高校成绩管理信息化建设研究

王 厂，侯庆来

引言

教育教学管理信息化建设是我国教育信息化建设的三大领域之一，主要任务是建立和完善学校教育管理信息系统，实现各级教育的管理目标[1]。 教育教学管理信息化主要指高校在教育管理过程中利用信息技术，将学校资源及教育内容进行有效整合，并改革与创新传统教学管理模式的有效手段[2]。 成绩管理作为高校教学运行和教育教学管理的一个重要环节，其信息化和规范化管理可以将高校教师和相关教学管理人员从繁琐的成绩数据处理中解放出来，提高工作效率；另外也可通过对标准化成绩数据的挖掘分析为学校制定政策提供参考和依据。

学业成绩是学生在教学活动过程中通过努力所取得的收获[3]，是学生课程知识掌握程度的直接体现，是判断学生是否达到毕业要求的最有效证据，与学生在校期间评奖评优、推荐免试研究生以及毕业后就业或出国深造都有直接关系。 在高等教育高质量内涵式发展要求和本科教育教学改革不断推进的情况下，如何更及时地更新、完善滞后的管理制度，更好地适应人才培养方案变更带来的变化，如何更便捷地处理因转专业、休复学、校际交流学习等学籍异动带来的课程变动和学分认定，如何更准确地管理学生成绩数据，用以提供真实、全面和个性化的成绩证明服务，是所有高校成绩管理工作都需面对的重要课题。

一、高校成绩管理信息化建设现状

教学管理信息化建设是一个动态的过程，要根据教育教学相关要求和信息技术的发展不断完善，一般可分为系统建设和系统应用两个环节。教学管理信息化建设模式通常有以下三种:高校自主开发建设模式、软件供应商提供标准版教学管理信息系统模式(下文简称标准模式)、高校和软件供应商联合建设模式[1]。 目前高校普遍采用标准模式，直接购买使用供应商提供的教学管理信息化系统，其功能模块相对比较全面，但部分功能无法满足学校的个性化需求和应用。

学分制起源于美国哈佛大学，是以选课为核心，通过修读学分和平均学分绩点来衡量学生学业完成情况的教学管理制度，目前主要有完全学分制和学年学分制两种类型[4]。 完全学分制允许学生在弹性修业年限内根据学习进度自主选择需要修读的课程，授课不再依赖传统的行政班级进行，这使得同一专业的学生可以选择不同的课程，满足了个性化学习的需求。 学年学分制融合了学年制与学分制的特点，允许学生在固定学年或学期完成应修课程学分的基础上，自主选择部分选修课程。 受制于学校的授课场地、教师数量和课程建设等因素，现阶段我国大多数高校实行学年学分制。

目前高校成绩信息化管理主要包含用户级、院级和校级三个层面。 用户级主要包含任课教师和学生两种角色，教师是成绩录入和成绩勘误的责任人，需要在规定的时间内准确录入并提交学生的学业成绩，对成绩录入错误等问题进行处理申请。 学生是学习的主体，是选择课程的首要责任人。 学生需要详细了解培养方案规定的达到毕业要求应修读的课程及学分，对成绩中课程替代、成绩复查、课程性质和校际交流学习成绩认定等需求提出相关申请。 院级主要包含教学院长和教学秘书两个角色，主要督促审核教师对学生的成绩提交、成绩勘误、学分认定等工作。 校级主要有教务处长和成绩管理员两个角色，主要负责全校成绩录入管理、成绩勘误、成绩系数处理及校际交流成绩认定等申请的最终审核，同时也负责成绩数据整理分析等工作。

二、高校成绩管理的主要特点

(一)真实性与完整性

成绩管理是一项原则性非常强的工作。 教育部«普通高等学校学生管理规定»要求“真实、完整地记载、出具学生学业成绩，对通过补考、重修获得的成绩，应当予以标注”[5]。 这就要求学生所选课程的每一次考试成绩必须真实和完整地记录在成绩管理信息化系统中，并且在提供相关证明时要如实体现。 目前，大多数高校学业成绩证明中只体现最高分数，学生通过补考、重修等方式取得的成绩在出具成绩证明时添加标记。

(二)依赖性与独立性

成绩管理作为教学管理工作的下游环节，受到培养方案修订、执行计划落实、选排课、学籍异动等各个教学环节的影响。 从课程体系建立、课程落实、课程考核到成绩录入，每个环节都紧密联系，成绩数据的产生依赖前端各个环节。 另外，生成后成绩数据将作为独立的一个功能模块存在，数据的修改变更不会再受学生学籍异动等情况影响，成绩修改、删除、作废等业务流程只围绕成绩数据开展，不再受教学管理工作其他环节的干扰，具有一定的独立性。

(三)时效性与准确性

成绩数据是学生正常学习流程的终点，同时也是其他教学管理工作的起点。 成绩管理工作的时效性要求非常高，这样才能保证教学管理其他业务的如期顺利开展。 例如，成绩录入时间延迟会直接影响二次考核工作的开展和学生重修课程的选择。 同时，成绩数据也是学生评奖评优、转专业、学业预警、毕业资格审核等工作的重要依据，成绩录入不准确会直接影响学生的切身利益，因此要求教师务必保证成绩录入的准确性。

(四)复杂性与多样性

成绩管理工作比较复杂，每一门课程成绩都可能包含正常考试、补考、重修、重修补考、缓考和重修缓考等多种成绩性质。 学生选课的自主性以及培养方案的不断变更，使得维护不同课程之间的替代关系更为复杂，进一步增加了课程成绩管理的复杂性。 另外，由于转专业、学籍异动导致的课程学分认定，以及高校间交流项目和学分互认项目的开展，增加了成绩的多样性。

三、高校成绩管理信息化建设中存在的主要问题

(一)成绩管理机制不够健全

健全的成绩管理制度是成绩管理的重要依据，是成绩科学化、规范化管理的重要保障[6]。目前成绩管理相关制度主要体现在学生学籍管理制度中，其中，对成绩管理的细节缺少详细的、明确的规定。 但在学分制背景下，学生自主选课的复杂性和多样性导致出现一系列新的问题。 另外，随着学校国际化程度的不断深入，越来越多的学生参加校际交流学习项目，由于其他高校的课程及学分、成绩等级及总评均各有不同，导致学生在课程成绩认定过程时标准无法统一。 因此，高校需要有全面且与时俱进的管理制度支撑日常成绩管理，应当更新并且完善学生成绩管理信息化建设的相关文件规定。

(二)信息化系统不够灵活

信息技术的发展为成绩管理提供了技术支撑，统一的教学管理系统有效地整合了学籍、选课、成绩等多个教学模块，避免了教学管理各环节的数据孤岛。 但是由于教学管理的业务复杂，因此基于维护系统的稳定和减少冗余数据的目的，标准模式的教学管理系统在设计开发中过于理想和刻板，相关业务数据流关联太过紧密。 作为教学管理系统的子模块，成绩管理的部分功能因不符合日常应用或者数据不能完全准确而无法启用。

随着高校双创氛围的不断浓厚，越来越多的大学生选择休学创业，加之有些学生由于生病、家庭及成绩原因办理休学或者降级，导致学籍异动的频率越来越高。 对于异动前后由于培养方案变化不再开设的不合格课程，因其课程代码与培养计划不一致，在课程替代时无法选择。 特别是以项目方式开展的体育课程，如篮球、足球等不同的项目课程与培养计划中维护的“体育”课程不同，不合格的成绩无法在系统中完成替代申请。 在国内外高校交流学生的成绩管理方面，由于交流高校的课程具有不确定性且数量多，很难将所有校外课程增加到教务系统中维护，导致无法实现交流成绩在系统中的实时管理。 同时由于交流课程成绩无法与校内课程成绩一对一或者多对一对应，导致交流成绩学分认定无法从系统完成，进而给成绩管理信息化带来了一定的困难。

学生因实习、求职、出国交流、评奖评优等，对成绩证明的需求日益增多。 不同业务对成绩证明的形式也有许多个性化需求。 如不同高校要求的中英文成绩单格式不同；学业成绩中要体现平均学分绩点或专业排名；平均学分绩点使用百分制或五分制等。 标准模式的信息化系统在提供服务时无法完全满足各类证明的个性化需求，学生在自行翻译和制作成绩单时，因不认真或其他原因导致成绩错误，教学管理人员在核查时必须对照中文成绩单对课程名称、课程性质、学分及成绩进行逐一核对，核查难度非常大。

(三)信息化素养有待提高

成绩管理信息化对教学管理人员和任课教师等使用人员的信息技术应用能力有了新的要求。教学管理人员不仅要全面熟悉成绩管理相关规定和成绩管理功能模块的使用，还要对教学管理系统中与成绩管理相关联的上下游业务有所掌握。特别是在学院层面，通常一位教学管理人员负责多个业务，致使其对各模块功能熟悉程度较低。在成绩管理信息化系统中，任课教师的信息技术应用主要体现在成绩录入过程的分项设置和勘误成绩的申请提交上，但是部分教师根据操作指导也难以提交成功。

(四)对成绩管理不够重视

部分教师对成绩管理不够重视，这主要体现在成绩录入提交不及时，或者因批阅试卷和成绩录入不认真造成频繁修改学生成绩。 成绩管理具有时效性，没有按时录入提交成绩或者录入错误直接影响与成绩数据相关工作的顺利进行，如影响学生成绩排名、二次考核数据、学业预警数据等；同时，过多的成绩补录、修改等申请无疑也增加了成绩管理人员的工作量。

部分学生对成绩管理也不够重视，这主要体现在核查成绩不及时、不能及时发现并解决成绩问题等方面。 有些学生因不关注成绩导致错过二次考核和重修选课；还有些学生在课程替代及申请课程作废时，不能认真查看自己的成绩记录，导致课程替代关系颠倒、替代成绩学年或学期选择错误等问题，无法真正满足自己的需求。

四、高校成绩管理信息化建设对策

(一)完善成绩管理机制

完善的成绩管理规章制度是实现高校成绩管理工作规范化、制度化和科学化的根本保证之一[7]，是成绩管理工作有序良好运行的重要保障。 高校在健全成绩管理制度时要结合学籍管理、教学运行管理和学生管理等相关制度，全方位考虑，以免不同文件之间出现矛盾。 通过管理规定确保成绩管理工作有章可循、有据可查，提升成绩管理工作的规范性和透明性。 结合学分制背景下成绩信息化管理的特点，以及与其他教学环节间的关系，制定课程考核、成绩评定、成绩录入、成绩勘误、平均学分绩点计算、交流学分成绩认定的标准等，为成绩管理信息化提供有效保障。

(二)加强管理制度的执行

针对教师成绩录入不及时、错登和计算错误等情况，高校相继出台了相应的处罚制度[8]，例如，未在规定时间内完成成绩录入提交的任课教师按教学事故处理。 但是在实际管理过程中执行力度不够，没有起到督查和促改的效果。 在学校层面，一方面要按照制度规定，对违反规定的教师进行严肃处理；另一方面要将勘误、补录等数据作为学院考核的任务指标，以此加强学院对教师的约束作用。 在学院层面，教学秘书通过教务系统可以查看本学院开设课程的成绩录入情况，在成绩录入截止时间之前进行提醒和督促；对新入职教师在系统使用上做好相关业务的指导，避免成绩录入超时、错登和错算等问题。

(三)升级成绩管理信息化系统

在教学管理系统的信息化进程中，需要不断完善标准模式下的个性化需求开发。 要结合学校实际情况和应用特点，在保证系统稳定运行的基础上，完成成绩管理模块个性化需求的设计和开发，使教学管理信息化系统既具备整个教学管理流程的全面性和稳定性，又具备不同教学模块的个性化和灵活性。 例如，在学生查询成绩数据方面，目前是以学年、学期为基本查询条件，个别学生部分课程补考及重修次数过多，在进行成绩替代流程申请时选错课程，在进行成绩作废流程申请时漏选不合格成绩。 而升级成绩管理信息化系统后，在成绩查询功能下，可按课程展示不同学年、学期通过正常考试、补考等方式获得的成绩明细，使学生可以清晰地看到同一门课程的所有记录。 在申请课程成绩替代时直接选择使用当前查询功能下的最高成绩，其他多余成绩数据不再关联处理。 在学生学分成绩统计及排名功能中，可自主设计针对转专业、研究生推免及毕业资格审核等成绩计算的不同标准，通过不同的界面予以展示，方便学院和学生查询与核对。

(四)重构成绩管理信息化流程

为满足学籍异动等情况带来的成绩管理问题，要从实践出发不断重构成绩管理信息化流程。充分利用信息化手段，结合教学管理信息化系统现有功能，梳理并精简原有线下申请模式，明确线上流程中学生、任课教师、学院和学校教学管理人员的权利和义务。 例如，成绩重新录入用于在规定的成绩录入时间内，任课教师录入成绩批量错误或修改成绩等级制时的处理流程；成绩勘误用于成绩录入时间截止后，任课教师因学生成绩录入错误需要进行修改时的处理流程；成绩补录用于任课教师没有在规定时间内按要求录入并提交成绩，需要补登成绩时的处理流程；课程成绩性质修改用于学生因转专业、退出辅修专业或课程性质登记错误等对已修课程的课程性质进行修改的流程；校内课程替代主要用于重修课程与原不合格课程的课程代码不同时，建立这两门课程成绩数据替代关系的处理流程；成绩作废用于学生办理休学等学籍异动后未删除选课关系，导致成绩录入时产生的冗余成绩数据的处理流程。

(五)提升信息化服务能力

通常情况下教务管理部门是高校教学管理的指挥中心和管理中心，在日常繁杂的事务性工作之中，学校教学管理人员无暇顾及教学信息化的建设；而学院教学单位缺乏教学管理的自主权和信息处理能力，始终处于被动地位，影响了教学管理信息化的实施与建设[9]。 在校院两级管理体制下，需要不断加强学院管理自主权，加强信息反馈功能，提高学院教学管理人员对日常教学活动的处理和服务能力。

面对多元化和多样性的需求，为不断提高为师生服务的能力和质量，需要提高教学管理人员的能力，同时也要引入更先进的软件技术和硬件设备。 教学管理工作是一项统一组织、规模庞大、数据量大、持续进行的工作，熟练掌握其工作内容往往需要相当长的时间，例如，对于成绩管理工作，教学管理人员至少需经过一个学年的时间才能从整体上了解二次考核、学业警告、平均学分绩点计算、成绩录入、毕业资格审核等各个环节。 目前学院教学管理人员能力参差不齐，而且变动频繁，个别学院由任课教师兼职，他们从事教学管理的时间和精力有限，无法及时熟悉并处理日常教学管理工作。 学校需要重视教学管理人员的选任，加强业务培训，促进他们熟悉工作流程，更好地提升为师生服务的能力。 为了满足学生多元化的成绩证明等需求，需要加强对信息技术的利用，通过不断设计开发完善成绩管理信息化系统，为学生提供更全面的服务。

五、结语

教学管理信息化是一项持续建设的系统工程，随着高校教育教学改革的不断推进，业务功能越来越多，与学校其他信息化系统进行数据共享和对接也越来越多。 高校应从自身的实际出发，合理规划，逐步建立并完善具有自身特色的信息化教学管理模式。 成绩管理信息化承载着整个教学管理工作因上游各个环节改革变化而带来的各种挑战以及操作处理不规范引发的各类问题，数据处理压力大、难度高，需要根据形势发展和实践应用不断总结经验，创新思路，持续提高成绩信息化管理能力。 成绩管理需要持续改进，从体制机制、管理流程及技术支持等各方面去适应教学改革和信息化教学的变革，在保障数据安全、准确、规范的同时，为师生提供灵活性、全方位的服务。