一流院校办公室业务管理的提质增效升级

朱惠玲

【摘 要】一流高职院校建设对办公室工作提出了新要求。办公室工作要提质增效。尽管某些院校办公室工作存在制度创新慢、流程不顺畅、分工不明确、督查督办欠缺等问题，通过运用分类指导、注重规范、纵深推进办公自动化、会务创新，妥善管理、细分程序，限时办结、责任分工，层层压实、监督检查，有奖有罚等手段完全可以达到提质增效的目标。

【Abstract】The construction of first class higher vocational colleges puts forward new requirements for office work. The quality and efficiency of office work must to be improved. Although there are slow system innovation， not smooth process， not clear labor division， lack of supervision and supervision and other issues in the office work of some colleges and universities， it can achieve the objectives of improving efficiency through the use of classification guidance， pay attention to standard， push office automation， business innovation， management， the breakdown of the program， within a limited period of time， the division of responsibilities， layers of compaction， supervision， rewards and punishment and other means.

【关键词】提质增效；会务；文件；办公室

【Keywords】 improve the quality and efficiency； business； documents； office

【中图分类号】D15 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）11-0100-02

1 引言

一流院校办公室工作纷繁杂，头绪多。院校辦公室，作为综合和协调部门，承上启下，联系左右，沟通内外，是领导的参谋助手，是为单位发展和全体师生提供服务的能手[1]。

2 院校办公室业务概述

办公室业务管理是现代管理的重要课题。办公室业务工作大致分为办事指引系统、办文系统、办会系统。通过对办公室这些重要工作的分类管理，提出对于这些工作的新思路、新见解，并加以应用到日常的工作当中。创新，其实就是创造一种资源。现在高校多数办公室工作基本上属于常规工作，谈创新似乎是天方夜谭，尽管如此，办公室工作推进还得有新招。面对新形势，特别是2016年，一流高职院校创建工作全面开展。对办公室工作提出了新要求，如果不能摆脱以往的思维与工作方式，不改革、不创新，所有工作恐怕只有原地踏步，低位徘徊，难以抬头。因此，办公室工作，办文、办会、办事等既要总结过去那些行之有效的东西并加以继承，又要直面新形势，发现新问题，找到新出路，形成新办法，不断改革，不断创新，不断突破。

3 院校办公室业务存在的问题

办公室是院校管理的关键部门。但是，在实际工作中不难发现办公室业务存在着不足。

3.1 制度创新慢

院校办公室业务千头万绪。各有各的制度，如会议审批制度、公文处理制度、印章管理制度、信访制度、保密制度、档案管理制度等。但是，现行制度并没有完全随着当前工作的运行变化而变化，更有甚者，有的没有根据新型业务制定出相应的规章制度，因此，制度旧，缺漏多，效率低，甚至造成工作失误。

3.2 流程不顺畅

不少院校办公室在办文、办事、办会等业务中流程不顺畅，随意性强，效率低下，服务不周，甚至出现错办和漏办等现象。

3.3 分工不明确

人的能力不一样，办公室工作人员也是如此。不少办公室没有根据人员特长和岗位职能分好工，落实到人，往往习惯性地把办公室大小业务交给一人或者几人来处理，这样一来，经常见到有的同事忙不停，有的同事没事做。

3.4 督查督办欠缺

院校政策需要通过办公室督查督办来保障贯彻落实。不难发现，有的办公室基本没有督查督办职能，有的办公室虽然有这一职能，但是督察、督办力度弱，院校决策后的执行力差，根本没有落实。

4 院校办公室工作提质增效的对策

保证办公室高效运转的关键是制度化、规范化、程序化和科学化。具体实施办法主要分为以下几点：

4.1 分类指导，注重规范

根据一流院校建设需要创新工作思路，结合办公室工作实际，制定“三大类”业务指导书，即会议纪要指导书、公文审核指导书、接待指导书。《会议纪要指导书》明确各种会议要求。在这一文种的办文实践中，由于缺乏规范，导致划分不清。《公文审核指导书》从原则、要求、注意事项、常见病例等方面，对审核公文进行规范，减少公文审核的差错，提高办公工作和效率。杜绝张口就说、提笔就写，还要杜绝粗枝大叶、丢三落四。杜绝侥幸心理和老好人思想，更要杜绝程序不到位。接待工作是办公室的日常工作。《接待指导书》要从标准、职责、预控等方面规范接待工作相关流程。三大类《业务指导书》涉及办文、办事、办会，院校办公室业务工作就变得有书可依，公文水平、会务能力等都将得到提升。endprint

4.2 纵深推进办公自动化

一方面，要加强办公手段的建设。计算机科学技术飞速发展，办公自动化技术不断升级，应及时购置和更新办公硬件设备，同时，结合办文、办会、档案管理的需要，开发和提升有关软件系统。另一方面，要充分发挥管理创新能力在实际工作中加以应用的作用。在常规工作中多思考、多总结，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，积极加以改进。遇到新问题，不回避，要找到解决的方法后再改造业务流程。

4.3 会务创新，妥善管理

会务水平是办公室业务水平的重要方面。现在院系都有微信群、QQ群，这些群的定位要准确，充分发挥两群的正面作用，或者说不允许两群出现负面效应，更加不允许给院校带来不利的情况，对于微信会、QQ会要制定相应的管理办法。面对复杂的形势，如何围绕大局，内强素质、外树形象，该接待的一定要接待好，搞好接待本身就是一种外宣，是件很大的事；另一方面需要增强意识，内外兼修，提高办公室内部业务工作的开拓性。

4.4 细分程序，限时办结

工作得有程序。这是提质增效的基本前提。院校办公室业务工作程序细分是指办公室日常业务工作要按照办事的先后次序，划分步骤，然后按照规定的秩序去做。建立好办公室公文处理程序，工作事项的查办程序，建立会议程序、用印程序、信访程序等等。这些工作程序必须得制定好，工作人员都要按照程序认真去做，这样就可以有条不紊、忙而不乱。在平时工作中不难发现很多工作因为不急，没有及时处理，导致文件堆积如山，工作一拖再拖，有时因为积压过久，出现遗漏处理的情况，这些给办公室带来负面影响。因此，限时办结可以规范各项工作。

4.5 责任分工，层层压实

人员定岗，岗位定责，在明确各个办公室职责权限的基础上，岗位权责进行分工，使各项具体的工作项目都落实到专人身上。这样一来，因职责不清而出现的相互推诿、撞车扯皮等现象就不会发生。术业有专攻，这样进行分工后办公室人员完成各自承担的任务的质量和效率就会大幅度提高。一是明确责任、锁定目标纳入绩效考核。年初就细化责任内容，量化项目指標，实行有岗有责，落实双重责任，落实双重考核，提升双重素质，压力层层到位，所有层面覆盖，责任体系健全。二是落实责任，压力驱动。依照制度办事，依照制度管人，依照制度理事，依照制度律人。同时，日常业务运行要从严管理，定期考核考查履行责任制情况，考核考查责任主体是否明确、责任内容是否具体、执行制度是否严格、履行职责是否到位，考核考查结果作为评定业绩、评先评优的主要依据。三是追究责任，强化管教。严格标定责任不到位、工作不落实的责任人，对于那些失教、失管、失责导致发生问题的，一定要严格教育，反复教育，尽量杜绝严重问题发生。

5 结语

总之，结合办公室实际创新业务工作是一种办公室业务提质增效的重要思路。评估总结等重要文件及时生成、海量文件得到及时处理，办文质量得到提高。办会的投入大大减少，办会耗时大大减少，办会次数大大减少，办会效果大大提高。院校领导交办的事情由于办公室分解快速，人员理解到位，犹如庖丁解牛，很多问题迎刃而解。

【参考文献】

【1】高建伟，陈勇，李国敏.关于发挥高校办公室三个重要作用的思考[J].办公室业务，2013（04）：11-12.endprint