社区卫生服务中心档案管理的问题与策略探讨

周 婕

（上海市金山区金山卫镇社区卫生服务中心）

引言

社会经济的发展推动了医疗卫生事业的发展，使得国家基本公共卫生服务工作得到了全面覆盖，并逐步形成了“六位一体”的服务网络，其中，社区卫生服务中心作为基层卫生服务组织起到了重要作用，为社区居民就医用药提供了便捷服务。[1]社区卫生服务中心在进行医疗救治、健康科普、医药指导、疾病控制等各项工作中会形成大量档案资料，不仅丰富了医疗卫生信息，还能为社区医卫工作提供数据参考和案例指导，因此，加强社会卫生服务中心档案管理十分重要且必要，充分发挥档案之作用既能够助力社区医卫工作有效开展，还能促进我国医疗卫生事业更好发展。

一、社区卫生服务中心档案管理工作概述

（一）基本概念

社区卫生服务中心在工作中，形成了声像照片、影音、文书档案、病例档案、科研档案等各种档案资料，真实记录了社区卫生工作的历史，体现了社区医疗卫生建设的工作成就。[2]社区卫生服务中心档案管理丰富了档案管理的内容，属于基础性工作，其档案资源是社区卫生服务中心反观历史、展望未来的信息纽带，具有重要意义。

（二）档案管理的作用

档案管理在众多领域皆能发挥作用，具体到社区卫生服务中心来看，其档案管理工作的作用主要体现为：

第一，有助于更好地了解社区居民的健康情况，并提供针对性健康指导。社区卫生服务中心作为某一地区的基础医疗服务点，能够收集到地区居民的健康信息，并对居民健康情况进行统计与分类，在精确了解社区居民整体健康情况的基础上对其提供针对性健康指导。同时，了解居民健康信息还能对社区医疗资源进行优化管理，跟进医疗服务，更好地做好社区卫生服务工作。

第二，有助于动态监测居民健康情况，方便居民就诊。社区医疗卫生档案是实时更新的，居民每一次就诊或接受健康服务都有记录可查，中心对居民个人健康信息进行汇总管理，当居民就医时，医生便可根据这些档案资料全面了解患者健康信息，并确定最佳治疗方案。即便患者转院治疗，这些档案资料也可作为重要的医疗参考价值。[3]此外，中心还可根据档案资料动态监测居民健康情况，提前做好疾病防控准备。

第三，有助于上级部门对社区医卫工作实施监管与考核。社区卫生服务中心工作多且杂，涉及面广，时间跨度大。因此，做好档案管理工作，利用档案来反映社区卫生服务的工作日常，有助于上级部门通过档案资料了解工作情况以及业绩成效，并从中发现存在的问题，对社区卫生服务工作与人员实施有效的监管与考核。

第四，有助于促进国家医疗卫生事业发展。社区卫生服务中心属于基层医疗服务机构，其档案资料能够反映当地居民健康情况，能够跟踪记录具体病患发病、治疗、治愈情况，这些病例资料可为国家医疗研究工作提供真实的案例，能够帮助改进临床医疗工作，提供相应医疗经验，培养医务人员辩证思维，促进国家医疗卫生事业进一步发展。

二、社区卫生服务中心档案管理存在的问题

（一）档案管理工作意识不强

档案管理工作需要全员参与才能保障档案资料的完整、真实，然而，当前很多社区卫生服务中心不重视档案管理工作，档案管理观念陈旧，还是以收集、保管资料为主，以应付上级检查，没有认识到档案管理的重要价值。[4]一些员工档案提交不及时、内容不完整，应付了事；很多医生对患者病例档案敷衍塞责，字迹潦草，记录不全，甚至随意修改，致使档案严谨性、完整性难以保证；还有一些工作人员对档案工作不配合，认为这不属于自身职责，档案留在自己手里更便于使用，归档不积极，甚至对于一些档案资料不归档，导致资料收集困难、资料遗失等现象的出现，给档案管理带来诸多不便。此外，一些社区卫生服务中心的领导只重视业务工作，不重视档案管理工作，对该项工作的监督管理不够，也造成了档案人员工作不积极，档案管理效率低下。

（二）档案管理制度不够健全

虽然经过多年的发展，社区卫生服务中心已建成了一套自身档案管理制度，但随着时间的推移以及档案工作的变化发展，该套制度已难以适应新时期的档案管理要求，亟须进行更新、调整与完善。目前来看，制度方面的问题主要有：一是归档管理制度不健全，对于卷宗标题、档案标号未制定统一标准，导致档案查阅难、管理难问题较大；二是档案借阅制度不完善，导致归期不定、归档不全、借阅人不明等问题频发；三是档案收集管理没能落实责任到人，导致档案资料收集不全、不及时问题较多；四是档案信息化管理制度不完善，导致一些档案至今还未能实现信息化管理，而已录入信息系统的档案资料则存在管理混乱、安全性得不到保障等问题。

（三）基础设施建设不够完善

鉴于对档案管理认识不足以及经费限制，一些社区卫生服务中心在档案管理基础设施建设上投入较少，办公环境狭窄，有的单位甚至没有专门的档案管理室，档案资料与其他部门的工作资料混在一处，档案管理人员与其他人员在同一办公室办公，使得档案资料的保密性较差。档案信息化系统陈旧落后，所配备的计算机设备容量小、年代久，数量不足，其他扫描仪、温湿度计、移动硬盘、自动号码机、档案目录柜等配备不全，使得档案管理工作难以有效开展。目前来看，社区卫生服务中心还多以纸质档案为主，档案电子化建设较为滞后，极其不利于档案资料的查阅与调用，且纸质档案容易被篡改，也易于被他人盗取，极容易泄露居民隐私。鉴于以上问题，迫切需要加强档案信息化建设，提高档案管理的安全性与便捷性。

（四）档案管理存在安全问题

档案的安全管理十分重要，但社区卫生服务中心受办公条件限制，在档案管理上存在一定的安全隐患，亟须加以重视和解决：一是防火防潮防霉变工作做的还不到位，一些年代久远的档案资料出现了发霉、虫蛀等情况，需要及时防护或重新建档；二是部分档案资料没有及时入柜保管，容易遗失或被篡改；三是由于管理设施不齐全，一些影像资料、音视频存在被磁化的隐患；四是档案管理信息化系统存在安全隐患，系统密级不高，管理人员对于信息化系统不够了解或信息技术知识有限，不能有限防止病毒入侵以及黑客攻击，容易导致档案信息的遗失或篡改，而人员管理意识不强或信息素养不高，也容易因错误操作造成档案损坏等问题发生。此外，一些社区卫生服务中心还存在办公电脑与档案服务器共用的情况，且不注意档案资料的备份与加密保管，极易造成资料信息的丢失与篡改。

（五）档案人员素质有待提升

由于社区卫生服务中心领导以及员工皆不重视档案管理工作，因此对于档案管理人员的要求也就不会太高，档案人员专业性不强或身兼数职的现象较为普遍。这也与单位不重视档案人员培训有关。一些档案人员对于档案方面的法律法规不熟悉，对于保密制度不了解，有的甚至对于档案的编号、分类等知识也不熟练，使得单位档案管理不规范问题较为突出。[5]此外，由于一些档案管理工作为其他部门人员兼职，若人员出现变动或调岗，极易造成管理上的混乱，降低档案管理工作质量。

（六）档案开发利用率不足

开发利用档案是档案管理的重要工作之一，但目前来看，各社区卫生服务中心多是“重档案建设，轻档案利用”，很多档案资料都被堆积在档案柜中蒙尘，被开发利用的档案资料非常少。这一方面是由于工作人员认识不足，不能及时发现档案资料的价值；另一方面是因为很多档案资料并不齐全，难以被开发利用。在现实工作中，档案资料的利用多是在社区宣传栏中粘贴照片，宣传单位开展的医疗服务工作情况摸底，或是在向上级部门汇报工作时展示医疗卫生服务成果或取得的成绩，开发利用途径单一，没能充分发挥档案资料应有的价值作用。

三、社区卫生服务中心档案管理的有效策略

（一）加强宣传教育，增强档案管理意识

档案资料是对社区卫生服务中心各项工作的记录和反映，是社区重要的资源，应该引起相关人员的高度重视。社区卫生服务中心领导首先应积极改变观念，认识到该项工作的重要性，并督促员工做好这些工作。同时，还应加强对员工的宣传教育，以增强员工的档案管理意识。[6]一方面，应加强对相关档案法律法规的宣讲，让员工认识到依法依规开展档案管理工作十分重要且必要，能够主动做好档案收集、整理的协调与配合工作；另一方面，应开展大力宣传，通过晨会、周会、月度会议提醒员工重视档案管理工作，并利用档案管理与开发方面的优秀案例进行讲解介绍，让员工认识到档案管理的重要性，提升相关工作的主动性。此外，还要制定档案登记格式规范，增强档案的完整性与规范性，如医疗档案，要提供归档范本，要求医务人员按要求填写详细医疗信息，避免出现漏填、字迹潦草等问题。

（二）健全管理制度，提高档案管理效率

制度是一切工作有序开展的重要条件，只有保证制度的稳定、全面，才能促进各项工作高效进行。要想提高档案管理效率，社区卫生服务中心需要加强制度建设，可从如下几个方面着手：第一，根据《档案法》等法律法规制定与单位档案管理实际工作相适应的管理制度，使档案管理既与国家政策相符，又与自身工作相契合，单位还可广泛听取员工意见与建议，对旧有档案管理制度进行修订，提高制度有效性；第二，建立员工工作守则，明确各部门员工的档案资料归档要求，确定明确的归档时间，落实责任到人，提高档案收集、整理效率；第三，可学习借鉴在档案管理工作中表现突出的其他医疗单位的档案管理制度，取长补短，不断进行制度的完善；[7]第四，建立相应的考核制度，以保证工作人员能够将档案管理制度落实到位，做好相应管理工作；第五，完善档案信息化管理制度，提高信息化管理水平。

（三）加大投入力度，完善基础设施建设

社区卫生服务中心应针对档案管理基础设施不足的问题加大投入力度，为档案管理配备更好的条件，要通过设置独立的办公室来保证档案资料的隐蔽性与安全性，并及时更新老旧设施，积极引入新的档案管理设备。特别是在信息化建设快速发展的当下，社区卫生服务中心还应积极更新计算机设备，引入扫描仪、摄像机、打印机等现代化设备，实现传统纸质档案向现代化电子档案及时转变。同时，对于发霉、虫蛀、纸张发黄等老旧却又未到销毁时间的纸张档案要重新做好备份，确保档案信息的得当保存，同步做好纸质档案与电子档案管理工作。此外，还应开辟专门的阅览区，配备相应阅读设施，方便档案的借阅。

（四）构建安全网络，提高安全管理水平

针对档案管理安全问题，社区卫生服务中心一方面应加强基础设施建设，为档案管理提供良好条件；另一方面，要加强人员安全教育，营造安全管理氛围，通过时时刻刻宣讲安全知识，绷紧员工安全管理之弦，并在单位宣传栏、职工群进行安全知识的传播，发布相关案例，不断增强员工档案安全管理意识。此外，单位还应加强安全管理制度建设，指定安全管理责任人，制定安全隐患排查时间表，督促档案管理人员定期排查相应安全隐患，确保档案管理安全。同时针对网络安全问题，社区卫生服务中心还应加强档案管理人员网络技术培训，定期安排网络专业人员进行网络安全检查，加强防火墙建设，设置计算机使用权限、身份验证、密钥等，并指定专人进行电子信息的录入与密钥管理，做好信息备份工作，以提高档案安全管理水平。

（五）加强队伍建设，提升人员专业素养

加强档案管理队伍建设应成为当前社区卫生服务中心的重要工作之一。针对档案人员专业素质不高的问题，可从如下方面着手改进：第一，要加强档案人员教育培训，包括档案法律法规、国家以及地方档案政策、档案专业知识、保密法、医药卫生业务知识等多方面知识的学习，让档案人员能够更加专业地开展相应管理工作；[8]第二，加强与其他医疗机构的经验交流，可委派人员到其他医疗机构学习其好的档案管理方法与经验，加强自身工作的改进与完善；第三，可通过在线学习、专题讲座、高校委培等多种方式对档案人员进行培训，或邀请优秀档案人才来本中心进行工作指导，以提升员工专业素养；第四，做好人员招聘工作，优先聘用专业知识扎实、经验丰富、管理意识强、具有一定信息化素养与医疗卫生知识的人才充实档案管理队伍，提升队伍整体水平。

（六）统筹档案资源，实现档案有效利用

社区卫生服务中心应改变以往仅重视档案收集与管理的认识，并通过加强档案开发利用来提高档案管理水平。单位应对所管理的档案资料进行统筹分类，并针对不同的利用方向、利用途径进行资料的整理与规划。如，若要为区域内居民健康管理提供数据支撑，则可将辖区内居民常见慢性病（糖尿病、高血压、痛风、心脏病等）的资料进行汇编，便于相关工作人员对发病起因、症状、治疗等熟悉了解，科学进行知识传播与疾控管理。又如，对于医务人员的人事档案进行归类整理，方便单位了解人员专长与特点，对人员的调用以及人才培养提供参考。

四、结语

总之，档案管理工作是一项长期且系统性工作，需要社区卫生服务中心重视该项工作，从多个方面进行工作的完善，以充分发挥档案管理对于社区医疗卫生工作的积极作用。特别是在医疗卫生体制改革的当下，社区卫生服务中心更应抓住改革机遇，与时代同频共振，利用档案资源提高社区医疗服务前瞻性，为社区居民的健康保驾护航。