如何做好新时期的会务工作

钱新建 江苏省南通市崇川市场监督管理局

会务工作是办公室管理的重要内容之一，是办公室工作水平的重要表征。[1]会务工作组织的水平关系到会议本身的顺利开展，也关系到单位工作的正常进行，做好会务工作的重要性由此可见一斑。会务工作是有特定的内容的，既包括会前的必要准备工作，也包括会议进行期间的协调工作以及会后的总结工作等。要做好会务工作，就要从工作的标准化、精细化、高效化方面多做工作。

一、新时期会务工作的重要性

（一）关系到会议的顺利开展

新时期会务工作的重要性之一体现在对会议正常进行的保障方面。会议是政府和企事业单位等通过重大决策议题的关键性讨论方式之一，一些重要的工作内容都要通过会议的方式来进行。[2]会议要顺利地推进，离不开精心的会务工作。会议本身是要解决单位比较重要的事项，或者是通过比较重要的决定，因此，新时期会务工作的重要性就凸显出来了。

（二）关系到单位工作的正常进行

新时期会务工作的重要性之二是关系到单位工作的正常进行。会议就像是一个纽带或者是一个关键性的解决问题的开关一样，当组织碰到一些重要的事项需要讨论、决定或者问题需要解决时，召开会议是最为常见也较为有效的工作方式。而会议能否发挥推进问题解决的应有作用在很大程度上是取决于会务工作的质量的，因此，会务工作要认真精细地进行。

二、新时期会务工作的主要内容

（一）会前准备

会前准备是在会议正式举办之前系统、充分地考虑整个会议，比如会议的主题、参加人员、需要用到的设施设备、经费预算以及出现突发情况时的处理机制等。这个工作相当于是在会议之前以表格或者其他形式将会议过程统筹考虑一遍，注意到每一个会议的细节问题，无论是人还是事，以保证会议能够有条不紊地开展。

（二）会中协调

会中协调是会务工作最为关键的部分，也是会务工作质量最直观的一种呈现。会议现场，包括人员的签到、桌签的摆放、茶水的准备、材料的分法等常规性的活动，还有就是一些参会人员的临时调整等需要现场调整与处理的非常规的活动等，还要在话筒等出现状况时及时地予以应对和解决。会中协调要求会务人员要全程密切地关注会议的进展，随时应对各种常规和非常规的问题，保证会议的顺利进行。

（三）会后总结

会后总结是高质量的会务工作人员需要开展的总结性的活动。一般来说，在会议组织的过程中，会积累一些经验，也会碰到一些棘手的问题，在会议结束之后，及时地对每次会议组织情况进行总结有助于稳步地、持续地提升会务工作质量，确保单位的会务工作水平能够不断地得以提升。

三、做好新时期会务工作的着力点

（一）会务工作的标准化

要做好新时期会务工作，着力点之一是在会务工作的标准化方面下功夫。会务工作人员要深入学习各项规章制度，掌握会务工作的标准和流程，树立标准化理念，把标准化贯彻到会务工作的全过程。[3]标准化主要是为了提升会务工作的专业化水准，作为办公室的工作人员，会务工作是常规性工作之一，要能够将会议组织相关的内容以文字形式呈现出来形成工作制度，所有的工作人员都要熟悉和掌握这些工作制度，并且能够主动地学习，掌握会务工作领域相关的新知识、新动态等。

（二）会务工作的精细化

要做好新时期会务工作，着力点之二是在会务工作的精细化方面下功夫。会务工作人员要在会前反复推敲、优化流程、检点事项，在细节处展现极端负责的态度，以精益求精的服务确保会议的规范化进行。[4]会务工作人员都要成为“细节控”，要“吹毛求疵”地对待会议的卫生、安全、消防、场地布置等各个事项，小到茶杯的卫生，大到突发情况发生时的预案启动等，都要做到极致。

（三）会务工作的高效化

要做好新时期会务工作，着力点之三是在会务工作的高效化。会务工作也是一项专业性很强的工作，如果之前没有涉足到这一领域的人员可能回到会务工作产生一种错误的理解，认为该项工作没有技术含量、简单易行，实际上会务组织对人员要求很高，必须要高效化地进行。会务工作人员要以训练有素的行动来保障会议的顺利进行。

四、结语

会务工作的基础性、保障性作用已经获得了认同，这一点毋庸置疑。在新时期，由于外部环境和内部环境均变化较大，会议以及会务工作的重要性更加凸显出来。会务工作质量的提升重点在于工作人员能力的提升以及敬业精神的提升方面，要切实根据会议要求，专业化地予以应对，以不断提升会务工作质量来保证单位工作的正常顺利开展。