民办高校办公室工作现状与创新对策

文/广东创新科技职业学院 韩文慧

民办高校的学校办公室作为综合办事与服务机构，发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的作用，是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。在民办高校日益发展的今天，学校办公室的工作逐渐由原本的事务性工作向政务性工作转变，要求相关工作人员精干高效、一专多能。所以，传统的办公方式越来越不适应当前民办高校的发展，对高校办公室的工作进行创新具有很大的现实意义。

一、民办高校办公室的职能

（一）服务管家职能。一般情况下，民办高校在设置学校办公室的职责中，普遍遵循的是“小机关，大服务”的原则，学校办公室所涉及的工作是方方面面的，不仅包括文书、会务、活动组织等工作，还包括信访、外事接待等工作，非常繁杂。近年来，我国教育界提出“以人为本”的管理原则，更加强调高校工作的服务性，而服务正是办公室工作的主要内容，为相关各级领导服务，为全校职能部门、二级学院师生服务，全面推动学校工作开展打下良好的基础。

（二）执行沟通职能。民办高校在管理过程中，办公室扮演着非常重要的角色，能够对整个民办高校进行统筹，维护高校的正常运行，与此同时，办公室也是联络沟通各个方面的“窗口”。办公室相关工作人员需要准确、及时地将各方面信息传达给相关职能部门，并向上级领导进行反馈，只有这样，才能及时解决高校运行当中出现的各种矛盾与问题。办公室作为民办高校工作中的“桥梁”，承担着沟通上下级的重要作用，让整个高校的管理系统形成一个“闭环”，能够保证民办高校的正常稳定运行。

（三）参谋决策职能。在日常工作中，民办院校的相关领导想要发布各项决策，需要事前进行细致的调查研究，获取相关资料，办公室是领导了解情况的主要渠道之一。办公室与其他部门最大的区别在于其处在离领导最近的地方，在日常工作的运行过程中，管理工作千头万绪，作为高校领导，很多事情不可能事必躬亲，这时，办公室需要帮助领导处理各种事务，为领导作出的决策提供参谋意见，是高校领导不可或缺的重要助手。

（四）督办检查职能。民办高校办公室的作用除了沟通上下以外，还要对领导决定的事项和批示的文件及时归口落实相关业务部门，并对执行效果与效率进行督办检查，对每一件事务有一个全面的掌握。首先，办公室准确掌握高校各方对各项工作的完成情况，并将其及时反馈给相关领导，确保工作的完成效率；其次，在各部门完成相关工作的过程中，办公室可以站在专业的角度上予以指导，尽可能减少工作过程中的失误；最后，办公室在督办检查过程中，能够及时掌握各部门在工作过程中体现出来的工作能力与任务完成效果，定期向领导汇报批示文件的处理情况，在年终考核的时候，可以将其作为参考。

二、民办高校学校办公室的工作现状

虽然我国当前民办高校的发展速度很快，但实际上，民办高校在日常运行过程中，办公室工作仍然存在一些问题，在一定程度上制约着民办高校的进一步发展，具体表现在以下几方面：

（一）管理制度不健全。现阶段，我国民办高校办公室在管理工作的过程中，存在制度不健全、办事流程不规范等问题。高校办公室工作普遍枯燥，且重复性比较高，因此，很多工作人员在工作过程中缺乏积极性，不能按照现有的管理制度开展工作，很大程度上降低了工作人员的工作效率。

（二）管理流程不通畅。随着我国民办高校的快速发展，高校办公室需要承担的职能越来越多，很多工作人员没有先进的服务意识，对学校师生的正常诉求无法及时有效地处理，甚至服务态度较差，影响工作效果。另外，很多办公室工作人员只是单纯地传达上级指令，不能领会领导需要传达的精神，因此无法有效对学校师生的问题进行处理，这对民办高校的未来发展非常不利。

（三）办公自动化实施和建设有待提高。当前，很多高校办公室的办公设施比较老旧，仍然采用传统的办公方式，在很大程度上影响了高校办公室的办公效率。工作人员在处理学校师生和上级领导的相关问题时，无法快速上传下达，因此，民办高校应该加大对自动化办公设施的投入力度，从而提升高校办公室的工作效率，更好地为领导和学校师生服务。

（四）督查督办职能缺失。督查督办工作是高校民办办公室的重点工作之一，主要负责对督查督办事项进行立项分解、交办催办、审核把关、信息反馈以及相关协调工作。但当前我国很多高校办公室由于人员配备等相关问题，没有精力对督查督办相关事项进行重点督促，导致办公室的督查督办职能存在一定程度的缺失。

（五）人员结构不合理。当前，很多民办高校的内部关系比较复杂，加之办公室对工作人员的学历、素质等方面的要求较低，导致工作人员的整体素质偏低，人员的结构存在不合理性。一般民办高校的学校办公室人员配置较少，工作人员平时一人兼多职，参加学习与培训的机会不多，多种因素导致办公室人员的业务水平、思想高度以工作态度等方面都存在问题，与民办高校日益提高的实际需求不符。其在服务方面，很多办公室的工作人员服务意识较弱，本该自己职责所在的事却一再推诿，不利于民办高校的统一管理与进一步发展。

（六）薪酬待遇普遍低。由于民办高校办公室的工作内容比较繁杂，涉及多方面事务，如会务接待、公文处理、信访、其他日常行政事务等，这些事务都需要具体的工作人员来执行，但办公室人员较少，千头万绪的事务使得工作人员往往力不从心、疲于应对。正因如此，办公室工作人员的压力更大，更容易产生紧张情绪，从而对工作效率产生消极影响。当前，个别民办高校对办公室工作不是很重视，这使得办公室工作人员的薪酬待遇与其他部门相比普遍偏低，奖励机制不够完善。工作内容多，待遇低，导致很多办公室工作人员工作积极性比较低，对工作产生了不利影响。

三、创新民办高校办公室工作的对策

（一）提高对办公室工作的认识。在我国民办高校快速发展的前提下，学校行政工作的中心也在一定程度上开始下移，在这个过程中，民办高校相关工作任务更加繁重，需要处理的事物越来越多。因此，办公室需要将学校的管理职能真正承担起来，更好地发挥自身作用，为学校领导与师生提供更加优质的服务。办公室工作人员要从思想上认识到工作的重要性，将其在实际工作中的重要作用充分发挥出来，集中精力抓大事，确保民办高校各项工作有序运转。

（二）建立健全管理工作制度。民办高校办公室想要稳定有序地运转，就要有针对性地制订一套健全的制度，只有规范化进行管理，才能真正提升办公室的工作效率与工作水平。健全的办公室工作制度包括工作人员守则以及相关管理工作的操作程序等，还要构建相关党务工作的工作制度，明确工作人员的岗位职责。在日常工作中，工作人员要严格遵循这些规章制度，使民办高校办公室工作更加规范化。

（三）转变传统的工作性质。民办高校的办公室工作人员要对国家和教育领域的各项方针政策认真学习，对高校的政策文件要“吃透”，打好理论基础与政策基础。在传统认知中，高校办公室就是“打杂”的，但在新时代，相关工作人员要改变传统思想，在做好传统事务性工作的同时，还要积极参与政务，领会领导意图，发挥自身优势，在工作过程中做到分步骤、有计划，为领导排忧解难。

（四）更新传统的工作理念。民办高校办公室工作人员要从根本上更新管理理念，由原本的被动管理转变为主动创新。第一，要对传统思想进行创新，强化质量意识与开放意识；第二，突破传统的工作思路，建立更加高效的工作机制，多角度思考问题；第三，创新工作方法，对领导意图的准确把握，及时提出可行性强的参考意见，帮助领导进行事务的决策。

（五）提升办公室的服务意识。办公室工作人员应该扎根基层，真正服务于广大师生，将原本的被动服务转变为主动服务，主动探索工作过程中的规律，提升工作的预见性与计划性。在进行周期性工作的过程中，要提前做好相关安排；在面对突发性工作时，要有所预见，做好准备，尽可能降低不良影响，为民办高校各方面工作的顺利开展提供有力保障。与此同时，在面对学生事务时，办公室工作人员要“想学生所想，急学生所急”，在自己的业务范围以内，做到“当办即办”，并做好部门之间的协调工作，让学生办理业务时更加顺利，从而让学生对学校产生归属感。

四、结语

综上所述，对于民办高校来说，办公室要服务好全校师生与上级领导，对事务进行有效管理，对政务进行有效参与。要想做好民办高校办公室的相关工作，就要对其工作过程中的特点与挑战进行充分了解，将民办高校灵活性高、自主性强的特点充分发挥出来，对办公室的管理机制有针对性地进行优化，提升服务意识、增强服务功能、转变传统观念，做到与时俱进，在工作中不断提升自己，让办公室真正起到学校与师生之间的桥梁作用，为提高人才质量提供有力保障。