新形势下高校办公室管理工作成效的提升

文/西安电子科技大学通信工程学院 李靖

一、新形势下高校办公室管理工作的职责

近年来，随着高校扩招和教育体制改革的不断深入，高校管理和教育管理发生了很大的变化。在新形势下，高校办公室作为高校管理的中枢，扮演着至关重要的角色。当前，高校办公室管理工作的职责主要集中在以下几个方面：

（一）管理服务作用。高校办公室作为高校各项事务的办公窗口，是处理高校文件、教育教学事务的重要窗口，因此，管理服务是办公室工作的重要组成部分。具体而言，高校办公室管理服务职责主要包括以下内容：一是协调和负责高校教育公文的接收、传达，对教学文件进行下发和催办，在当前高校教育体制改革不断深入的背景下，这种协调和服务作用至关重要；二是协调安排教育教学事务中各项任务，运用合理的公关能力处理好内外关系，对兄弟院校的来访、会议的安排等做好服务工作；三是实时掌握高校各项事务中存在的一些重要苗头性、倾向性问题，通过主动介入管理，进而保证高校教育教学任务顺利进展。

（二）行政监管职能。高校作为一个重要的教育教学机构，其内部部门组成复杂，当前高校体制改革强化对高校各项事务的监督和管理，实现高等院校教育教学的科学管理起着十分重要的作用。因此，行政监管职能是高校办公室管理工作的重点之一。高校办公室行政监管任务的主要内容如下：一方面，针对高校教育科研工作的任务和目标，对任务的进度进行实时检测，对任务进展的质量进行实时检查，进而确保高校教育科研工作目标的落实；另一方面，针对高校科研项目管理和经费使用情况进行监管，及时掌握各个项目的研究进展和经费的使用情况，杜绝出现教育腐败问题。

（三）综合协调职能。高校办公室作为联系高校领导、学校各个职能部门和广大师生群体的桥梁与纽带，对实现高校教育教学事务协调稳定至关重要。高校办公室综合协调职能主要包括如下内容：一是认真学习贯彻教育部门和高校领导机关下发的各项重要决策，做好决策任务的下发和协调，保证高校上下组织部门协调统一；二是对高校各方面的活动进行相互配合，顾全大局，坚持从学校改革、发展和稳定的大局去思考、筹划、安排和处理问题，保证高校内外活动任务的协调；三是针对高校日常教育教学过程中参与者之间存在的各种矛盾和问题进行协调处理，实现各个参与者的和睦相处。

二、新形势下高校办公室工作中存在的问题

（一）管理观念陈旧，不能满足教育体制改革需求。随着高等教育体制改革的不断深化，高等院校在学科教育、科研管理、人才培养等方面需要进行深化改革和创新。此外，随着高等院校重组合并、校区拆分、多层次办学机制的不断改革和发展，给高校办公室管理工作带来了诸多挑战，需要高校办公室及时更新管理观念和思路，以适应高校教育体制改革的需求。当前高校办公室管理工作中，对自身价值定位不准，在具体的管理工作中观念陈旧，管理思维还是保持在原有的思维模式上，导致高校教育体制改革举步维艰。

（二）管理制度不健全，导致高校管理工作进展不畅。规范制度是维护高校办公室管理工作开展和提高高校办公室管理效率的基本保障。但是，在学校办公室目前的管理工作中，存在很多不规范的方面。一方面，高校办公室工作内容十分繁重、琐碎和复杂，如果没有规范化的制度管理，很容易出现“脸难看、门难进、话难听、事难办”的现象，导致工作效率不高，影响高校办公室的服务形象。另一方面，很多高校建设中没有明确办公室的角色定位，导致办公室工作职能混乱，各职权的行使分工不明确、管理不到位的现象时有发生，甚至偶尔出现工作失误。

（三）办公自动化程度低，导致办公效率低下。传统的办公方式效率低下，随着计算机信息技术的发展，基于信息技术的OA办公自动化系统在各行各业中得以广泛应用，对提升办公自动化水平和效率具有非常积极的作用。近年来，高校积极引进先进的OA办公自动化系统来提升办公室的自动化水平，但是办公室自动化程度低的情况仍存在，进而导致办公管理效率低下，主要表现在以下两个方面：一方面，虽然高校已经实行了OA办公自动化系统，但是整个系统的模块组成不足，特别是教育体制改革日新月异，办公室管理任务和方向越来越多，系统很难及时更新导入，因此许多职能和任务需要采取传统的办公管理方式；另一方面，许多办公管理系统虽然应用多年，但是许多任课教师，特别是年纪较大的教师，对信息技术的接纳程度不足，对办公自动化系统的使用熟练度不足，进而影响了OA办公自动化系统自动化程度的发挥。

（四）高校办公室人才队伍建设落后，导致许多重要职能缺失。新形势下，高校办公职能发生着从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，高校办公室作为学校的中枢部门，在高校管理的决策参谋、高校教学的监督管理、科研工作的辅助调研等工作中扮演着越来越重要的角色，因此对人才的需求越来越迫切。但是当前高校办公室人才短缺的现象仍然十分明显，导致许多重要职能缺失。此外，现任高校办公室管理人员的素质良莠不齐的现象仍然存在，许多工作人员的自我认识不到位，对于工作价值没有正确的认识，导致服务意识不强，观望等待，缺乏积极主动为基层服务的工作热情，在思想、业务各方面与高校的要求有很大的距离。

三、提升高校办公室管理工作成效的途径

（一）优化管理观念，满足教育体制改革需求。优化高校办公室管理观念，要从强化高校办公室思想建设出发，从根本上对办公室管理观念进行强化。首先，高校办公室应该强化政治思想观念，在当前教育体制改革不断优化的背景下，高校办公室应该培养和强化政治思想和觉悟，结合高校发展现状，积极参与高校管理的决策参谋、高校教学的监督管理、科研工作的辅助调研等工作，以此来推动高校的改革发展。其次，高校办公室应强化全局意识，高校改革管理是一个复杂的系统，需要高校办公室具备全局意识，能够结合高校教育教学现状和高校定位，积极听取高校各组织部门和参与者的意见建议，通过积极调研，提出全面、具体、公平的方案措施，进而推动高校教育改革发展。最后，高校办公室还应该强化创新意识，结合高校教育体制改革方针政策，不断完善和升级高校OA办公自动化系统，全面推进高校管理线上管理工作，还需要针对特殊人群开展教育培训工作，从根本出发，积极推动OA办公自动化系统在全校全员的推广和应用，提升高校办公室管理自动化水平。

（二）健全管理制度，提高办公室管理整体服务水平。制度管理是高校办公室管理科学化、规范化的突出表现，因此，健全高校办公室管理制度，实现高校管理有章可循，对规范高校办公室管理人员行为，提升高校办公室管理标准和整体服务水平有着非常重要的作用。首先，是对高校办公室管理人员的职能进行明确分工，对办公室工作要按性质合理分工，各司其职，责任到人，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。其次，要强化高校办公室管理人员的量化考核，要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承担的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置。最后，要对高校办公室管理服务质量评级进行规范化，高校师生可通过高校办公信息系统定期对管理人员的服务质量进行评价，针对出现的服务态度恶劣、服务质量不佳等情况，高校办公室应积极接纳整改，对相关人员进行教育培训，针对服务质量优秀的人员应给予奖励和支持，进而全面提高办公室整体服务水平。

（三）强化人才建设，提高办公室管理人员整体素质。强化人才建设，积极推进高校管理人才储备，对于保持高校办公室高效管理有着非常重要的作用。强化人才建设需要从以下两个方面开展：一方面，新形势下，社会知识更新周期非常短，高校教育体制改革方针政策日新月异，因此，要培养高校办公室管理人员终身学习的习惯，不仅要强化理论素质，对国家最新方针政策有着深入的理解，而且要提高学历层次，全面广泛学习文化，丰富高层次、多方位的知识，对高校管理工作进行深入理解，对高校发展方向和教育教学情况进行深入探究，在遇到问题时能够有的放矢，提升自身整体素质。另一方面，高校应该积极吸纳优秀人才，通过提高他们的待遇和生活环境，制订多种人才引进政策，以此来吸引更多新鲜血液，使得高校办公室管理队伍永葆青春活力。

四、结语

在当前教育体制改革不断深入的新形势下，高校办公室在高校管理中执行管理、监督和协调职能不断深化，针对当前高校办公室管理中存在的管理观念陈旧、管理制度不完善、自动化程度低、人才队伍建设缺失的问题，高校应积极优化办公室管理观念，健全管理制度，强化人才建设，以此来提高高校办公室管理水平，为实现高校高水平发展提供不竭动力。