智慧校园背景下高校教务管理优化分析

王 艳

（烟台大学外国语学院 山东 烟台 264005）

高校教务管理部门是高校各部门之间沟通、交流的重要桥梁，在协调、统筹、分配等方面发挥着重要的作用。智慧校园背景下，高校教务管理如何突破传统的管理模式，紧跟时代发展步伐，推动高校持续、健康、稳定发展，是现阶段高校管理者需要研究并解决的重要课题。

1 高校教务管理简述

高校教务管理是指充分运用教育教学方法原理以及管理学原理，将管理工作中的重要职能有效地发挥出来，例如：控制职能、计划职能、指挥职能、组织职能以及协调职能等。将这些重要职能作用科学、合理地融入高校教育教学的各项工作环节当中，统筹规划教育教学以及学校运行过程中的各项要素，促使各方面都能够遵循一定的原则与顺序有条不紊地进行。高校教务管理涉及众多方面，例如教学执行计划管理、日常教学秩序监督管控、制订人才培养方案、教学组织管理、教学成绩管理、学生教务管理、论文管理以及排课管理等多项基本环节。利用规范性的高校教务管理工作以及优化便捷的教学流程，为高校教育教学提供基本保障，从而推动高校人才培养质量的进一步提升[1]。

2 高校教务管理工作的重要特点

2.1 复杂性

高校教务管理工作包含多项重要工作：教学档案管理、学籍管理、教师排课管理、教学质量监督管理、毕业生资格审查、学生实习实践管理、毕业证与学位证发放以及学生创新创业管理等工作环节。一系列的高校教务管理工作具备规范性的流程管理模式，无论在哪个环节发生问题，都会给教务管理的整体工作带来影响。

2.2 时效性

高校教务管理工作中的每个环节不仅密切相连，而且还具备一定的周期性特点。无论哪个工作环节出现了脱节或滞后现象，都会给下个工作环节带来直接的影响。例如，当未能及时录入学生成绩或顺利实施实践课程时，就会引发教学事故，从而影响学生顺利毕业[2]。

2.3 专业性

从事高校教务管理工作的人员必须具备非常强的组织能力、语言表达能力以及沟通能力，与此同时，还需充分掌握计算机与网络应用技术、管理学与心理学知识理论等多方面的知识技能，从而为高校教务管理工作的顺利开展奠定坚实的基础。

3 高校教务管理优化研究现状以及重要意义

近些年来，在高校教务管理工作中比较重视信息技术服务所发挥的重要作用，很少会针对智慧校园进行整体性的分析与研究。其主要研究内容涵盖能源管理、移动应用、物联网、智慧应用、云计算以及信息数据安全等多个方面[3]。

我国的智慧校园正处于起步阶段，各地发展水平参差不齐，还存在着智慧校园不智慧以及乱贴智慧标签等不良现象。于敏教授指出智慧校园现阶段存在的问题主要表现在以下三个方面：一是片面地将管理与技术作为重点，忽视了以用户为中心；二是在构建与设计过程中偏于理想与简单化；三是高校核心业务与信息技术没能进行充分的结合。王婉婧等学者认为，高校智慧教务管理系统必须在各高校网络环境背景下，以数字化校园建设过程中的信息数据库为基础，从而促进教师与学生信息数据能够同步关联与整合，可以科学、精准地提供各种教学数据资料，为高校管理层制订决策、实施监测与分析教育教学质量提供重要的保障。

在智慧校园背景下，充分运用信息化技术手段，对于优化高校教务管理工作有以下几方面的作用：一方面，有助于高校教务管理工作更加规范化，将高校教务管理规范化模式充分融入高校管理系统当中，高校教务管理工作人员以及各位教师在日常实际使用管理系统的过程中，潜移默化地接受这种规范性的管理模式与管理流程，促使每项工作内容与工作流程更为规范与高效化；一方面，促进高校教务管理工作的公平公开化，在高校教务管理工作开展过程中，依托信息化技术手段，遵循信息数据公开透明的原则，能够促使高校教务管理工作更加民主化与公开透明化，并且能够为各种历史数据信息的查找、存储等工作提供最大程度的便捷性；另一方面，推动高校教务管理质量与管理效率的稳步提升，在智慧校园背景下，经过教师与工作人员之间充分的沟通交流与信息反馈，能够及时发现并改善教务管理过程中存在的缺失与问题，从而助力高校整体教育教学质量的不断提升[4]。

4 智慧校园背景下高校教务管理工作中存在的问题

4.1 软件与硬件设施相对落后

一些高校内部的教务管理系统存在系统老旧、使用年限较长并且升级相对困难等多种问题，高额的系统升级费用难以与实际使用效果形成正比关系。这些老旧的教务管理系统虽然可以实现信息数据的查询与存储，但难以进行科学的数据分析与统计工作，从而难以实现高校教务管理部门与其他各部门之间的协同合作模式。一些西方国家的智慧校园构建是基于数字校园以及信息化技术的基础之上，通过逐步优化与完善而形成的。而我国许多高校中的智慧校园建设是在通用系统框架构建的基础之上，融入了个性化的定制内容，供应商提供的相关软件平台虽然可以为完善高校教务工作流程提供一定的参考，但是却难以充分满足高校发展过程中的特色需求。供应商即便能够为高校提供个性化定制系统，但由于对高校的实际业务并不熟悉，提供的问题解决方案通常情况下与高校的实际需求相差甚远，在此背景下就需要高校各部门工作人员全程参与到优化与完善系统流程当中，然而这个过程通常会需要三到五年时间，并且需要投入的资金量非常巨大，会给高校带来很大的经济压力。同时，预留数据接口、个性化模块定制以及系统后期维护与升级所需的各项费用给许多高校造成了阻碍。就算是我国一流高校，在这方面与西方发达国家动辄上亿美元的经济投入也存在较大的差距[5]。

4.2 高校教务系统缺乏对现有信息数据的深度挖掘与共享

一是高校中的信息资源比较分散，没能实现数据信息共享模式。高校内的各个部门在收集信息数据的过程中，通常会遇到内容相近、格式不同的表格，各系级部门在填表上报过程中会遇到许多问题，比如信息相同但不能进行复制粘贴，只能人工进行反复的填写作业，加大了工作量。例如，各专业实际学生人数的填写，由于各部门运用的统计方式与统计路径不同，导致实际掌握的信息数据不尽相同，其根本原因在于没能实现信息数据的实时共享。二是基础数据信息处于相对独立的状态，管理与分析功能相对薄弱。例如，学生出入校园的记录、图书馆进出记录、各门课程的实际出勤情况、学业预警情况以及成绩分析情况等数据内容都分散在不同的部门与系统当中，从而形成了数据孤岛，导致这些信息数据独立存在，只在局限的范围之内单独使用，未实现校园内部信息数据的互联，从而给信息共享与整体学情分析造成了障碍。

5 智慧校园背景下优化高校教务管理的重要途径

智慧校园教务管理系统并不是简单地应用计算机软件以及软件系统，而是在高校教务管理工作全过程当中有效结合先进的信息技术，从而实现校内信息数据共享与融合的目的，进而为各部门不同权限的工作用户提供信息读取与应用服务，保障高校各部门工作的高效、顺利开展[6]。优化高校教务管理工作首要的就是优化高校教务管理系统的各项功能中，解决问题的关键在于优质的数据流以及完整的基础信息数据。

5.1 完善高校教务管理制度

在智慧校园背景下，为充分实现高校教务管理信息化工作，应当对教务管理制度进行完善与优化，实现教务管理制度的真正落地执行。为了促使系统能够针对性地解决问题，就必须使用系统能够辨别的语言对所存在的问题与情况进行逐一设定，杜绝模糊问题的发生。完善高校教务管理制度的最终目的就是为教务管理信息化建设提供重要的保障。在完善的管理制度基础之上，才能够依托信息化技术手段，促使教务管理工作实现网络化，提升工作效率与工作质量。

5.2 信息化构建

一方面着重开发课程管理系统，例如，高校可以在现有教务管理系统数据库的基础之上，开发课程管理系统，不仅能够实现自动排课，落实教学任务、导入人才培养方案，还能实现分析学生实际学情的工作目标。在每个学期之初对上学期所有科目的成绩进行全面分析，如每门课程的及格率、重修通过率以及补考通过率等等，将分析结果与学生的实际出勤率结合，研究学生成绩落后的原因，并与任课教师形成关联，分析教师教学中存在的问题。除此之外，还能实现自动排考功能，根据学生与教师的上课与出勤率，自动排定考试时间范围，并指定监考教师，根据高校相关管理规定设计的个性算法，不仅能够确保各项工作的规范与公平性，还能进一步提升教务管理工作的效率与工作质量[7]。

另一方面着力开发信息数据收集系统，根据高校现有的信息数据库，高校内部系级管理者能够从后台管理界面设置相关信息采集点与填报范围。设定范围内的人员可以使用校内用户名与密码登录系统，系统可以进行自动识别与基本信息填报。管理者在后台能够看到未填写的人员信息，从而开展针对性的监督工作。填报完毕的信息数据不仅可以统一下载形成表格，还能够单独下载形成文档，从而给数据填报与归档工作提供一定的便利性。此系统能够在高校各部门之间有效地实现信息数据共享，杜绝数据孤岛问题的发生。各部门能够根据自身所需进行选择性地下载与打印，从填报人的角度来讲，避免了反复填报。与此同时，还能够保障数据信息的实时更新，确保信息数据的精准性与即时性。

5.3 优化管理流程

智慧校园的构建并不是简单地进行教务管理系统更换，更不是单纯地将线下工作转移到线上，而是对原有的教务管理流程进行重新审视。例如，可以编制《教务管理工作流程》，将优化教务管理流程作为核心要务，根据时间顺序逐一列出学年内与教务管理工作相关的每项业务的名称、开始与完成时间、具体操作步骤、注意事项、责任主体等内容，用来指导工作的顺利开展，有效避免高校教务管理工作的随意性与主观性，最大程度上减少复杂、冗长的无效沟通，进而提升高校教务管理工作的成效。

6 结语

综上所述，智慧校园的构建需要高校所有人共同参与、协同共进。充分利用先进的信息化技术，推动高校教务管理工作的有序开展，助力全校各部门之间信息资源共享，提升教务管理水平。