云计算平台下建设项目档案收集系统的实践路径研究

周慧 刘宁

摘 要：档案的收集是档案管理工作的重要组成部分，是展开档案收集相关工作的基础和前提，其工作效率将直接影响档案信息收集是否齐全完整与系统准确。本文以云计算平台下建设项目档案收集系统的实践为研究内容，分别对档案收集系统的设计、功能实现和注意事项进行了具体的阐述。

关键词：建设项目；档案收集系统；实践路径

引言

随着科学技术的深入发展，社会信息数据呈爆炸式增长，传统的档案收集方式已无法满足现实需求，在此背景下，加快档案收集工作的信息化建设已成为相关部门的工作重点。

一、云计算平台下建设项目档案收集系统设计

1.系统架构设计

（1）系统设计原则。云计算平台下建设项目档案收集系统的总体设计应当遵循以下原则：其一是统一性。即在开发初始阶段，应当对系统总体框架和结构进行综合考量，然后在这一总体框架下分步实施，确保在实施过程中系统的良好通讯，实现系统间信息的共享。其二是实用性。在系统开发前应当分析系统需求，做出明确判断，使系统功能同业务紧密结合，同时应用程序还应当做到界面人性化，充分考虑不同应用环境的差异性，从实际出发，采用B/S架构系统，兼顾先进性和实惠性，为后期升级维护节约成本。其三是可靠性。系统在设计过程中应当充分考虑运行的可靠性，一方面应当保证系统的稳定运行；另一方面还应当确保数据在运行中的准确性和传输的连续性。其四是可扩展性。当前，我国并没有一个统一的标准来明确规范相关数据模型，其一切都在不断的变化和调整中，因此，在档案设计中应当遵循可扩展性原则，对其进行不断调整，以适应将来的发展需求。

（2）系统技术路线。项目档案收集系统采用C/S和B/S混合架构来实现其不同的功能需求，其中对系统技术交互性处理要求较高的部分主要采用C/S技术，主要包括系统维护功能、档案收集功能、数据导入功能等，部分来实现系统档案的自动收集，让用户在任何地点都可以完成业务处理。而面向档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能则采用B/S技术来实现，同时还采用一些全文检索技术、双层PDF技术等成熟的主流技术来进一步完善。

（3）系统的技术构架。系统B/S部分采用“Web/中间件/服务器”的J2EE技术架构来实现。其中平台系统中的Web应用部分是在J2EE基础上开发创新的，通过Web多层软件结构来实现应用系统的用户接口，采用业务逻辑层和数据处理层来实现系统的有序运行，并通过数据储存层来实现数据的搜集、储存和检索等功能。

（4）系统运行轨迹。首先，不同的用户需要根据其用户名或密码登录系统，失败次数超过三次以上，则需要在一分钟之后才能够重新输入，当用户所输入用户名和密码同系统相匹配后，便可进入系统主页面，同时，系统根据用户的角色来分配该用户的使用权限，用户则通过这一权限来进行相关活动。此外，用户登录系统后，系统将用户信息在系统上的所有操作步骤进行详细记录，以避免非法用户的冒名顶替，破坏系统数据信息。

2.归档菜单设计

归档菜单设计采用Tab设置全局界面，并下设子页面，通过页面的选择来进行切换。根据用户的使用权限不同，可以将其分为管理员、项目组成员和档案管理员三个类型。其中，项目管理员系统中一级菜单设计有10个，二级菜单设计有31个；项目组成员系统中一级菜单有9个，二级菜单有26个；档案管理员系统中一级菜单有7个，二级菜单有16个，这几个用户系统涵盖建设项目档案收集系统的全部内容。该系统的访问技术基于任务访问控制，将访问许可同任务相结合，来确保信息的安全性，避免未经授权的访问行为对系统信息进行篡改。在主页设计上，界面设计标识栏显示导航、调试菜单等，来引导操作者进入所要访问的界面，同时注释当前用户所要访问具体某一主页面，此外，还应当在页面标注版权等相关信息。

3.数据库设计

（1）数据库总体设计

数据库设计是档案收集系统中的重要环节，也是系统有序运行的基础和前提，其设计是否完善将直接影响整个系统的运行状态。

一个高质量的数据库设计，能够有效提高档案收集工作效率。在数据库开发设计时，通过对比分析，发现SQL Server 的软件系统储存空间更大，运行效率较快，因此，本系统将在此软件系统的基础上进行数据库的建设，将相关数据分为文件、数据、信息和关系数据信息两类，根据其内容特点设置不同的导入路径和储存的信息位置。当相关人员收集到档案信息时，系统就会自动将输入的信息保存到数据库中，利用这一表格，用户便可以轻而易举地查询到自己所需数据信息。同时，为确保数据库的安全，系统还在建设数据原始设置好相应的密码，来确保信息的安全。

（2）数据库内容设计

①项目建设企业信息表。用來储存项目建设企业的基本信息。包括企业名称、注册资金、服务行业、地址邮编等内容。

②档案信息表。用来储存相关人员的档案，包括其姓名、工号、性别、年龄、联系方式、家庭住址等内容。

③档案检查表。主要用来储存对档案检查的基本信息，包括检查人员，入职部门、检查时间、检查信息等等。

④借阅信息表。主要储存对档案借阅的基本信息，包括借阅时间、借阅内容、借阅人、归还日期、是否超期以及相应的处罚措施。

⑤日志信息表。主要储存用户登录的详细日志信息，包括其作者发布事件类型、浏览次数、内容评价等等。

⑥项目登记表。当项目通过审批时，就将其信息登录到系统中备份，以便日后查询管理，其内容主要包括项目编号、项目类型、项目名称、项目负责人、项目状态、项目介绍等等。

⑦合同信息表。主要用于记录合同的签订信息，包括签订人、对应客户、签订日期、合同有效期等内容。

⑧客户信息表。主要用于记录合同签订时对应客户的信息，以便查询客户信息和分析客户群等，其内容包括客户编号、客户名称、公司网址、法定代表人、联系方式等等。

⑨项目类别表。储存了项目的类别信息，方便对项目的管理和查询，其内容包括类别编号、类别名称、类别介绍等等。

⑩项目申请表。主要用于记录各个项目主管申请项目的信息，包括申请编号、申请名称、申请人、部门编号、申请内容、审批状态等等。

项目状态表，主要是记录项目的进展情况，方便对项目的监管和进程的监管，确保项目处于可控状态，其内容主要包括项目编号、项目名称、项目类型、开始状态、完成状态等等。

工程进度表，用于项目实际运行的进度、信息的储存，其内容主要包括项目类型、项目编号、项目负责人、项目进展以及进展内容等等，来判断该项目是否处于延迟状态。

二、云计算平台下建设项目档案收集系统功能的实现

1.系统管理模块

档案管理模块主要采用开源技术和Dorado+Hibernate+Spring框架技术来保障其系统的稳定运行，具体包括档案信息的录入、删除、修改、浏览等操作。

档案录入：普通用户和系统管理员可以不同的权限登录系统进行相关操作，完成档案信息的录入。

档案删除：随着时间的推移，系统录入信息的规模会逐渐扩大，而其中部分信息会也会因时间的推移而失去存在价值，因此，需要将其批量删除，为收集的档案文件腾出储存空间。

档案修改：档案信息在录入过程中也不可避免地存在部分误差，或是部分文件信息随着时间的推移需要修改，因此，档案管理人员可以通过档案修改程序，来实现对信息的修改，提高档案信息的准确性。

档案浏览：用户可以登录系统，根据其权限进行信息浏览，满足其信息需求。

2.档案收集模块

此模块主要包括归档提交、归档整理、存档验收等功能模块，实现了档案收集的网上办公，同时，也提供了建设项目档案信息的存储管理功能，其内容主要包括建设单位登记表、建设工程登记表、建设工程档案自检、工程验收表、打印档案认可文件等内容。其中，建设单位登记表主要是指对建设单位信息的搜集；建设工程登记表是指对建设工程项目信息的详细搜集；建设工程档案自检是指对建设过程中工程开展的情况和信息搜集；工程验收表是指对工程验收时各项工程信息的搜集。这一模块涵盖了建设档案收集所有信息。

3.档案审核模块

档案收集系统的信息审核主要包括以下步骤：首先，系统将会对所要审核的信息和格式进行验证，判断其是否符合逻辑，如若符合设定逻辑，将进行下一步审核，如若不符合，则会驳回。其次，系统将会继续对所要审核的图文信息进行验证，判断其同档案信息记录是否一致，如若一致则进入下一步骤，如若不一致则驳回，档案数据进入维护状态。最后，经系统审核通过的信息被标注为审核通过，并将其信息数据共享至内容服务器。由审核步骤可知，本系统档案审核模块具备档案修改、文件传输、数据复制等功能。

4.档案组卷模块

档案组卷模块主要按照系统中的专业进行划分，建设工程文件按照其项目内容分为单项工程、单位工程、分部工程、检验审批等相互间隶属关系进行组卷归档，其中，同一类文件的排序应当按照时间、编号或施工先后等顺序进行编排。在案卷的登记内容上，应当简明、准确的解释文件内容，文从句顺且没有重复词句，同时欢迎当标注立卷起止日期和保管期限。

5.档案监管模块

针对电子档案信息极易丢失篡改等问题，应当加强对电子档案从产生到归档全过程的监控管理，确保其信息数据的真实可靠，这一方面应当深化文件控制动态的管理和静态管理相结合，最大限度地加强对档案信息前端控制，提高档案的收集分类整理效率，减少其中疏漏环节，另一方面应当加强对档案管理的后续追踪监控，确保档案各个阶段形成的信息的长期有效可读。

6.档案查询模块

档案查询模块是系统设计必不可少的环节，通过对外部的资源进行分析、判断处理、转换，形成符合数据类型要求的规范数据，并将其保存在索引链接的数据仓库中，根据用户信息需求进行快速的信息检索、汇总并呈现在用户面前。这一模块主要通过Date Service数据服务提供功能性支持，来实现用户需求同数据的匹配，进而有效满足用户的信息需求。

在本系统设计中，根据查询条件可将档案查询分为精确查询和模糊查询两种，其中，精确查询是指接受的条件较为准确，其所得出的结果也是准确的，具有唯一性。而模糊查询是指给出的条件较为模糊，结果虽同查询条件具有一定的关联，但其具有一定的范围性。此外，打印导出也是该模块的主要内容，丰富档案信息的输出形式，满足用户纸质版打印需求。

三、档案文件归档应当注意的问题

1.控制归档时间

档案电子化信息长期处于一种开放的状态，很容易受多种因素的影响而丢失或被篡改破坏，因此，应当注意控制其归档时间，在文件形成后及时实现归档，避免文件被更改或丢失，进而造成一些不必要的损失。

2.完善审批制度

应当加快对审批制度的建设，详细记录包括归档负责人，归档时间、规章内容等信息，尤其是设计相关领导人的签名痕迹等等，确保内容的安全性。同时，还可以采用计算机加密技术来确保一些重要文件的安全性。

3.优化组卷方式

档案文件组卷方式是指档案存储于数据库中的组合方式，在很大程度上影响着档案资源的查询效率，因此，需要在档案信息收集、归档的现实基础上，遵循其发展的客观规律，不断优化组卷方式，提高档案资源的利用率。

4.保障信息安全

电子信息数据是较为脆弱的，很容易被人为破坏或篡改，因此，保障企业信息安全是实现系统运行的前提，可以借助安全操作系统、数据备份技术、计算机反毒技术、防火墙技术等安全技术来保障信息數据的完整性、可用性和安全性。

5.相关部门配合

收集档案管理系统应当在档案管理部门和项目建设相关部门直接配合下，共同实现材料的归档，相关部门应当按照项目进度计划和实际进展情况，定期将所有档案信息进行预归，等到建设项目完成之后，再集中向档案部门移交。

四、结语

综上所述，该系统是以建设项目档案收集为目的展开设计的，其系统运行同档案收集业务息息相关，实现了档案信息的动态收集、保存、管理以及查询等功能，有效提高了档案收集的工作效率，同时也保障了档案信息的安全性。

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[5]谭 雪.新冠肺炎疫情防控下的档案收集策略优化研究[J].云南档案，2020

（作者单位：1.中国铁路工程集团有限公司；2.中铁十局集团有限公司）