论高校智能财务报销体系

■王春子 王琳 张娜 郑冰婵

（河北医科大学）

引 言

随着“科教兴国”战略的实施，国家对高等教育越来越重视，对高等教育的投入也在不断增加，平均年投入量增加率在10%以上。各大高校响应国家号召，不断扩大招生规模，让越来越多的学生有获得高等教育的机会，在科研上也在不断创新，这就使得高校财务经费使用大规模增加，在巨大的报销工作压力下，也带来了报销难问题。不少高校都在积极探索新型报销模式，力图构建高效报销流程，更好的解决这一问题。互联网技术的发展，以及随之而衍生的一系列技术，如云计算、人工智能等，近年来在高校财务报销中获得较好应用，也为解决报销难问题提供了新思路。

1 高校财务报销信息化现状

在互联网技术的支持下，以及国家及各级政府对高校财务报销问题的持续关注，财务信息化在不少高校已得到了普及，报销难局面有所缓解，财务信息化系统的建设也获得高校教职、财务人员的一致肯定。但是，由于多数高校未能在报销流程上做到根本性改革，在原本问题未能完全解决的情况下，又由于报销环境、规模的改变而引发一系列新的问题。

当前，高校在财务报销中，仍延续传统的纸质单据审核，而经办人为教职工、在读研究生等，并不熟悉学校报销制度、要求和具体流程，也很难做到规范填写表单或提供全面的材料。尤其对于“一事一报”“一类一报”等原则难以理解，也做不到有效遵守，这就导致报销材料往往存在不规范、不完整、贴票混乱等现象，增加了审核人员的工作量和难度，退单率高，且要花费很多时间去进行沟通反馈，不仅让财务人员感到工作繁杂、效率低下，也让教职工感到报销困难，款项迟迟难以到账。

在各高校财务的经费审批上，往往采取“财务一支笔”制度，即职能部门或院系负责人负责本单位审批，超权限部分由分管校领导审批；专项经费需由项目负责人、主管部门领导双审批；若金额超限定，需由财务处领导、甚至分管校领导审批。对于召开大型会议、出国（境）参会等情况，则会面临更加复杂的审批流程。而各级审批领导本身也有较忙的业务，平时在校较难碰面，经办人很难顺利获得审批签字，导致审批流程效率低下。

在运用信息化财务报销系统时，虽然经办人不需要再在财务处排队报销，当财务人员发现不合规的表单、材料时，需予系统发短信或与经办人电话联系询问，并对其不合规问题，如材料不全、票据不合法、列支项目未能遵循报销规定、没有专款专用、超支、审批手续不全等进行解释。由于财务和报销双方的信息不对等，电话或短信沟通容易产生误解，也需要经办人亲自取回退单，再自行补全手续重新进入报销流程，也会影响报销效率。而且，财务人员还需将大量精力放在短信编辑、电话沟通上，经办人又需经历取退单、重走流程等，双方都会对这些情况心存不满而影响到服务态度和质量。而财务人员配备不足、素质不齐，经费管理的复杂化，系统升级不及时等，也是影响到目前财务报销信息化质量和效率的原因。

2 智能财务报销体系的优势和面临挑战

在高校财务实施智能报销体系后，在其管理上匹配有明确的法律法规，客观性较强，而主观判断较少，使得财务管理的人员成本获得了较好的控制，也有效缓解了人员编制不足的问题。“财务机器人”可连续24小时工作，不会再由于人为原因而导致“返工”，出错几率低，工作效率得以提升。通过实现内置财务报销政策，可以实现人机对话，直接为师生解答财务报销方面的问题，宣讲财务政策，以免出现不同一线人员对同一问题解释出入，引发师生不满的现象。而且，在大量乏味枯燥的工作面前，“财务机器人”也不会存在情绪化问题，在反复训练下，准确性还会进一步增高。同时，“财务机器人”能通过升级数据库实现对数据的有效跟踪，帮助管理层作出决策。通过智能化系统的使用，财务人员们可以从繁重的报销工作中脱身，以更充沛的精力去完成智能化系统不能代替的工作，如沟通、协调、战略决策等。

虽然财务报销智能化存在种种优势，但新技术的使用同样面临着一系列风险和挑战。在这个信息技术兴起的时代，无论运用哪种先进的信息技术，智能发展的核心仍然为大数据。在该项技术的支持下，数据的收集和分析变得更加便捷，但同时，也不得不面对如数据被泄露、篡改等系统安全问题。在各高校的智能财务报销系统中，均包含了资产管理、网银支付、人事管理等内容，具体实施报销操作时，会将单据录入、表单及结果查询、单据预审、识别、归集电子凭证等重要数据通过网络进行相互传递。在近数十年的网络技术发展和应用中发现，网络安全隐患、病毒、木马等问题层出不穷，虽然网络安全保障系统也在升级、发展，却远远不及病毒发展速度。恶意攻击导致的数据篡改、泄露等问题，为高校财务的网络安全问题带来较大风险。这就意味着，在未来很长一段时间内，高校财务报销系统仍然无法摆脱人工操作的局面，还是需要人工和智能系统同时存在，才能尽可能保障财务数据的安全。而且，在财务智能系统升级的情况下，对财务人员素养提出了较高要求，目前各高校财务人员的综合素养很难和实际需求相匹配。财务人员需从审核转向管理型财会岗位发展，需予重新评估其是否适合新岗位。和一般企业相比，高校属于事业型单位，竞争压力相对较小，人员主动学习、接受新事物的能力较低，而智能系统推广过程中需要人员不断学习、更新对智能系统的认识，才能保证操作的顺利性。所以，提高人员素质以适应智能财务系统的需要，也是较大的挑战。

3 智能财务报销系统的管理和应用

智能财务报销系统通过构建云平台，做到“智能采购+网上审签+智能预警+智能支付+云存储”的一体化管理，避免传统报销模式信息孤岛现象，为报销经办人提供24小时持续自助服务，大大提高了报销效率。

3.1 搭建智能报账平台

随着信息化技术的普及，国家也出台了电子发票相关规定，可基本取代普通纸质发票。以往，在高校日常报销工作中仍习惯于将电子发票打印出来作为凭证，增加了纸张的浪费。再加上一线财务人员需对发票上的各类信息进行人工核对，判断是否合规。高校可通过引入“报账机器人”来替代原本需要人工操作的内容，对电子发票进行自动识别，明显减轻财务人员的工作量。

智能报账平台的搭建，缩减了不少中间环节，也能解决原本可能存在的信息不对称问题。如外出公差订购车票、机票、酒店等差旅费用，师生可通过APP预订酒店和机票，由系统自动冻结相应金额，避免了垫资和借款问题。待行程结束后，将电子发票点击上传到平台，即可直接报账。这一过程可以由差旅老师直接处理，缩减了多个中间环节。智能报账平台可按照发票上的信息自动进行行程申请和报销单据的填写，也不用人工输入和黏贴发票，避免了部分资料遗失的可能，报销过程也更加简便易行，推动了高校无纸化报销的进程。

3.2 在线审批和财务审核

整个报销流程管理中，主要涉及填制表单、图像智能处理、OA系统审签和智能审核等步骤。经办人进行线上采购、后台处理后，自动生成表单，无需手动填写；日常费用、差旅费、会务费等填写网报单；若需进行预借款需写明事由，对已结清借款，则将表单自动推送代OA系统审签；若未能限期前结算借款，再借款时会被自动锁定，并提醒借款人尽快还款。借助OCR技术，可自动将文字、表格、图像等转化为电子数据并迅速采集，以实现对关键信息内容的自动识别、转换、记录、统计。通过票据影像化系统，可全量高速扫描，确保电子凭证的真实、完整、可靠。OA系统审签流程可利用电子签名技术，实现在线审批和财务审核。先由经办人根据审批流程提交报销信息，平台会根据报销人选择的经费项目自动流转给审批人，便于其在平台上审核原始单据内容，利用电子签名技术在线审批，符合要求的表单则借助流程推动功能进入下一环节，对于不符合要求的单据可当即退回，报销人通过直接查看财务对单据提出的意见，将相关材料补充完全后继续提交，由财务人员核对无误后予进行处理。若系统发现非强制性错误，也会立即提醒到审批人。此外，系统会自动审核单据信息的真实、合法性，可通过税务网自动查验发票真伪，对已报信息筛查来判断发票是否重复使用等。通过上述初步审核，完成对信息的基本判断，再根据报销规定来审核其所涉及事项是否合规，再由经办人将已审核通过的单据投送至投递箱内。上述初审阶段通过智能化系统来完成，可大大减少财务人员工作量。

3.3 核算和资金管理

核算管理目的在于确定会计科目，需在财务和预算会计间对应关系建立后，结合具体报销类型，如专用材料、差旅费、资产购置等分门别类设置具体科目，需予在初期运行过程中对科目进行人工确认。资金管理主要涉及收支和对账两部分，实现系统的自动对账。其中，收支由银校直联平台实施，需予智能报销系统服务器和银行端口之间进行对接，加密收支信息，在资金管理模块中支付。账户收款时，银校直联会从平台提取有效信息传递到财务系统中，完成后续的确认和记账，可减轻出纳工作量。除此之外，智能财务报销系统还可以通过和资产管理的无缝对接，实现资产线上操作、审批；通过对表单、资源、图像数据库的建立，制成财会电子档案，便于实时索引，为科研项目结题、领导决策等提供强大的数据支撑。

3.4 财务人员与人工智能的分工配合

作为国内科技攻关核心单位，高校不仅需要不断提高自己的科技研发能力，更需要兼顾财务管理水平。通过引入人工智能，利用“财务机器人”来替代一线财务人员完成繁琐的初级工作，以往大量需要由财务人员处理的各类繁琐业务都可以由机器人取代，避免了财务人员因长时间从事类似工作导致的疲劳感。在反复训练下，机器人能更适应这些简单乏味的工作，而相关技术人员会通过对机器人的升级，不断提高工作效率，不仅可以避免人工操作导致的人为差错，也能减少计算机运行的系统误差。但由于“财务机器人”缺乏自主思维，不具备财务人员的沟通协调能力，对于一些较为复杂的情况难以作出正确判断。因此，仍然需要财务人员进行分析，并将其转化为决策依据。可见，将财务人员和“财务机器人”这两者有机结合，可获得最大限度的产能效益。但要实现这一目标，必然需要财务人员提高个人专业素养，尤其是计算机方面的操作能力，以及具有较高的责任心，良好的沟通协调能力，才能做到充分发挥智能财务平台的作用。

4 总 结

总之，随着“科教兴国”战略的实施，国家对高等教育越来越重视，投入增加的同时也给高校财务工作带来巨大的压力和增加了工作量，各高校财务部门均在不断探索提高效率的措施。智能化手段为高校财务报销提供了新思路，但同样也引发了一些问题。高校需认真分析财务信息化报销流程中存在的问题，认清智能化手段的优势和所面临的挑战，不断完善本校财务智能化系统建设，提高财务人员素质，加快审批流程，确保核算和资金管理的准确性，不断推动智能化报销系统在实践中应用和普及。