人事档案信息化管理的整合研究

刘卓 张萌

摘 要：信息化时代的到来，改变了我国各个与领域的生产模式和人们的生活习惯，信息技术、互联网技术等融入社会经济的发展中，体现出诸多的技术优势。人事档案的管理工作与信息化技术的整合已经受到不同领域的高度重视，人事档案管理工作必然要结合先进的信息技术，实现转型，提高管理效率，发挥人事档案的积极作用。本文对人事档案信息化管理的重要作用进行了探讨，结合人事档案信息化管理的现状，分析人事档案信息化管理的整合策略。

关键词：人事档案；信息化；管理；整合

随着我国社会经济的快速发展，人事档案管理工作面临着时代的挑战，要结合数字技术、信息技术，加大对人事档案的创新转型，构建起全新的管理模式。将信息化技术引进人事档案管理系统中，实现对人事档案管理模式的创新，升级人事档案管理的新形式，在观念创新、手段更新中，有针对性地对档案资料进行分类管理，降低人工操作的工作量，缓解工作人员的压力，对资源配置进行优化，促进人事档案管理的信息化建设与发展。

一、人事档案信息化管理的重要作用

“互联网+”已经成为21世纪一种新的经济形态，大数据技术、物联网技术相互组合，构建起网络技术平台，影响着人们的工作和生活，在“互联网+”的时代背景下，面临着时代的发展机遇，人事档案管理工作有必要革新发展观念、管理观念，加大投入力度，特别是我国国民经济快速发展，社会上的工作岗位数量、岗位类型均有所增长，社会的就业率不断提高，人员流动性大。在人事档案管理工作信息化建设中，能够更全面、准确地了解人才的基本信息，展现人才的各方面能力，包括人才的工作经验、专业技能水平、品德思想，使企业在人才筛选中，利用人事档案的信息化平台，更准确、全面地了解人才，筛选企业发展所需要的人才。

人事档案的信息化建设和管理，还是一种保护人才的手段，因为和其他档案相比，人事档案具有诸多的价值优势，更加真实、可靠，在考试、出国、就业、退休等各个领域，均能够保护人才信息，科学、有效地落实对人才资源信息的保障目标。互联网时代的企业建设和发展，在人才管理的信息化建设与改革中，加快了信息化建设进程，改变纸质档案的管理模式，促进纸质档案向电子档案的转化，针对人事档案进行信息化处理、数字化管理，建立起功能完善的信息系统。

二、人事档案信息化管理的现状

1.信息化管理观念落后

现代社会背景下，人事档案管理工作要加快信息化建设，但目前在人事档案管理的信息化建设实践中，仍旧存在一些问题和不足有待完善，包括人们在意识层面对档案管理信息化建设的重要性缺少正确认知，忽视档案管理工作的重要性。在思想上不重视人事档案，人事部门将更多的时间和精力放在了人才的招聘、选拔、培训等具体工作事务中，对人事档案管理重要性认识不足，仅仅将其作为一项常规性业务。在落后的人事档案管理观念中，信息化建设、信息化管理的重要意义被忽视，人事档案的利用率不足，电子技术、信息化技术在企业的人事档案管理中的应用不够普及，将人事档案管理中不遗漏、不泄露、可查档作为唯一的工作目标，难以将人事档案的内在价值挖掘出来，用于推动企业更好的长足建设与发展。

2.专业人才缺失

人才支持是一个企业发展中必不可少的资源，在企业人事档案信息化建设和管理实践中，人才资源缺失，对人事档案信息化建设和管理工作的实践产生了负面影响，导致人员素养不高。只有在专业人才的保障作用下，人事档案管理工作才能真正与时俱进，适应时代发展需要，最终促进人事档案管理工作的信息化轉型。企业目前普遍存在一个问题，那就是缺少专业型人才，档案内容质量低，尤其是人事档案工作单调、乏味，很多都是连续性、重复性的工作，表面轻松，实际对于人员的专业能力和细心程度有着较高要求。

企业在人事档案管理方面对人才提出了严格要求，必须要组建起一支专业型的档案管理人才队伍，提高人才的知识储备能力，加快信息化建设的脚步。很多企业人事档案管理工作是由其他岗位人员兼职的，例如参与人事档案管理工作岗位的人员，是由检察部门、科技部门的人员兼职的，专业能力不足，缺少对档案管理的高度重视。在时间和精力方面，人员始终处于超负荷运转的状态，对人事档案管理工作造成负面影响。专业人才的缺失阻碍了人事档案管理工作模式的转型，限制了人事档案管理信息化水平的提高，对企业运行和高质量创新发展产生一定程度的制约。

3.技术手段单一

互联网时代，档案管理工作加快了信息化建设的步伐，但目前在信息化技术手段的应用中存在一定问题，信息化开发力度有限，档案管理工作的手段和方法落后、单一。很多人事档案管理人员缺少专业知识，人事档案管理的培训不足，难以把握正确的信息化发展方向，导致人事档案的信息化管理模式落伍，管理手段单一，并长期处于落后状态。甚至有些企业在人事档案的信息化管理中，缺少专业的设备设施，对于人事档案的管理中防火、防潮的重要性缺少关注，保管措施落实不到位。部分企业的人事档案管理还停留在被动状态，缺少对人事档案信息的开发和有效利用，管理水平不足，人事档案管理人员的主动意识差。有了人事档案的使用需求时，才会去查询人事档案，以简单、基本的信息为主，例如个人简历、党团信息，对人才的挖掘、选拔等，均缺少对人事档案的有效运用。在人才资源的利用上，实效性、全面性不足，缺少对人才人事档案信息的深度分析，究其根本，这都是由于人事档案管理的手段落后导致的，人事档案的信息化管理方法有待完善。

三、人事档案信息化管理的整合策略

1.创新人事档案信息化管理观念

在人事档案管理的信息化建设和实践探索中，重视组织建设，企业的管理层要将信息化建设纳入企业发展的规划中，在人事档案管理中引进先进的信息技术，特别是在档案中详细记载着相关人员的工作经历，包括思想品德工作、技术水平等，用于企业的考核、干部选拔，均需要参考人事档案资料的内容展开各项工作。因此人事档案管理人员要重视人事档案信息的及时更新，加强对人事档案管理的信息化建设，保证工作人员档案的详细、完整、准确。立足于新时代的发展现状、发展趋势，将先进的信息技术、科学技术引进人事档案管理工作中，分类档案信息，提高对档案的整理和利用效率。及时更新信息，以此规划和分配人才资源。人事档案管理人员要提高自身的思想认识，创新工作观念，在信息化建设的道路上，逐步探索出人事档案管理的新模式，提高人事档案管理的信息化水平和企业的管理水平、管理效率。

2.加强人才建设

人才资源的支持是人事档案管理工作中的重要资源，也是信息化建设中的主要力量，专业性的人事档案管理人才，有助于推进人事档案管理的信息化转型和创新，企业的管理层要立足于长远发展的角度，针对人事档案管理人员加强培训力度，建立完善的培训和再教育机制。在服务性的工作种类中，纳入人事档案管理工作，站在服务视角，提高人事档案管理岗位工作人员的职业能力、专业技能水平。人事档案管理工作的整个过程，都是由人事档案管理人员操作的，企业要在人事档案管理人员的专业技能、实践操作、理论知识、信息化技术各个方面，加强培训力度。展开系统性的知识培训、技能培训，提高人事档案管理人员的综合能力，强化其信息化意识，提高信息化素养，学会运用多种软硬件进行人事档案管理工作实践，提高人事档案管理工作的信息化水平。

及时进行信息分享与共享，针对人事档案管理工作中存在的难点、重点，要及时突破，邀请行业内的专家学者，结合人事档案管理的信息化建设中所需要的技术技能、基础知识，展开技术指导、知识共享、案例讲解等实践活动，提高企业的人事档案管理工作水平。培养起一支现代化、具有较强专业能力和良好综合素质的人事档案管理人才队伍，在日常的人才培养和管理中，促使人事档案管理人员强化责任意识，培育相关人员吃苦耐劳的精神，参与实践和培训活动，提升服务意识，强化团队的专业能力。在信息技术支持下，提高信息技术的应用水平，参与现代化的技术培训，通过参观、学习、借鉴同行业同领域的先进经验，在直观的学习和提升中，在信息化建设中实现对人事档案管理的转型目标，促进企业更稳定的长足发展。

3.创新人事档案管理手段

信息化时代，人事档案管理工作要在信息化手段创新和方法改革中，创建健全的人事档案管理机制，加快信息化建设的脚步，首先，要结合企业的实际运行情况、发展目标、工作需求，建立起人事档案管理机制，在信息化技术、大数据技术、互联网平台的支持和应用中，准确、全面地收集信息、核对信息，提高对档案信息的保管水平，落实权责分明的责任制。建立起功能完善的人事档案信息化管理机制，使内部的人事档案管理人员强化责任意识，真正加入到对人事档案管理工作的创新实践探索中，提高人事档案管理工作水平和管理效率。引进信息化技术，开发和建设信息化平台，用于人事档案的管理创新，信息化建设前提条件就是要利用信息化平台，展开各项工作，建立起信息化平台数据库，完善人事档案管理资料的内容。加大资金投入、技术投入，在资源规划和资源管理中，引进先进的软硬件设备，建设起数据库平台，考虑到整体平台的功能性、完整性，保证各工作环节之间相互衔接，创建便捷的条件，引进先进的信息化设备，优化人事档案管理模式，进行人事档案管理的信息化建设工作，提高信息化管理水平，整合和筹集资金，建设信息化办公场地，安装专业的设备设施，营造良好的信息化工作环境。

人事档案管理工作要加强对人事信息的备份和管理，在信息系统建设中，要以人事档案数据的全面性、准确性为切入点，实现人事档案信息资源的数据化，改变传统的工作方式，提高人事档案管理水平。突破纸质材料记录的陈旧模式，在数据化系统中，进行对人事档案的管理，实现电子化、信息化的转型，保证人事档案信息的完整性，在信息录入中，使用计算机技术，使大量文字转换成数据格式，借助数据平台、信息技术，提高人事档案管理的现代化水平。建立完善的管理系统，要将其作为重要的载体，完善信息查找功能、信息整合功能，因为信息化的人事档案管理系统，要满足人们对信息的查找需要，避免出现信息混乱的问题。同时要在信息的整合和管理中，借助基础的软硬件设备应用，简化信息化人事档案管理系统的操作，全面、准确的录入人事档案信息数据。在存储、调取、查阅、分析等功能中，提高人事档案资源的利用率，促进人事档案管理的信息化、现代化转型与发展。

4.加强资金投入

在人事档案的信息化管理中，要加强资金投入，在资金支持下，配置完善的基础设备设施，包括软件基础设备设施、硬件基础设备设施等，例如网络通信设备、大型服务器、扫描设备，均属于硬件设备设施中必不可少的，人事管理的信息化建设要依据完善的硬件设备支持，加强预算投入，提高基础设备设施建设水平。结合人力资源管理的需要，人事档案管理工作要在信息化建设中，立足于实际的工作需求，及时更新软件，引进先进的软件设备，加强信息化建设有效性，提高信息化建设和管理水平。经过长时间的实践探索，将人事档案信息化管理中存在的不足之处进行及时改进，强化档案管理人员的服务意识，借助充足的软硬件设备支持，为广大职工提供服务。

在搜集和整理信息资源档案过程中，要借助软硬件设备的支持，为用人单位提供全面、准确的查询服务、资料信息，防止出现人事档案信息化管理片面化的问题，构建起信息平台，全面覆盖到各个环节和运行阶段，提高人事档案的使用效率。并借助先进的信息技术、互联网平台，增进学校、企业等相关部门之间的合作交流，及時交换信息，提高信息管理质量与效率。加快档案的信息化建设，投入更多的硬件建设资金、软件开发资金，形成良好的人事档案管理信息化建设环境与氛围，强化信息化管理和服务效率，提高人员的综合素养。

四、结论

综上所述，现在社会背景下，企业的管理工作实践愈发重视对人事档案的管理，结合先进的科学技术手段，人事档案的管理要在信息化建设和信息化管理实践中，逐渐转型和创新。加大资金投入力度和人才资源的支持，在信息化建设中，立足于企业的实际现状，重视档案管理的信息化建设，创建起人事档案管理的新模式，在信息化技术的支持下，促进人事档案管理工作的转型和升级。将人事档案信息化管理的积极作用发挥出来，提高企业的管理水平，促进企业更高效的运转和发展。

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（作者单位：1.山东省淄博市第一医院；2.淄博市卫生健康事业发展中心）