不动产权籍档案管理工作创新措施分析

文／李安强 泰安市泰山区房产管理服务中心 山东泰安 271000

引言：

不动产权籍全面存在于我国房地产市场中，不动产权籍档案管理亦属于其中十分重要的一个部分。时代在发展，社会在进步，档案管理水平也需要进一步完善其管理制度。加大对档案管理的审批与核查，根据与人民群众息息相关的日常生活内容进行修订，从而进一步对于不动产权籍内容进行完善。

1、不动产权籍档案特点

1.1 公开性

不动产权籍工作应当向社会公众公开，保证不动产权籍的所有变更情况具备透明特征，真正让不动产的拥有者或交易者能够对利益相关的不动产进行高效的资料查询活动，充分了解不动产变换的情况，从根本上避免不动产权交易过程中存在风险的可能，最大限度地减少不动产权的交易损失。

1.2 唯一性

不动产权籍档案实际上就是记录不动产各项活动信息的档案，会针对不动产的变换交易、改造转让进行详细的信息登记工作。而不动产拥有者是唯一的，在权籍方面具备唯一性的特点，所以在进行不动产权籍档案处理的过程中，也应当具备唯一的档案归属地，以确保不动产权籍档案的唯一性。只有保证不动产权籍档案的唯一性，才能够真正有效地反映不动产的实际变化情况，从而确保不动产在流转过程中不会产生安全问题。

1.3 非固定

不动产归属是会变换的，具备非固定的特点，因此不动产权籍的档案也具备非固定的特点。举例来讲，在不动产进行交易过程中会涉及诸多环节，因此对不动产权籍进行档案管理，就必须涉及到不动产权变换的全过程，详细记录权利产生到权利消失的过程，才能完全覆盖不动产的变更状态。换而言之，就是不动产权籍档案具有不固定性和动态性的特点，并不是一成不变的。

2、不动产权籍档案管理工作现状

2.1 缺乏健全管理制度

不同城市、不同区域的不动产权籍法律制度还存在着很大的不同，相应的档案管理制度的建立不够完善和细化，会导致管理制度出现一些安全隐患问题。在对于产权登记的审查和监督过程中，如果管理人员工作不够严谨，业务能力不足，也会导致不动产权籍过程中，一些数据信息不够准确，给产权登记行业造成很大的负面影响，严重的甚至导致不动产产权登记出现法律纠纷。不动产权籍档案在管理制度开展之前，如果管理人员没有根据实际要求和具体情况建立相应的管理制度，就会导致不动产权籍工作出现负面影响，不利于不动产权籍工作的长期可持续发展。在我国当前社会发展阶段，关于房屋代理登记管理工作，在市场发展过程中还比较混乱，由于不健全的法律管理制度，使权利人自身的合法权益遭到严重威胁。

2.2 工作人员档案信息化认知不足

在不动产权籍档案信息化建设过程中，工作人员对档案信息化认知不足问题的存在，影响到不动产权籍档案信息化发展与建设。受传统纸质不动产权籍档案信息的管理模式及管理理念的影响，多数工作人员在不动产权籍档案信息化发展进程中，存在专业能力、信息整合力度、管理水平不高的问题，对先进的档案管理技术掌握力度不足，不利于不动产权籍档案的进一步建设。例如，多数工作人员在长期的纸质不动产权籍档案整合、管理过程中，形成熟练的档案管理章程，而对新的不动产权籍档案整合、分析、管理等模式，其运用成效不佳。又如，在互联网视域下，单位都能够与时俱进，促进信息化建设，将信息化思维、技术运用到许多工作领域中，同理，不动产权籍档案工作也不例外，也受到信息化工作的冲击，但部分工作人员以往的管理理念根深蒂固，存在不动产权籍档案信息化实践力度不足的问题。

2.3 法律法规体系不健全

随着我国科学技术的不断发展，市场经济在发展的过程中也有了自己的发展目标和发展模式。房地产行业在城市发展过程中也越来越快速，影响房屋产权的主要核心问题就是房地产行业。在房屋产权的登记管理制度中，还需要相关部门和管理人员对其内容进一步完善和改进，要以法律为基础，因地制宜，在不同地区实施不同的法律原则。在我国法律管理制度方面，关于房屋产权的管理制度的建立还不够完善，还有很大的上升空间，登记工作人员对于登记业务的管理规范力度比较小，导致进行不动产产权登记过程中会出现一些问题，产权登记规则不够严谨。

3、不动产权籍档案管理工作创新措施

3.1 提升不动产权籍档案管理人员综合水平

由于目前的不动产权籍档案管理工作仍然采用传统的档案管理方式，在这种管理方式下，档案管理工作呈现出单一化的特点，档案管理人员在年复一年、日复一日的重复工作中，难免会使得思想僵化，从而局限于传统的管理模式中，导致档案管理人员不能应用新时代创新的意识进行档案管理工作，阻碍了档案管理工作的进步和发展。为了更好地解决这个问题，应当从建设高质量的不动产权籍档案管理队伍入手，真正提升档案管理人员的专业水平，丰富档案管理人员的创新理念，这需要相关部门加强对不动产权籍档案管理人员的培训。面对不断涌现的新技术，要加强普及，使工作人员能够与时俱进，创新档案管理工作能力。同时，还必须要培养不动产权籍档案管理人员的创新精神和创新意识，使其工作积极性得到充分地调动，激发其工作潜能与工作热情，自觉履行岗位职责，以为人民服务为荣，自发地为社会大众提供更加优质的服务。最后，还需要不动产权籍档案管理部门加强对具备专业能力的高质量人才的引进，吸引复合型的人才加入档案管理行业，从人才上确保档案管理工作的高效开展，奠定不动产权籍档案管理工作的人才基础，为不动产权籍档案管理队伍注入新鲜血液，打造一批先进的不动产权籍档案管理高素质人才队伍，为后续不动产权籍档案管理工作的有序发展打下坚实的基础。

3.2 坚持建设标准化

不动产权籍档案的信息化建设，需要坚持标准化原则，以此推助不动产权籍档案向信息化发展的进程，实现不动产权籍档案管理系统在工作中有效运用。首先，在不动产权籍档案信息化建设中，做到业务规范与技术标准的统一化。在网络平台中，打造不动产权籍档案信息化管理平台，并推助该平台在工作中实施。例如，立足于以往纸质的不动产权籍档案信息，根据其类别，分批录入到大数据库中，借助大数据技术的效应，实现不动产权籍档案信息在线存储与管理模式。运用大数据平台，存储不动产权籍档案信息，能提升不动产权籍档案信息的运用效率。其次，在不动产权籍档案信息化建设中，重视不动产权籍档案信息的统一化管理。针对不动产权籍档案信息涉及面广，缺乏统一性管理的模式，在网络视域下，不动产权籍档案信息化建设，需要做到不动产权籍档案信息的统一性管理模式。例如，在互联网平台中构建不动产权籍档案管理平台，立足于不动产权籍档案信息资源所在的工作部门，引领多部门构建归属于自身的信息化平台，并推助信息化平台与不动产权籍档案管理系统融合，使所有的不动产权籍档案信息都在系统中流通，便于工作人员整理与运用这些信息数据，达到不动产权籍档案信息数据管理的统一模式。最后，在不动产权籍档案信息化建设中，运用集约化管理模式。促进集约化管理模式运用到不动产权籍档案中，能够增强不动产权籍档案管理的规范性，提升不动产权籍档案管理水平。

3.3 数字化不动产档案的保护与利用

3.3.1 保护

房地产在国内有着非常特殊的地位和作用，房地产的交易、改造等情况非常频繁，权属的变化频繁，将房地产全生命周期内的所有资料收集整理归档意义重大，这些资料对于城乡规划、不动产权籍、确保不动产物权公信力等方面具有重要价值意义，加强不动产档案的保护意义显著。由于当前不动产档案中纸质载体和新媒介载体并存，必须保证两者均得到保护。仅从数字化档案的角度来讲，关键问题是要先建立档案管理系统或平台，并且要把该系统或平台同OA对接，所有电子文件，在有电子签名的情况下，分发给各科室以后，原件上传档案管理系统留档，对于其他的不动产资料则由人工实地调查后，利用PAD、智能手机等实时记录，并通过网络上传系统，分发给相关人员进行审核，整理归档；也可由计算机自动分配、汇总归档，所有归档资料务必保证一个小数点都不出错。将电子档案数据化，建立数据索引，分门别类存储于数据库、硬盘、光盘等存储器中永久保存保管。建立双套制工作模式，电子档案要保护，纸质档案也要保护，但并不是所有的档案资料都适用双套制，因此就需要设定对应的保护等级，针对性地提供保护，比如一些绝密资料，这些资料如果暴露可能引起严重后果，这些资料如果要转化为数字化档案，就必须要严格保护，因此务必要做到信息安全。网络上流转的信息是非常有可能被截取而导致泄密的，因此需要注意网络安全防护，确保不动产档案能够真正做到安全共享，为此要突出数据脱敏和数据加密，数据脱敏要求对敏感数据进行变形处理，保护重要数据的安全。数据加密则是通过技术手段对网络上流动的数据进行加密，确保相关数据不泄密。当然也需要在硬件上下功夫，打造强大的防火墙，做好平台的升级管理，病毒查杀。

3.3.2 利用

电子档案的利用是比较方便的，基于档案管理平台，通过构建数据库，建立对外发布平台，设定严格的访问权限，阅览权限后，只需要用户注册账号，获取对应授权后即可通过平台的检索功能快速检索档案资料。对于一些保密级别高的档案资料，为了避免泄密，可通过构建智能档案柜，联通数据库，数据库上只有原始档案资料的数字标签，通过检索标签确定原始档案的位置后，去对应智能档案柜处查阅，智能档案柜当中可保存对应的纸质档案及其扫描件，为防止泄密，扫描件存储于物理隔离的媒介当中，只能在智能档案柜查阅。例如：浙江省东阳市不动产权籍中心2019年不动产数字化档案查阅利用为135891件，通过网络平台查阅利用不动产档案为35645件；2020年不动产数字化档案查阅利用为88194件，通过网络平台查阅利用不动产档案为743635件。从这些数据可以看出，不动产档案查阅利用率是相当高的。

3.4 制定严格的规章制度，完善现有的法律法规

在我国不动产权籍数据化管理制度方案中，由于缺少详细的安全制度保障，会使政府机构与一些相关部门无法及时将合理的法律制度运用到不动产权籍管理工作中。为了能够更深层的明确工作职责，让登记管理工作在发展应用过程中更加具有准确性，政府机构正在统一不动产权籍工作的数据信息管理标准，提倡让不同城市、不同区域的管理部门都能够积极负责任的加入到不动产权籍管理工作当中。同时，为了避免信息的泄露以及安全隐患的产生，政府机构提倡每个管理部门遵循科学严格的管理制度。登记档案的管理工作可以进行数据化、创新化的发展，这样才能让不同工作之间能够互相融合、互相促进，提高不动产权籍管理工作的效率，也能使不动产权籍工作更加具有稳定性。

3.5 坚持服务全新化

在不动产权籍档案信息化建设中，加强不动产权籍档案服务的创新是必要的，使不动产权籍档案的服务模式向全新化方向发展。首先，在不动产权籍档案建设中，加强先进技术及设备的运用。例如，有效地运用云计算及大数据，借助大数据存储信息内容，借助云技术，加强信息的计算与存储，使其进行分类化存储，达到不动产权籍档案良好的管理成效，以此不断地提升不动产权籍档案服务质量，满足多用户对不动产权籍档案信息的运用需求。其次，在不动产权籍档案管理平台中，根据不动产权籍档案工作流程，构建相关的审核机构，使工作人员能够在线为信息运用者提供服务，为用户节省时间，借助不动产权籍档案信息分享功能，实现不动产权籍档案信息的快速传递。最后，针对网络平台的安全性问题，不动产权籍档案的信息化建设应予以重视，加强先进技术在其中的运用，诸如防火墙、杀毒软件等，提升软硬件实施的建设力度，加强不动产权籍档案信息安全存储与运用效能。

3.6 提升不动产权籍档案管理信息化水平

现如今，随着我国科学技术的不断发展，信息化管理水平也成为了不动产权籍管理制度方案的一个核心内容。政府机构可以通过计算机网络信息建设提高不动产权籍的速度，加强不动产权籍的质量管理，同时也可以利用技术手段强化数据信息的准确性和及时性，使得不动产权籍档案在查阅和浏览过程中更加便利，同时融合网络信息，更好的保护用户信息的安全性。由于网络信息在不断的高速发展，在各个领域不断被使用，因此用户信息的安全问题越来越严重，影响用户个人信息的安全因素也越来越多。在面临这种问题下，就要求技术人员对信息资源数据进行加密，并将加密技术运用到防护网络信息中，如果用户在某些网站上登录自己的信息时，应该通过加密系统，来对个人信息进行隐蔽，保证其信息不会被泄露。

结语：

随着经济社会的发展，人们对不动产物权交换的需求越来越大，相关的物权交易数量也在不断上升，同时也产生了更多的纠纷，如何真正维护好社会的公平与和谐，就应当创新不动产权籍档案管理工作，真正保障物权交易双方能够通过档案查阅资料，明晰责任与义务，有效解决彼此的矛盾。因此需要有效提高档案管理工作的质量，完善相关工作机制，提高档案管理的水平，促进经济社会的健康稳定发展。