国有企业合同管理的主要流程及法律风险与防范策略

邱安辉

北京市盈科（东莞）律师事务所，广东 东莞 523003

国有经济在当前我国的经济市场中占据重要位置，整个经济市场几乎都有国有经济的身影。近些年来，随着国有企业的不断发展和成熟，市场经济环境的逐渐完善，国有企业的内部管理机制层面已经有了突飞猛进的进步，但是我国的法律还处于不断完善的过程中，因而很多国有企业在法律层面不够重视，法律风险防范意识薄弱，使得企业无法监测法律风险，给企业的发展造成了一定的经济损失。随着国家政策的不断优化，国有企业一直都在进行改革、重组与合并，另外还会根据市场的变化进行调整，业务上与法律的牵扯更为紧密，因此国有企业在发展的过程中面对的法律风险程度也在不断提升，国有企业想要精准规避法律风险，就必须从根本上解决问题，即提升企业法律事务方面的管理效率，从而消除企业存在的法律风险。

一、企业合同管理工作概述

企业合同管理主要是指合同的主体企业以自身需求为出发点，在相关法律允许的范围内与另一主体进行合同签订、合同履行、合同终止、合同纠纷处理等综合性的工作。为了能够维持企业发展的稳定，推动企业现代化进程不断加快，企业的合同管理至关重要。良好、高效的企业合同管理能够帮助企业更好地推进相关业务，也能够让企业面临违约纠纷时处于优势有利地位，尽可能地规避企业合同违约的风险，避免给企业造成多领域的损失。对于企业发展来说，良好的企业合同管理能够帮助企业主体构建现代化的管理制度，能够让企业签订的合同不断提升规范性、法制性［1］。

二、企业合同管理工作主要流程

（一）制度建设

企业为了能够维持自身正常的发展运营，完成发展目标，需要在内部制定健全的制度条例。通过完善的制度体系规范企业合同管理的相关内容，能够让合同管理真正落实落细，维护企业的合法权益。通过构建企业合同管理制度，能够提升规范性，企业主体和合同另一方主体的签订行为的规范性，能够明确具体涉及的业务内容，避免后期出现违约违规风险。

（二）采购寻源

在企业进行合同签订的时候，应该提前关注采购寻源的流程，明确企业采购管理符合企业的相关规定。为了提升合同管理效率，企业在签订合同之前规范编制采购文件，明确采购的具体目的，采用用品的范围和其他相关条款。

（三）合同审签

在基本完成双方合同起草工作之后，应该对合同中提及的内容进行多方面的评审，明确合同内容是否与企业发展目标和诉求相一致，避免后续出现合同履约的偏差。在进行合同签订评审的时候，应该保证合同涉及的文件内容明确，并且由不同部门分别负责合同审批的一部分，确保合同签订之前没有擅自修改，完善企业用印流程，不可出现越权或失控的情况。

（四）档案管理

在完成合同审批和签订工作之后，企业相关合同管理人员将合同涉及的各项资料、具体的档案进行整理，确保合同档案中包含完整的评审、采购、招投标等相关文件，尽快进行合同归档和系统录入工作，确保合同能够顺利开展，避免合同后续流程受到影响。

（五）合同履行

在进行合同管理的时候，明确合同履约的重要性。对于企业主体来说，需要相关人员跟进合同具体的履行情况、合同提及的各项成果、款项是否及时交付，确保合同双方能够通过合同履行获得各自需求，保证双方的合法权益。在进行合同履约管理时动态监控，如果出现影响合同履行或者偏差应该及时根据双方约定进行调整，甚至在必要时可以终止合同。如果双方对于合同履行的细节存在一定的争议，可以通过双方协商进行解决，并且留存好相关的协商解决记录，避免后续维权无法提供佐证。在合同履行完毕之后应该对合同的内容进行总结和评价，为企业长期稳定的发展夯实基础。

（六）合同审计

为了能够顺利开展合同审计工作，在合同履行的过程中充分考虑内外部审计的影响。首先，企业主体内部设立专门的合同管理或者督促机构，能够确保合同的规范性，对履行情况进行定期核查，确保检查制度落实执行，并且在此基础上进行适当的管理。其次，结合《独立审计准则》，全面审查企业的各项经济活动，确保数据的真实性和企业的合法性。通过审计能够督促合同管理的推进，结合审计评价能够找出企业在合同管理过程中的问题并不断优化［2］。

三、国有企业合同管理中的法律风险

在对我国国有企业合同管理进行深入研究的过程中发现大多数企业都存在以下几方面的法律风险：

（一）合同签订行为和合同文本带来的法律风险

在国有企业签订合同的整个过程中，不仅合同内容存在法律风险，整个的合同签订行为也存在法律风险。一方面，很多国有企业签订合同之前，并没有对合作方的商业背景、信用等级、行业口碑做基础的调查，导致合同在进行主体审核的时候，出现很多不规范的问题，使得合同无法进行，企业经济利益受损；另一方面，国有企业的部分业务合作，掺杂了较多的人情成分，经常使用口头协议或者商量的模式来进行业务合作，合作的内容和细节得不到充分的保证。综合来说，国有企业之所以会出现上述合同上的法律风险，有两个方面的主要原因：第一是业务人员已经在长期的工作当中形成了较为严重的惰性思维，为避免麻烦，忽略签订正式合同，对于合同签订的重要性存在认知上的错误；第二是企业为避税，采取了不签合同的方式。除此之外，合同内容表达不清，合同文本也不够规范，一旦与合同方签订了合同，会出现权利义务上产生歧义，导致合作出现问题后，将很难维护自己的合法权益。

（二）合同签订履行监控制度不完善

当前无论是市场经济的发展还是国有企业的改革，都给国有企业带来了较大的竞争压力，尤其是同行的竞争，为了适应这样的外部环境，有很多国有企业希望通过专注于业务的方式来提升自己的业绩，展示自己的企业实力，但对于合同签订并不重视，一个是不清楚合同和企业竞争利益上的关系情况，另一个是没有建立签订合同、履行合同、监控合同履行情况的完善制度，所以整个签订合同的过程都很随意，合同名存实亡，合同履行过程的监管更是无从进行。

（三）盲目追求订单量忽视对合同后期履行的关注

很多企业十分重视订单效益，所以在与对方合作的时候只要订单到位，对于合作方企业并未进行充分了解，只掌握了对方的基础企业信息和企业资质，后续合同签订之后，对于整个合同的履行也不会进行动态跟踪，包括技术确认、核实参数、验收、付款等环节的动态跟踪，所以在业务运行的过程中，容易出现各种延期情况，耽误整体的进程，这就是合同执行过程未进行动态跟踪的结果，如果业务能顺利完成，则无伤大雅，可一旦发生合同法律纠纷时，企业容易陷入被动局面，很难保障自己的合法权益。

（四）合同履约率较低

合同履约效率低也给当下很多国有企业带来较为严重的法律风险，主要体现在业务招标、合同变更等随意性强，合同发生纠纷时，也不积极处理，使得企业在履行合同时并未按照合同条款进行，给国有企业造成了较大的损失。

（五）企业合同管理手段落后

很多国有企业主要通过人工的方式对合同进行管理，管理效率的方式大多是运用简单的Excel表格进行，能管理的也只有供应商信息和一些合同的概要信息，合同中涉及到的财务管理业务一般都在财务软件中完成，由此可见，合同信息是分散管理的，所以容易出现管理不集中、处理节奏不一致、信息沟通不畅等情况，合同履行过程中这种低信息化的情况，从而使得国有企业的合同管理出现了严重的进度控制问题［3］。

四、国有企业合同管理的防范策略

（一）二维码、水印防伪处理

合同的文本风险的规避主要体现在文本防伪和文本防篡改两个方面，针对这种情况，可以使用二维码加密的形式来进行处理，通过印刷二维码的方式，可帮助识别合同的真实情况、版本情况以及审批意见情况。通过对国有企业业务系统进行一定的改进，使得业务系统具备生成二维码和识别二维码的功能，另外，针对合同的关键流程增加二维码信息认证的功能，以此大大降低合同被篡改、被伪造的可能性，使合同文本的真实情况得到充分保障。

（二）建立合同评审的实施路径

合同的存在期是从签订之日起一直到合同的终止日，所以对于国有企业来说，要想更有效地规避合同的法律风险，就需要在合同存在期的各个环节充分把握操作的规范性。

1.合同的签订。业务部门和业务管理部门在合同签订之前，需要先对合同的签订方进行充分的调研和考察，不光要了解合同签订方的基本主体信息，还要了解对方的经营情况、征信情况、行业口碑以及业务背景，而后再综合这些调研和考察的情况，形成详细的调研报告交由相关部门进行评估，确认合同主题的可靠性之后进行审批立项。另外，合同具体文本的拟定需要专门的工作人员收集公司财务、销售、运营、法务等部门的意见，让他们对合同的文本内容进行评审，让合同的文本内容尽可能满足各个部门的实际需求，尤其是要满足合同管理业务部门对合同的监管要求，这样才能进行下一步的合同签订过程和合同履行过程。

2.合同的履行、变更、解除和终止。在执行相关业务合同的时候，业务部门应该密切关注合同的履行情况和进展情况，应及时推动我方的合同履约，避免出现业务合同履约瑕疵给我方带来合同违约风险。与此同时，也应该充分跟踪合同执行人的合同履行情况，对出现的异常变化和合同推进逾期情况应该及时进行汇报，尽早将合同履行异常进行控制，避免出现管理失控的情况。如果在双方履行合同的时候，需要将业务合同进行内容变更、关系解除、终止合同的，合同具体的经办人员应该以书面申请的方式进行合同变更要求提请，经由业务部门审查具体的变更内容进行审批，结合书面形式通知变更评审意见，确保合同管理能够符合企业合同运行的相关规定［4］。

（三）注意保存证据

在进行合同履约的过程中，应该将合同涉及的书面文件、原始资料等留存好，避免在合同履行的后期出现合同纠纷的时候，没有可供参考的依据。留存合同履行的相关资料对于后期出现合同法律纠纷起到关键作用，因此，也需要对上述资料进行合理的保存。由于大多数国有企业合同内容均涉及到企业发展的关键机密内容，应该在签订合同文件、准备合同附件的时候要求相关工作人员、合同文件保管人员签订企业商业保密协议。对于相关人员签订的保密协议期限应该设置在2年及以上，满足我国相关法律中对于合同纠纷期限的规定。

（四）注意合同中的违约责任条款

国有企业在签订合同的时候，关注的内容集中在合同双方的权利和义务，针对合同条款内的违约条款关注度较为有限。因此，在合同双方就合同具体内容商谈的时候，应该充分关注合同内容中的违约条款，避免我方因合同没有严格履行触及违约责任。由于我国《民法典》中已经明确规定了合同违约方的违约责任，当合同一方出现合同违约情况，合同另一方应该根据合同约定和法律规定相关内容承担违约责任。同时，在签订合同的时候，应该明确合同违约条款内容，以便对合同双方责任进行清晰划分，避免在遇到法律纠纷时无法获得有力的条款支持［5］。

（五）关注合同方的经营情况

国有企业在完成合同签订，双方进入合同履约阶段之后，不管是业务专员还是部门管理都应该充分关注合同发展，如果签订合同的一方自身运营出现了重大变化，应该及时采取合同终止、中止、变更等方式进行处理，如果遇到合同签订方不配合的情况应该提起诉讼规避后续的合同履行风险，避免给国有企业带来违约风险或经营损失。

综上所述，本文对国有企业合同管理中存在的法律风险进行了梳理总结，并提出合同管理防范策略，最根本目标是能够帮助国有企业合理规避合同履约违约的风险，将双方因为合同违约造成的多种损失降到最低。随着国有企业运营能力不断提升，业务体量不断增加，高效健康的合同管理能够为国有企业的发展夯实基础，确保企业能够合理规避法律风险，降低企业损失，维护企业合法权益。