新时期档案数字化管理的内容与方法

刘清熙 河南省地矿信息中心

现代科学技术的飞速发展，使其在社会各领域中得到较为广泛的应用，并取得提高工作效率与质量的效果，将这些技术应用到档案管理当中，就可以加快档案数字化管理进程，相应档案管理水平与质量也能更上一层台阶，开展档案数字化管理内容与方法的研究也显得至关重要[1]。文章联系新时期实施档案数字化管理的必要性，对档案数字化管理的内容进行细致分析，并尝试从深化档案数字化管理意识、健全数字化档案管理工作机制、提高档案数字化管理水平、强化信息网络安全管理、构建专业档案工作队伍等方面入手，提出几点行之有效新时期档案数字化管理的工作方法，希望可以发挥参考作用。

一、新时期开展档案数字化管理的必要性

新时期开展档案数字化管理的必要性主要表现在以下几方面：（1）顺应时代发展的根本需要，信息化时代的到来，使计算机、互联网、大数据等技术在社会各领域中得到广泛渗透和深入应用，在扩大数字产业规模的同时，企业工作模式也发生极大改变，特别是在档案管理工作方面，继续沿用传统人工模式已经无法适应时代发展需要，要求坚持与时俱进对信息网络技术加以运用，促使档案管理工作获得网络化、信息化发展，实际开展档案资料收集、整理等工作的效率也会得到明显提升；（2）提高档案管理水平的现实要求，档案管理工作开展涉及的内容有很多，比如档案资料收集、整理分类、归档保管等，对于不同工作内容需要经历的步骤和流程也非常多，若采用人工方式进行需要投入较多资源，并且无法保障最终工作开展质量，而实施档案数字化管理以后，就可以直接依托计算机和网络快速完成这些档案工作，由于有了先进技术的支持，实际开展工作需要投入的人力就比较少，并能促进工作效率与档案管理水平提升；（3）提升档案服务质量的必然需求，开展档案管理工作的主要目的，就是对档案资料存在的有价值信息进行充分挖掘，并更好服务企业制定科学决策和高效高质开展各项业务工作，实际档案管理过程中，注重对互联网、大数据、云计算等技术进行应用，不仅可以对馆藏的档案信息进行有序的数字化处理，还能依托网络平台和资料数据库，为企业各部门及相关人员提供信息资料服务，最终取得档案工作效益最大化效果[2]。

二、新时期档案数字化管理的内容分析

（一）存量档案数字化

简单来说，就是运用计算机、扫描仪等数字化技术，将传统纸质档案文件资料以数字信号和编码形式展现出来，针对不同载体形式的档案信息，比如录音文件、影像资料等，也可以进行数字化处理并以数字化档案形式显示出来，这也是开展档案数字化管理工作的前提和基础，实际操作中也要优先选择高龄、独份和利用率较高的档案资料，特别是音视频档案，除了要及时对其进行数字化转存以外，还要确保模拟信号与数字信号之间完整转化与还原。

（二）增量档案电子化

增量档案电子化，就是在文件阶段就对其实施电子形式的流转，并且不再生成纸质档案，执行时还要严格遵照《电子文件归档和电子档案管理规范》中的相关规定要求，确保电子文件在线归档管理真正落到实处。操作中也要注意到增量电子化，并不是简单地对纸质文件和电子文件进行收集整理，而是需要经历一般化管理、规范化管理和智能化管理三个阶段，整个难点在于建立实现前端控制，具体来说就是构建档案管理系统和实现办公自动化，并通过这些平台软件发挥作用，使电子文件在形成阶段就已经开始收集归档工作，并为档案进入管理系统正式归档提前做好准备工作，最终整个档案管理工作的效率也会大大提高[3]。

（三）档案信息网络化

档案信息网络化就是推动档案工作由传统的手工模式向计算机管理方向转变，并且要取得档案信息网络化效果，就要对档案信息网络化储存、传输、共享等引起高度重视，执行时也要将重心落在档案储存和传输安全上，促进当前数字化档案管理工作开展安全得不到保障的问题得到妥善解决，具体开展工作时可以对信息加密、身份验证、防火墙等技术加以运用，为档案数字化管理和档案开发利用服务保驾护航。

三、新时期档案数字化管理的有效方法探讨

（一）深化档案数字化管理意识

要对档案实施数字化管理，就要对其内涵与作用有一个深入正确的理解，以为后续操作奠定良好的基础，相关措施包括：（1）加大宣传教育力度，一方面可以采用召开推行档案数字化管理工作会议的方式，让档案管理部门及工作人员参与其中，并在会议上阐明新时期档案管理工作开展的必要性和重要性，同时引入档案数字化管理内容，让参会人员深刻认识到新时期档案数字化管理实施的可行性和紧迫性，后续开展档案数字化管理工作也能赢得更多支持；另一方面则是充分利用电视广播、文化宣传栏、网络多媒体等新旧传播手段，对档案数字化管理进行大范围宣传推广，执行时也要注意对比传统人工档案工作模式与档案数字化管理模式之间的优劣势，以帮助相关部门及工作人员对档案数字化管理有更加清晰的认识，并积极主动参与到档案数字化管理活动当中[4]。（2）强化顶层设计工作，要推动档案数字化管理工作更好执行与发展，还要结合当前档案管理工作实际，做好实施档案数字化管理的顶层设计工作，实际操作中也要将注意力放在构建适应档案数字化管理的工作机制、加大信息网络技术应用力度、高度重视信息网络安全、打造更为专业的档案工作队伍等上面，以为档案数字化管理的实施提供科学性的指导，最终档案管理工作效果也能得到可靠保障。

（二）健全档案数字化管理机制

在健全完善工作制度引导下，档案数字化管理工作也能得到更为科学、规范的展开，并且对档案实施数字化管理以后，以往工作机制运行就会出现许多的不适应之处，特别是在档案管理工序有效衔接上面，极容易发生职责履行不清、操作不够规范等问题，严重制约了档案数字化管理实施的重要作用发挥，而在健全档案数字化管理机制以后，就可以为新时期档案实施数字化管理提供有力的制度保障，具体措施包含：（1）完善工作制度，在详细了解档案数字化管理工作开展的目标和主要工作内容以后，就可以联系实际对相应工作制度进行建立，执行时也要注意明确传统档案管理模式与数字化档案管理之间的区别，并在此基础上对相应工作制度进行正确增减，以为实际开展档案数字化管理工作提供有力的指导，在健全完善工作制度体系引导下，档案数字化管理工作也能更为科学、规范的展开[5]。（2）优化实施细则，档案数字化管理涉及的内容有很多，比如形成电子化档案、档案资料快速收集整理、归档保管等，对于不同内容需要遵循的工作流程和实施要求也具有一定差异，这时候就要围绕实际工作内容及实施步骤，对具体操作细则进行明确，在为工作人员提供规范性指导的同时，各项工作也能真正落到实处。（3）强化监督考核，注重对档案数字化管理实施监督考核，可以帮助相关部门及人员清晰地认识到自身工作内容及承担职责，针对实际开展工作出现的问题也能及时发现和解决，推动档案数字化管理工作得到更好运行与可持续发展。

（三）提高档案数字化管理水平

档案数字化管理的实施，能够取得更好的档案工作效果，最为主要的就是运用了现代先进信息技术，要推动其获得更好发展和深入应用，也要加强现代技术研究，并不断提高档案数字化管理水平，具体措施包括：（1）打造档案管理系统，充分利用现代信息网络技术，对档案数字化管理系统进行建立，并根据实际档案工作开展需要，在系统中开辟相应工作模块，比如档案资料收集、整理归档、分类保管等，使档案工作开展网络化和自动化水平更高，同时依托网络、通信等技术，使各工作模块联系更为紧密，推进档案工作一体化实施与系统化管理[6]。（2）建立档案数据库，依托现代互联网、大数据、云计算等技术，对海量档案资料进行有效收集，并对蕴含的有价值档案资料进行深度挖掘和有效处理，最后以档案资料数据库的形式展现出来，在实现对档案资料系统、分类管理的同时，也为后续档案资料开发利用打下坚实的基础。（3）开展档案服务工作，要知道开展档案管理工作最为主要的目的就是对有价值档案资料进行开发利用，使之更好服务于企业科学决策和相关业务高效高质开展，而在实施档案数字化管理以后，就可以依托档案管理系统平台和构建的档案资料数据库，为相关单位、部门、人员等提供更好的档案服务，使现存档案资料能够得到全部盘活，并充分展现档案资料的利用价值[7]。

（四）强化信息网络安全管理

信息网络安全管理是实施档案数字化管理需要重点关注的内容，若实际工作中出现网络遭受恶意攻击、网络安全工作落实不到位等情况，势必会对档案管理工作开展带来不利的影响，档案资料真实性、完整性和有效性也无法得到保障，为此在开展档案数字化管理时，还要加强信息网络安全工作，相关措施包含：（1）完善基础设施，档案数字化管理的开展，需要众多设施设备和办公软件从旁提供支持，要保证这个系统运行安全和稳定，就要加大档案数字化管理投入力度，在完善相应设施设备的同时，对老旧设备软件进行及时更新，在一定程度上也能减少系统内部引发的安全问题[8]。（2）加强网络设计，根据业务需要划分不同的子网或网段，并按照方便管理和控制的原则，对各子网、网段分配地址段，针对重要的网段可以采用可靠的隔离技术手段，并防止重要网段被部署在网络的边界处，甚至还可以在网络边界部署访问控制设备，可以取得较好保障信息网络安全的效果。（3）采用先进技术，除了可以安装防恶意代码软件和及时更新恶意代码库以外，还可以提供专用的登录控制模块，实现对登录用户的身份标识鉴别，同时对档案资料重要程度进行分级，并采用层层加密的方式实现系统管理数据，重要档案传输存储保密性也会进一步增强[9]。

（五）构建专业档案工作队伍

新时期实行档案数字化管理，对相关工作人员素质能力也提出崭新的要求，并且工作人员业务素质水平高低，也会对最终工作开展成效产生较大的影响，因此要结合档案数字化管理工作开展的实质要求，对更为专业的档案工作队伍进行构建，以为实际开展工作提供人才保障，相关措施包括：（1）对外引进优秀人才，根据实施档案数字化管理的具体需要，对外招聘一批具有扎实档案管理专业知识、较高职业道德素养、丰富档案工作经验和懂得运用现代化技术的优秀人才加入其中，使整体档案工作队伍水平得到极大提高，实际开展工作也能更加契合档案数字化管理的要求。（2）组织开展教育培训活动，紧紧围绕档案数字化管理工作内容，组织开展相应教育培训活动，并让档案管理工作人员积极踊跃参与其中，使其能够更加深刻的了解档案数字化管理内涵及要求，并在加强业务培训中，有效掌握开展档案数字化管理工作的方法和技能，最终开展本职工作也能更加游刃有余进行，经过专业培训以后档案人员工作素质和业务技能也能得到明显的提升。（3）加强档案工作队伍管理，要保持整个档案管理工作队伍的稳定性和先进性，就要对档案工作人员实施更好的管理，实际操作中就可以将竞争、考核、奖惩等机制渗透其中，帮助档案工作人员更好地认清自身肩负的重要职责，并以更加认真、谨慎和负责的态度对待本职工作，针对出现的工作错误也能及时发现和快速完成追责，避免类似问题在以后工作中频频发生[10]。

四、结语

文章是对新时期档案数字化管理内容及方法的探讨，随着社会经济和科学技术不断发展，各单位对档案管理工作也愈发注重，并充分利用现代先进技术，加快了档案管理信息化、数字化、网络化发展进程，在提高档案管理水平的同时，实际工作效率与质量也得到极大提高。不过要想取得这一理想的档案管理效果，除了要深化档案数字化管理思想认识以外，还要立足实际对档案数字化管理的主要内容进行研究与分析，然后通过做好健全档案数字化管理机制、提高档案数字化管理水平、强化信息网络安全管理、构建专业档案工作队伍等工作，为档案数字化管理顺利实施和深入发展保驾护航。