理模块

在召开线下会议的同时，开通线上学术交流，可以跨越地域、时间限制，方便高效、便捷、多元地学习交流，这既是新技术带来的突破，也是主动适应特殊时期疫情防控的要求[5]，学术界应对疫情防控形势的转型升级。参会厂商不仅可以通过线下展会，也可以通过制作3D在线展览。参会者可通过会务系统，随时查看现场照片；不能前来现场做学术报告的讲者可以通过网络直播授课，不能前来现场听课的学员可以通过会务系统观看会议直播。会议期间因时间冲突不能参会的学员，会后可以通过会务系统进行点播和回放，或者通过线上查看视频回放，继续扩大会议的影响力。

3 效果分析

基于互联网技术的会务系统的研究和建设，逐步实现了由传统生产经营模式逐步向互联网时代下的智慧生态体系过渡，通过会务系统促进医学学术会议筹备工作内部形成有机统一[6]。广东A医学协会于2019年启用该会务系统并进行实证研究，探索其对医学学术会议管理效能的影响。

3.1 一般资料

采用随机抽样法选取广东A医学协会20个专科分会，分别收集20个专科分会2016年-2021年连续主办的年会会议数据，共计120个医学学术会议，根据会务系统启用前后分为对照组(2016年-2018年)和实验组(2019年-2021年)各60个，两组一般资料进行卡方检验，差异无统计学意义(P>0.05)。

3.2 方法

3.2.1 研究内容 主要包括参会人员的性别、职称、地区分布、住宿预订准确率、用餐预订准确率、物料发放准确率、讲者及主持出勤率、会场上座率、投稿量、参会人数、满意度等。

3.2.2 统计学分析 建立数据库，采用Amos 17.0和 SPSS 20.0软件进行统计分析。主要统计学方法有统计描述、t检验、χ2检验等。

3.3 研究结果

3.3.1 使用系统前后参会人员的性别、职称、地区分布比较 使用系统前后参会人员的性别(χ2=0.225，P=0.635)无统计学意义，职称(χ2=1 574.737，P<0.001)、地区分布(χ2=863.608，P<0.001)具有统计学意义(P<0.05)，结果见表1。

表1 使用系统前后参会人员的一般情况比较/人(%)

3.3.2 使用系统前后会议住宿预订准确率、用餐预订准确率、物料发放准确率、讲者及主持出勤率、会场上座率、参会人员满意度、投稿量、参会人数比较 使用系统前后会议住宿预订准确率、用餐预订准确率、物料发放准确率、讲者及主持出勤率、会场上座率、参会人员满意度、参会人数具有统计学意义(P<0.05)，结果见表2，投稿量无显著意义(P>0.05)，结果见表2。

表2 使用系统前后管理效能比较

4 讨论

4.1 基于互联网+会务系统的设计思想

在项目开展之初，我们在原有的网上报名及投稿系统的基础上，查阅了大量关于会务系统应用的资料，并参考了许多会务应用网站，得知现有的会务系统还停留在发布通知、网上报名等常规性工作阶段，建立一个涵盖会议进度管理、学术质量管理、线上学术交流等综合会务系统具有较大的发展前景。 系统采用分层设计，包括事务性工作功能、会议整体结构设计、美观设计等。该会务系统初步试用后，征求意见、总结经验、更新功能，慢慢形成一个功能齐全、方便实用、符合实际需求的会务综合管理系统。

4.2 互联网+会务系统的优势及效果分析

4.2.1 有利于资源整合，形成自动化会议管理模式 医学学术会议数量大，参会人员多，会务工作内容繁杂，一般至少提前半年启动，相关工作之间既有区别又有联系，需要设计较为全面的管理模块，利用信息化技术对会议的执行进度和环节进行管理[7]。该会务系统整合了各方面、各阶段的内容，通过主办方与参会人员、授课专家、参展厂家、供应商等进行交互和信息传递，提高了沟通效率，减少了主办方的工作量，保证了会议的学术质量。同时，通过系统的流程管理，可以更好地展示会议进度，减少会议出错环节，提高会议筹备质量，保障会议顺利召开，如图2所示。此外，未来还应该完善会议系统服务功能，促进其与会员服务系统、组织管理系统及其他系统关联。会议系统作为信息集合中枢，需要继续加强“自动化”能力，进一步强化基于互联网+会务系统的“自动化”能力，提高信息资源的共享、采集效率和信息识别准确率，整合各类资源，形成自动化会议管理。

图2 自动化会议管理流程图

4.2.2 提高了医学学术会议管理效能 使用该系统后，筹备工作效率大幅度提高。相关分析结果显示，实验组中的会议住宿预订准确率、用餐预订准确率、物料发放准确率、会场上座率均显著高于对照组。启用互联网+会务系统后，参会学员需通过会务系统进行预报名并在线缴纳费用，如有特殊情况临时不能参会，需要在会务系统上申请并说明理由，经主办方审核通过后即可退费。相比较传统会议模式，主办方可以在会前得到参会学员准确的预报名数据(包括预定住宿、用餐、投稿等)，并对数据进行校验追踪，提高了系统的反馈功能[8]，从而方便主办方统筹整个学术会议的物料印刷、参会住房、用餐安排及会场座位安排，大大降低了人力成本[9]。

会议学术质量管理得到进一步提升。本研究结果显示，实验组中的讲者及主持出勤率均显著高于对照组。经过学术委员会讨论并确定会议日程后，会议筹备组工作人员将在会务系统上将学术安排精准发送给授课讲者、主持人及大会嘉宾，同时提醒讲者及主持人学术任务的时间、地点，并在完成学术任务后扫描二维码领取劳务报酬，双管齐下，进而提高讲者及主持人出勤率。学术质量是一个学术会议成功与否的根本，如何有效地组织最好的学术专题一直是管理者面临的难题[10]。会务系统还给参会人员一个反馈意见和讨论的渠道，联动了线上线下的学术交流，解决了因时间安排关系，授课专家无法一一回答学员疑惑的问题。授课专家收到学员反馈后，可以完善或调整授课内容，使双方信息沟通顺畅。同时，建立课件资料库、学术专题问卷调查系统，记录课件和学术讲座的反馈意见并进行评估，逐步建立重复课件、低水平课件的淘汰机制，以及讲者考评机制，评选优秀讲者，积极展现优秀专题讲座，维护学术的权威性。此外，医学学术会议有会议论文、大会专题报告视频、辩论赛视频、手术视频等学术资源，未来会务系统要在保护作者知识产权的前提下，进一步向参会者开放获取及共享权限，提升其学术价值和学术影响力，吸引更多参会者关注。

高效满足参会者需求离不开专业的会务服务，而会务服务水平的高低则直接影响到参会者的满意度[11]，因此，我们需要继续提升会务服务专业化程度，完善会议全过程服务水平[12]。本研究还发现，实验组中的参会人员满意度显著高于对照组，其中最主要的原因就是通过会务系统，参会人员与主办方、授课专家、大会嘉宾的信息沟通渠道更加顺畅，参会者的差异化需求能得到满足，减少了信息不对称带来的各种不便。同时，参会人员也可以通过线上线下相结合的方式，突破时间、地域的限制来参与学术交流。会务系统中个人信息被更多、更广泛、更有效率的应用是未来趋势，这有利于主办方提升会议决策的科学性、准确性和灵活性。但医疗相关信息安全法规缺乏，政策监管措施不到位、隐私保护意识薄弱等问题突出[13]，因此会务系统未来还需要应进一步加强个人信息风险防控，提高个人信息保护方面的保障能力和水平。

线上会议多元化发展，让学术交流的受众更广。本研究发现，实验组中的初、中级职称人数占比、粤东西北地区人数占比显著高于对照组。当前医疗资源分配并不均衡，在互联网+背景下，医学学术交流将迎来新的发展契机[14]。启用会务系统后，更多的基层和初、中级的医务人员可以通过线上方式来参与学术交流，可以线上观看会议直播、会议视频、在线投稿、分享电子壁报、参与会议讨论和提问等。另外，受到新冠肺炎疫情等因素的影响，线下参会人数减少，为满足特殊时期学术知识交流的需要，学术会议采用线上线下相结合的模式，加上会议宣传方式多元化，医务人员对线上学术交流的态度转变，这也促进了初、中级职称和粤东西北地区医务人员线上参会比例的上升。

4.3 疫情防疫政策等对会务系统的影响

本研究结果分析还发现，实验组中的投稿量与对照组无显著性差异，参会人数与对照组有显著性差异，但实验组的参会人数期望均值小于对照组。这可能是因为新冠肺炎疫情对医学学术会议产生了巨大的冲击。为保持社交距离，2020年广东A医学协会很多常规医学学术会议普遍取消、延期或改为线上交流，2021年除了少数专科分会学术会议因疫情影响取消外，基本都采用线上线下相结合方式召开。会议参会人数、投稿量除了与学科发展、会议服务水平及会议质量相关外，还受疫情与政策影响。

5 未来改进方向

本研究虽然取得预期效果，但仍有一定的局限性。首先，系统的构建虽然考虑到了学术质量管理，但是实际搭建过程中，由于缺少科学合理的学术会议质量综合评价方法，只能为学术会议质量评价提供部分数据，未能形成参会者主观评价、会议客观数据分析、影响力大数据分析等多元手段的综合评价框架。其次，研究中随机选取的医学学术会议没有按照其规模大小分类而随机抽取，中小型会议往往主题聚焦较好、交流互动环节多样；而大型会议则具有成果形式多、传播渠道多、学术专题方向多等特征。会议规模显著影响学术会议的整体水平，今后研究可扩大样本量，并按规模大小进行分类。最后，本研究用调查问卷收集参会人员满意度等信息时，应该向参会人员收集对会务系统的设计与应用的改进意见和建议，再有针对性的展开研究，为完善系统后期提供参考。